Розрахунок відпускних: приклади розрахунку

Отримати відпускні завжди приємно, так як вони асоціюються з днями свободи, які настають після цього. Плани на відпустку можуть бути шаленими і грандіозними або звичайними й буденними, можна насолоджуватися морським курортом, а можна й просто присвятити час своїм рідним, ремонту квартири чи своєму здоров’ю. Відпускні є дуже потрібними у реалізації цих планів, тож сьогодні розглянемо, як же правильно їх розрахувати, оформити та виплатити в різних ситуаціях.

Розрахунок відпускних

Якими бувають відпустки та їх тривалість

З дня укладення трудового договору розпочинається відлік часу, коли працівник може отримати право на повну щорічну основну відпустку тривалістю щонайменше 24 кал. дні за відпрацьований робочий рік (див. ч. 1 ст. 6 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР, далі – Закон про відпустки).

Ситуації, коли працівник може мати щорічну відпустку більшу ніж 24 кал. дні описані в ст. 6 Закону про відпустки та стосуються зокрема виробничого персоналу вугільної, сланцевої, електроенергетичної промисловості, працівників лісової промисловості та лісового господарства (залежить від стажу та нормативних актів КМУ). Також право на збільшену відпустку (56 кал. днів) мають педагогічні, науково-педагогічні та наукові працівники, керівники закладів освіти.

Незалежно від галузі на збільшену щорічну відпустку мають право:

• інваліди I і II груп 30 кал. днів та інваліди III групи (26 кал. днів);
• особи віком до 18 років (31 кал. день).

Крім основної відпустки існують також додаткові відпустки:

• щорічна за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки);
• щорічна за особливий характер роботи (ст. 8 Закону про відпустки);
• у зв’язку з навчанням у середніх, професійних та вищих навчальних закладах, профспілковим навчанням (детально див. ст. 15 та 15¹ Закону про відпустки);
• додаткові соціальні відпустки працівникам, які мають дітей (10 кал. днів без урахування святкових і неробочих днів, але не більше 17 кал. днів у разі наявності декількох причин, ст. 19 Закону про відпустки):

• працівнику-жінці, яка має 2-х або більше дітей віком до 15 років або яка усиновила дитину;
• одинокій матері;
• матері дитини-інваліда;
• батьку дитини або інваліда з дитинства підгрупи А I групи, який виховує їх без матері (у тому числі у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також особі, яка взяла під опіку дитину або інваліда з дитинства підгрупи А I групи, чи одному із прийомних батьків.

Крім основної та додаткової відпусток також існують:

• творча відпустка (тривалість та порядок надання і оплати встановлюється КМУ);
• відпустка у зв’язку з підготовкою до участі у змаганнях (тривалість та порядок оплати і надання встановлюється КМУ);
• інші соціальні відпустки, що сплачуються за рахунок ФСС (відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка у зв’язку з усиновленням новонародженої дитини прямо з пологового будинку) та інші відпустки (відпустка по догляду за дитиною віком до 3 років, усиновлення дитини віком після 3 років);
• відпустки без збереження зарплати (див. ст. 25-26 Закону про відпустки).

Законодавством та колективним договором можуть встановлюватися й інші види відпусток.

Як враховуються святкові і неробочі дні при визначенні тривалості відпустки

Щодо врахування святкових і неробочих днів при визначенні тривалості відпусток, ситуація така, як в таблиці нижче.

Втрата первинних документів через руйнування офісу

Додаткові відпустки надаються понад щорічну основну відпустку за однією підставою, обраною працівником та можуть надаватися одночасно з основною або окремо. Загальна тривалість щорічної відпустки (основної та додаткової) не може перевищувати 59 кал. днів (виняток – працівники, зайняті на підземних гірничих роботах, – 69 кал. дні). Такі обмеження не стосуються випадків використання працівником поспіль декількох невикористаних раніше відпусток, наприклад, за 2-3 попередні роки.

Відпустка без збереження заробітної плати: кому, коли, як

Обчислення стажу роботи для щорічної відпустки

У перший рік роботи працівник може піти у щорічну відпустку (основну й додаткову) повної тривалості тільки після закінчення 6 місяців безперервної роботи у відповідного роботодавця (ч. 5 ст. 10 Закону про відпустки). Якщо ж 6 місяців не пройшло, то працівник має право на щорічну відпустку тривалістю пропорційно відпрацьованому часу (ч. 6 ст. 10 Закону про відпустки). При розрахунку стажу для основної відпустки мають враховуватися:

• період фактичної роботи;
• час, за який нараховувався середній заробіток;
• час, за який нараховувалася допомога за державним соцстрахуванням, за винятком відпустки для догляду за дитиною до 3-х років;
• період відпустки без збереження зарплати, крім відпустки для догляду за дитиною до 6 років;
• час навчання з відривом від виробництва менше 10 місяців на денних відділеннях ПТУ;
• час навчання новим професіям для осіб, звільнених у зв’язку зі змінами в організації виробництва;
• інші періоди роботи, передбачені законодавством.

При обчисленні стажу також слід зазначити, що робота в умовах неповного робочого часу не впливає на розрахунок стажу, тобто немає ніяких обмежень чи понижувальних коефіцієнтів.

Переносимо відпустку: крок за кроком

Існують категорії працівників, які за своїм бажанням мають право на отримання щорічної відпустки повної тривалості до настання 6-місячного терміну безперервної роботи на підприємстві, наприклад інваліди, мати 2-х дітей до 15 років, сумісники (одночасно з відпусткою за основним місцем роботи), демобілізовані військовослужбовці (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).

Крім того, є особи, яким надано право на отримання відпустки у зручний для них час. До останніх зокрема належать:

• жінки – перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
• жінки, які мають дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
• інваліди;
• працівники віком до 18 років;
• самотня матір (батько);
• дружини військовослужбовців.

Також слід зазначити, що додаткові відпустки “на дітей” надаються в кал. році, а не за відпрацьований рік, а тому працівник може використати їх в повному обсязі незалежно від відпрацьованого часу.

Не забуваємо й про сумісників, які мають право на отримання відпустки одночасно з відпусткою за основним місцем роботи (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки). Це стосується як зовнішніх, так і внутрішніх сумісників.

Відпустка повної тривалості новоприйнятому працівникові

У яких випадках відпустку можна замінити компенсацією

У загальному випадку замінювати відпустку грошовою компенсацією заборонено. Винятками є:

• звільнення, коли виплачується компенсація за всі невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткових відпусток “на дітей”;
• звільнення педагогічних, науково-педагогічних, наукових співробітників та фахівців навчальних установ, які відпрацювали не менше 10 місяців (грошова компенсація визначається з розрахунку тривалості повної щорічної відпустки);
• за бажанням співробітника, якщо тривалість наданої щорічної та додаткових відпусток не менше 24 кал. днів.

Розрахунок компенсації є аналогічним розрахунку відпускних. Для зручності розрахунку стане в пригоді калькулятор компенсації відпустки.

Зарплата чи відпускні за бажанням працівника: ризики бухгалтера

Заміна відпустки грошовою компенсацією: чи можливо це

Порядок розрахунку відпускних

Сума відпускних розраховується за формулою:

Нагадуємо, що кал. дні у розрахунку у більшості випадків беруться без святкових і неробочих днів, зокрема при розрахунку щорічної основної та додаткової відпусток (див. вище).

Відпустка без збереження заробітної плати, порядок і умови її надання

Як визначити розрахунковий період

Розрахунковий період – це той проміжок часу, за який включаються виплати при розрахунку відпускних (розраховується в кал. днях). У загальному випадку це кількість кал. днів за 12 кал. місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки (див. п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого Постановою КМУ від 8 лютого 1995 р. № 100, далі – Порядок № 100). Винятки з цього правила:

• якщо працівник відпрацював менше року, то середня зарплата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація (п. 2 Порядку № 100). Однак, якщо працівник приступив до роботи з початку місяця (або в перший робочий день місяця за графіком роботи підприємства), то цей місяць тоді повністю зараховується при обчисленні середньої зарплати;
• якщо у працівника взагалі відсутній розрахунковий період, то розрахунок проводиться на основі установленої в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (п. 4 Порядку № 100). Наприклад, працівник був прийнятий на роботу 07 серпня 2017 р., а звільнений 22 вересня 2017 р. У такій ситуації жодного повністю відпрацьованого місяця немає;
• якщо заробіток за останній місяць ще невідомий, наприклад, відсутні дані оперативного обліку при відрядній системі оплати праці, то останній місяць у розрахунковий період можна не включати (у стандартній ситуації буде 11 місяців), а пізніше зробити перерахунок відпускних, відкоригувавши їх суму з наступною зарплатою. Інший варіант вийти з ситуації – це використати планові показники по зарплаті за цей місяць, і тоді, можливо, взагалі не доведеться здійснювати перерахунок.

Відпускні за неповного робочого дня

При розрахунку кількості днів розрахункового періоду діють такі правила:

• святкові та неробочі дні виключаються (зазначені у ст. 73 КЗпП);
• виключається час, коли працівник не працював і за ним не зберігався середній заробіток або зберігався частково:
  • було оформлено простій не з вини працівника;
  • працівнику була надана відпустка без збереження зарплати відповідно до ст. 25 і 26 Закону про відпустки;
  • працівник з незалежних від нього причин працював у режимі неповного робочого тижня за ініціативою роботодавця (наприклад, наказом керівника по підприємству у зв’язку з неможливістю забезпечити роботою). Це здійснюється незалежно від того, чи був неповний тиждень упродовж усього розрахункового періоду, чи лише частини (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). За роз’ясненням у листі Мінпраці від 25.05.09 р. № 294/13/84-09 це здійснюється тільки у випадку, якщо неповний тиждень ініціював працедавець.

Зазначимо, що час перебування на лікарняному при обчисленні тривалості розрахункового періоду зараховується повністю (абз. 4 п. 3 Порядку № 100).

Перехідні відпускні: розрахунок

Які виплати працівнику враховуються при розрахунку відпускних

Зведемо дане питання до компактної таблиці нижче (п. 3-4 Порядку № 100).

Звертаємо увагу на те, що:

• матеріальна допомога не включається до розрахунку навіть якщо вона стосувалася всіх або більшості працівників та носить систематичний характер;
• премії за підсумками роботи за рік та виплати за вислугу років включаються до розрахунку додаванням до середнього заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди нарахованої в поточному році за попередній кал. рік (приклад див. нижче).

Усі виплати включаються до розрахунку середньої зарплати у тому розмірі, в якому вони нараховані, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо. Виняток становлять відрахування із зарплати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.

Калькулятор відпустки

Приклад 1. Звичайна ситуація

Працівника прийнято на роботу 04.07.2016 р. З 25.09.2017 р. йому надається щорічна відпустка на 14 кал. днів згідно графіку. Зарплата за розрахунковий період – вересень 2016 р. – серпень 2017 р. – становить 86000 грн. У грудні 2016 р. працівник був 4 кал. дні на лікарняному. Сума лікарняних – 1000 грн.

Розрахуємо суму відпускних. У розрахунковому періоді – вересень 2016 р. – серпень 2017 р. – 365 кал. днів, але 11 святкових і неробочих днів. Отже, розрахунковий період = 365 – 11 = 354 кал. дні. Дні перебування на лікарняному та самі лікарняні включаємо в розрахунок. Середньоденний заробіток = (86000+1000)/354 = 245,77 грн.

Відпускні = 245,77 × 14 = 3440,78 грн

Приклад 2. Якщо працівник відпрацював менше року

Працівника прийнято на роботу 06.02.2017 р. З 25.09.2017 р. йому надається щорічна відпустка на 14 кал. днів згідно графіку. Зарплата за розрахунковий період – березень 2017 р. – серпень 2017 р. – становить 40000 грн.

Розрахуємо суму відпускних. У розрахунковому періоді – березень 2017 р. – серпень 2017 р. – 184 кал. днів, але 8 святкових і неробочих днів. Отже, розрахунковий період = 184 – 8 = 176 кал. дні. Дні перебування на лікарняному та самі лікарняні включаємо в розрахунок. Середньоденний заробіток = 40000/176 = 227,27 грн.

Відпускні = 227,27 × 14 = 3181,78 грн

У разі якщо б працівник був прийнятий на роботу 01.02.2017 р., то лютий був би повністю відпрацьованим місяцем. Тоді включати до розрахунку треба було б період лютий 2017 р. – серпень 2017 р. (204 кал. дні без святкових і неробочих днів) та відповідно зарплату за лютий.

Враховуємо 13-ту зарплату під час обчислення середньої зарплати

Приклад 3. Річна премія враховується повністю

Працівника прийнято на роботу 04.07.2016 р. З 25.09.2017 р. йому надається щорічна відпустка на 14 кал. днів згідно графіку. Зарплата за розрахунковий період – вересень 2016 р. – серпень 2017 р. – становить 86000 грн. У січні 2017 р. працівнику нарахована річна премія за 2016 р. – 5000 грн.

Розрахуємо суму відпускних. У розрахунковому періоді – вересень 2016 р. – серпень 2017 р. – 354 кал. дні без святкових і неробочих днів. Так як розрахунковий період складається з 12 місяців, то річна премія враховується повністю. Середньоденний заробіток = (86000+5000)/354 = 257,06 грн.

Відпускні = 257,06 × 14 = 3598,84 грн

Приклад 4. Річна премія враховується частково

Працівника прийнято на роботу 03.10.2016 р. З 25.09.2017 р. йому надається щорічна відпустка на 14 кал. днів згідно графіку. Зарплата за розрахунковий період – жовтень 2016 р. – серпень 2017 р. – становить 80000 грн (жовтень включаємо у розрахунок, так як 03 жовтня було першим робочим днем підприємства у місяці (понеділок)). У січні 2017 р. працівнику нарахована річна премія за 2016 р. – 5000 грн.

Розрахуємо суму відпускних. У розрахунковому періоді – жовтень 2016 р. – серпень 2017 р. – 324 кал. днів без святкових і неробочих днів. Так як розрахунковий період складається з 11 місяців, то річна премія враховується частково. За кожний місяць розрахункового періоду включається 1/12 премії, тому необхідно врахувати 11/12 річної премії. Середньоденний заробіток = (86000+5000×11/12)/324 = 279,58 грн.

Відпускні = 279,58 × 14 = 3914,12 грн

Приклад 5. Відпустка за кілька років

Працівника прийнято на роботу 04.04.2016 р. З 25.09.2017 р. йому надається щорічна відпустка на 34 кал. дні згідно графіку (24 кал. дні за поточний рік та 10 невикористаних кал. днів відпустки за минулий рік). Зарплата за розрахунковий період – вересень 2016 р. – серпень 2017 р. – становить 86000 грн.

Розрахуємо суму відпускних. У розрахунковому періоді – вересень 2016 р. – серпень 2017 р. 354 кал. дні без святкових і неробочих днів. Той факт, що працівник бере дні відпустки також за минулий розрахунковий період (рік) ніяк не впливає на розрахунок поточних відпускних. Середньоденний заробіток = 86000/354 = 242,94 грн.

Відпускні = 242,94 × 34 = 8259,96 грн

Надаємо та оплачуємо навчальну відпустку працівнику

Приклад 6. Відпустка при неповному робочому часі

Неповний робочий час (за ініціативою працівника) не впливає на розрахунок відпускних. Наприклад, працівник працює на 0,5 ставки по 4 год за табелем з 8 нормативних год за день. Він має право на стандартну відпустку тривалістю 24 кал. дні. Якщо за 12 попередніх місяців він заробив 36000 грн, то сума відпускних буде дорівнювати: 24×36000/354 = 2440,68 грн.

Приклад 7. У розрахунковому періоді є відпустка без збереження зарплати

Працівника прийнято на роботу 04.07.2016 р. З 25.09.2017 р. йому надається щорічна відпустка на 14 кал. днів згідно графіку. Зарплата за розрахунковий період – вересень 2016 р. – серпень 2017 р. – становить 86000 грн. У грудні 2016 р. працівник був 7 кал. днів у відпустці за власний рахунок.

Розрахуємо суму відпускних. У розрахунковому періоді – вересень 2016 р. – серпень 2017 р. – 354 кал. днів без святкових і неробочих днів. Однак, час відпустки без збереження зарплати виключається з розрахунку. Середньоденний заробіток = 86000/(354–7) = 247,84 грн.

Відпускні = 247,84 × 14 = 3469,76 грн

Підвищення окладів та коригування заробітку

У разі підвищення тарифних ставок і посадових окладів у розрахунковому періоді та в періоді протягом якого за працівником зберігався середній заробіток, необхідно зарплату, включаючи премії та інші виплати, що враховуються для обчислення середньої зарплати за проміжок часу до підвищення відкоригувати на коефіцієнт їхнього підвищення.

Підвищення окладів, яке враховується для коригування, повинне відбутися для всіх працівників підприємства, а не вибірково.

Виплати, які підлягають коригуванню такі ж, які і при нарахуванні відпускних, у т.ч. основна зарплата, сума індексації зарплати, доплати і надбавки, допомога з зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Коригування відпускних не здійснюють при переведенні працівника на вищий тарифний розряд (оклад), підвищенні окладу тільки одному чи декільком (не всім) працівникам, збільшення зарплати за рахунок інших доплат, наприклад, за рахунок доплати до мінімальної зарплати.

Соціальна відпустка одинокої матері

Приклад 8. Коригування відпускних

Працівникові надано щорічну відпустку з 25.09.2017 р. на 14 кал. днів. Посадовий оклад з 01.01.2017 р. становить 7800 грн (до підвищення – 5000 грн). Підвищення окладів відбувалося всім працівникам підприємства. Розрахунковий період до розрахунку відпускних: вересень 2016 р. – серпень 2017 р. Дані про зарплату за цей період наведено у таблиці нижче.

Коефіцієнт коригування відпускних розраховується шляхом діленням посадового окладу (тарифної ставки), встановленого працівникові після підвищення, на посадовий оклад (тарифну ставку), який був у працівника до підвищення. Такий коефіцієнт має розраховуватися щодо кожного працівника окремо в кожному випадку підвищення посадового окладу (тарифної ставки).

Розрахований коефіцієнт множать на суми виплат за період підвищення. Виходячи з відкоригованої зарплати визначають середній заробіток для розрахунку виплат.

Коефіцієнт підвищення становить: 7800/5000 = 1,56.

Зарплату в місяці розрахункового періоду, в якому відбулося підвищення посадових окладів (тарифних ставок), не коригують.

Середньоденна зарплата дорівнює: 103454 грн /354 = 292,24 грн.

Розраховуємо відпускні: 292,24×14 = 4091,36 грн.

Коли треба виплатити відпускні

Зарплата за час щорічної відпустки виплачується не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки (ст. 115 КЗпП та ст. 21 Закону про відпустки). Маються на увазі кал. дні (див. лист Мінсоцполітики від 26 червня 2009 р. № 155/13/116-09).

Період надання щорічних відпусток установлюється графіком, узгоджується між працівником і власником (керівництвом). Працівник має бути письмово повідомленим про дату початку відпустки не пізніше як за 2 тижні до встановленого графіком терміну.

Враховуючи той факт, що не завжди можна витримати 3-денний термін щодо виплати відпускних, наприклад, у ситуації коли працівник має право на негайну відпустку, необхідності відпустки за сімейними обставинами чи станом здоров’я, то рекомендуємо, щоб у таких ситуаціях у заяві про надання відпустки працівником було зазначено своє бажання отримати оплату відпустки у терміни визначені між працівником та роботодавцем. Цьому не заперечує лист Мінсоцполітики від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12.

Відповідальність за несвоєчасну виплату відпускних

Несвоєчасна виплата є підставою для працівника вимагати перенесення відпустки (п. 2 ст. 11 Закону про відпустки). Порушення термінів – це адмінштраф на посадових осіб за ст. 41 КЗпАП в розмірі від 510 до 1700 грн. Крім того, за ст. 265 КЗпП порушення встановлених строків виплати зарплати працівникам більш як за 1 місяць, виплата їх не в повному обсязі – штраф у 3-кратному розмірі мінімальної зарплати встановленої на момент виявлення порушення (насьогодні – 9600 грн).

Втрата первинних документів через руйнування офісу