Електронні первинні документи та архіви файлів звітності: в якому форматі зберігати

Відповідь

Організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановили Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851).

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (ст. 13 Закону № 851).

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, що  встановили для відповідних документів на папері.

За неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством.

Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково перевіряють цілісність даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов’язково дотримуватися таких вимог:

• інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
• має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
• за наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Отже, електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім ЄСВ), а також архів файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді, повинні зберігатися платниками на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях, протягом строку, встановленого законодавством, але не менше ніж визначено у пункті 44.3 Податкового кодексу України (ПК).

У разі, якщо орган ДПС не проводив перевірку більше 1 095/1 825/2 555 днів (3, 5 чи 7 років), документи повинні зберігати платник податків з урахуванням положень щодо переносу в період дії карантину (COVID-19) та воєнного стану (ст. 102, п. 52-2 та п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПК).