Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів в електронному вигляді та зразок його заповнення — у статті
Форми КО-3 та КО-3а
Журналів реєстрації прибуткових касових ордерів (ПКО) та видаткових касових ордерів (ВКО) аж два:
- форма КО-3 – у ній виділені напрями надходження (витрачання) грошей. Їх всього два – зарплатний (стипендії) та відрядження (інші цілі). Ця форма дозволяє краще контролювати цільове використання готівки;
- форма КО-3а – більш компактний, без згаданих напрямів витрачання.
Яку з форм журналів обрати вирішує керівник підприємства за поради головного бухгалтера. На наш погляд, підприємствам доцільніше обирати КО-3а, так як:
- зарплату готівкою мало хто зараз виплачує. Це ж саме стосується і авансів на відрядження. В основному готівка використовується на «інші цілі»;
- така детальна класифікація напрямів витрачання готівки як першій формі КО-3 краще підходить для бюджетних установ. У них там є КЕКВ. У навчальних закладах є й стипендії та видача готівки на відрядження студентів, які не мають стипендіальних карток.
Увага: підприємствам краще використовувати форму КО-3а.
🔊 Штрафи за відсутність або незастосування РРО
Чи обов’язковий журнал реєстрації ПКО/ВКО
Так, обов’язковий. Про це дали чітку відповідь податківці у своєму роз’ясненні в 109.15 ЗІР. Вони посилаються на вимогу п. 33 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (постанова НБУ від 29.12.2017 № 148, далі – Положення № 148). При цьому зверніть увагу:
- журнал має бути лише один;
- у разі відсутності журналу, по-суті, недійсним стає й сам ПКО чи ВКО, так як втрачає зміст один з його реквізитів – його номер, який зазначається у шапці документа вгорі.
Не повинні вести журнал реєстрації ПКО/ВКО лише фізособи-підприємці, так як вони не зобов’язані й використовувати самі ПКО/ВКО.
Із 1 серпня 2023 року підприємцям дозволили формувати спрощений фіскальний чек. Консультація допоможе розібратися, яку інформацію має містити такий чек, як правильно зазначати у ньому групу товарів та що буде, якщо схибите з назвою товару у чеку
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів в електронному вигляді
Журнал можна вести у паперовій або електронній формі. В останньому випадку треба роздруковувати його щодня (п. 33 Положення № 148).
Як вести і заповнювати журнал реєстрації прибуткових видаткових касових документів
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів форми КО-3а заповнюємо наступним чином:
- у реквізиті «№ з/п» (колонка 1) ставимо наскрізну нумерацію записів (1, 2, 3 і т.д.). Вона не обов’язково має співпадати з нумерацією ПКО та ВКО у колонках 3 та 7. Окремої нумерації для ПКО та ВКО у цій колонці вести не потрібно. По-суті, це всього лише нумерація рядків цього журналу. Ці роз’яснення є у листі ДФСУ від 15.06.2018 №20639/6/99-99-14-05-01-15;
- у колонці 3 вказуємо номери ПКО, а у колонці 7 – номери ВКО. Зрозуміло, що номер на бланку відповідного касового документа та цей номер в цих спеціально відведених колонках журналу мають співпадати. Інакше втрачається сенс цього журналу. Нагадуємо, що нумерація ПКО та ВКО протягом календарного місяця має бути наскрізною (1, 2, 3 і т.д. без пропусків) та здійснюватися у хронологічному порядку. У новому місяці нумерація починається заново з «1»;
- заповнення здійснюємо щодня, коли були касові операції;
- реєстрацію в Журналі проводимо тільки після здійсненні виплат, які зазначені у ПКО та ВКО (п. 33 Положення № 148);
- у реквізиті «Примітки» пишемо зміст операції, наприклад «Отримано готівку з банку на відрядження», «Отримано виручку від реалізації товарів», «Повернення підзвітних коштів Ковалем О.С., виданих йому на відрядження», «Видано під звіт Ковалю О.С. на відрядження», «Здача готівки в банк» або простіше «Видано під звіт», «Видано зарплату» тощо;
- якщо Журнал закінчився, то заводимо новий.
Журнал за формою КО-3 ведеться аналогічно. Єдине, що суми треба розносити по двом напрямам надходження (витрачання) готівки.
✅ Хто мусить перейти на програмний РРО
✅ Як зареєструвати, перереєструвати або скасувати реєстрацію пРРО
✅ Як видавати електронні чеки
✅ Чи можуть два касири працювати на одному пРРО
✅ Які оплати за QR-кодом не потребують пРРО
✅ Що робити, якщо зник інтернет або пРРо «заглючив»
Зразок заповнення журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів
Відповідні приклади заповнення журналів реєстрації форм КО-3 та КО-3а наведено у файлі.
Скачати зразок форми КО-3
Скачати зразок форми КО-3а
