Видатковий касовий ордер — це обов’язковий документ, якщо підприємство має касу та видає готівку на господарські потреби чи передає її до банку. Як правильно заповнити видатковий касовий ордер у 2025 році, щоб уникнути помилок? Дамо покрокову інструкцію, наведемо зразок і бланк для скачування
Що таке видатковий касовий ордер
Видатковий касовий ордер — це первинний документ (п. 26 розділу ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою КМУ від 29.12.2017 № 148), який використовують для оформлення видачі готівки з каси у таких ситуаціях:
- внесення готівки в банк;
- видача готівки на відрядження;
- виплата зарплати;
- оплата отриманої продукції.
Його приклад та порядок заповнення основних реквізитів наведемо далі.
Що робити зі стаціонарним РРО, коли перейшли на програмний
Видатковий касовий ордер: обов’язкові реквізити і приклад заповнення
Щоб правильно оформити видатковий касовий ордер, важливо знати, які реквізити є обов’язковими. Помилки в цих полях можуть стати підставою для претензій податкової та фінансових штрафів. У таблиці наводимо реквізити і порядок їх заповнення відповідно до актуальних вимог 2025 року.
Реквізит | Порядок заповнення реквізитів |
Видатковий касовий ордер від | Запишіть дату складання документа. Вона має збігатися із датою видачі грошових коштів і відповідати даті у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів |
Дата складання |
| № з/п | Позаяк видатковий касовий ордер оформляють на кожну операцію з видачі готівки, тому в реквізиті «№ з/п» слід проставляти «1» |
Номер документа | Проставте номер згідно із записом у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів |
Кореспондуючий рахунок, субрахунок | Зазначте номер рахунку, з дебетом якого кореспондує рахунок 301, наприклад 311, 372, 661, 685 тощо |
Видати | Зазначте ПІБ особи, яка отримує кошти. Додатково можете зазначити ПІБ особи, якій доручили видати кошти за довіреністю через те, що одержувач не може отримати їх особисто. В останньому випадку треба також поставити надпис «За довіреністю» (п. 28 розділу ІІІ Положення № 148). |
Підстава | Зазначаємо підставу для видачі коштів. Нею може бути, наприклад, наказ про виплату матеріальної допомоги, наказ про відрядження тощо. |
Сума | Зазначте суму фактично виданих коштів (гривні — словами, копійки — цифрами). Цифру у гривнях зазвичай пишуть з великої літери. |
Додаток | Перераховуються документи, які додаються до касового ордера, на підставі яких видається готівка, наприклад, наказ про відрядження чи видачу матдопомоги, платіжна відомість. Також може зазначатися довіреність, якщо кошти отримує не той, на ім’я кого вони призначені. |
Керівник | Документ підписує керівник. Якщо він уже підписав інші дозвільні документи (зробив дозвільний підпис), підписувати власне видатковий касовий ордер йому не обов’язково (п. 26 Положення № 148). Проте, не забудьте зазначити цей документ у полі «Додаток». Керівник також може передати право підпису іншій посадовій особі |
Головний бухгалтер | Документ підписує головний бухгалтер або уповноважена керівником особа |
Одержав | Реквізит заповнює одержувач коштів, куди вписує отриману суму прописом. Якщо документ оформляється на загальну суму касових операцій, наприклад, здачу готівки в банк чи її видачу за видатковими відомостями, то даний реквізит не заповнюється (п. 32 розділу ІІІ Положення № 148). |
Підпис одержувача | Відсутність підпису означає відсутність видачі готівки, що може обернутися перевищенням загрожує штрафом за перевищення ліміту готівки в касі. |
За (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача) | Заповнює касир: записує назву документа (паспорт або документ, що його замінює), номер, ким і коли виданий (п. 27 Положення № 148). Якщо отримувач коштів — довірена особа, зазначте його документи |
Видав касир | Підпис касира чи особи, яка виконує його обов’язки, із зазначенням прізвища та ініціалів |
Після складання до передачі в касу видатковий касовий ордер реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (п. 33 розділу ІІІ Порядку № 148).
✅ Хто мусить перейти на програмний РРО
✅ Як зареєструвати, перереєструвати або скасувати реєстрацію пРРО
✅ Як видавати електронні чеки
✅ Чи можуть два касири працювати на одному пРРО
✅ Які оплати за QR-кодом не потребують пРРО
✅ Що робити, якщо зник інтернет або пРРо «заглючив»
Видатковий касовий ордер: зразок заповнення
Щоб уникнути помилок під час оформлення документа, користуйтеся готовими прикладами. Наводимо зразок заповнення видаткового касового ордера відповідно до вимог 2025 року. Перевірте за зразком, чи правильно ви внесли всі реквізити та підписи.
СКАЧАТИ ⏩
Бланк видаткового касового ордера 2025 для скачування
Якщо потрібно оформити власний ордер, скористайтеся актуальним бланком видаткового касового ордера 2025. Завантажте файл у зручному форматі та заповнюйте за нашою покроковою інструкцією.
СКАЧАТИ ▶️
Поширені помилки при заповненні видаткового касового ордера
Відсутні або неповні реквізити — наприклад, не вказують дату складання, призначення платежу чи номер документа.
Невірні суми або розбіжності у цифрах і прописі — найчастіша причина претензій податкової.
Підписи не всіх уповноважених осіб — без підписів керівника, головного бухгалтера або отримувача коштів ордер вважають недійсним.
Використання застарілої форми — актуальні бланки щороку змінюються, тож обов’язково перевіряйте відповідність.
Відсутність підтвердних документів — наприклад, накладної, договору або заяви на виплату.
Порада: щоб уникнути штрафів та зайвих перевірок, скачайте наш зразок видаткового касового ордера і користуйтеся ним як перевіреною інструкцією.
Приємної роботи!
