провідний експерт з податкового обліку «Експертус Головбух», Експертус Медіа, кандидат економічних наук, Київ
МВО виїхала за кордон, хворіє або звільняється? На підприємстві залишився лише керівник або керівник і МВО? Підкажемо, як діяти в кожній із цих ситуацій
Що і коли інвентаризувати, визначає керівник підприємства, крім випадків, коли інвентаризація обов’язкова (ч. 2 ст. 10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-ХІV; далі — Закон про бухоблік).
Таким випадком є зміна матеріально відповідальної особи (далі — МВО). Інвентаризувати активи, що перебувають на відповідальному зберіганні, слід у день приймання-передачі справ (п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879; далі — Положення № 879).
Очолює інвентаризаційну комісію керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства. Якщо бухгалтерський облік веде безпосередньо керівник підприємства, він сам очолює інвентаризаційну комісію, адже за організацію бухобліку відповідає саме керівник (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).
Інвентаризаційну комісію утворює керівник розпорядчим документом. До комісії можуть входити:
представники апарату управління підприємства;
представники бухгалтерської служби;
досвідчені працівники підприємства, що знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери).
Інвентаризація при звільненні матеріально відповідальної особи
З’ясуємо, як бути, якщо звільняється матеріально відповідальна особа. Претендент на його посаду вже є, але його ще не прийняли на роботу. Кому МВО має передати матеріальні цінності?
Товарно-матеріальні цінності (далі — ТМЦ), одна МВО передає іншій за підсумками інвентаризації. Інвентаризацію проводять у день приймання-передачі справ. У такому разі інвентаризація є обов’язковою (п. 7 розд. І Положення № 879).
Письмовий договір про повну матеріальну відповідальність підприємство може укласти із працівником, який досяг 18-річного віку та посідає посаду або виконує роботу, безпосередньо пов’язану зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням у процесі виробництва переданих йому цінностей. Перелік таких посад і робіт, а також типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджують у порядку, встановленому урядом.
Особа, з якою підприємство укладає договір про повну матеріальну відповідальність, має працювати за трудовим договором про дистанційну або надомну роботу і користуватися обладнанням та засобами, що роботодавець надав їй для виконання робіт (ст. 135-1 Кодексу законів про працю України).
Отже, працівник, який звільняється, має передати ТМЦ винятково:
працівникові підприємства у межах однієї категорії посад, який також є МВО;
або
керівникові підприємства.
Надалі, коли на посаду звільненого працівника прийматимете нового працівника, знову проведіть інвентаризацію.
Матеріально відповідальна особа на лікарняному
Матеріально відповідальна особа перебуває на тривалому лікарняному. Чи можна провести інвентаризацію за її відсутності?
Ні, законодавство це забороняє.
Інвентаризацію проводять повним складом постійно діючої або робочої інвентаризаційної комісії та у присутності матеріально відповідальної особи (п. 1 розд. ІІ Положення № 879). Тож присутність МВО обов’язкова під час інвентаризації тих активів, за які вона відповідає.
Оптимальний варіант — перенесіть дату інвентаризації цінностей, що перебувають у підзвіті МВО. Для цього внесіть зміни до наказу про інвентаризацію і дочекайтеся, поки працівник стане до роботи.
Альтернативний варіант — залучіть представника МВО на підставі статті 237 Цивільного кодексу України. Представник матиме повноваження діяти від імені МВО, зокрема вчиняти правочини під час проведення інвентаризації та передачі цінностей.
Водночас відповідальність за результати інвентаризації нестиме довіритель.
Щоб передати повноваження МВО представникові, передбачте таку умову у договорі про повну матеріальну відповідальність.
Проте цей варіант ризиковий, якщо результати інвентаризації оскаржуватимуть у кримінальному або цивільному провадженні.
Одні матеріально відповідальні особи виїхали за кордон, інших мобілізували до лав ЗСУ. З МВО не складали актів приймання-передачі цінностей та не отримали від них ключів від складських приміщень. Як в такому випадку провести річну інвентаризацію?
Керівник підприємства має призначити своїм наказом нових матеріально відповідальних осіб. А саме, керівник:
створює необхідні умови для правильного ведення бухобліку та складання фінзвітності (ч. 6 ст. 8 Закону про бухоблік);
затверджує перелік МВО, які мають право підписувати приймально-передавальні документи на місцях зберігання запасів;
встановлює спосіб і строки контролю використання запасів (п. 4.14 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 10.01.2007 № 2; далі — Методрекомендації № 2).
За приймання, зберігання, відпуск та облік запасів на місцях зберігання відповідають МВО (п. 4.3, 4.4 Методрекомендацій № 2).
Отже, за збереження товарно-матеріальних цінностей відповідає керівник підприємства. Він має визначити перелік посад МВО, які уповноважені на операції із запасами та несуть відповідальність за їх збереження. Саме керівник вживає заходів, якщо МВО не виконують своїх посадових обов’язків.
За відсутності МВО чи їх відмови від матеріальної відповідальності керівник підприємства має передати відповідальність за цінності іншим особам. Для цього слід видати наказ, яким припинити відповідальність колишніх МВО та призначити нових.
На підприємстві працює лише дві особи — керівник та МВО
Керівник може провести інвентаризацію одноосібно. Причина в тому, що заборонено включати МВО до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що перебувають у неї на зберіганні (пп. 2.4 розд. ІІ Положення № 879).
Але щоб уникнути спірної ситуації, коли керівник одноосібно виявить нестачу в підлеглої МВО і висуне їй вимоги, до інвентаризації доцільно залучити фахівців за цивільно-правовим договором.
