Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів: зразок

UA RU
Автор
бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів в електронному вигляді та зразок його заповнення — у статті

Форми КО-3 та КО-3а

Журналів реєстрації прибуткових касових ордерів (ПКО) та видаткових касових ордерів (ВКО) аж два:

  • форма КО-3 – у ній виділені напрями надходження (витрачання) грошей. Їх всього два – зарплатний (стипендії) та відрядження (інші цілі). Ця форма дозволяє краще контролювати цільове використання готівки;
  • форма КО-3а – більш компактний, без згаданих напрямів витрачання.

Яку з форм журналів обрати вирішує керівник підприємства за поради головного бухгалтера. На наш погляд, підприємствам доцільніше обирати КО-3а, так як:

  • зарплату готівкою мало хто зараз виплачує. Це ж саме стосується і авансів на відрядження. В основному готівка використовується на «інші цілі»;
  • така детальна класифікація напрямів витрачання готівки як першій формі КО-3 краще підходить для бюджетних установ. У них там є КЕКВ. У навчальних закладах є й стипендії та видача готівки на відрядження студентів, які не мають стипендіальних карток.

Увага: підприємствам краще використовувати форму КО-3а.

🔊 Штрафи за відсутність або незастосування РРО

Чи обов’язковий журнал реєстрації ПКО/ВКО

Так, обов’язковий. Про це дали чітку відповідь податківці у своєму роз’ясненні в 109.15 ЗІР. Вони посилаються на вимогу п. 33 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (постанова НБУ від 29.12.2017 № 148, далі Положення № 148). При цьому зверніть увагу:

  • журнал має бути лише один;
  • у разі відсутності журналу, по-суті, недійсним стає й сам ПКО чи ВКО, так як втрачає зміст один з його реквізитів – його номер, який зазначається у шапці документа вгорі.

Не повинні вести журнал реєстрації ПКО/ВКО лише фізособи-підприємці, так як вони не зобов’язані й використовувати самі ПКО/ВКО.

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів в електронному вигляді

Журнал можна вести у паперовій або електронній формі. В останньому випадку треба роздруковувати його щодня (п. 33 Положення № 148).

Як вести і заповнювати журнал реєстрації прибуткових видаткових касових документів

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів форми КО-3а заповнюємо наступним чином:

  • у реквізиті «№ з/п» (колонка 1) ставимо наскрізну нумерацію записів (1, 2, 3 і т.д.). Вона не обов’язково має співпадати з нумерацією ПКО та ВКО у колонках 3 та 7. Окремої нумерації для ПКО та ВКО у цій колонці вести не потрібно. По-суті, це всього лише нумерація рядків цього журналу. Ці роз’яснення є у листі ДФСУ від 15.06.2018 №20639/6/99-99-14-05-01-15;
  • у колонці 3 вказуємо номери ПКО, а у колонці 7 – номери ВКО. Зрозуміло, що номер на бланку відповідного касового документа та цей номер в цих спеціально відведених колонках журналу мають співпадати. Інакше втрачається сенс цього журналу. Нагадуємо, що нумерація ПКО та ВКО протягом календарного місяця має бути наскрізною (1, 2, 3 і т.д. без пропусків) та здійснюватися у хронологічному порядку. У новому місяці нумерація починається заново з «1»;
  • заповнення здійснюємо щодня, коли були касові операції;
  • реєстрацію в Журналі проводимо тільки після здійсненні виплат, які зазначені у ПКО та ВКО (п. 33 Положення № 148);
  • у реквізиті «Примітки» пишемо зміст операції, наприклад «Отримано готівку з банку на відрядження», «Отримано виручку від реалізації товарів», «Повернення підзвітних коштів Ковалем О.С., виданих йому на відрядження», «Видано під звіт Ковалю О.С. на відрядження», «Здача готівки в банк» або простіше «Видано під звіт», «Видано зарплату» тощо;
  • якщо Журнал закінчився, то заводимо новий.

Журнал за формою КО-3 ведеться аналогічно. Єдине, що суми треба розносити по двом напрямам надходження (витрачання) готівки.

Зразок заповнення журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів

Відповідні приклади заповнення журналів реєстрації форм КО-3 та КО-3а наведено у файлі.

зразок заповнення ко 3

Скачати зразок форми КО-3

Зразок заповнення № КО-3а

Скачати зразок форми КО-3а


Вебінар для бухгалтера

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді