Обліковуємо талони і картки на пальне

Суть придбання талонів на пальне і так званих паливних карток одна — підприємство платить продавцеві готівкою або безготівково, а пальне отримує фактично вже під час заправки автомобіля. Охарактеризуємо ці поняття відповідно до нормативних документів.

Поняття талона визначає розділ 3 Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженої спільним наказом Міненергетики, Мінекономіки, Мінтрансу, Держспоживстандарту від 20.05.2008 № 281/171/578/155 (далі — Інструкція № 281). Талон — це документ, придбаний за відпускною ціною обумовленого номіналу, який підтверджує право його власника отримати на автозаправній станції (АЗС) фіксовану кількість нафтопродукту певного найменування і марки.

Форму, зміст і ступінь захисту бланків талонів встановлює емітент талона. Необхідними елементами талона є серійний і порядковий номери.

Водночас загальновживаного в побуті поняття «паливна картка» Інструкція № 281 не визначає і не використовує. Натоміть таку картку називають платіжною. Тобто це спеціальний платіжний засіб у вигляді емітованої у встановленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, якою користуються для ініціювання переказу коштів із рахунку платника або з відповідного банківського рахунку для оплати вартості товарів і послуг.

Паливна картка є смарт-карткою із вмонтованим мікроконтролером, який виконує роль носія та обробника інформації, потрібної для ініціювання переказу коштів та/або виконання службових операцій (п. 2.1 розд. І Правил Національної системи масових електронних платежів, затверджених постановою Правління НБУ від 10.12.2004 № 620).

Порядок використання та видачі паливних карток підприємство узгоджує з продавцями палива на основі договору.

Документальне оформлення

Талон є документом, який засвідчує право його власника отримати пальне на АЗС. Так само заправити автомобіль можна з використанням паливної картки. Однак власне факт придбання пального слід підтвердити окремим первинним документом. Зазвичай функцію такого документа виконує видаткова накладна.

Оприбутковувати пальне можна й на підставі будь-якого іншого документа, реквізити якого відповідають вимогам статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV.

Видаткову накладну чи інший первинний документ, який виконує аналогічні функції, продавець здебільшого надає покупцеві разом із видачею паливної картки або талона. За чинною практикою оформлення договорів із великими постачальниками пального дата видачі такого первинного документа зазвичай фіксує і перехід до покупця права власності на пальне. Повноваження конкретної особи — представника підприємства-покупця (наприклад, водія) отримати паливну картку або талон підтверджуватиме довіреність, письмовий договір тощо (п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88).

Нагадаємо, що з 01.01.2015 під час одержання матеріальних цінностей вже не обов’язково використовувати довіреності. Так само канула в небуття її типова форма.

Перейдімо до документа, який підтвердить факт списання використаного пального.

Раніше для списання пального, використаного автомобілем, застосовували подорожній лист за типовою формою. Зважаючи що наразі вже немає затвердженої типової форми подорожнього листа ані для легкового, ані для вантажного автомобіля, підприємство може користуватися для цієї мети первинним документом, складеним у довільній форми із наведенням обов’язкових реквізитів первинного документа.

Рекомендуємо користуватися уже не чинною формою подорожнього листа, прибравши з нього згадку про затвердження певним наказом.

Пам’ятайте, що потрібно зберігати чеки, які надаватиме продавець під час оплати пального та його видачі на АЗС.

Бухгалтерський облік

Попри те що підприємство, отримуючи талон або паливну картку, ще не одержує фактично пального, його вартість відображають на балансі підприємства. Адже на АЗС таке пальне лише зберігається, допоки підприємство не вирішить його забрати.

Підставою для оприбуткування палива на баланс підприємства буде видаткова накладна або інший первинний документ, а не талон чи паливна картка.

Вартість придбаного за талонами чи паливними картками пального підприємство відображає на субрахунку 203 «Паливо»^**. З метою аналітичного обліку можна виокремлювати вартість пального, яке перебуває на АЗС, у баках автомобілів тощо.

** Про відображення акцизу в обліку покупця читайте в публікації О. Січа «Роздрібний акциз в обліку»

Списують вартість пального на витрати лише під час його фактичного використання, що підтверджуватимуть первинні документи (зокрема, подорожні листи).

Податок на прибуток

Об’єкт оподаткування податком на прибуток визначають за правилами бухгалтерського обліку. Підприємства, річний дохід яких перевищує 20 млн грн, зобов’язані коригувати його на різниці, визначені відповідно до розділу ІІІ Податкового кодексу України (ПК). На різниці доведеться зважати й тим, хто не повідомить органи контролю про своє рішення їх не застосовувати (ст. 134 ПК).

Відображаючи витрати, пов’язані з використанням пального, підприємство повністю спирається на дані бухгалтерського обліку. Такі витрати впливатимуть на об’єкт оподаткування податком на прибуток і не формуватимуть різниць відповідно до розділу ІІІ ПК.

За наявності податкової накладної, зареєстрованої в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН), підприємство матиме право на податковий кредит під час купівлі пального за талонами і паливними картками (п. 201.10 ПК). Дату відображення податкового кредиту визначають за правилом «першої події». А першою подією буде попередня оплата пального.

Наведемо Приклади.

Приклад 1. Облік придбання пального за талоном

Підприємство на умовах попередньої оплати придбало паливні талони вартістю 3000 грн (у т. ч. ПДВ — 500 грн). Наступного дня представник підприємства забрав ці талони. Згодом службовий автомобіль директора заправили пальним за придбаними талонами на суму 425 грн. На підставі подорожніх листів списано вартість пального на адміністративні витрати на суму 325 грн.

Приклад 2. Облік придбання пального за карткою

Підприємство провело попередню оплату вартості пального на суму 12 000 грн (у т. ч. ПДВ — 2000 грн). Наступного дня отримали паливну картку, вартість якої — 30 грн (у т. ч. ПДВ — 5 грн). За умовами договору на дату передачі паливної картки до покупця переходить право власності на пальне. Строк дії паливної картки становить один рік. Паливну картку було передано водієві вантажного автомобіля, який використовують для доставки готової продукції підприємства до магазинів. Автомобіль заправили пальним на суму 700 грн. На підставі подорожніх листів списано на збутові витрати вартість пального на суму 427 грн.

Насамкінець зауважимо, що є випадки, коли паливні картки передають підприємству на підставі договору про відповідальне зберігання. У такому разі паливні картки на баланс не оприбутковують, а відображають на позабалансовому субрахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні».