Організовуємо «електронні стосунки» із ДФС

Загальні вимоги до електронного документообігу та укладення договору про визнання електронних документів (далі — договір) нині визначає Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 (далі — Порядок № 557).

Втрата первинних документів через руйнування офісу

Попри те що Порядок № 557 набрав чинності з 15.11.2017, можливість укладати договір за новою формою з’явилася лише з 01.01.2018 у зв’язку із запровадженням із 01.01.2018 інформаційно-телекомунікаційної системи «Електронний кабінет» відповідно до Порядку функціонування Електронного кабінету, затвердженого наказом Мінфіну від 14.07.2017 № 637.. До цього часу договори укладали за старою формою. Якщо строк дії електронного цифрового підпису (ЕЦП) не сплинув, такі договори залишаються чинними. Відповідно, органи контролю приймають до обробки електронні документи, що надходять від суб’єктів електронного документообігу на підставі чинних договорів.

Нову форму примірного договору містить Додаток 1 до Порядку № 557, але платникові не потрібно її заповнювати. Договір уже не двосторонній, як був раніше. Тепер він має форму публічної оферти — договору приєднання. Його укладають на підставі заяви про приєднання до договору.

Хто подає заяву про приєднання до договору

Платникові податків, який уклав договір раніше, не потрібно його переукладати та надсилати заяву про приєднання до договору до органу контролю ДФС. Чинні договори та пов’язані з ними повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП продовжують діяти, поки не виникнуть встановлені у пункті 14 розділу ІІІ Порядку № 557 підстави:

• сплив строку чинності (або скасування) посиленого сертифіката керівника;
• зміна керівника;
• державна реєстрація припинення юридичної особи;
• зняття з обліку самозайнятої особи як платника податків в органі контролю;
• закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків — підписувача заяви про приєднання (керівника) у зв’язку зі смертю.

У день, коли настає одна із зазначених подій, договір вважають припиненим. Коли платник усуне причину, що призвела до припинення дії договору, його можна укласти знову. Для цього платник має подати електронну заяву про приєднання до договору до органу контролю за своїм місцем реєстрації. Таку заяву подає також платник податків, який не має чинного договору, але вирішив подавати звітність в електронному вигляді.

Як заповнити та надіслати заяву до органу контролю

Платник створює заяву про приєднання в електронному вигляді. Форму заяви про приєднання наведено у додатку до договору (Додаток 1 до Порядку № 557). Електронні формати цієї заяви розміщено в Електронному кабінеті платника та у розділі «Реєстр форм електронних документів» на офіційному веб-сайті ДФС^**. Для юридичних осіб передбачено форму заяви J1392001 (див. Додаток), а для фізичних осіб — F1392001. Фізичні особи, що не є самозайнятими, автоматично (тобто без подання заяви) стають суб’єктами електронного документообігу та мають право подавати електронні документи до органів контролю винятково з використанням ЕЦП.

Додаток до договору про визнання електронних документів (заява за формою J1392001)

Скачати форму заяви ►►►

Усі реквізити заяви заповнювати обов’язково. Якщо цього не зробити, заяву не приймуть до розгляду, а платник отримає першу квитанцію із зазначенням причини неприйняття.

У заяві платник зазначає дату її подання та порядковий номер (для прикладу, від 18.01.2018 № 1). Заява має містити дату і номер договору. Якщо це поле не заповнене автоматично, дату і номер договору можна дізнатися з публічної частини Електронного кабінету платника (Головна → Договір про визнання електронних документів).

Далі у заяві платник зазначає:

• особисті дані — код за ЄДРПОУ, найменування, прізвище, ім’я та по батькові керівника, документ, на підставі якого діє керівник (статут, положення тощо), адресу електронної пошти автора (можна зазначити персональний e-mail або той, що використовуєте для електронної звітності);
• дані органу контролю (своєї податкової інспекції) — код за ЄДРПОУ, найменування, адресу субсайту офіційного веб-порталу ДФС.

Заповнену заяву підписує особа, що згідно з даними ЄДР є керівником. У пункті 4 розділу ІІІ Порядку № 557 таку особу ще називають підписувачем заяви. Саме він завершує створення заяви про приєднання до договору — накладає ЕЦП.

Заяву з підписом керівника шифрують і надсилають протягом операційного дня у визначеному форматі (стандарті) засобами телекомунікаційного зв’язку до органу контролю за основним місцем обліку підприємства.

Як платник дізнається, що його приєднали до договору

На розгляд заяви орган контролю має один робочий день. Тільки-но надходить заява, її автоматизовано перевіряють (п. 9-11 роз. ІІ Порядку № 557). Перевіряють, зокрема, правовий статус ЕЦП, відповідність електронного документа затвердженому формату (стандарту), наявність обов’язкових реквізитів.

Про результат перевірки орган контролю повідомляє платника у першій квитанції, яку надсилає щонайменше протягом двох годин із моменту отримання заяви, але не пізніше, ніж протягом перших двох годин наступного операційного дня.

Якщо результати автоматизованої перевірки негативні, у першій квитанції платника повідомляють, що не прийняли заяву, і зазначають причини. За таких обставин другої квитанції взагалі не формують.

Підтверджує приєднання платника до договору друга квитанція, на яку орган контролю накладає технологічний сертифікат. Якщо до кінця робочого дня, наступного за днем відправлення заяви, орган контролю не повідомив відправника про приєднання його до договору або відмову в ньому, відправника приєднують автоматично в момент спливу такого строку (п. 8 розд. ІІІ Порядку № 557).

Друга квитанція може свідчити як про приєднання платника до договору, так і про відмову прийняти заяву про приєднання до договору. Якщо заяву платника не прийняли, у другій квитанції зазначають причину. Повний перелік підстав для відмови у прийнятті заяви та, відповідно, у приєднанні до договору містить пункт 9 розділу ІІІ Порядку № 557 (Схема).

Які наслідки укладення та припинення договору

Договір укладають на невизначений строк. Платник, що приєднався до договору, не зобов’язаний надалі подавати звітність лише в електронному вигляді. Якщо він не належить до великих або середніх платників, які мають подавати звітність засобами телекомунікаційного зв’язку, чи йдеться про іншу звітність, аніж звітність із ПДВ, він може подавати її на папері. При цьому договір залишатиметься чинним.

Платник, який подає паперову звітність, не мусить подавати її в електронному вигляді, та навпаки. Проте якщо договір розірвали, на період його переукладання звітність слід подавати тільки в паперовому вигляді.

Органам контролю заборонено в односторонньому порядку розривати договір (п. 49.4 Податкового кодексу України). Дію договору можна припинити з ініціативи платника. Щоб розірвати договір, платник має подати до органу контролю електронну заяву про припинення дії договору про визнання електронних документів за формою згідно з Додатком 3 до Порядку № 557.

Дію договору можна припинити автоматично за наявності однієї з підстав, наведених у пункті 14 розділу ІІІ Порядку № 557 (зокрема, якщо строк чинності посиленого сертифіката керівника сплинув або його скасували).

Щоб повідомити платника про розірвання договору, у день припинення його дії орган контролю надсилає платникові електронною поштою спеціальне повідомлення і зазначає причини (додаток 4 до Порядку № 557).