Дефектный акт: форма

Что такое дефектный акт

Дефектный акт — это документ, который подтверждает необходимость ремонта материального объекта и содержит перечень работ, которые необходимо с данной целью выполнить, удостоверенный членами квалифицированной комиссии. Именно такое определение можно дать этому документу, который встречается в хозяйственной практике. Другие названия этого документа - дефектная ведомость, акт о выявленных дефектах, ведомость дефектов.

В документообороте предприятия дефектный акт на ремонт предшествует составлению сметы ремонта. Вместе с ним он относится к начальной проектной документации.

Генератори: як вибирати та безпечно експлуатувати

Для чего нужен дефектный акт

Сначала поймем функции, которые выполняет этот документ. Среди них можно назвать:

• подтверждает сам факт поломки объекта, необходимость его ремонта или улучшения. Одной только мысли материально ответственного лица недостаточно для обоснования необходимости ремонта;
• указывает на выявленные проблемы объекта. В акте могут быть указаны выявленные дефекты объекта и перечень работ по их исправлению. Также это может быть просто перечень работ при ремонтно-строительных работах;
• обобщает мнение экспертов. В дефектном акте факт необходимости ремонта удостоверяют специалисты (комиссия). В обычной ситуации материально ответственное лицо выявляет факт поломки объекта, а затем должно проинформировать руководство. Однако, ни руководитель, ни само материально ответственное лицо могут не быть техническими специалистами, которые могут определить, что же делать с объектом и требует создания комиссии. Дефектный акт становится равнозначным аналогом протокола собрания специальной комиссии;
• является промежуточным звеном в определении сметы необходимых работ. Также на этом этапе по результатам дефектного акта может быть определено, кто будет проводить ремонт объекта (подрядчик или хозяйственным способом);
• документирует идею руководства при проведении улучшения, модернизации, достройки и вполне исправного объекта. Модернизация оборудования или иного объекта основных средств — это улучшение его свойств, повышения его технико-экономических возможностей. Затраты на модернизацию являются капитальными и в ряде предприятий, организаций могут планироваться заранее, хотя бы на год на основе сметы расходов. Однако, перед составлением сметы необходимо определиться с конкретными работами, которые надо провести на объекте. Эту функцию и выполняет дефектный акт.

Внимание: Дефектный акт — это промежуточный документ начальной проектной документации, обосновывает, что надо сделать с объектом, подтверждает необходимость конкретных расходов, которые в дальнейшем включаются в смету ремонтных работ.

ОСНОВНІ ЗАСОБИ У БУХОБЛІКУ ПІДПРИЄМСТВА

• Надходження (придбання) основних засобів
• Продаж та безплатна передача основних засобів
• Переоцінка основних засобів
• Ремонт та поліпшення ОЗ
• Амортизація ОЗ в обліку
• Простій і консервація основних засобів (ОЗ)

Можно ли обойтись без дефектного акта

Возникает вполне логичный вопрос, а действительно так уж необходим этот дефектный акт? Можно ли обойтись без него? Ответ на этот вопрос зависит от хозяйственной ситуации и какого типа предприятие / организация, проводит ремонтные работы.

Без дефектного акта могут обойтись:

• ООО, частные предприятия, любые другие коммерческие предприятия, которые не нуждаются в обосновании перед вышестоящей организацией необходимости и сметы ремонта, не представляют общественный интерес, не имеют наблюдательных советов. Если речь идет о частном предприятии с одним владельцем, общество с ограниченной ответственностью с одним или несколькими владельцами, то для них дефектный акт не более чем вспомогательный документ. Такие предприятия сразу могут начать дело с сметы работ или даже сразу по заключению договора подряда на проведение ремонтных работ;
• физлица-предприниматели. Им вообще никому не надо обосновывать целесообразность своих расходов.

Хотя наличие дефектного акта для коммерческих предприятий не обязательно, он поможет при проведении налоговой проверки доказать, что приобретение ТМЦ, работ было связано с хозяйственной деятельностью предприятия.

Внимание: Дефектный акт обязательно рекомендуем составлять бюджетным учреждениям, государственным и коммунальным предприятиям, неприбыльным организациям, предприятиям, представляющим общественный интерес, филиалам и отделениям, выделенных на отдельный баланс.

Считаем, что не могут обойтись без дефектного акта:

• бюджетные учреждения. Хотя в нормативной базе это прямо не прописано, но специфика их документооборота и подконтрольность государственной аудиторской службе, контролирующей в том числе и целесообразность расходования средств, соответствие такого расходования утвержденном в год сметы. Дефектный акт - это либо обоснования целесообразности текущих расходов, или обоснования целесообразности включения в сметные расходы на следующий отчетный период;
• государственные и коммунальные предприятия. По тем же причинам, что и бюджетным организациям;
• неприбыльные организации. У них есть подотчетность их донорам;
• предприятия, представляющие общественный интерес. Акционерные общества имеют наблюдательный совет, выполняющий контрольные функции. Дефектный акт опять же является подтверждением обоснованности и целесообразности ремонтных расходов для них;
• филиалы или отделения выделенные на отдельный баланс. Для них это обоснование расходов перед главным офисом.

⚡ НПСБО vs МСФЗ ⚡

Українські підприємства активно залучають іноземні інвестиції, виграють гранти і розвиваються. Хочете бути серед успішних? Підвищуйте кваліфікацію за Міжнародними стандартами фінансової звітності

Пройдіть тест на тему МСФЗ і перевірте себе

Дефектный акт: форма

Форма дефектного акта может быть произвольная, разработанная по собственным потребностям предприятия с соблюдением требований по обязательным реквизитам части 2 статьи 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV. Однако, существуют и утверждены официально формы дефектных актов, приведены ниже в таблице.

Дефектный акт нужно составлять в соответствии с потребностями учреждения, но главное, чтобы в нем содержались все необходимые сведения о расходах, которые понесет заведение при ремонте. Если акт составляется в любой форме, то рекомендуем обязательно включать такие реквизиты:

• наименование объекта, подлежащего ремонту (такое же, как было указано в инвентарной карточке учета основного средства). Также может быть часть основного средства (двигатель, помещения здания и т.д.);
• на основании чего составлен акт (на основании осмотра объекта или на основании тестирования объекта, результатов лабораторных исследований, испытаний, экспертное заключение сторонней организации и т.п.);
• тип ремонта (текущий или капитальный). Напоминаем, что «капитальный» ремонт не является заменителем понятия «модернизация, улучшение» объекта основного средства с точки зрения бухгалтерского учета. «Капитальный» ремонт восстанавливает полезные свойства объекта и по строительным и техническим нормам от текущего отличается только тяжестью и комплексностью работ. В то же время, «модернизация, улучшение» предоставляет объекту новые свойства, которые увеличивают его возможность приносить экономические выгоды предприятию. Именно в последнем варианте расходы на ремонт относятся на увеличение первоначальной стоимости ремонтируемого объекта («капитализируются»);
• указать «модернизация, улучшение, достройка, переоборудование», если объект ремонтируется с целью увеличения его свойств и тому подобное;
• единица измерения материалов, работ и др (штуки, килограммы, услуга и т.д.);
• примечания, где можно указать кто выполняет работы (название предприятия-подрядчика или хозяйственным способом), также могут быть приведены рекомендации к качеству материалов или альтернативные варианты по материалам работ или, если есть необходимость;
• председатель комиссии, члены комиссии и их подписи. Отдельно могут быть подписи привлеченных экспертов.

Внимание: текущий ремонт, капитальный ремонт и «модернизация, улучшение, достройка, переоборудование» — это разные понятия с точки зрения бухгалтерского учета.

Часткова компенсація вартості обладнання для виробництва електрики: оподаткування та облік

Аби не припиняти госпдіяльність, бізнес почав встановлювати альтернативні джерела енергії. Місцева влада допомагає сміливцям — частково компенсує вартість обладнання. Як суб’єктам господарювання оподаткувати й облікувати цільові кошти — пояснює експерт

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Дефектный акт: кто составляет

В составлении дефектного акта должны принимать участие компетентные специалисты, включенные в состав комиссии, например, механик, электрик, строитель, мастер, то есть специалисты той области, из которой произошла поломка объекта.

Общие рекомендации по составлению дефектного акта:

• составляется на каждый объект основных средств отдельно, даже если одновременно ремонтируется несколько объектов;
• могут быть указаны наименование деталей, требующих замены, указываться материалы, необходимые для ремонта (улучшения) основного средства. Например, могут быть указанные конкретные названия материалов, например, «Самовыравнивающиеся смеси 3-5 мм Ceresit CN69» и т.д. Хотя это можно сделать уже более подробно в смете. Главное в дефектном акте - это описание работ, которые необходимо выполнить;
• дефектный акт составляется в 2-х экземплярах, если работы будут выполняться подрядной организации, то есть сторонним предприятием или физлицом-предпринимателем. Один экземпляр остается у предприятия-заказчика для контроля полноты и качества ремонта (хотя эту функцию может выполнять и смету), а второй - остается у исполнителя работ;
• дефектный акт составляется в 1 экземпляре, если работы будут выполняться хозяйственным способом, то есть самим же предприятием;
• стоимость работ в дефектном акте не указывается. Это уже информация сметы. Комиссия определяет только, что надо сделать, а не стоимость работ;
• до составления дефектного акта можно привлечь третьих лиц. Они могут быть членами комиссии или дать заключение (экспертное заключение) о состоянии объекта, либо подписать акт как эксперты вне комиссии (как в образце ниже). Ими могут быть потенциальный подрядчик. В любом случае, комиссия должна включать специалистов по направлению поломки, ремонта объекта. Если же предприятие не имеет собственных, то должны быть посторонние.

Внимание: главное в дефектном акте — это перечень необходимых работ. Однако, дефектный акт не должен содержать стоимость работ — это уже задача сметы.

Как составить дефектный акт

Рассмотрим теперь дефектный акт на ремонт образец. Еще раз напоминаем, что его можно составлять в произвольной форме. В качестве примера возьмем дефектный акт на ремонт помещения.

Форма дефектного акта

Используйте наш образец и составляйте дефектный акт для своих нужд без лишних затрат времени!