експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
У консультації розглянемо, чи може підприємство мати кілька кас, чи потрібна касова книга відокремленому підрозділу, як встановлюється ліміт каси для відокремлених підрозділів, який порядок здавання готівки відокремленими підрозділами
Чи може підприємство мати декілька кас? Відповідь на це питання: однозначно, так. У Положенні № 148 декілька разів вказується на наявність кас відокремлених підрозділів, зокрема у п. 11 Положення № 148, у якому йде мова про «оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів». Крім того, «каса» за пп. «8» п. 3 Положенням № 148, — це не тільки «приміщення або місце видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів», але й «місце здійснення готівкових розрахунків», а також «місце приймання» готівки, під що потрапляють РРО/пРРО.
Увага: декілька кас на підприємстві — звичайна ситуація за наявності відокремлених підрозділів та/або РРО/пРРО.
Відповідно на підприємстві може бути й декілька касирів. Єдина умова — з кожним має бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Кількість касирів нічим не обмежена. Їх може бути навіть більше за кількість кас, адже вони можуть зміняти один одного. Також у ролі касира може бути залучений працівник іншого підприємства — теж за умови укладання договору повної матеріальної відповідальності (п. 44 Положення № 148).
Таким чином, каса — це не тільки окреме приміщення. Однак в умовах використання декількох касових апаратів, коли готівка періодично виймається з ящика РРО та складається до сейфа перед інкасацією виникає необхідність облаштування каси. Потреба виймати готівку з ящика РРО може бути пов’язана, наприклад, з малою ємністю ящика. Облаштування каси у такій ситуації формально потрібно, оскільки РРО — це каса, а за визначенням каси з Положення № 148 виходить, що це й місце проведення розрахунків. Якщо з такого місця вийняли готівку, то виходить, що на місці розрахунків, тобто у касі, готівка відсутня. Формально — це нестача. Отже, краще оформити та облаштувати касу у такому випадку. Щоправда, через відсутність суттєвих штрафів, окрім адміністративних, за порушення правил поводження з готівкою, облаштування каси можна вважати більше рекомендацією.
Увага:РРО — це місце проведення розрахунків і теж вважається касою.
РРО-тема не знижує своїх охоплень. І це не дивно, бо тотальне впровадження РРО та платіжних терміналів — це вже не зовсім і міф. На вебінарі поговоримо про основні правила роботи з РРО, обговоримо особливості застосування РРО, РК та платіжних терміналів. Зупинимося на вимогах до фіскальних касових чеків та зачепимо тему інтернет-торгівлі. Звісно, не оминемо увагою перевірки та касові штрафи
З’ясуємо тепер, де ж можуть бути ті окремі каси. Відокремлений підрозділ — це не лише філії, представництва чи відділення, але й будь-який структурний підрозділ, що наділений частиною майна підприємства та здійснює його оперативне використання (пп. «2» п. 3 Положенням № 148). Наявність внесення інформації про відокремлені підрозділи до ЄДР при цьому ні на що не впливає (структурні підрозділи на відміну від філій і представництв свого номеру у ЄДР не мають).
Виходить, що будь-який магазин, кіоск, лоток, у якому здійснюються продаж товарів/послуг підприємства («торгова точка»), підпадає під поняття «відокремлений підрозділ» за Положенням № 148. Отже, до торгових точок застосовуються ті ж правила, що й до відокремлених підрозділів.
Увага:Торгова точка — це також відокремлений підрозділ за Положенням № 148.
Чи треба касова книга для кожного з відокремлених підрозділів
Так, можна без касової книги, але за дотримання певних умов. Це одне з проблемних питань організації обліку готівкових операцій. Так, якщо кас декілька, є структурні підрозділи зі своїми касами, то:
скільки касових книг має вести підприємство?
чи треба заводити окремі касові книги на кожний відокремлений підрозділ?
Якщо відокремлених підрозділів немає, все в одному місці (одна торгова точка), то тут усе просто й зрозуміло — касова книга одна. Касова книга ведеться одна на юрособу для обліку операцій з готівкою (абз. 2 п. 39 Положення № 148). Однак тут є один нюанс — не враховуються каси відокремлених структурних підрозділів.
І відокремлені підрозділи теж ведуть касову книгу, яка є для них обов’язковою, якщо вони проводять операції з (абз. 3 п. 39 Положення № 148):
приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) — з оформленням їх прибутковим касовим ордером;
видачі готівки на виплати, повʼязані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції — з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями.
Виходить, що можуть бути винятки, коли відокремлений підрозділ може не вести касову книгу? Формально таке допускається, якщо одночасно (абз. 4-й п. 39 Положення № 148):
не використовуються прибуткові та видаткові касові ордери.
Про можливість не вести касову книгу відокремленим підрозділам прямо зазначено в абзаці 2 пункту 11 Положення № 148, де згадуються ситуації застосування РРО без ведення касової книги. За ним оприбуткуванням готівки в касі відокремленого підрозділу вважається:
при застосуванні РРО — забезпечення зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі впродовж строку, визначеного у пункті 44.3 ПК (1095 к. днів або 1825 к. днів у залежності від особи та інших умов) і занесення інформації до КОРО. При цьому треба визначити місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних Z-звітів у електронній формі. Краще таке місце та спосіб (пам’ять РРО прямо вказати у певному внутрішньому наказі підприємства, наприклад про касову дисципліну);
при застосуванні пРРО — забезпечення щоденного створення у паперовій та/або електронній формі Z-звітів та подання їх до фіскального сервера засобами телекомунікацій, а також їхнє направлення до фіскального сервера.
Якщо ж використовуються КОРО (і РК) замість РРО, то оприбуткуванням готівки вважається занесення даних РК до КОРО.
Початок нового року — час переглянути облікову політику підприємства. Адже кожен рік насичений на оновлення. Окремі облікові зміни продиктовані воєнним станом. Пояснимо, на які облікові моменти слід зважити і як внести зміни до облікової політики
Ні, не треба. Про це прямо сказано в абз. 4 п. 39 Положення № 148. Оприбуткування та облік у ФОП отриманих доходів здійснюється в книгах обліку доходів і витрат (загальна система, група 3 єдиного податку-платник ПДВ) або у книзі довільної форми шляхом помісячного відображення отриманих доходів (абз. 6 п. 11 Положення № 148).
Касова дисципліна для відокремлених підрозділів
При організації касової дисципліни за відокремленими підрозділами необхідно:
скласти Порядок оприбуткування готівки в касі (п. 12 Положення № 148). Він може бути або за підприємством у цілому з поширенням його дії на всі відокремлені підрозділи (торгові точки), або окремий на відокремлені підрозділи (торгові точки), або окрем — на кожний підрозділ (торгову точку). Цей Порядок має визначити порядок та особливості здавання готівкової виручки до банку;
визначити внутрішніми документами права підпису касових документів для керівника відокремленого підрозділу (якщо такий керівник є) або іншої особи (наприклад, для торгової точки);
затвердити окремим наказом підприємства перелік відокремлених підрозділів, що ведуть свої касові книги;
завести окремі касові книги для відокремлених підрозділів, якщо вони потрібні (див. про це вище). Книги заводяться за типовою формою КО-4, кількість аркушів засвідчується підписом керівника і головного бухгалтера підприємства. Вона є самостійною та відокремленою від основної касової книги підприємства;
для кожного відокремленого підрозділу треба встановити ліміти каси та довести їх до відокремлених підрозділів внутрішнім розпорядчим документом (п. 50 Положення № 148);
визначити порядок інвентаризації готівки в касах структурних підрозділів (п. 46 Положення № 148). Це можна зробити або в загальному положенні з інвентаризації підприємства, або в окремих — за структурними підрозділами. Інколи це здійснюють в наказі про облікову політику або наказі про організацію обліку.
Увага: бажано затвердити для підприємства перелік відокремлених підрозділів (ними можуть бути звичайні торгові точки).
Порядок розрахунку ліміту каси у таких випадках може відрізнятися від основної каси підприємства та бути різним за кожним з відокремлених підрозділів, враховуючи специфіку їхньої діяльності. Якщо ліміт не встановити, то він вважається рівним нулю й вся готівка, що залишається в касі вважається понадлімітною.
Увага: ліміт каси підприємства та ліміти відокремлених підрозділів незалежні один від одного.
Встановити ліміт каси для відокремленого підрозділу можна на основі (див. абз. 1 і 4 п. 50 Положення № 148):
розрахунку середньоденної видачі готівки з каси;
розрахунку середньоденного надходження готівки в касу;
прогнозного розрахунку на перші 3 місяці роботи (для новостворених відокремлених підрозділів).
У разі потреби ліміт можна змінити, але треба не забути скласти розрахунок, закріпити ці зміни внутрішнім розпорядчим документом підприємства та довести цей ліміт до банку.
Увага: понадлімітна готівка має бути здана в день її надходження або наступного робочого дня.
✅ Хто мусить перейти на програмний РРО ✅ Як зареєструвати, перереєструвати або скасувати реєстрацію пРРО ✅ Як видавати електронні чеки ✅ Чи можуть два касири працювати на одному пРРО ✅ Які оплати за QR-кодом не потребують пРРО ✅ Що робити, якщо зник інтернет або пРРо «заглючив»
Готівка у сумі, що перевищує ліміт, здається структурним підрозділом або до каси підприємства (з урахуванням її ліміту), або до банку чи не небанківської фінансової установи. При цьому щодо заповнення касових книг діють такі правила:
якщо виручка здається до банку, то її оприбуткування відображається лише в касовій книзі структурного підрозділу без відображення в основній касовій книзі, адже до основної каси така готівка не надходить. Оформлення відбувається прибутковим касовим ордером;
передача готівки до банку оформляється видатковим касовим ордером та відображаються лише в касовій книзі структурного підрозділу. Підтвердженням здавання готівки в банк буде квитанція від банку або чек платіжного терміналу (банкомату), якщо здавання готівки відбувалося з використанням програмно-технічних комплексів самообслуговування (по-народному — термінал, або депозитний банкомат). У разі інкасації здачу підтверджує копія супровідної відомості.
Увага: якщо готівка відокремлених підрозділів не передається до основної каси підприємства, то вона відображається тільки в касових книгах цих підрозділів.
Передача готівки з торгової точки
Якщо готівка здається з відокремленого підрозділу (торгової точки) до основної каси підприємства, то необхідно:
оформити видатковий касовий ордер та зробити запис у касовій книзі відокремленого підрозділу;
прийняти готівку до основної каси та скласти прибутковий касовий ордер з відповідним записом у головній касовій книзі підприємства.
Увага: головна касова книга та касові книги структурних підрозділів (торгових точок) є незалежними документами.
Якщо ж підрозділ (торгова точка) своєї касової книги не веде, то після операції «Службова видача» РРО готівкову виручку виймають з ящика РРО і далі можливі три варіанти (див. п. 29 Положення № 148):
передати безпосередньо до єдиної каси підприємства. При цьому оформляється прибутковий касовий ордер та оприбуткування відображається у єдиний касовій книзі підприємства;
передати готівку до банку через інкасаторів. У цьому разі оформляється супровідний касовий ордер до сумки з готівкою;
внести готівку працівника на рахунок через касу банку, через платіжний термінал чи інший ПТКС. У такому разі має бути квитанція/чек прибуткового документа банку, банкомату, платіжного термінала.
В останніх двох варіантах готівкова виручка не проходить через єдину касу підприємства, тому у касовій книзі підприємства не відображається.
