Заборгованість Фонду соцстраху перед підприємствами з фінансування лікарняних зростає. Водночас лікарні почали відмовлятися видавати листки, мотивуючи відсутністю бланків. Може, це збіг? Або оптимізація виплат? Поки Фонд не отримуватиме нових заявок, зможе закрити старі борги. Такий варіант припускаємо. Але що робити підприємству, коли замість листка непрацездатності працівник приносить довідку?
Довідки видають у тому самому порядку, що й листки непрацездатності — згідно з Інструкцією про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженою наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455.
Якщо працівник на підтвердження своєї непрацездатності приніс довідку, не оплачуйте її.
Підставою призначити виплату лікарняних і декретних є винятково листок непрацездатності або його копія — в разі роботи за сумісництвом (ч. 1 ст. 31 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV; далі — Закон № 1105).
Комісії із соціального страхування варто зафіксувати, що працівникові відмовили у видачі лікарняного. Для цього у формі протоколу є спеціальне місце — розділ ІІ (додаток до Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затвердженого постановою ФСС від 19.07.2018 № 13).
Довідка підтверджує винятково поважну причину відсутності на роботі — у зв’язку із хворобою. Інших функцій листка непрацездатності вона не виконує.
Як табелювати відсутність працівника
Якщо відомо, що працівник хворіє, проте жодного документа він на підприємство не подав, у табелі обліку робочого часу проставте позначку «НЗ» («Неявки з нез’ясованих причин»). Це підстава не нараховувати заробітну плату за час відсутності працівника.
Увага: довідка підтверджує лише причину відсутності працівника на роботі.
Якщо працівник принесе довідку про непрацездатність, він підтвердить причину відсутності. У такому разі позначку «НЗ», якою протабелювали дні відсутності, замініть позначкою «НН» (неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством, підтверджена довідками лікувальних закладів). Можете зробити це через скоригований табель обліку щодо того працівника, відпрацьований час якого уточнюєте.
Коли працівник обміняє довідку на листок непрацездатності, зробіть ще одне коригування: позначку «НН» поміняйте на «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність). Для цього так само скористайтеся скоригованим табелем.
Як обміняти довідку на листок непрацездатності, пояснюють МОЗ і ФСС з ТВП (лист від 23.10.2006 № 01-06-2125). Так, якщо особа звернеться до закладу охорони здоров’я, довідку про тимчасову непрацездатність обміняють на листок непрацездатності. Якщо довідку видавали поза постійним місцем проживання чи роботи, її обміняють із дозволу головного лікаря.
На бланку листка непрацездатності у правому верхньому куті зазначать: «Замість довідки
№ ___ від _______ ». Окрім того, у графі «Видано» зазначать дату обміну, а у графі «Звільнення від роботи» — одним рядком запишуть із довідки строк тимчасової непрацездатності (з якого по яке число).
Як підтримати працівника у бездохідний період
Довідка позбавляє працівника права отримати кошти від Фонду соцстраху, тобто засобів для існування. Не рахуватимемо чужі бюджети, проте радимо підтримати працівників у такий період. Сьогодні ви підставили їм плече у скрутну годину, завтра вони стануть опорою вашого процвітання.
Для цього є безліч варіантів.
Якщо не хочете зробити помилки, яких припустилися ваші колеги — прочитайте поради експертів. Вони допоможуть гідно і з найменшими втратами витримати інспектування Держпраці.
Нецільова допомога
Нецільовою вважають допомогу, яку надають будь-якій фізособі без визначення напрямів витрачання коштів. Щоб не нараховувати ПДФО, сума такої допомоги не має перевищувати 2690 грн (у 2019 році). Надали більшу — із суми перевищення сплатіть ПДФО та військовий збір. Із неоподатковуваного розміру матдопомоги військового збору теж не утримуйте.
Нецільова допомога вигідна ще тим, що з неї не потрібно сплачувати ЄСВ, адже вона має разовий характер і пов’язана із сімейними обставинами чи оплатою лікування. Тому її характер фізична особа має визначити у заяві на отримання допомоги (п. 14 розд. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170; лист ДФС від 19.02.2019 № 600/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).
Поворотна допомога
Суму допомоги і період її отримання можна пов’язати із часом «затримки» коштів. А це період:
- обміну довідки на лікарняний;
- затримки фінансування із Фонду соцстраху.
Суму поворотної фінансової допомоги не включайте до оподатковуваного доходу фізособи, якщо її повернули у визначений строк. Однак її потрібно показати у формі № 1ДФ із ознакою доходу «153». Запишіть її до граф 3а і 3 розділу І, а у графах 4а і 4 проставте нулі. Суму поворотної допомоги також покажіть у розділі II форми № 1ДФ (лист ДФС від 14.08.2017 № 1591/6/99-99-13-01-01-15/ІПК). А своєчасне погашення поворотної допомоги вписувати до форми № 1ДФ не потрібно.
Чи вплине час обміну довідки на призначення виплати
Оформлений листок непрацездатності передають комісії із соціального страхування. Своє рішення вона зафіксує у протоколі.
Строк призначення матзабезпечення обмежений — 12 місяців, що настають за місяцем закінчення непрацездатності (відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) (ч. 5 ст. 32 Закону № 1105). На випадок надання довідок жодних винятків не передбачено. Тож через відсутність бланків лікарняних реальний строк фінансування (оплати лікарняного) істотно зменшений.
Як розрахувати допомогу
Розрахунковий період для оплати лікарняного становить 12 календарних місяців або кількість фактично відпрацьованих місяців (із першого по перше число), що передують місяцю настання страхового випадку (п. 25 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266; далі — Порядок № 1266). Якщо працівник перед хворобою відпрацював менше ніж місяць, розрахунковим періодом є фактично відпрацьовані календарні дні перед настанням страхового випадку.
У розрахунку зважте на таке:
- орієнтир для розрахунку — початок тимчасової непрацездатності (страхового випадку). Те, що працівник надав лікарняний листок пізніше, не впливає на розрахунок. Наприклад, довідка з лікарні підтверджує, що працівник хворів із 22 по 26 липня 2019 року. Обміняли довідку на лікарняний у вересні. Це не змінює розрахункового періоду: липень 2018 року — червень 2019 року;
- з погляду оподаткування лікарняні — зарплатна виплата. Їх відносять до місяців, за які нарахували (пп. 169.4.1 Податкового кодексу України). Лікарняні вплинуть на граничний розмір доходу, що дає право на застосування податкової соціальної пільги. Так само і щодо ЄСВ — лікарняні включайте до доходу місяця, за який їх нарахували, коли порівнюватимете його з максимальною та мінімальною базою нарахування ЄСВ.
Як «запізні» лікарняні показати у звітності
Лікарняні за минулі періоди, що їх нарахували у поточному кварталі, показуйте у формі № 1ДФ у загальній сумі зарплати за звітний квартал. Право розподілу лікарняних діє для застосування ПСП. Ознака доходу «зарплата» — «101».
У Звіті з ЄСВ нараховані лікарняні показуйте в тому звітному місяці, коли нарахували їх у бухобліку. Заповнення Звіту з ЄСВ «стандартне» для лікарняних:- код категорії застрахованої особи — «29» (без інвалідності);
- розподіл за місяцями, на які припадає період тимчасової непрацездатності.
Не дотягувати ЄСВ
Бухгалтерів часто бентежить інше: у звітному місяці працівник приніс довідку, а загальний дохід менший за мінімальну зарплату. Чи «дотягувати» ЄСВ?
У місяці, коли надали довідку, маєте право нарахувати ЄСВ на фактичний дохід. Підстава — довідка, яку згодом обміняють на листок непрацездатності. Адже ви не знаєте остаточного доходу працівника у місяці хвороби. Коли нарахуєте лікарняні, покажіть окремим рядком додаткову базу ЄСВ з кодом категорії застрахованої особи «29». Це за умови, якщо загальний дохід після розподілу за місяцями виявиться меншим за мінімальну зарплату.
Дотягувати ЄСВ
Можете одразу в місяці, коли працівник надав довідку, показати «дотяжку» ЄСВ, і далі вже не перейматися цією ситуацією. Але коли працівник принесе листок непрацездатності, а ви нарахуєте лікарняні в обліку та розіб’єте за місяцями у Звіті з ЄСВ, за минулі місяці виникне сума зайво сплаченого ЄСВ.
Відтак доведеться робити перерахунок: «зняти» раніше показану додаткову базу (або її частину) і ЄСВ. На цю суму у звітному місяці сформуйте окремий рядок із кодом типу нарахувань «3», щоб зменшити раніше показану додаткову базу ЄСВ.
Як розрахувати середню зарплату
Може статися й так, що листка непрацездатності не буде. Тоді період хвороби підтверджуватиме лише довідка. Пояснимо, як цей період вплине на розрахунок наступних лікарняних і відпускних.
Відпускні
Середній заробіток обчисліть без урахування днів непрацездатності, не підтверджених лікарняним. Тобто розрахунковий період зменште на кількість днів хвороби (на підставі довідки). Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 № 100, вимагає включати до розрахунку середнього заробітку допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю. У нашій ситуації підстав розраховувати допомогу немає, тож включати до розрахунку нема чого.
Коли довідку замінять на лікарняний, складіть бухгалтерську довідку і перерахуйте відпускні. Якщо доведеться їх доплатити, зробіть це у місяці донарахування. У Звіті з ЄСВ віднесіть цю суму до того місяця, на який припадає відпустка.
Лікарняні
Тимчасова непрацездатність, засвідчена довідкою, належить до поважних причин. Тому вилучайте ці дні з розрахунку під час обчислення розміру виплат за наступними листками непрацездатності (п. 3 Порядку № 1266).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
