експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Працівник придбав ТМЦ за свої кошти, приніс чек в бухгалтерію, а потім ще раз, і ще… А потім зняв з корпоративної картки гроші на погашення заборгованості підприємства. Чи можна так, приклад заповнення авансового звіту та бухгалтерські проведення — у даній консультації
Так, може. Працівник може придбавати товарно-матеріальні цінності (ТМЦ), оплачувати послуги спочатку за власні гроші, а потім отримувати відшкодування від підприємства. Така ситуація відповідає договору доручення, коли одна сторона (повірений, у даному разі — працівник) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії (ч. 1 ст. 1000 Цивільного кодексу України, далі — ЦК). Однак для того, щоб виплачені працівнику суми не потрапили під оподаткування, необхідним є дотримання низки умов. Розберемо яких.
Умови для придбання працівником ТМЦ за власні гроші
Умови, яких слід дотриматися, такі:
особа має бути саме працівником, тобто перебувати у трудових відносинах з даним підприємством. Це ж саме стосується працівників, які найняті фізособою–підприємцем (ФОП) чи іншим суб’єктом господарювання (особою, яка здійснює незалежну професійну діяльність, державною установою тощо);
закупівля ТМЦ має бути роботою (трудовою функцією), яка доручена даному працівнику. Аби це було так, необхідно, щоб існував певний внутрішній розпорядчий документ, у якому такий робочий обов’язок (трудова функція) за цим працівником закріплений і саме щодо тих ТМЦ чи послуг, які він придбаває. Таку умову висувають податківці, зокрема в індивідуальній податковій консультації (ІПК) від 04.10.2024 № 4700/ІПК/99-00-24-03-03 та аналогічному за змістах роз’ясненні ГУ ДПС у Луганській області та роз’ясненні ГУ ДПС у Запорізькій області;
у працівника є документи, які підтверджують придбання, наприклад фіскальний чеки РРО/пРРО, видаткова накладна, акт наданих послуг тощо.
16 березня 2026 року Президент підписав Закон № 4791-ІХ. Відтепер законно підписувати первинку про надання послуг лише з боку Виконавця (Орендодавця) в господарській операції, а відсутність підпису Замовника (Орендаря) не є порушенням. Але це застосовується лише у певних випадках і є ситуації, коли так оформлювати акти неправомірно
Чи треба працівнику складати і подавати авансовий звіт після придбання ТМЦ
Сам авансовий звіт за формою з наказу Мінфіну від 28.09.2015 № 841 у даному випадку не обов’язковий, але взагалі якийсь звіт за результатами придбання ТМЦ оформити потрібно обов’язково. І для цього якнайкраще підходить усе ж таки форма авансового звіту.
Авансовий звіт не є обов’язковим, так як у разі якщо під час «виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував… особисті платіжні інструменти… для проведення розрахунків… звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається» (пп. 170.9.4 Податкового кодексу України, далі — ПК). Однак працівник як повірений зокрема зобов’язаний після виконання доручення надати довірителю (у даному разі — роботодавцю, керівнику) звіт про виконання доручення та виправдні документи, якщо це вимагається за умовами договору та характером доручення (пп. «2» ч. 1 ст. 1006 ЦК). І у такому разі, аби не вигадувати якийсь інший звіт, краще скористатися уже готовою формою авансового звіту. Отже, працівнику після придбання ТМЦ варто подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (наказ Мінфіну від 28.09.2015 № 841). Тоді виплата з корпоративної картки йому здійснюється на підставі рішення керівника після затвердження авансового звіту.
Обов’язковість авансового звіту для даної та інших ситуацій, що пов’язані з розрахунками з підзвітними особами, можна прописати у певному внутрішньому положенні підприємства.
Законодавством не визначено, коли подається документальне підтвердження та авансовий звіт, якщо виконання окремих цивільно-правових дій за дорученням, зокрема придбання ТМЦ, відбувалося за власні кошти працівника. Отже, його слід подати у найближчий термін.
Головна умова з боку податківців — довести зв’язок з роботою (трудовою функцією) працівника
У згаданому вже ІПК від 04.10.2024 № 4700/ІПК/99-00-24-03-03 податківці зокрема зазначають: «якщо придбання товарів (робіт, послуг) здійснюється в рамках трудових обов’язків працівника, то незалежно від того, чи видані кошти під звіт, чи витрачені з такою метою власні кошти працівника, які потім відшкодовуються роботодавцем, такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю». Тоді «дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат». Такі висновки податківці роблять з урахуванням пп. 14.1.54, пп. 14.1.195, статей 163, 164, 165, 168, п. 170.9, п. 161 підрозд. 10 Перехідних положень ПК, а також статей 21, 29, 30, 31 КЗпП.
Цю ж саму думку податківці повторюють і у згаданих роз’ясненнях ГУ ДПС у Луганській області та ГУ ДПС у Запорізькій області.
Буває, що працівник у відрядженні скористався послугами таксі або камери схову. Чи можна компенсувати такі витрати і чи будуть ці суми для працівника додатковим благом, розповімо у консультації
Як закріпити за працівником трудову функцію з придбання ТМЦ
Варіантів кілька. Наприклад, це може бути внутрішній наказ (розпорядження) або письмове доручення керівника, які видані попередньо, тобто перед закупівлею ТМЦ. Таке розпорядження може бути разовим, а може бути виданим і на кілька закупівель чи взагалі на постійній основі — яким саме воно є має бути визначено у цьому ж наказі (розпорядженні, письмовому дорученні).
Серед альтернативних варіантів закріплення трудової функції з придбання ТМЦ можна також розглянути:
посадову інструкцію. Серед інших обов’язків працівника вказати, що він здійснює придбання ТМЦ, які необхідні для його роботи, — за погодження з керівником;
трудовий договір (контракт). Особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін, включаючи й матеріальну, умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, зокрема дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін (ст. 21 КЗпП). Тоді у трудовому договорі (контракті) має бути норма, що працівник здійснює придбання ТМЦ, які необхідні для його роботи, — за погодження з керівником.
Отже, має бути письмовий (паперовий, електронний) документ, виданий попередньо, та з яким такий працівник був ознайомлений під підпис. А що це за документ законодавство не визначає і є варіанти.
У всіх згаданих внутрішніх документах уточнювати, що придбання ТМЦ працівником може здійснюватися «за власний кошт», чи те, що працівник зобов’язаний це робити, — не варто, адже така деталізація порушує умову трудового законодавства, що саме роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника «необхідними для роботи засобами» (пп. «2» ст. 29 КЗпП). Достатньо зазначити, що працівник «здійснює закупівлю необхідних для роботи ТМЦ за погодження з керівником». Однак працівник у цілому не зобов’язаний робити це за власний кошт і має абсолютне право відмовити роботодавцю, якщо останній не забезпечив його авансом на господарські потреби. Працівник може придбавати ТМЦ для роботи підприємства власним коштом лише добровільно, виходячи з власної волі (бажання, домовленостей).
Чи може працівник отримувати відшкодування за ТМЦ з корпоративної картки на власну
Так, може. Підприємство може виплатити працівнику компенсацію будь-яким шляхом:
переказу з поточного рахунку на рахунок працівника;
переказом з корпоративної картки (карткового рахунку);
Якщо придбання ТМЦ було одразу з корпоративної картки
Замість придбанні за свої кошти працівнику можна й попередньо видати корпоративну картку для придбання ТМЦ. У такому разі ситуація суттєво змінюється, так як тоді у працівника з’являються обов’язкові строки звітування. Авансовий звіт подається ним до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт (пп. 170.9.3 ПК, а також пп. «2» п. 2 Порядку складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, який затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841). Таким чином, якщо придбання ТМЦ з корпоративної картки було у квітні 2026, то подати авансовий звіт треба до кінця травня 2026.
Які є податкові ризики при придбанні працівником ТМЦ власним коштом
Податківці, якщо доведуть, що у працівника не було трудової функції, тобто на нього не покладалася така робота, як придбання ТМЦ, можуть розглядати подальше відшкодування (виплату грошей) працівнику як оподатковуваний дохід такого працівника. Тобто сталася господарська операція з придбання ТМЦ у фізособи, а не відшкодування коштів (погашення кредиторської заборгованості) працівнику — підзвітній особі. Якщо остання операція не є об’єктом оподаткування, то за придбанням у фізособи підприємство має утримати з виплаченого доходу податки.
Виплата коштів працівнику при придбанні у нього ТМЦ є «іншим доходом» і підприємство як податковий агент на загальних підставах має утримати: ПДФО 18% та військовий збір (ВЗ) 5% (пп. 164.2.20 ПК; ІПК ДПС від 04.10.2024 № 4700/ІПК/99-00-24-03-03). ЄСВ такі виплати не обкладаються, так як не входять до бази нарахування ЄСВ. Базою нарахування ЄСВ, як відомо, є зарплата, включаючи основну і додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, винагорода за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами (пп. «1» ч. 1 ст. 7 Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464).
Чи може працівник закуповувати ТМЦ кілька разів, а відшкодування отримувати одразу за все
Так, може — скільки завгодно. Однак за умови, що цим не порушується певне внутрішнє положення щодо розрахунків з підзвітними особами, якщо таке існує на підприємстві.
Як уже зазначалося, працівник має обов’язок відзвітуватися за свої дії за дорученням (пп. «2» ч. 1 ст. 1006 ЦК), але законодавством не визначається відповідальність за порушення строків такого звітування, так як немає і жорстко визначених цих строків. Строк звітування не чіткий — «після виконання доручення» (пп. «2» ч. 1 ст. 1006 ЦК). Крім того, немає законодавчо визначеного терміну погашення заборгованості підзвітній особі, яка придбала ТМЦ за власний кошт. Як правило, таке погашення здійснюється у найближчі дні після подання звіту.
Враховуючи таку невизначеність, рекомендується все ж таки розробити внутрішнє положення про розрахунки з підзвітними особами, у якому й визначити терміни подачі звіту та погашення заборгованості підприємства перед такими працівниками.
ПДВ при придбанні ТМЦ працівником підприємства за свої кошти
При придбанні ТМЦ слід звернути увагу на те, що одного лише фіскального чека РРО/пРРО, як правило, при придбаннях ТМЦ замало, так як є обмеження на суму ПДВ, який можна підприємству віднести на податковий кредит за фіскальним чеком. Так, загальна сума отриманих ТМЦ чи послуг не може перевищувати 200 грн/день (без урахування ПДВ) (пп. «б» п. 201.11 ПК). Це значить, що за фіскальним чеком (чи кількома чеками) РРО/пРРО максимальна сума ПДВ, яку можна віднести до податкового кредиту, не перевищує 40 грн/день.
Як наслідок, якщо працівник придбаває якісь ТМЦ на суму більшу, ніж 240 грн, включаючи ПДВ, то він має обов’язково вимагати від продавця реєстрацію електронної податкової накладної. Для цього працівник–покупець має надати реквізити свого роботодавця, на якого він працює, зокрема для юрособи це назва, код ЄДРПОУ, ІПН платника ПДВ. Для цього працівнику треба взяти копію з витягу з реєстру платників ПДВ щодо свого підприємства (ФОП).
Якщо ж роботодавець працівника неплатник ПДВ, то все спрощується, — достатньо фіскального чека РРО/пРРО.
Чи треба видаткова накладна на додачу до фіскального чека при придбанні ТМЦ працівником
Однак фіскальний чек не дає можливості ідентифікувати покупця. Через це, якщо є можливість, то працівнику краще все ж таки як додатковий документ отримати ще й видаткову накладну, у якій покупцем зазначається роботодавець, на якого працівник працює (юрособа, ФОП).
Отже, документи при оформленні придбання ТМЦ працівником у роздрібній торгівлі:
фіскальний чек РРО/пРРО — обов’язково;
податкова накладна (якщо придбання > 240 грн з ПДВ) — обов’язково, якщо роботодавець — платник ПДВ;
Приклад авансового звіту працівника з придбання ТМЦ за власні кошти
Приклад (придбання ТМЦ працівником за свої кошти). 06 квітня 2026 бухгалтер за власні кошти придбав канцелярські вироби для бухгалтерії — на суму 3600 грн (ручки, папки, кольорові маркери, стікери), включаючи ПДВ.
Обов’язок виконання усних доручень керівника щодо придбання ТМЦ для бухгалтерії зазначений окремим пунктом у посадовій інструкції даного бухгалтера, є частиною його роботи, тому подальше відшкодування бухгалтеру витрачених коштів не оподатковується.
Після придбання бухгалтер подав документи: фіскальний чек РРО, видаткову накладну на ім’я підприємства та складений ним авансовий звіт. Керівник затвердив авансовий звіт наступного дня, 07 квітня 2026, і у цей же день на особисту картку бухгалтера з корпоративної картки було перераховано грошові кошти як відшкодування витрачених ним сум.
При заповненні авансового звіту слід звернути увагу на таке:
не потрібно перераховувати, що саме було придбано, так як до звіту додається фіскальний чек. Можна обмежитися загальною фразою щодо «закупівлі канцелярських товарів», але тоді обов’язково слід указати номер фіскального чека (на зворотному боці звіту — «Кому, за що і на підставі якого документа понесено витрати»);
податкову накладну у авансовому звіті згадувати не може, так як даний документ виключно електронний.
Зразок авансового звіту, який заповнений для даної ситуації, наведений нижче.
Бухгалтерські проведення з придбання ТМЦ працівником за власні кошти
Для обліку розрахунків з працівником за придбаними власним коштом ТМЦ, як і інших підзвітних сум, застосовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом цього субрахунку відображається видача грошей під звіт, а за кредитом — суми затверджених витрат і суми повернених підзвітним особам коштів (Інструкція до Плану рахунків, яка затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 № 291).
Канцелярські вироби для бухгалтерії за прикладом 1 можна віднести одразу на адміністративні витрати (рахунок 92 «Адміністративні витрати»). Однак, якщо придбаваються певні цінні речі тривалого використання, то їх оприбутковувати слід спершу на рахунки обліку таких ТМЦ, зокрема:
209 «Інші матеріали»;
22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;
153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів» (з подальшим введенням в експлуатацію на субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» та нарахуванням амортизації).
