Зміст статті:Ризики підписання документів у відпустці справді є. Тому, перебуваючи у відпустці, директор і головбух не можуть підписувати документів.
Інакше податківці можуть вважати такі документи нечинними з усіма відповідними наслідками. Адже за законом на час відпустки працівник (керівник, головний бухгалтер тощо) звільняється від виконання своїх трудових обов’язків.
Виконання посадових обов’язків і відпустка
Директор і головний бухгалтер підприємства насамперед є посадовими особами, які перебувають із підприємством у трудових відносинах, що регулюються нормами трудового законодавства України (зокрема, Кодексом законів про працю України; КЗпП).
Тобто, за загальним правилом, директор і головний бухгалтер є найманими працівниками підприємства. Вони оформлені за трудовим договором, який передбачає, в т. ч. право працівника на відпочинок — відпустку.
Відпустка, по суті, є звільненням працівника від роботи на певний період для забезпечення його відпочинку або соціальних потреб зі збереженням за ним місця роботи (посади) і у випадках, встановлених КЗпП, заробітної плати.
Відповідно, у період відпустки керівник і головний бухгалтер не можуть виконувати посадових обов’язків. Відпустка є формою відпочинку, гарантованою всім працівникам (ст. 45 Конституції України).
Матеріали за темоюПідписані у відпустці документи — не чинні
Зазначені особи не мають права у відпустці підписувати договори та первинні документи, видавати накази і розпорядження, позаяк усе це є частиною їх трудових обов’язків. Підписані ними у відпустці документи органи контролю і суд можуть вважати такими, що підписані не уповноваженими особами, отже, не мають легітимної сили і не можуть спричинювати наслідків, задля настання яких вони складені.
Увага: неможливість виконувати свої трудові обов’язки під час відпустки підкреслює і Мінсоцполітики у листі від 17.10.2016 № 376/06/186-16. Як аргумент Міністерство висуває той факт, що у період відпустки працівника не можна притягнути до відповідальності за неналежне виконання своїх обов’язків, а тому його повноваження на цей період потрібно припинити. Неможливість виконання працівником своїх обов’язків під час відпустки Мінсоцполітики також обгрунтовує тією обставиною, що стаття 79 КЗпП передбачає можливість відкликання працівника з відпустки у встановленому законом порядку. Крім цього, законодавство передбачає можливість суміщення посад і виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.
Утім, питання про те, чи може директор, перебуваючи у відпустці, видавати накази, розпорядження або підписувати від імені компанії договори й первинні документи, є спірним. Позаяк діяльність керівника підприємства регламентується не лише трудовим, а й цивільним законодавством, яке не передбачає припинення або призупинення повноважень одноосібного виконавчого органу (тобто директора) на період перебування у відпустці особи, яка обіймає цю посаду.
Інакше кажучи, повноваження директора як одноосібного виконавчого органу (в т. ч. стосовно видання наказів, розпоряджень і підписання договорів) зберігаються за ним весь час із моменту призначення на посаду й до дати припинення повноважень, незалежно від фактичного перебування на робочому місці. Та все ж брати до уваги такі умовиводи доволі ризиковано. Адже якщо керівник, перебуваючи у відпустці, підпише договір із контрагентом, то є ймовірність того, що такий контрагент згодом може заявити про недійсність угоди відповідно до статті 215 Цивільного кодексу України. І тоді доводити протилежне треба буде в суді.
Делегування повноважень на час відпустки
Найправильніший варіант дій у такій ситуації — заздалегідь делегувати іншій особі відповідні повноваження на період відпустки або хвороби керівника/головбуха, оформивши довіреності та/або наказ по підприємству.
Тобто для виконання функцій керівника (головного бухгалтера) на час його відпустки можна призначити виконувача обов’язків керівника (головного бухгалтера), який користуватиметься всіма повноваженнями керівника (головного бухгалтера), у т. ч. правом підпису.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
