Іноді трапляється, що працівник підприємства хворіє тривалий час. Відомо, що підприємству він надав уже два листки непрацездатності. А яка ж максимально допустима тривалість лікарняного — пояснюємо
Які документи регулюють умови оплати лікарняного у 2025 році
Умови, за яких працівник має право на оплату лікарняного, визначає Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV (далі – Закон № 1105). А порядок направлення хворих для проведення оцінювання їх повсякденного функціонування – Постанова КМУ «Деякі питання запровадження оцінювання повсякдкнного функціонування особи», зокрема затверджені цією постановою «Критерії направлення на проведення оцінювання повсякденного функціонування особи» від 15.07.2024 № 1338 (далі – Критерії № 1338). Натомість механізм видачі/формування електронних лікарняних вказаний у «Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності», який затверджений Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 17.06.2021 № 1234 (далі – Порядок № 1234) та «Порядок формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я», затверджений Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 01.06.2021 № 1066. Документ також визначає певні обставини, за яких період непрацездатності засвідчується паперовим лікарняним.
⚡ Лікарняні: нарахування і оплата
Умови оформлення паперових листків непрацездатності визначають Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13.11.2001 № 455 (далі – Інструкція № 455) та Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 03.11.2004 № 532/274/1 Зб-ос/1406 (далі – Інструкція № 532).
Не залежно від того паперовим чи електронним лікарняним оформлена тимчасова непрацездатність працівника, ключовим є те, до якої дати лікарняним можна оплачувати. Адже якщо оплатити лікарняний і після того, як працівнику встановили групу, підприємство обов’язково оштрафують за нецільове використання страхових коштів (ч. 6 ст. 8 Закону № 1105).
Безпосередньо частина 2 статті 15 Закону № 1105 передбачає, що перші 5 днів допомоги по тимчасовій непрацездатності оплачує роботодавець, а з шостого дня її надає ПФУ. Така допомога має бути надана за весь період до відновлення працездатності, тобто до закриття лікарняного у зв’язку з тим, що працівник одужав або до моменту, коли хворому не встановлена група інвалідності або за наявності групи інвалідності встановлена інша група чи підтверджена раніше встановлена група інвалідності. При цьому потрібно врахувати, що лікарняний оплачується до вказаного моменту навіть у ситуаціях, коли працівника, що був на лікарняному, звільнили з роботи, поки він хворів чи відновлювався після травми.
Вирішують питання про встановлення хворому групи інвалідності експертні команди з оцінювання повсякденного функціонування особи (далі – експертна команда).
Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності
Врахуйте, що експертна команда встановлює працівнику групу інвалідності тільки за умови стійкої втрати працездатності, тобто якщо той може одужати, інвалідність йому не встановлюють і лікарняні продовжують видавати. Відповідно, якщо експертна команда не визнала працівника інвалідом, а продовжила йому лікарняний, його і далі потрібно оплачувати на загальних умовах. Сам факт проведення оцінювання повсякденного функціонування не означає, що лікарняний більше не можна оплачувати, адже якщо у працівника немає стійкої втрати працездатності, лікарняний йому продовжать до моменту одужання або до моменту проведення нового оцінювання повсякденного функціонування.
Згідно з частиною 2 статті 16 Закону № 1105 працівники, які в період отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності, не з’являються без поважних причин у призначений строк на медичний огляд, у тому числі лікарсько-консультативною комісією (далі – ЛКК) чи для проведення оцінювання повсякденного функціонування особи, втрачають право на оплату лікарняного з дня, на який був призначений такий огляд і який був ними пропущений без поважних причин.
Лікарняні для ФОП
Таким чином бухгалтер, який оплачує хворому лікарняний, має слідкувати за тривалістю лікарняного та чітко розуміти, у які строки хворого мають направити на проведення оцінювання повсякденного функціонування особи. І якщо працівник, якого направили на таке оцінювання, не прибув на огляд, припинити виплату лікарняного з дня, коли такий огляд мав бути проведеним.
Безпосередньо до 2023 року функції по такому відслідковуванню виконувала Комісія (уповноважений) з питань соціального страхування, яку створювали на підприємстві, проте нова редакція Закону № 1105 не передбачає такого органу. Наразі рішення про призначення виплати по лікарняному та про відмову у його оплаті приймає роботодавець або уповноважені ним особи (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). Тож пильнувати за строками має бухгалтер або особа, на яку керівник підприємства поклав такі функції.
Суми лікарняних відображайте у Додатку Д1 до Податкового розрахунку окремо від решти зарплатних виплат. Пропущений лікарняний покажіть за той період, за який його треба було оплатити. Підказки експерта для ситуацій, коли нараховані лікарняні пропустили та не відобразили у звітності
Максимальна тривалість лікарняного листка: хто контролює строки
До моменту запровадження електронних лікарняних строк перебування хворого на лікарняному, після спливу якого вирішувалось питання про встановлення хворому групи інвалідності визначали, зокрема Положення про медико-соціальну експертизу, затверджене постановою КМУ від 03.12.2009 № 1317 (далі – Положення № 1317) та яка у тому числі визначала повноваження та функції медико-соціальної експертної комісії (далі – МСЕК) та Інструкції № 532. А саме – у пункті 4 цієї інструкції вказано, що направлення хворого для огляду до МСЕК здійснюють ЛКК лікарні в якій хворий перебуває на обліку. Таке направлення відбувається при наявності стійкого чи необоротного характеру захворювання, а також у тому разі, коли хворий був звільнений від роботи протягом:
- 4 місяців безперервно з дня настання тимчасової непрацездатності;
- 5 місяців у зв'язку з одним і тим самим захворюванням або його ускладненнями за останні дванадцять місяців.
- при захворюванні на туберкульоз – протягом 10 місяців з дня настання непрацездатності.
При цьому у разі визнання хворого інвалідом лікарняний закривається днем надходження документів хворого на МСЕК, а дата встановлення інвалідності обов'язково вказується у паперовому лікарняному (п.п. 4.3. Інструкції № 532).
Таким чином пропустити дату, з якої працівнику встановлена інвалідність, було досить складно. Однак наразі бухгалтер оплачує не паперовий, а е- лікарняний і порядок його видачі/формування регламентують інші нормативні акти, які ці строки не визначають.
КАЛЬКУЛЯТОР СТАЖУ
Натомість такі строки визначають Критерії № 1338. Зокрема пункт 1 таких Критеріїв визначає, що на проведення оцінювання повсякденного функціонування направляють осіб у разі:
- безперервної тимчасової непрацездатності не пізніше ніж через 4 місяці (120 к.дн.) з дня коли вона настала;
- у зв'язку з одним і тим самим захворюванням протягом 5 місяців (150 к.дн.) з перервою за останніх 12 місяців;
- при захворюванні на туберкульоз – протягом 10 місяців з дня настання непрацездатності.
Відповідно після того, як був запроваджений е-лікарняний, строки направлення хворого для проведення оцінювання повсякденного функціонування не змінились.
При цьому слід розуміти, що електронний лікарняний створює електронна система на підставі відомостей, які вносить лікар у медичний висновок. Безпосередньо пункт 6 розділу IV Порядку № 1066 передбачає, що у випадках, коли лікуючий лікар встановлює факт порушення пацієнтом призначеного режиму лікування, у тому числі відмова від проведення оцінювання повсякденного функціонування, формується новий медичний висновок із зазначенням дати порушення режиму лікування та виду порушення режиму лікування. Відповідно після створення медичного висновку з такою відміткою вони також мають відобразитися в електронному лікарняному.
Разом з цим пункт 4 Порядку № 1234 визначає умови скорочення періоду е-лікарняного. Зокрема період тимчасової непрацездатності у е-лікарняному може бути скорочено на підставі надходження від централізованого банку даних про встановлення хворому групи інвалідності, а також зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності. У такому випадку дата закриття е-лікарняного з причиною непрацездатності «Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов'язані з нещасним випадком на виробництві», «Тимчасова непрацездатність внаслідок нещасного випадку на виробництві» або «Тимчасова непрацездатність внаслідок професійного захворювання» відповідає даті, з якої експертна команда встановила хворому групу інвалідності та/або змінила її, підтвердила раніше встановлену групу інвалідності.
Як відомо, е-лікарняний бухгалтер починає опрацьовувати тільки після того, як він набув статусу «Готовий до сплати». Такого статусу е-лікарняний набуває через 7 днів після того, як він закритий. За цей час, якщо хворому експертна команда встановила групу інвалідності, електронний лікарняний може бути скорочений, а саме в графі е-лікарняного «до якого числа» буде вказана дата встановлення хворому групи інвалідності.
Таким чином бухгалтеру потрібно уважно опрацьовувати всі відомості е-лікарняного, аби не порушити порядок використання страхових коштів і як наслідок не бути оштрафованим. Разом з цим не потрібно відмовляти працівнику в оплаті його е-лікарняного, якщо експертна команда не встановила йому групу інвалідності, адже такий працівник продовжує бути тимчасово непрацездатним, а отже йому будуть і надалі видавати/формувати е-лікарняні, які роботодавець зобов’язаний оплачувати.
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків — скористайтеся готовими зразками
Що робити, якщо лікарняний триває понад допустимий строк
Звісно, кожен механізм може інколи давати збій. От і при видачі/формуванні е-лікарняних працівникам, яким експертною командою встановлена група інвалідності, виникають збої. Пов’язано це з недосконалістю програмного забезпечення, яке забезпечує роботу електронного реєстру листків непрацездатності, разом з цим ніхто не виключає людський фактор.
Основною проблемою на сьогоднішній день є те, що у випадках, коли експертна команда встановила працівнику групу інвалідності, дата її встановлення не відображається в електронному лікарняному. Через це він не буде скороченим на відповідний період часу.
Іншими словами, може виникнути ситуація, коли до електронного кабінета страхувальника продовжують надходити е-лікарняні, у яких не вказано, що працівнику була встановлена група інвалідності і відповідно роботодавець продовжує такі е-лікарняні опрацьовувати. А через деякий час працівник приносить на підприємство витяг із рішення експертної команди, яка провела огляд хворого та встановила йому групу інвалідності.
Фактично всі листки непрацездатності, які оплачені працівнику з того моменту, як експертна команда встановила йому групу інвалідності, є нецільовим використанням страхових коштів, а за таке нецільове використання передбачений штраф (ч. 6 ст. 8 Закону № 1105). Однак перш ніж його платити, потрібно встановити, хто винен у ситуації та спробувати вирішити все без штрафних санкцій.
Розглянемо кілька ситуацій.
Розрахунок зарплати, звітність, перевірки
Ситуація 1
В особистому кабінеті страхувальника відобразився черговий е-лікарняний працівника. Загальна тривалість тимчасової непрацездатності цього працівника перевищує 4 місяці/120 днів, проте в е-лікарняному відсутні відомості про те, що працівника було направлено на проведення експертною командою оцінювання повсякденного функціонування. Бухгалтер поцікавилась у працівника, чи направляли його на обстеження та чи встановлена йому за результатами огляду група інвалідності. Працівник повідомив, що експертна команда його оглянула та встановила групу інвалідності. Бухгалтер передала цю інформацію роботодавцю, який відповідно до положень Закону № 1105, призначив працівнику допомогу по тимчасовій непрацездатності, але до дня, коли експертна команда встановила хворому групу інвалідності.
Таким чином роботодавець не допустив нецільового використання страхових коштів та уникнув покарання у вигляді штрафних санкцій. Надалі працівник подав на підприємство витяг із рішення експертної команди, відповідно до якого хворому встановлена група інвалідності. Такий витяг обґрунтовує рішення роботодавця про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Алгоритм розрахунку лікарняних. Приклади розрахунку лікарняних працівникам, які працюють більше півроку. Приклади розрахунку декретних працівницям, які працюють більше півроку. Приклади розрахунку лікарняних працівникам, які працюють менше пів року. Лікарняні або декретні сумісникам
Ситуація 2
Роботодавець призначив та оплатив черговий е-лікарняний працівника. Як згодом з’ясувалось, працівнику була встановлена група інвалідності, проте відомості про це не відобразились у е-лікарняному і як наслідок був оплачений весь період е-лікарняного, у тому числі дні після встановлення групи інвалідності.
За таких умов роботодавець протягом 3 робочих днів з моменту встановлення факту нецільового використання страхових коштів повідомив працівника, що на підставі частини 4 статті 24 Закону № 1105 працівник має повернути роботодавцю надлишково виплачені кошти. Отримавши від працівника надлишково виплачені кошти, роботодавець за частиною 1 статті 26 Закону № 1105 повернув ПФУ надлишково виплачені страхові кошти. Про таке повернення роботодавець повідомив ПФУ. А саме – подав пояснювальну записку у якій вказав причину, через яку виникло нецільове використання страхових коштів.
При цьому, якщо повернення коштів буде здійснене протягом 3 робочих днів з моменту встановлення факту такого нецільового використання, роботодавця не оштрафують (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).
Ситуація 3
Роботодавець оплатив весь період е-лікарняного, адже в ньому були відсутні відомості про те, що хворому встановлена група інвалідності. Після того як працівник направив підприємству витяг із рішення експертної команди про встановлення для нього групи інвалідності, бухгалтер виявила, що за е-лікарняним були виплачені зайві кошти, а саме – оплачені дні лікарняного після встановлення групи інвалідності. Працівник відмовився повертати кошти, які були йому надлишково виплачені.
Роботодавець, керуючись статтею 28 Закону № 1105, повідомив ПФУ про те, що на підставі необґрунтовано створеного медичного висновку був сформований необґрунтований електронний лікарняний, за яким він і призначив та надав працівнику надлишкові страхові кошти.
Виплачуємо сумісникам лікарняні й декретні
За таких умов ПФУ подасть до медичного закладу, який такий медичний висновок сформував, «Вимогу про сплату суми компенсації страхової виплати за листком непрацездатності, сформованим на підставі необґрунтованого медичного висновку про тимчасову непрацездатність».
На підставі такої вимоги заклад охорони здоров’я має компенсувати ПФУ суму нецільової страхової виплати за е-лікарняним.
Зауважимо, що такий механізм повернення коштів запроваджено з 01.01.2023 і тому не слід сподіватись, що ПФУ буде активно його використовувати, адже для цього потрібно довести, що лікарняний було видано/сформовано необґрунтовано. Не виключено, що у подібній ситуації у всьому звинуватять роботодавця, який призначив допомогу по тимчасовій непрацездатності (мовляв, він не зібрав достатньо даних для прийняття рішення про призначення страхової виплати, незаконно призначив лікарняний до оплати) та оштрафують його. Відповідно, аби потім не вирішувати, хто крайній, краще не покладатись на недосконале програмне забезпечення, а відслідковувати строки направлення хворого працівника на проведення експертною командою оцінювання повсякденного функціонування хворого та своєчасно цікавитись результатами такого оцінювання.
