Працівник замість лікарняного приніс довідку

Не шукатимемо причин, які призводять до періодичного дефіциту бланків лікарняних. Пояснимо бухгалтерам, що робити з довідками, які приносять працівники замість лікарняних.

Видають довідки в тому самому порядку, що й листки непрацездатності — згідно з Інструкцією про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженою наказом МОЗ України від 13.11.2001 № 455.

Якщо працівник, аби підтвердити свою непрацездатність, приніс довідку замість лікарняного, не оплачуйте її. Підставою для призначення лікарняних і декретних виплат є винятково листок непрацездатності, а у разі роботи за сумісництвом — копія листка непрацездатності (ч. 1 ст. 31 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV; далі — Закон № 1105).

Втрата первинних документів через руйнування офісу

Комісії із соцстраху варто зафіксувати відмову у призначенні лікарняного. Для цього у формі протоколу відведено спеціальне місце — розділ ІІ (додаток до Положення про комісію (уповноваженого) підприємства, установи, організації із загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затвердженого постановою ФСС з ТВП від 23.06.2008 № 25).

Довідка — це документ, який підтверджує винятково поважну причину відсутності на роботі — у зв’язку із хворобою. Інші функції лікарняного листка вона не виконує.

Зразковий табель обліку робочого часу Скачати

Табелюємо відсутність працівника

Якщо відомо про хворобу працівника, проте жодного документа на підприємство він не подав, у табелі обліку робочого часу проставте позначку «НЗ» («Неявки з нез’ясованих причин»). Це підстава не нараховувати заробітну плату за час відсутності працівника.

Якщо працівник принесе довідку про непрацездатність, він підтвердить причини відсутності. За таких обставин протабельовані дні відсутності з позначкою «НЗ» замініть на «НН» (неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством, підтверджена довідками лікувальних закладів). Можете зробити це через скоригований табель обліку щодо того працівника, відпрацьований час якого уточнюєте.

Коли працівник обміняє довідку на листок непрацездатності, зробіть ще одне коригування з позначення «НН» на «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність). Для цього так само підійде скоригований табель.

Як обміняти довідку на листок непрацездатності, пояснюють МОЗ і ФСС з ТВП у листі від 23.10.2006 № 01-06-2125. Так, якщо особа звернеться до закладу охорони здоров’я, довідку про тимчасову непрацездатність обміняють на листок непрацездатності. Якщо довідку видали поза постійним місцем проживання або роботи, довідку обміняють з дозволу головного лікаря.

На бланку листка непрацездатності у правому верхньому куті зазначать: «Замість довідки № ___ від __________». Крім того, у графі бланка листка «Видано» зазначать дату обміну, а у графі «Звільнення від роботи» — одним рядком строк тимчасової непрацездатності (з якого числа по яке) з довідки.

Призначаємо лікарняні

Оформлений лікарняний передає комісія із соціального страхування. Своє рішення вона зафіксує протоколом.

Строк призначення матзабезпечення обмежений — 12 місяців, що настають за місяцем закінчення непрацездатності (відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) (ч. 5 ст. 32 Закону № 1105). Жодних винятків для довідок немає. Через відсутність бланків лікарняних реальний строк може суттєво зменшитись, адже «на руках» у працівника він перебуває менше ніж 12 місяців. Однак для комісії соцстрахування це не аргумент.

Як отримати лікарняні від Фонду соцстраху

Шарий Тараскерівник експертної групи Експертус Головбух

Розрахунок лікарняних та декретних здійснюйте за новими правилами. Також зважте, що з 01.10.2018 почала діяти нова форма заяви розрахунку для лікарняних. Покроково і з прикладами про те: • що нового в порядку отримання фінансування; • як рахувати страховий стаж: за довідками ОК-5 та ОК-7 чи за новим додатком 9; • хто приймає рішення про призначення лікарняних та декретних підприємцям, членам фермерських господарств, особам, які провадять незалежну профдіяльність; • як заповнити заяву-розрахунок; • в які строки виплатити кошти; • що Фонд соцстраху перевірить у заявці на фінансування; • як звітувати за отримані кошти

Переглянути відеозапис

Розраховуємо допомогу

Розрахунковий період для оплати лікарняного становить 12 календарних місяців або кількість фактично відпрацьованих місяців (з 1-го по 1-ше число), що передують місяцю настання страхового випадку (п. 25 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266; далі — Порядок № 1266). Якщо працівник відпрацював менше ніж місяць перед хворобою, розрахунковим періодом є фактично відпрацьовані календарні дні перед настанням страхового випадку.

У розрахунку врахуйте:

• орієнтир для розрахунку — початок тимчасової непрацездатності (страхового випадку). Те, що лікарняний листок працівник надав пізніше, не впливає на розрахунок. Наприклад, працівник хворів із 17 по 28 квітня 2018 року. Це підтверджує довідка з лікарні. Обміняли довідку на лікарняний у червні. Це не змінює розрахунковий період: квітень 2017 року — березень 2018 року;
• з погляду оподаткування лікарняні — зарплатна виплата. При цьому їх відносять до місяців, за які їх нарахували (пп. 169.4.1 Податкового кодексу України). Лікарняні вплинуть на граничний розмір доходу, що дає право на застосування податкової соціальної пільги. Так само і щодо ЄСВ — лікарняні включайте до доходу місяця, за які їх нарахували, коли порівнюватимете його з максимальною та мінімальною базою нарахування ЄСВ.