Відомо, що найбільш напруженим відпускним періодом є літо. До того ж на підприємстві можуть бути працівники, які не були у відпустці протягом кількох років. Вони можуть узяти відпустку за ці роки або вимагати грошову компенсацію. У таких ситуаціях різко зростають витрати підприємства на виплати працівникам у відповідний звітний період.
Запобігти таким коливанням обсягів витрат допоможе резерв відпускних. Протягом року до нього здійснюють відрахування, що в бухгалтерському обліку включають до складу витрат відповідного звітного періоду. А використовують резерв у періоді нарахування відпускних.
Тож формування резерву відпускних дає змогу бухгалтеру рівномірно розподілити витрати на оплату відпусток протягом року і тим самим забезпечити достовірність показників у фінансовій звітності у відпускний період.
Резерв відпусток в бухгалтерському обліку
Чим передбачено створення резерву відпускних
Часто-густо у бухгалтерів постає запитання: чи обов’язково створювати резерв відпускних? Відповідь містять нормативні документи.
Стаття 6 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР установлює, що працівник має право на щорічну відпустку за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. Тобто у підприємства виникають зобов’язання щодо надання та оплати щорічної відпустки працівника.
Для відшкодування наступних (майбутніх) операційних витрат, зокрема на оплату відпусток працівникам, створюють забезпечення (п. 13 П(С)БО 11 «Зобов’язання»).
Крім того, і пункт 7 П(С)БО 26 «Виплати працівникам» передбачає, що виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов’язанням через створення забезпечення у звітному періоді.
Мінфін у своїх листах від 09.06.2006 № 31-34000-20-25/12321 та від 21.03.2006 № 31-34000-20-16/5770 (далі — лист № 5770) роз’яснив, що норма, установлена пунктом 7 П(С)БО 26 і пунктом 13 П(С)БО 11, є імперативною.
До того ж у листі № 5770 Мінфін зазначив, що до наказу про облікову політику підприємства імперативні норми включати недоцільно.
Зверніть увагу! Стаття 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення за ведення бухгалтерського обліку з порушенням установленого порядку передбачає адмінштраф у розмірі від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.). За повторне протягом року порушення штраф становитиме від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.).
Резерв премій за підсумками року: створюємо та коригуємо
Відпустки, для яких створюють резерв
Забезпечення формують для виплат за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню. Тобто відпустки, для яких створюють резерв, мають накопичуватися. А до таких належать лише основна та додаткові щорічні відпустки, а також додаткові відпустки працівникам із дітьми. Для інших видів відпусток (навчальних, творчих, соціальних відпусток тощо) резерву не створюють (абз. 2 п. 7 П(С)БО 26).
Крім того, при розрахунку суми резерву потрібно враховувати також оплату компенсацій за невикористані дні відпустки.
Розрахунок резерву відпускних
Як розрахувати резерв відпускних, дізнаємося з пункту 14 П(С)БО 11. Суму забезпечення на виплату відпусток щомісяця визначають як добуток фактично нарахованої зарплати працівникам і відсотка (коефіцієнта) резервування. При формуванні резерву відпускних враховують також і нарахований єдиний соціальний внесок. Загальна формула обчислення місячної суми резерву має такий вигляд:
РВП = ФЗПм × КЄСВ × К,
де РВП — щомісячна сума резерву;
ФЗПм — фонд заробітної плати у поточному місяці;
КЄСВ — коефіцієнт нарахування ЄСВ;
К — відсоток (коефіцієнт) резервування.
коефіцієнт резервування
Коефіцієнт резервування обчислюється шляхом ділення річної планової суми оплати відпусток на загальний плановий фонд оплати праці.
К= ВПпл ÷ ФЗПпл,
де ВПпл — річна планова сума на оплату відпусток;
ФЗПпл. — річна планова сума на оплату праці.
При визначенні річної планової суми витрат на оплату праці (ФЗПпл) потрібно врахувати фактичну кількість працівників та їх зарплату згідно зі штатним розкладом, норми виробітку та заплановане зростання (зниження) цих показників.
Планова сума на оплату відпусток (ВПпл) визначається виходячи із середньої тривалості відпустки працівника і планової середньоденної зарплати усіх працівників підприємства. У свою чергу, планову середньоденну зарплату всіх працівників можна розрахувати шляхом ділення планового ФЗПпл на кількість календарних днів у календарному році, зменшену на кількість святкових і неробочих днів.
коефіцієнт на суму ЄСВ
При розрахунку резерву враховують також суму ЄСВ, яку нараховують на фонд оплати праці. Коефіцієнт нарахування ЄСВ (КЄСВ) визначають за формулою:
КЄСВ = (100% + ставка ЄСВ) ÷ 100%.
До того ж, враховуючи особливості нарахування ЄСВ, рекомендуємо визначати окремо суму резерву для:
- працівників-інвалідів, оскільки ставка для нарахування ЄСВ на їх зарплату становить 8,41%;
- працівників, зарплата яких перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ. А як відомо, із суми такого перевищення ЄСВ не сплачують.
Нагадаємо, що у січні — листопаді 2015 року максимальна величина бази нарахування ЄСВ становить 20 706 грн., у грудні 2015 року — 23 426 грн.
Також резерв доцільно формувати окремо для кожної групи працівників, витрати на оплату праці яких відображаються на різних рахунках обліку витрат (23, 91-94).
Розглянемо приклад розрахунку резерву відпускних.
Приклад 1. Розрахунок щомісячної суми резерву відпускних
На підприємстві працює 60 працівників, із них робітників основного виробництва — 50 ос., адмінперсоналу — 10 ос.
Річний плановий фонд оплати праці становить (ФЗПпл) — 1980 000,00 грн.
Середня тривалість відпусток — 24 к. дн.
У квітні 2015 року працівникам підприємства нараховано зарплату в сумі 165 000,00 грн., у т. ч.:
- працівникам основного виробництва — 125 000,00 грн.;
- адмінперсоналу — 40 000,00 грн.
Підприємство утримує ЄСВ за ставкою 37%.
Зарплата працівників не перевищувала максимальну величину бази нарахування ЄСВ.
ВПпл = 1980 000,00 грн. ÷ 355 к. дн. × 24 к. дн. = 133 859,15 грн.
К = ВПпл ÷ ФЗПпл = 133 859,15 грн. ÷ 1 980 000,00 грн. = 0,0676.
Кєсв = (100% + 37%) ÷ 100% = 1,37.
РВП (для працівників основного виробництва) = ФЗПм × КЄСВ × К = 125 000,00 грн. × 1,37 × 0,0676 = 11 576,50 грн.
РВП (для адмінперсоналу) = 40 000,00 грн. × 1,37 × 0,0676 = 3704,48 грн.
Приклад 2. Розрахунок щомісячних сум резерву відпускних при перевищенні зарплат максимальної величини бази нарахування ЄСВ
Використовуючи умови Прикладу 1, припустимо, що у квітні 2015 року працівникам підприємства нараховано зарплату в сумі 165 000,00 грн., у т. ч.:
- працівникам основного виробництва — 100 000,00 грн.;
- адмінперсоналу — 65 000,00 грн. (у т. ч. двом працівникам зарплату нараховано по 22 500,00 грн.).
Заробітна плата двох працівників адмінперсоналу становить по 22 500,00 грн. кожному, що перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ (МВєсв, 20 706,00 грн. — у квітні 2015 року).
РВП (для працівників основного виробництва) = ЗПм × Кєсв × К = 100 000,00 грн. × 1,37 × 0,0676 = 9261,20 грн.
РВП (для адмінперсоналу) = (ФЗПм + МВєсв × КП) × Кєсв × К = (20 000,00 грн. + 20 706,00 грн. × 2) × 1,37 ×
× 0,0676 = 5687,49 грн.
Бухгалтерський облік
У бухгалтерському обліку суми створених забезпечень (резервів) відпускних визнають витратами (п. 13 П(С)БО 11). Нарахування резерву відображається за дебетом рахунків 23, 91-94 та кредитом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток». Нарахування відпускних, компенсацій за невикористану відпустку та суми ЄСВ відображається за дебетом субрахунку 471 та кредитом субрахунків 661 «Розрахунки за заробітною платою» та 651 «За розрахунками із загальнообов’язкового державного соціального страхування».
Якщо при нарахуванні відпускних суми резерву не вистачає, то сума перевищення включається до складу витрат (рахунки 23, 91-94).
Залишок забезпечення переглядається на кожну дату балансу та, у разі потреби, коригується (збільшується або зменшується).
Приклад 3. Відображення в обліку резерву відпускних
На підприємстві сума резерву відпускних за квітень 2015 року становить:
- для працівників основного виробництва — 11 576,50 грн.;
- для адмінперсоналу — 3704,48 грн.
У квітні працівнику адмінперсоналу надано відпустку тривалістю 24 к. дн.
Сума нарахованих відпускних — 2100,00 грн., сума зарплати за квітень — 1400 грн.
№ з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
Д-т | К-т | |||
1 | Нараховано суму резерву відпускних за квітень | 23 92 | 471 471 | 11 576,50 3704,48 |
2 | Нараховано заробітну плату за квітень | 92 | 661 | 1400,00 |
3 | Нараховано суму відпускних | 471 | 661 | 2100,00 |
4 | Нараховано ЄСВ на суму відпускних (2100,00 грн. × 37%) | 471 | 651 | 777,00 |
5 | Нараховано ЄСВ на суму зарплати (1400,00 грн. × 37%) | 92 | 651 | 518,00 |
6 | Утримано суму ЄСВ (2100,00 грн. + 1400,00 грн.) × 3,6% | 661 | 651 | 126,00 |
7 | Утримано ПДФО (2100,00 грн. + 1400,00 грн. – 126,00 грн.) × 15% | 661 | 641/пдфо | 506,10 |
8 | Утримано військовий збір (2100,00 грн. + 1400,00 грн.) × 1,5% | 661 | 652 | 52,50 |
9 | Сплачено суму ЄСВ, ПДФО та військового збору | 641/пдфо 651 311 | 311 311 311 | 506,10 1421,00 52,50 |
10 | Перераховано суму зарплати і відпускних працівникові на зарплатну картку: (2100,00 грн. + 1400,00 грн. – 126,00 грн. – – 506,10 грн. – 52,50 грн.) | 661 | 311 | 2815,40 |
Інвентаризація резерву відпускних на дату балансу
Залишок резерву відпускних переглядають на кожну дату балансу. На практиці бухгалтери, як правило, роблять це під час інвентаризації.
Підпунктом 8.2 пункту 8 розділу ІІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення № 879), передбачено, що залишок забезпечення на оплату відпусток, включаючи відрахування на соціальне страхування із цих сум, станом на кінець звітного року розраховується виходячи з кількості днів невикористаної працівниками щорічної відпустки та їхньої середньоденної оплати праці.
Тож якщо на підприємстві не всі працівники використали щорічні відпустки, то потрібно визначити кількість днів невикористаної відпустки і помножити на середньоденну заробітну плату працівників. Отриманий результат порівнюють із залишком річного резерву на оплату відпусток, включаючи суму ЄСВ (кредитове сальдо субрахунку 471 станом на 31 грудня).
Порядок розрахунку, визначений підпунктом 8.2 Положення № 879, наведемо у вигляді формули:
РВПкр = ДВПнв × СРЗ × Кєсв,
де РВПкр — сума резерву станом на дату балансу, грн.;
ДВПнв — кількість днів не використаної працівниками відпустки;
СРЗ — середньоденна зарплата працівників, грн./день, яка визначається згідно із законодавством.
Якщо отриманий результат більший, ніж залишок на субрахунку 471, то резерв потрібно донарахувати, а якщо менший — сторнувати.
Борг за невикористані і неоплачені відпустки у бухгалтерському обліку не відображають. У разі якщо при оплаті відпусток за минулі періоди суми резерву не вистачає, то його донараховують або включають витрати на оплату відпусток до складу витрат періоду, у якому вони здійснені.
Приклад 4. Відображення в обліку операцій з коригування суми резерву відпусток
За даними обліку на підприємстві залишок суми резерву відпусток на 31.12.2014 становить 7682,79 грн.
Під час інвентаризації виявлено, що у бухгалтера підприємства залишаються невикористаними 36 к. дн. відпустки. Середньоденний заробіток працівника (СРЗ) становить 152,11 грн. Коефіцієнт ЄСВ — 1,37.
Сума резерву на 31.12.2014:
РВПкр = ДВПнв × СРЗ = 152,11 грн. × 36 к. дн. × 1,37 = 7502,07 грн.
У нашому прикладі підприємство має сторнувати суму 180,73 грн.
№ з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
Д-т | К-т | |||
1 | Зменшено річну суму резерву відпусток методом «сторно» | 92 | 471 | (180,72) |
Із документа
Забезпечення — зобов’язання з невизначеними сумою або часом погашення на дату балансу
(п. 4 П(С)БО 11)
Зверніть увагу
Забезпечення формують тільки для основної відпустки та додаткових щорічних відпусток, у т. ч. для додаткових відпусток працівникам з дітьми. Для інших відпусток резерв не створюють
Зверніть увагу
Коефіцієнт (відсоток) резервування визначають раз на рік
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
