бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Звільнення працівника може бути чималим клопотом для бухгалтера. Іноді доводиться не лише провести остаточний розрахунок виплат, а й утримати надміру виплачені кошти. Наприклад, якщо працівник відгуляв відпустку наперед, доведеться утримати відпускні. Про це і поговоримо
Право на щорічну відпустку працівник «заробляє» з першого дня роботи на підприємстві. З цього дня починає свій відлік так званий «робочий» рік для відпускних. За законодавством стандартна тривалість щорічної відпустки – 24 календарних днів, куди не входять святкові і неробочі дні (ст. 75 Кодексу законів про працю України; КЗпП). Тож відпустку повної тривалості працівник «заробляє» лише відпрацювавши повний рік, тобто 365 (366) днів. Однак протягом цього часу він може:
Додамо, що за загальним правилом щорічна відпустка наперед (основна і додаткова) в повній тривалості може надаватися працівнику в перший рік роботи після безперервної роботи тривалістю 6 місяців на підприємстві (ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 №504/96-ВР; далі – Закон про відпустки).
Але ж є ще пільгові категорії, які можуть скористатися правом на щорічну відпустку до закінчення 6-місячного терміну. Їх перелічено у частині 7 статті 10 Закону про відпустки. Це, зокрема:
працівники, яким не виповнилося 18 років,
особи з інвалідністю, жінки з двома та більше дітьми віком до 15 років,
жінки перед/після відпустки по вагітності і пологам тощо.
Звільнитися працівник може незалежно від того, скористався він правом на щорічну відпустку чи ні. Через це при звільненні може виникнути дві ситуації:
Відпускні та звільнення
Компенсація відпускних
Утримання відпускних
Що перевірити:
використані дні щорічної відпустки
(є невикористані дні щорічної відпустки)
використані дні щорічної відпустки > норми
(є незароблені дні щорічної відпустки)
Що це значить:
Працівник не використав зароблені дні відпустки чи взагалі не скористався правом на відпустку
де 24 - кількість календарних днів щорічної основної відпустки за повністю відпрацьований робочий рік;
366 - кількість календарних днів повного робочого року, (може бути 365);
11 – кількість святкових і неробочих днів за робочий рік.
Що зробити бухгалтеру:
Компенсувати невикористані дні щорічної відпустки
Утримати оплату надміру відпускних використаних днів відпустки. Однак слід дотриматися обмежень на максимальні утримання з зарплати, ст. 128 КЗпП.
До речі, відпускний «стаж» працівника – це фактично відпрацьовані ним календарні дні у робочому році до звільнення з вирахуванням святкових та неробочих днів за цей період.
Ситуація, коли «все співпало» і фактично використані дні щорічної відпустки відповідають заробленим, трапляється не часто, тому завжди є відхилення в ту чи іншу сторону.
Право роботодавця провадити відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, визначено п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП і ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки.
Відраховувати із зарплати відпускні можна лише за дні відпустки, надання якої прив'язане до робочого року (ст. 22 Закону про відпустки). Тобто лише за дні щорічної відпустки.
Якщо ж працівник скористався навчальною відпусткою, соцвідпусткою на дітей, додатковою відпусткою для учасників бойових дій, то підстав для утримання відпускних за дні таких відпусток немає.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Є випадки, коли заборонено утримувати із заробітної плати суму «зайвих» відпускних (ст. 22 Закону про відпустку). Це звільнення працівника з таких причин:
призив на військову службу;
переведення на інше підприємство;
відмова від переведення на роботу в іншу місцевість;
ліквідація, реорганізація, скорочення штату;
невідповідність посаді через бракування кваліфікації чи невідповідний стан здоров’я;
4-місячна тимчасова непрацездатність. Виняток – відпустка через вагітність і пологи (декрет);
поновлення на роботі іншого працівника, який обіймав дану посаду;
направленням на навчання;
вихід на пенсію;
смерть.
Наперед використана відпустка при звільненні таких працівників вважається законно оплаченою й не підлягає поверненню.
Відпускні при звільненні: як розрахувати
Якщо по факту працівник був у відпустці більше, ніж заробив, то:
1. Знаходимо норму, тобто «зароблені» дні відпустки (див. розрахунок у таблиці на початку консультації);
2. Розраховуємо дні відпустки, використані надміру: «незароблені» дні відпустки = дні, які працівник відгуляв – «зароблені» дні);
3. Визначаємо суму утримань: надміру використані дні множимо на середньоденну заробітну плату. Беріть той показник, що використовували для оплати відпускних. Тож не потрібно заново визначати середньоденну зарплату, виходячи з нового розрахункового періоду.
4. Перевіряємо виконання обмеження щодо максимального розміру утримань з заробітної плати за ч. 1 ст. 128 КЗпП: 20% заробітної плати, яка належить до виплати працівнику.
Зверніть увагу! В усіх розрахунках у кількості днів не враховуємо святкові і неробочі дні (див. приклад нижче).
Якщо працівник був у відпустці декілька разів, і таке можливо, то використовуємо середню саме по тій відпустці, коли виникло використання «незароблених» днів.
Приклад 1. На роботу прийняли бухгалтера 22.02.2022 р. Відпрацювавши півроку, він сходив у вересні 2022 року у щорічну відпустку на 24 дні. Середньоденна зарплата для відпускних становила 327,45 грн. Нарахована сума відпускних 7858,80 грн (327,45 грн × 24 к. дн.). 01.10.2022 р. працівник звільняється. Сума нарахованої зарплати за вересень 2022 – 20500 грн.
Проводимо розрахунок:
1) відпускний «стаж» працівника становить: 214 к. днів – 8 святково-неробочих днів = 206 к. дн.
2) «зароблені» дні відпустки = 24 × 206 ÷ (365 – 11) ≈ 14 к. днів;
3) надміру використані дні відпустки: 24 – 14 = 10 к. днів;
4) сума відпускних, яку потрібно утримати: 327,45 × 10 = 3274,50 грн. Перераховувати середньоденну не потрібно (!). Вважаємо, що навіть через оновлення правил обчислення середньоденної у Порядку № 100 (див. консультацію про розрахунок середньої);
5) перевіряємо обмеження (нарахована зарплата зменшена на суму податків): 20500 × 0,805 × 0,2 = 3300,50 грн > 3274,50 грн. Обмеження виконується.
Отже, сума відпускних, які необхідно утримати – 3274,50 грн.
Ознайомте працівника письмово з розрахунком суми, яка належить йому до виплати при звільненні, у т.ч. й з самим утриманням відпускних (ч. 1 ст. 116 КЗпП).
Наказ про утримання «зайвих» відпускних при звільненні
Зразок наказу про повернення коштів за відпустку може бути наступним:
Звичайно, що описана у вищенаведеному прикладі ситуація є ідеальною. На практиці можливі ж випадки:
сума утримання відпускних перевищує загальну суму виплати зарплати та інших виплат при звільненні;
сума утримання відпускних перевищує 20% зарплати нарахованої працівнику.
Що робити бухгалтеру? У першому варіанті доведеться прохати працівника повернути суму надміру нарахованих відпускних в касу або на банківський рахунок підприємства. Якщо працівник відмовляється, то можна подавати справу до суду або ж «простити» працівнику даний борг.
У другому випадку, щоб не порушувати КЗпП доведеться:
утримати відпускні в межах обмеження;
різницю попросити працівника повернути до каси підприємства чи на банківський рахунок.
Ще один варіант – попросити працівника написати заяву на утримання всієї суми відпускних – тоді обмеження у 20% не застосовується.
У такому випадку формально норми ч. 1 ст. 128 128 КЗпП будуть дотримані.
Приклад 2. Візьмемо вихідні дані із Прикладу 1 і припустимо, що зарплата працівника у вересні 2022 року була 15100 грн.
Перевіряємо чи виконується 20%-е обмеження: 15100 × 0,805 × 0,2 = 2431,10 грн
2431,10 грн
У такому разі попросіть працівника написати заяву, де він дозволяє утримати всю суму переплати відпускних або повернути в касу (на рахунок) підприємства. Повернути він має суму за мінусом податків, які вже сплатили до бюджету: 3274,50 × 0,805 = 2635,97 грн.
Якщо ж працівник такої заяви не надасть, утримати можете лише 2431,10 грн. Зверніть увагу, якщо обрано варіант з поверненням коштів, то краще, аби він це зробив до виплати зарплати. Тоді можна буде відкоригувати ЄСВ, ПДФО та ВЗ на базу оподаткування . Якщо це зробити пізніше, то вийде переплата по податкам.
Відпускні при звільненні: податкові наслідки утримання
ПДФО і додаток 4ДФ Податкового розрахунку. Якщо зарплати вистачає, то нічого не змінюється й остаточні суми ПДФО включаються до додатка 4ДФ Податкового розрахунку того кварталу, в якому звільняється працівник. Подавати уточнюючий розрахунок за період, у якому було нарахування відпускних не потрібно, так як дана ситуація не розглядається як помилка.
У випадку, коли працівник вносить суму надміру виплачених відпускних у касу (на рахунок) підприємства, то вона відображається у додатку 4ДФ Податкового розрахунку зі знаком «–».
Утримання відпускних при звільненні та ЄСВ у Додатку Д1 Податкового розрахунку. У додатку Д1 Податкового розрахунку сума утриманих відпускних відображається в одній сумі з зарплатою, якщо її вистачило.
Якщо було внесення надміру виплачених коштів працівником в касу підприємства, то заповнюються:
графа 09 – код «10»;
графа 10 – місяць, у якому нараховані відпускні;
графа 16 – сума відпускних зі знаком «–».
Утримання відпускних при звільненні: бухгалтерські проведення
По вищенаведеним прикладам 1 і 2 наведемо бухгалтерські проведення.
