Грошова компенсація замість частини щорічної відпустки: коли, де і як

Згідно з частиною четвертою статті 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) і частиною четвертою статті 83 Кодексу законів про працю України (КЗпП) за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. До того ж тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не має бути менше ніж 24 календарних дні (к. дн.).

Які ж види відпусток роботодавець має компенсувати за бажанням працівника? Звернімося до статті 4 Закону про відпустки.

До щорічних відпусток належать:

• основна відпустка;
• додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці;
• додаткова відпустка за особливий характер праці;
• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Тривалість щорічної основної відпустки за один робочий рік не може бути меншою ніж 24 календарних дні (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки).

Деяким категоріям працівників встановлено збільшену тривалість щорічної основної відпустки, наприклад, інвалідам I і II груп надається щорічна основна відпустка тривалістю 30 к. дн., а інвалідам III групи — 26 к. дн. (ч. 7 ст. 6 Закону про відпустки).

ПРИКЛАД. Для працівника підприємства з ІІ групою інвалідності передбачено щорічну основну відпустку тривалістю 30 к. дн.(ч. 7 ст. 6 Закону про відпустки). Працівник використав 24 к. дн. щорічної основної відпустки за робочий рік 01.04.2014-31.03.2015. Отже, за 6 к. дн. щорічної основної відпустки він може отримати грошову компенсацію.

Зверніть увагу, що не для всіх категорій працівників можна замінити щорічну відпустку компенсацією, якщо працівник не звільниться.

Особам віком до 18 років надається щорічна основна відпустка тривалістю 31 к. дн. (ч. 8 ст. 6 Закону про відпустки). Утім, частиною п’ятою статті 24 Закону про відпустки визначено, що особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.

Важливо, що виплатити компенсацію за додаткову відпустку працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки), можна лише у разі звільнення, адже зазначена відпустка є соціальною, а не щорічною.

ПРИКЛАД. Працівнику встановлено 24 к. дн. щорічної основної відпустки і 4 к. дн. щорічної додаткової за особливий характер праці за роботу з комп’ютером. За робочий рік, який закінчився, працівник використав 20 к. дн. щорічної основної відпустки та 4 к. дн. додаткової відпустки. Отже, за 4 к. дн. щорічної основної відпустки працівник може отримати грошову компенсацію.

Перейдемо від теорії до практики, проілюструвавши процедуру покроковим алгоритмом.

В організаціях з добре налагодженою системою документообігу працівники, що бажають отримати гроші за частину щорічної відпустки, насамперед звернуться до працівника кадрової служби, аби дізнатися, скільки днів відпустки та за який робочий рік використано, чи можливо отримати компенсацію за частину відпустки. А вже потім «під диктовку» (або за шаблоном заяви) кадровика напишуть заяву. Проте ми розглянемо типову ситуацію, яка часто трапляється у кадровій роботі.

КРОК 1. Роботодавець отримує заяву працівника про заміну частини щорічної відпустки грошовою компенсацією

Працівник подає заяву роботодавцю з проханням виплатити компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки (див. Додаток 1).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо в організації локальним актом передбачено реєстрацію заяв працівників, заяву слід зареєструвати у відповідній обліковій формі, наприклад, журналі реєстрації заяв працівників.

КРОК 2. Роботодавець перевіряє, чи буде законною заміна частини щорічної відпустки грошовою компенсацією

Важливо дотриматися умов, за яких виплата компенсації за невикористані дні щорічної відпустки буде законною:

• працівником використано щорічну (основну чи основну та додаткову) відпустку за відповідний робочий рік тривалістю не менше ніж 24 к. дн.;
• робочий рік, за який працівник бажає отримати компенсацію за невикористані дні відпустки, закінчився.

Остання умова пояснюється тим, що працівник може звільнитися до закінчення робочого року. Виплатити компенсацію можна лише за дні відпустки, що працівник «заробив», а не які могли б бути надані «авансом» до закінчення робочого року.

Якщо працівнику встановлено тривалість щорічної основної відпустки 24 к. дн. і він не має права на будь-яку щорічну додаткову відпустку, отримати компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки він може лише у разі звільнення, навіть якщо декілька років поспіль не «ходив» у відпустку і має 48 днів невикористаної відпустки.

Припустимо, наш «умовний» працівник Пушкевич О. З. використав щорічну основну відпустку тривалістю 24 к. дн. за робочий рік 28.05.2014-27.04.2015. Тож у травні 2015 року він має право замінити грошовою компенсацією щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день (5 к. дн.) за відповідний робочий рік (28.05.2014-27.04.2015).

Працівник кадрової служби за відомостями, зазначеними в особовій картці працівника (типова форма № П-2), який подав заяву, перевіряє, чи має він право на заміну частини щорічної відпустки грошовою компенсацією. Після зазначення відповідної інформації на заяві працівника заяву передають роботодавцю для остаточного прийняття рішення.

КРОК 2-А. За наявності права у працівника на одержання грошової компенсації роботодавець готує проект наказу (розпорядження) про заміну частини щорічної відпустки грошовою компенсацією

Якщо працівник має право на грошову компенсацію за частину щорічної відпустки, працівник кадрової служби зазначає про це на заяві. Роботодавець на заяві (нижче висновку працівника кадрової служби) доручає працівнику кадрової служби підготувати відповідний наказ.

Наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489 не передбачено уніфікованої форми наказу (розпорядження) про виплату компенсації за щорічну відпустку. Тож такий наказ можна оформити за формою, відмінною від типової, з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55.

У наказі (розпорядженні) слід зазначити вид щорічної відпустки, кількість днів, за які виплачують компенсацію, і робочий рік (див. Додаток 2).

КРОК 2-Б. За відсутності права у працівника на одержання грошової компенсації роботодавець доводить рішення про відмову у задоволенні заяви до відома працівника

Якщо працівник не має невикористаної частини щорічної відпустки, яку можна було б компенсувати грошима, доцільно, аби працівник кадрової служби зазначив про це на заяві:

Пушкевич О. З. не має права на виплату компенсації за дні невикористаної відпустки, оскільки за робочий рік 28.05.2014-27.04.2015 використав лише 14 календарних днів щорічної основної відпустки.

Ст. інспектор з кадрів      Клєщинська                     І. П. Клєщинська

13.05.2015

У такому випадку роботодавець може зазначити на заяві (нижче висновку працівника кадрової служби):

Пушкевичу О. З. у задоволенні заяви відмовити.

Ст. інспектору з кадрів Клєщинській П. І.: рішення довести до відома Пушкевича О. З. під підпис.

14.05.2015      Новак

Працівник кадрової служби ознайомлює працівника з рішенням роботодавця під підпис (на заяві).

КРОК 3. Реєструємо наказ, ознайомлюємо з ним працівника, передаємо копію наказу в бухгалтерію

Після підписання роботодавцем наказ (розпорядження) про виплату компенсації за дні щорічної відпустки підлягає реєстрації у журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Не забудьте ознайомити працівника з наказом під підпис.

Копію наказу слід передати працівнику бухгалтерії під підпис для нарахування та проведення виплати.

КРОК 4. Вносимо відомості про виплату компенсації за відпустку до особової картки працівника та до інших облікових форм

До розділу «Відпустки» типової форми № П-2 вносимо інформацію про «списання» днів щорічної відпустки (див. Додаток 3).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У разі якщо в організації ведуть й інші форми з обліку використання відпусток (наприклад, Журнал обліку відпусток в паперовій та/або електронній формі), інформацію про заміну частини щорічної відпустки компенсацією слід відобразити і в них.

КРОК 5. Відображаємо відомості про виплату компенсації за дні відпустки у графіку відпусток

Зазначимо, що уніфікованої форми графіка відпусток, затвердженої нормативно-правовим актом, в Україні немає. Рекомендуємо у формі графіка відпусток вашої організації передбачити графу «Примітки». У цій графі доцільно відобразити кількість днів щорічної відпустки, за які виплачено компенсацію, і реквізити відповідного наказу.

КРОК 6. Розраховуємо суму компенсації за невикористану відпустку

Суми компенсації розраховують відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.

Для того щоб визначити розмір компенсації за невикористану відпустку, потрібно розрахувати середньоденну заробітну плату працівника за розрахунковий період та помножити її на кількість днів невикористаної відпустки.

Розрахунковим періодом для виплати компенсації за невикористані відпустки є середня зарплата за останні 12 місяців, що передують місяцю виплати грошової компенсації.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку здійснюють за формулою:

КНВ = ЗП_сд × К_кдв,

де КНВ — компенсація за невикористану відпустку;

ЗП_сд   — середньоденна заробітна плата за розрахунковий період;

К_кдв  — кількість календарних днів, що припадають на час невикористаної відпустки.

Середньоденну заробітну плату розраховують за формулою:

ЗП_сд = ЗП_с ÷ К_кд,

де ЗП_с — середня заробітна плата за розрахунковий період;

К_кд — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

При цьому кількість календарних днів у розрахунковому періоді зменшується на святкові та неробочі дні. Згідно з переліком, наведеним у статті 73 КЗпП, встановлено 10 святкових та неробочих днів на рік (с. н. дн.).

Кількість календарних днів, що припадають на час відпустки, розраховується пропорційно відпрацьованому часу за формулою:

К_кдв = К_дв ÷ К_кд × К_дф,

де К_дв  — кількість днів щорічної відпустки;

К_дф — кількість календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів), фактично відпрацьованих працівником у робочому періоді.

Далі розглянемо розрахунок компенсації за невикористану відпустку на прикладі.

ПРИКЛАД. Розрахунок компенсації за невикористану відпустку працівнику за його бажанням

Працівник Пушкевич О. З. використав щорічну основну відпустку тривалістю 24 к. дн. за робочий рік 28.05.2014-27.04.2015. За цей період він має право на додаткову відпустку за ненормований робочий день (5 к. дн.). 12.05.2015 Пушкевич О. З. подав заяву на виплату компенсації за 5 к. дн. невикористаної додаткової відпустки.

Отже, підприємство може замінити відпустку працюючого працівника грошовою компенсацією при одночасному дотриманні таких умов:

• працівник є повнолітнім, тобто досяг 18 років;
• його основна відпустка разом із додатковими становить більше 24 к. дн.;
• зазначені 24 к. дн. вже були надані працівникові.

Якщо у працівника тривалість щорічної відпустки дорівнює мінімальній (24 к. дн. на рік) і він не має додаткових відпусток, виплатити компенсацію за всі дні невикористаної відпустки йому можна лише у разі звільнення.

Додаток 1

Приклад оформлення заяви про виплату компенсації за частину щорічної відпустки

Взяти з «Головбух» № 46/2013

Додаток 2

Приклад оформлення наказу про виплату грошової компенсації за частину щорічної відпустки

Взяти з «Головбух» № 46/2013

Додаток 3

Приклад внесення запису про виплату компенсації за частину щорічної відпустки до розділу V «Відпустки» особової картки працівника (типова форма № П-2)

ВИ МАЄТЕ ЦЕ ЗНАТИ