Касова книга — документ встановленої форми для первинного обліку готівки в касі. Її можна вести у паперовій або електронній формі. Нагадаємо необхідні умови, аби касова книга в електронній формі не стала причиною штрафів під час перевірок.
⚡️ ВІДТЕРМІНУВАННЯ РРО ДО 2022 РОКУ: АНАЛІЗ ЗАКОНУ ⚡️
Книги касові книги у відокремлених підрозділах
Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148, як і його попередник, дозволяє підприємствам вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведуть касову книгу, має забезпечувати візуальне відображення та роздрукування кожної із двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), що за формою і змістом мають відтворювати форму і зміст касової книги в паперовому вигляді (п. 41 Положення).
Форму касової книги (типову форму № КО-4) містить додаток 5 до Положення. Тож форма і зміст касової книги в електронній формі мусить відповідати додатку 5.
Більш докладні настанови, як вести касову книгу в електронній формі, знаходимо у поясненнях 5 і 6 до додатка 5. Так, записи в касовій книзі роблять на підставі інформації касових документів до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня). Записи мають містити усі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги нумерують автоматично в порядку зростання з початку року.
Увага: форма і зміст касової книги в електронному вигляді мають відповідати типовій формі № КО-4.
Під час складання електронного документа касової книги роздруковують кожну з двох частин аркуша касової книги: «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира». Підприємство може друкувати касову книгу в електронній формі щомісяця або раз на рік. Якщо «Вкладний аркуш касової книги» роздруковують у кінці місяця, автоматично роздруковують загальну кількість аркушів касової книги за цей місяць, якщо у кінці року — їх загальну кількість за рік.
Касир перевіряє, чи правильно складені «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», які він роздрукував, підписує їх і передає «Звіт касира» разом із відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги».
Протягом року «Вкладний аркуш касової книги» касир зберігає окремо за кожен місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формують у підшивки у хронологічному порядку. Загальну кількість аркушів за рік засвідчують підписами керівника і головного бухгалтера підприємства, а підшивки формують у книгу.
Касову книгу на електронних носіях після закінчення календарного року передають для зберігання відповідно до законодавства України.
Вимоги до електронного журналу реєстрації касових документів
Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу бухгалтер реєструє в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Форми журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типові форми № КО-3, № КО-3а) містить додаток 4 до Положення. Журнал ведуть окремо за прибутковими і видатковими операціями. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструють у такому журналі після проведення виплат, зазначених у видатковій відомості.
Увага: журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів ведіть окремо за прибутковими і видатковими операціями.
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів ведуть і ті підприємства, що ведуть касову книгу в електронній формі. Утім, бухгалтер (відповідальна особа підприємства, що зобов’язана оформляти такі документи) може реєструвати касові ордери і видаткові відомості за допомогою комп’ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування відповідних касових документів. Документ «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формують і роздруковують за відповідний день, має формувати дані для обліку руху коштів (п. 33 Положення).
Тобто підприємство може формувати журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, який потрібно роздруковувати щодня. Головне, аби форма і зміст цього журналу відповідали додатку 4.
Як у програмі «1С:Бухгалтерія 2.0» вести декілька кас
Програма «1С:Бухгалтерія 2.0» дає змогу користувачеві вести облік готівки за окремими касами (до прикладу, у головній касі підприємства і касах відокремлених підрозділів). Головне — правильно її налаштувати.
Спочатку відкрийте вікно «Параметри обліку» через вкладку «Головне». У цьому вікні перейдіть на вкладку «Банк та каса» і визнайте, що облік руху коштів у касі ведете за відокремленими підрозділами (рис. 1). Для цього увімкніть опцію «За відокремленими підрозділами» і збережіть зміни (натисніть кнопку «Записати і закрити»).
Рис. 1 Налаштування у вікні «Параметри обліку»
Далі змініть налаштування облікової політики підприємства (рис. 2). Для цього у вікні «Облікова політика» оберіть вкладку «Кошти», де увімкніть опцію «Вести облік коштів по відокремленим підрозділам» і збережіть зміни (натисніть кнопку «Записати і закрити»).
Рис. 2 Налаштування у вікні «Облікова політика»
Після проведених налаштувань у рахунку 30 «Готівка» з’явиться ще одне субконто «Відокремлені підрозділи». Як результат, у межах одного підприємства можна формувати касові документи за обраною касою та вести окрему нумерацію касових документів. Для цього оберіть потрібну касу, коли формуватимете документ (рис. 3).
Рис. 3 Формування прибуткового касового ордера за касою відокремленого підрозділу
Користувач програми «1С:Бухгалтерія 2.0» може сформувати окрему касову книгу в електронній формі (за касою підприємства чи обраного відокремленого підрозділу).
