Готівка та каса – важлива ділянка роботи підприємства, а тому до організації обліку касових операцій треба ставитися досить прискіпливо. Облік ускладнює наявність структурних підрозділів, зокрема торгових точок. У даній консультації розглянемо, чи може підприємство мати декілька кас, чи потрібна касова книга відокремленому підрозділу, як встановлюється ліміт каси для відокремлених підрозділів, порядок здавання готівки відокремленими підрозділами
Безготівкова оплата або cashless-розрахунки Декілька кас на одному підприємстві
Основним нормативним документом, на який ми будемо спиратися при розгляді всіх цих складних питань є нове Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148).
Чи може підприємство мати декілька кас? Відповідь на це питання: однозначно, так. У Положенні № 148 декілька разів вказується на наявність кас відокремлених підрозділів – див. хоча б п. 11 Положення № 148, де йде мова про «оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів». Крім того, «каса» за пп. «8» п. 3 Положенням № 148, – це не тільки «приміщення або місце видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів», але й «місце здійснення готівкових розрахунків», а також «місце приймання» готівки, під що потрапляють звичайні РРО. Тобто, якщо маєте декілька касових апаратів, то уже й маєте декілька кас у розумінні Положення № 148. Щодо пРРО, то так як у таких пристроях готівку, як правило, не зберігають, то вважати його касою у розмінні Положення № 148 буде неправильно. Отже, лише апаратний «апаратний РРО = каса».
Увага: декілька кас на підприємстві – звичайна ситуація за наявності відокремлених підрозділів та/або РРО.
Відповідно на підприємстві може бути й декілька касирів. Єдина умова – з кожним має бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Кількість касирів нічим не обмежена. Їх може бути навіть більше за кількість кас, адже вони можуть зміняти один одного. Також у ролі касира може бути залучений працівник іншого підприємства – теж за умови укладання договору повної матеріальної відповідальності (п. 44 Положення № 148).
Таким чином, каса – це не тільки окреме приміщення. Однак в умовах використання декількох касових апаратів, коли готівка періодично виймається з ящика РРО та складається до сейфа перед інкасацією виникає необхідність облаштування каси. Потреба виймати готівку з ящика РРО може бути пов’язана, наприклад, з малою ємністю ящика. Облаштування каси у такій ситуації формально потрібно, так як РРО – це каса, а за визначенням каси з Положення № 148 виходить, що це й місце проведення розрахунків. Якщо з такого місця вийняли готівку, то виходить, що на місці розрахунків, тобто у касі, готівка відсутня. Формально це нестача. Отже, краще оформити та облаштувати касу у такому випадку. Щоправда, через відсутність суттєвих штрафів, окрім адміністративних, за порушення правил поводження з готівкою, облаштування каси можна вважати більше рекомендацією.
Увага: РРО – це місце проведення розрахунків і теж вважається касою.
Найпоширеніші проблеми мають підприємства, що користуються електрогенераторами. Коли потрібна ліцензія на зберігання пального? Чи сплачувати екологічний податок? Де взяти норми, щоб списувати пальне на витрати?
Відокремлений підрозділ, торгова точка
Зрозуміємо тепер, де ж можуть бути ті окремі каси. Відокремлений підрозділ за пп. «2» п. 3 Положенням № 148 – це не лише філії, представництва чи відділення, але й будь-який структурний підрозділ, що наділений частиною майна підприємства та здійснює його оперативне використання. Наявність внесення інформації про відокремлені підрозділи до ЄДР при цьому ні на що не впливає (структурні підрозділи на відміну від філій і представництв свого номеру у ЄДР не мають).
Виходить, що будь-який магазин, кіоск, лоток, де здійснюються продаж товарів/послуг підприємства («торгова точка»), підпадає під поняття «відокремлений підрозділ» за Положенням № 148. Через це все, що у даній консультації стосується відокремлених підрозділів також є таким і для торгових точок.
Увага: Торгова точка – це також відокремлений підрозділ за Положенням № 148.
Чи треба касова книга для відокремлених підрозділів
І ось тут постає одне з проблемних питань організації обліку готівкових операцій. Якщо кас декілька, є структурні підрозділи зі своїми касами, то скільки касових книг має вести підприємство? Чи треба заводити окремі касові книги на кожний відокремлений підрозділ.
Якщо відокремлених підрозділів немає, все в одному місці (одна торгова точка), то тут все просто й зрозуміло – касова книга одна. Касова книга ведеться одна на юрособу для обліку операцій з готівкою (абз. 2 п. 39 Положення № 148). Однак тут є один нюанс – не враховуються каси відокремлених структурних підрозділів.
І відокремлені підрозділи теж ведуть касову книгу, яка є для них обов’язковою якщо вони проводять операції з (абз. 3 п. 39 Положення № 148):
- приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) – з оформленням їх прибутковим касовим ордером;
- видачі готівки на виплати, повʼязані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції – з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями.
Виходить, що можуть бути винятки, коли відокремлений підрозділ може не вести касову книгу? Формально це допускається, якщо одночасно (абз. 4-й п. 39 Положення № 148):
Про можливість не вести касову книгу відокремленим підрозділам прямо говорить п. 39 Положення № 148, де згадуються ситуації застосування РРО/пРРО без ведення касової книги. За ним оприбуткуванням готівки в касі відокремленого підрозділу вважається:
- при застосуванні РРО – забезпечення зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ (1095 к. днів або 1825 к. днів у залежності від особи та інших умов) і занесення інформації до КОРО. При цьому треба визначити місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних Z-звітів у електронній формі. Краще таке місце та спосіб (пам’ять РРО прямо вказати у певному внутрішньому наказі підприємства, наприклад про касову дисципліну);
- при застосуванні пРРО – забезпечення щоденного створення у паперовій та/або електронній формі Z-звітів та подання їх до фіскального сервера засобами телекомунікацій, а також їхнє направлення до фіскального сервера.
Якщо ж використовуються КОРО (і РК) замість РРО, то оприбуткуванням готівки вважається занесення даних РК до КОРО.
Новації в законодавстві та санкції від податківців за помилки у застосуванні РРО/ПРРО вимагають від бухгалтера глибоких знань про те, як правильно використовувати РРО/ПРРО
Чи треба касова книга для ФОП
Ні, не треба. Про це прямо сказано в абз. 4 п. 39 Положення № 148. Оприбуткування та облік у ФОП отриманих доходів здійснюється в книгах обліку доходів і витрат (загальна система, 3 група єдиного податку-ПДВ) або у книзі довільної форми шляхом помісячного відображення отриманих доходів (абз. 6 п. 11 Положення № 148).
Касова дисципліна для відокремлених підрозділів
При організації касової дисципліни по відокремлених підрозділах необхідно:
- скласти Порядок оприбуткування готівки в касі (п. 12 Положення № 148). Він може бути або по підприємству в цілому з поширенням його дії на всі відокремлені підрозділи (торгові точки), або окремий на відокремлені підрозділи (торгові точки), або окремо на кожний підрозділ (торгову точку). Даний Порядок має визначити порядок та особливості здавання готівкової виручки до банку;
- визначити внутрішніми документами права підпису касових документів для керівника відокремленого підрозділу (якщо такий керівник є) або іншої особи (наприклад, для торгової точки);
- затвердити окремим наказом по підприємству перелік відокремлених підрозділів, що ведуть свої касові книги;
- завести окремі касові книги для відокремлених підрозділів, якщо вони потрібні (див. про це вище). Книги заводяться за типовою формою КО-4, кількість аркушів засвідчується підписом керівника і головного бухгалтера підприємства. Вона є самостійною та відокремленою від основної касової книги підприємства;
- для кожного відокремленого підрозділу треба встановити ліміти каси та довести їх до відокремлених підрозділів внутрішнім розпорядчим документом (п. 50 Положення № 148);
- визначити порядок інвентаризації готівки в касах структурних підрозділів (п. 46 Положення № 148). Це можна зробити або в загальному положенні по інвентаризації по підприємству, або в окремих по структурних підрозділах. Інколи це здійснюють в наказі про облікову політику або наказі про організацію обліку.
Увага: рекомендуємо затвердити по підприємству перелік відокремлених підрозділів (не забуваємо, що ними можуть бути звичайні торгові точки).
Ліміт кількох кас на одному підприємстві
Порядок розрахунку ліміту каси у таких випадках може відрізнятися від основної каси підприємства та бути різним по кожному з відокремлених підрозділів, враховуючи специфіку їхньої діяльності. Якщо ліміт не встановити, то він вважається рівним нулю й вся готівка, що залишається в касі вважається понадлімітною.
Увага: ліміт каси підприємства та ліміти відокремлених підрозділів незалежні один від одного.
Встановити ліміт каси для відокремленого підрозділу можна на основі (див. абз. 1 і 4 п. 50 Положення № 148):
- розрахунку середньоденної видачі готівки з каси;
- розрахунку середньоденного надходження готівки в касу;
- прогнозного розрахунку на перші 3 місяці роботи (для новостворених відокремлених підрозділів).
У разі потреби ліміт можна змінити, але треба не забути скласти розрахунок, закріпити ці зміни внутрішнім розпорядчим документом по підприємству та довести цей ліміт до банку.
Увага: понадлімітна готівка має бути здана в день її надходження або наступного робочого дня.
✅ Хто мусить перейти на програмний РРО
✅ Як зареєструвати, перереєструвати або скасувати реєстрацію пРРО
✅ Як видавати електронні чеки
✅ Чи можуть два касири працювати на одному пРРО
✅ Які оплати за QR-кодом не потребують пРРО
✅ Що робити, якщо зник інтернет або пРРо «заглючив»
Порядок здавання готівки
Готівка у сумі понадліміт здається структурним підрозділом або до каси підприємства (з урахуванням її ліміту), або до банку чи не небанківської фінансової установи. При цьому щодо заповнення касових книг діють такі правила:
- якщо виручка здається до банку, то її оприбуткування відображається лише в касовій книзі структурного підрозділу без відображення в основній касовій книзі, так як до основної каси така готівка не надходить. Оформлення відбувається прибутковим касовим ордером;
- передачу готівки до банку оформляємо видатковим касовим ордером та відображаються лише в касовій книзі структурного підрозділу. Підтвердженням здавання готівки в банк буде квитанція від банку або чек платіжного терміналу (банкомату), якщо здавання готівки відбувалося з використанням програмно-технічних комплексів самообслуговування (по-народному – термінал, або депозитний банкомат). У разі інкасації здачу підтверджує копія супровідної відомості.
Увага: якщо готівка відокремлених підрозділів не передається до основної каси підприємства, то вона відображається тільки в касових книгах цих підрозділів.
Передача готівки з торгової точки
Якщо готівка здається з відокремленого підрозділу (торгової точки) до основної каси підприємства, то необхідно:
- оформити видатковий касовий ордер та зробити запис у касовій книзі відокремленого підрозділу;
- прийняти готівку до основної каси та скласти прибутковий касовий ордер з відповідним записом у головній касовій книзі підприємства.
Увага: головна касова книга та касові книги структурних підрозділів (торгових точок) є незалежними документами.
Якщо ж підрозділ (торгова точка) своєї касової книги не веде, то після операції «Службова видача» РРО готівкову виручку виймають з ящика РРО і далі можливі три варіанти (див. п. 29 Положення № 148):
- передати безпосередньо до єдиної каси підприємства. При цьому оформляється прибутковий касовий ордер та оприбуткування відображається у єдиний касовій книзі підприємства;
- передати готівку до банку через інкасаторів. У даному разі оформляється супровідний касовий ордер до сумки з готівкою;
- внести готівку працівника на рахунок через касу банку, ПТКС чи платіжний термінал. У такому разі має бути квитанція/чек прибуткового документа банку, банкомату, платіжного термінала.
В останніх двох варіантах готівкова виручка не проходить через єдину касу підприємства, тому у його касовій книзі не відображається.
