незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, ще неофіційно називають авансовий звіт. Це необхідний документ для кінцевого оформлення господарських операцій з підзвітними особами. Як оформити авансовий звіт, зразки, за якими заповните авансовий звіт без помилок, – у консультації
Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (він же – Авансовий звіт, чи просто Звіт) затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (в редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 № 239). Цим же наказом затверджений Порядок його складання (далі – Порядок № 841). Новий бланк звіту та оновлений порядок його складання застосовуються з 13.07.2023 року.
якщо по відрядженню виник оподатковуваний дохід (визначається за пп. 170.9.1 ПК) й треба розрахувати ПДФО та військового збору. Наприклад, це ситуація, коли працівник не подав підтвердних документів по відрядженню, а кошти витратив;
використання готівки понад суму добових (у т.ч. й отриману з застосуванням банківських карток чи інших платіжних інструментів.
У розумінні ПК підтвердні документи – це документи, що засвідчують вартість витрат: транспортні квитки, готельні рахунки, виписки та/або відомості з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти.
Виходить, що за подачі підтвердних документів та відсутності надміру витрачених коштів (понад суму добових) подачвати авансовий звіт не вимагається. За таких умов, якщо не подати авансовий звіт, у працівника додаткового блага вже не виникає.
Увага: подавати авансовий звіт після повернення з відрядження не вимагається, якщо подали підтвердні документи (див. абз. 4 оновленого пп. 170.9.3 ПК).
Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.
електронної форми авансового звіту. Однак вона можлива лише за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи, електронний документообіг та електронні довірчі послуги;
електронних грошей. Однак не ототожнюємоелектронні гроші та криптовалюти – це зовсім різні види активів. Електронні гроші можуть випускатися виключно банками і небанківськими фінансовими установами, які мають від НБУ відповідну ліцензію.
Авансовий звіт 2024: чи треба його на додачу до підтвердних документів
Однак краще все ж таки авансовий звіт складати, адже він потрібний для:
контролю за підзвітними сумами. Без авансового звіту постають питання: як визначити бухгалтеру появу оподатковуваного доходу у працівника (чи довести його відсутність), оформити розрахунок добових, розрахувати перевитрату коштів працівника чи суму потрібного (додаткового) відшкодування для нього, якщо працівник витратив власні кошти у відрядженні? Такий розрахунок треба якимось чином оформити. Звичайно, це може бути бухгалтерська довідка чи власний документ, але нащо щось винаходити?;
компенсації понесених витрат, якщо авансу на відрядження взагалі не було. Хоча й відправляти працівників у відрядження без авансу не можна (ст. 121 КЗпП, п. 170.9 ПК), але так усе ж таки буває й досить часто, особливо у бюджетників. У такому разі має бути розрахунок-підстава для компенсації таких витрат, чим і є авансовий звіт;
дисципліни відрядженого. Відряджений знає, що після повернення йому треба відзвітувати про витрачені кошти й подати всі документи – так було завжди;
систематизації та опису документів. Як довести, що відряджений надав чи не надав підтвердні документи?;
обґрунтування дати податкового кредиту з ПДВ по фіскальним чекам та іншим документам, коли не треба податкової накладної. Раніше податківці неодноразово звертали увагу, що податковий кредит з ПДВ по документам, які дають на нього право без податкової накладної, виникає не по даті підтвердних документів, а по даті складання авансового звіту (роз’яснення ДПС 101.13 ЗІР). Зрозуміло, що зараз ПК оновився й авансовий звіт не обов’язковий, але яким чином обґрунтувати, що фіскальний чек РРО від працівника – це дійсно витрати підприємства, а не особисто самого працівника? Логічно, що має бути певний документ, яким такі суми визнаються підприємством, що такі закупівлі були дійсно здійснені для господарських цілей. Документ має фіксувати дату прийняття і визнання підтвердних документів від підзвітної особи. І зручно використати для цього знову ж авансовий звіт і по його даті нараховувати податковий кредит з ПДВ.
Увага:авансовий звіт залишається корисним і необхідним у документообігу підприємства й не варто винаходити йому «замінники».
Зважаючи на всі ці аргументи, краще все ж таки внутрішнім наказом по підприємству, наприклад про організацію бухгалтерського обліку, визначити порядок використання авансового звіту для звітування про підзвітні суми, строки подачі такого авансового звіту та затвердити його форму або послатися на форму, затверджену Мінфіном. Тобто й надалі використовувати авансовий звіт за тими ж правилами, які були й раніше. Для цього вилучені з ПК, але такі потрібні для бухгалтера, правила можна затвердити внутрішнім наказом підприємства.
Виходить, що з авансовим звітом з квітня 2023 року виникла ситуація аналогічна посвідченню про відрядження. Попри те, що посвідчення про відрядження скасоване, але багато хто й надалі продовжує використовувати такі документи для підтвердження прибуття до місця відрядження, а також для звільнення від сплати туристичного збору, який відряджені, як відомо, не сплачують (або ставити підписи «прибув», «вибув» на роздрукованому наказі про відрядження).
Порядок компенсації витрат роботодавцям за працевлаштування переселенців Умови, за яких підприємство може отримати від центру зайнятості компенсацію за працевлаштування або навчання ВПО Оформлення документів на виплату компесації за працевлаштування ВПО Розрахунок компенсації витрат за працевлаштування ВПО
Якщо авансовий звіт після відрядження не складати, то тоді треба:
скласти перелік (опис) підтвердних документів, які подав працівник. Має бути також певна розписка бухгалтера, що він прийняв такі документи. Якщо не скласти, то як довести потім, які документи працівник подав?;
скласти на основі документів калькуляцію (перелік) витрат, які поніс працівник у відрядженні;
затвердити витрати (калькуляцію, перелік) наказом керівника. Адже керівник може погодитися й не з усіма витратами відрядженого працівника. Та й бухгалтер не може без наказу відшкодувати такі витрати;
якщо виникне оподатковуваний дохід – усе одно скласти авансовий звіт.
По-суті, вищезгадані документи повторюють зміст авансового звіту. Через це й дана раніше рекомендація – продовжувати складати авансовий звіт, як і раніше.
Чи можна змінювати затверджену форму авансового звіту
Ніяких інших форм цього Звіту, крім офіційно затвердженої, у випадках його обов’язкового складання, використовувати не можна, так як пп. 170.9.2 ПК прямо вказує, що Звіт подається за формою, яку затверджує Мінфін. Якщо форма Звіту, яка подана працівником за сприяння бухгалтера відрізняється від офіційно затвердженої, в т.ч. є застарілою, то ДПС при перевірці має всі права визнати такий документ недійсним на підставі пп. 170.9.2 ПК, що має такі ж наслідки як нескладання Звіту. Щоправда, зараз якісь серйозні за розміром штрафи за порушення касової дисципліни відсутні і найбільше, що може загрожувати платнику податків, – це адміністративний штраф (див. про нього далі).
Які терміни подачі авансового звіту
Строк подачі авансового звіту – це місяць, який наступний за місяцем, у якому працівник завершує (оновлений пп. 170.9.3 ПК):
відрядження;
виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти або електронні гроші під звіт.
Зверніть увагу, що такі тривалі терміни звітування не створюють проблеми зі складанням Податкового розрахунку сум доходу (зарплатного звіту). Наприклад, якщо працівник закінчить відрядження у червні, то подати підтвердні документи може впродовж всього до 31 липня (включно). Крайній строк подачі Податкового розрахунку – 09 серпня. Отже, у бухгалтера ще залишається час нарахувати ПДФО й військовий збір, якщо у працівника вийде оподатковуваний дохід. Однак усе одно можна пришвидшити звітування працівника шляхом встановлення внутрішнім наказом по підприємству більш жорстких термінів звітування, наприклад 5 днів після повернення з відрядження. Це даватиме можливість бухгалтеру складати звітність раніше. Однак податкових наслідків такі більш жорсткі терміни звітування, якщо працівник їх порушить, не матимуть – усе одно діятиме строк з пп. 170.9.3 ПК.
Однак ніхто не скасовував вимоги щодо повернення готівкових коштів з п. 19 розділу ІІ Положення про ведення касових операцій, постанова НБУ від 29.12.2017 № 148. За ним при закупівлі товарів, робіт, послуг є термін повернення всього 2 робочих дні. Це значить, що більше, ніж на 2 дні готівку на купівлю товарів давати не можна (включаючи день видачі). І так готівку в цей термін треба повернути. Виняток є тільки для:
закупівлі сільськогосподарської продукції – 10 робочих днів;
брухту чорних і кольорових металів – 30 робочих днів.
Особливості авансу на закупівлю ТМЦ – можна не кожному працівнику
Зверніть увагу, що витрачання коштів працівником на користь роботодавця має бути в межах його трудової функції або дорученої йому роботи за складеним попередньо наказом (дана позиція податківців викладена у індивідуальній податковій консультації податківців від 21.03.2019 №1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, далі – ІПК № 1143). Це необхідно, щоб відшкодування йому коштів не вважалося для нього додатковим благом та не треба було утримувати ПДФО та військовий збір. Однак одного лише підписання авансового звіту з даною метою недостатньо – він не доводить наявність доручення придбати.
Пояснимо цю ситуацію детальніше:
трудова функція – визначається посадовою інструкцією працівника. Наприклад, комірник за посадовою інструкцією може бути зобов’язаний здійснювати закупівлі певних ТМЦ для підприємства. У такому разі ніяких додаткових наказів не потрібно;
доручення придбати – визначається наказом керівника. Наприклад, бухгалтер за посадовою інструкцією цього робити не зобов’язаний, тому треба скласти відповідний наказ. Не обов’язково його складати щоразу – можна здійснити це один раз і на декількох працівників, перерахувавши осіб, які мають придбавати певні ТМЦ, роботи/послуги для потреб офісу тощо й мають можливість оплачувати їх самостійно з подальшим відшкодуванням, якщо з якихось причин не отримали аванс. З формулюванням щодо придбання за власні кошти слід бути обережним – наказ скласти треба так, щоб у працівника був вибір (за власні кошти чи отримати аванс), так як роботодавець не може наказувати працівнику витрачати його власні кошти.
Увага:у наказі на придбання ТМЦ у працівника має бути вибір: або за підзвітні кошти, якщо працівник був забезпечений авансом, або за власні кошти, якщо з певних причин він авансу не отримав.
За виконане завдання з придбання ТМЦ, робіт/послуг для підприємства працівник звітує підтвердними документами. У такому разі отримання коштів не вважається додатковим благом і доходом працівника (ІПК № 1143, а також лист Мінфіну від 27.02.2019 № 11220-16-7/5907).
Авансовий звіт і корпоративні картки
Якщо використовується банківська картка не працівника, а корпоративна, то зверніть увагу, що перерахування коштів на неї не означає видачу авансу. Отриманими будуть вважитися лише ті кошти, які були зняті з корпоративної платіжної картки (лист ГУ Міндоходів у м. Києві від 19.09.2013 № 4456/10/26-15-11-01-06). Якщо працівник не використав картку, то й нема тоді про що звітувати.
Привикористання корпоративної карткипрацівник з-поміж інших документів має також додати й документи, які свідчать про використання коштів з картки, наприклад квитанцію банкомату. Якщо ж їх немає, то можна роздрукувати виписку по рахунку (роз’яснення ЗІР 109.21).
Наслідки невчасного подання авансового звіту
Якщо працівник подав Звіт невчасно, то:
відбувається порушення касової дисципліни. Зараз це лише адміністративний штраф, якщо виявлене порушення буде «свіже» (до 2-х місяців з дня вчинення, якщо порушення разове, ч. 1 ст. 38 КУпАП). Він може скласти 136-255 грн (170-340 грн, якщо повторно) (ст. 164-2 КпАП);
відбувається нарахування та утримання ПДФО на основі натурального коефіцієнта та військового збору (ВЗ) з суми виданих працівнику авансом коштів. Він становить 1/(1–0,18) = 1,21951 (п. 164.5 ПК). Для ВЗ застосовується коефіцієнт 1,015228 (У Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку – ознака доходу з кодом «118».
Приклад (ПДФО, ВЗ, натуральний коефіцієнт). Працівник вчасно не подав авансовий звіт. Сума авансу по відрядженню – 2000 грн. З зарплати працівника слід утримати:
ПДФО = 2000×1,21951×0,18 = 439,02 грн;
ВЗ = 2000×1,015228×0,015 = 30,46 грн.
Навіть, якщо він пізніше все ж таки відзвітує, утримані ПДФО і ВЗ йому не повертаються.
Якщо авансовий звіт складається по витратам, за якими працівник не подав підтвердних документів, то такі витрати треба оподаткувати як додаткове благо. Оподаткування аналогічне неподанню авансового звіту (ознака доходу у Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку – код «126» (додаткове благо), можна також код «118», який використовується для виданих під звіт і неповернутих коштів).
Помилки під час складання авансового звіту та штрафонебезпечні реквізити
За умови виявлення помилок виправити авансовий звіт потрібно коректурним способом (неправильні дані закреслюються, здійснюється надпис «Виправленому вірити» та ставляться підписи посадових осіб, що відповідальні за складання документа). Також, якщо внаслідок помилки в авансовому звіті у працівника залишилася неповернута сума авансу, то здійснюються такі ж дії, як і тоді, коли невчасно подали авансовий звіт.
До найбільш штрафонебезпечних реквізитів авансового звіту належать:
дата подання авансового звіту;
наявність підписів посадових осіб;
правильність розрахунку ПДФО та ВЗ, а також сум авансового звіту.
Як скласти авансовий звіт
Наведемо авансовий звіт (приклад заповнення). Вважаємо, що й надалі підприємство у внутрішньому обігу продовжує використовувати авансовий звіт разом з підтвердними документами для звітування за витраченими коштами у відрядженні або після придбання ТМЦ для підприємства.
Дані реквізити заповнюються працівником. Правильність заповнення граф і наявні первинні документи перевіряються особою, яка видала кошти працівнику.
Загальні рекомендації:
вказуємо номери готельних рахунків, назву готелю та міста;
вказуємо призначення чеків (наприклад, чек на паливо), а не просто чек і номер;
вказуємо кому саме сплачено. Наприклад, «ТОВ «Віват Канцелярія» за придбані канцтовари, за чеком номер 12345678 від 19.02.2024 р.»;
вказуємо загальну суму добових і зазначаємо кількість днів відрядження та суму добових за 1 день (кол. 3) та контролюємо дати вибуття та повернення з відрядження за проїзними документами (кол. 2) та наказом про відрядження;
якщо рахунок містить ПДВ, то в кол. 4 зазначаємо суму з ПДВ (тоді в кол. 5 обов’язково має бути вказаний субрахунок 641 «Розрахунки за податками» та через кому рахунок, на який відносяться витрати, наприклад 92 «Адміністративні витрати»). Можна також ПДВ виділити й окремою сумою (тоді пов’язані витрати навести без ПДВ);
вказуємо маршрут проїзду, якщо додаються квитки на проїзд. При чому по кожному квитку окремо, наприклад «Чернігів – Київ» та «Київ – Львів», а не одразу «Чернігів–Львів», якщо була пересадка по маршруту;
усі суми наводимо обов’язково з копійками (у форматі 100,00 і т.д.)
Дата документа (кол. 2)
Кому, за що і на підставі якого документа заплачено (кол. 3)
Сума (грн, коп.) (кол. 4)
Сума по колонці. Вона має співпадати з графою «Витрачено» лицьової сторони авансового звіту
Дебет рахунка (кол. 5)
Заповнюється особою, яка видала кошти підзвітній особі
Дата, підпис підзвітної особи
Заповнюються підзвітною особою
Лицьова частина
Номер авансового звіту
Як правило ведеться електронний журнал видачі авансових звітів
Код за ЄДРПОУ
Підприємства наводять свій 8-значний номер з ЄДР. ФОП, у яких в усіх 10-значний номер, доведеться у дописати 2 цифри справа. Змінювати сам бланк не рекомендуємо
ПІБ, податковий номер, залишок попереднього авансу, одержано, витрачено, залишок, перевитрата, кількість поданих документів
Заповнюється особою, яка видала кошти підзвітній особі
Призначення авансу
У довільній формі вказуємо мету отримання чи витрачання коштів («на відрядження», «на господарські потреби», «на придбання ТМЦ»
Одержано (від кого, № та дата)
Вказуємо спосіб отримання коштів, наприклад:
«з поточного рахунку за платіжним дорученням № 5 від 19.02.2024 р.»;
«з каси за видатковим касовим ордером № 25 від 19.02.2024 р.» (насьогодні підприємствам видавати аванс готівкою з каси не рекомендується, але й не заборонено. Наприклад, про безготівкову видачу авансу мова йде у п. 4 Інструкції № 59*, на яку часто опираються податківці);
«з корпоративної картки за квитанцією № 27 від 19.02.2024 р.».
Якщо використовувалася корпоративна платіжна картка, то вказуємо лише фактично зняту чи сплачену суму з картки, а не перераховану на неї
Звіт затверджено в сумі, дебет, кредит, сума, звіт перевірено
Заповнюється особою, яка видала кошти підзвітній особі. Сума, в якій затверджується Звіт, має збігатися з сумою на зворотній частині, яка була заповнена працівником, а також сумою по бухгалтерським проведенням нижче. Перевитрата в дану суму не входить та має бути повернута до оформлення лицьової частини Звіту
Нижня частина
Заповнюються у разі порушення строків подання Звіту. Бланк Звіту містить тільки розрахунок ПДФО (не забуваємо про використання натурального коефіцієнта). Однак рекомендуємо тут же дописати від руки розрахунок ВЗ. Дана інформація під розпис доводиться до підзвітної особи
Дану частину заповнює та підписує посадова особа підприємства, якій підзвітна особа подає Звіт. Для підзвітної особи ця частина є підтвердженням своєчасності подання Звіту
авансовий звіт складається у валюті держави, до якої відряджено працівника (109.19 ЗІР). У ситуації, якщо використовувалося декілька валют рекомендуємо все вести в одному авансовому звіті;
використання валютного курсу НБУ для переведення іноземної валюти у гривню.
Водночас щось змінювати у самому авансовому звіті не рекомендуємо. Перейменовувати колонки з «гривня, копійки» на «євро, центи» не потрібно, так як авансовий звіт все ж таки має затверджену форму від Мінфіну і податківцям це може не сподобатися. Просто поруч з цифрами по операціях допишіть справа назву валюти й через дріб або в дужках значення даної суми в гривнях.
Курс НБУ для перерахунку відбираємо таким чином:
частина витрат, яка відповідає виданому авансу – по курсу НБУ на дату видачі авансу;
частина витрат, яка здійснюється понад виданий аванс – по курсу НБУ на дату затвердження авансового звіту.
Такі правила відповідають правилам визначення курсових різниць за монетарними і немонетарними статтями з НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». Рахунок розрахунки з підзвітними особами – це немонетарна стаття, якщо особі видали аванс і монетарна – якщо аванс не видавався або у тій частині авансу якого не вистачило.
