На що зважати під час обчислення лікарняних, які лікарняні обмежувати однією мінзарплатою, а які — двома. Приклади розрахунку лікарняних за різних ситуацій
Враховуйте всі ці обставини, коли обчислюєте лікарняні. Адже від того, як оформили трудові відносини, залежить розмір лікарняних. Ба більше, наразі є обставини, за яких є-лікарняний оплачувати не потрібно.
Коли в особистому кабінеті страхувальника з’являється е-лікарняний працівника, який несе службу в ЗСУ, територіальній обороні (ТРО) чи інших збройних формуваннях, не оплачуйте його. Адже працівники, які служать у ЗСУ або теробороні, отримують грошове забезпечення, в т. ч. за період тимчасової непрацездатності або відновлення після отриманої травми чи поранення. Тож е-лікарняний такого працівника роботодавцець лише бере до відома. Оплачувати його не потрібно ані за кошти роботодавця, ані за кошти ПФУ.
Якщо працівник не виходить на роботу і не повідомив роботодавця про причини своєї відсутності та в період такої відсутності в нього з’явився е-лікарняний — оплачувати його не можна. Принаймні поки не з’ясуєте, з якої причини він відсутній на роботі й чи можна за такої причини оплачувати лікарняний.
Закон № 1105 не передбачає створення комісії (уповноваженого) з питань соціального страхування. Наразі ці функції виконує роботодавець або уповноважена ним особа. Тож бухгалтер може обчислювати лікарняний лише після того, як отримає вказівку від роботодавця.
Якщо роботодавець призначив виплату за лікарняним, бухгалтер має правильно визначити:
загальний розмір страхового стажу працівника та його страховий стаж за останніх 12 місяців перед лікарняним.
Стандартний приклад розрахунку лікарняних
Працівникам, які за останніх 12 місяців перед лікарняним мають не менше ніж 6 місяців страхового стажу, лікарняні з тимчасової непрацездатності обчислюйте й оплачуйте у загальному порядку. Якщо розмір лікарняного буде менший за розмір мінзарплати — не робіть жодних дотягувань і доплат. Адже Закон № 1105 цього не передбачає.
Коли оплачуєте е-лікарняні працівницям, які працюють на підприємстві понад пів року та йдуть у відпустку з вагітності та пологів, пильнуйте, аби розмір виплати не був меншим за той, що вимагає закон. Е-лікарняний з вагітності та пологів має бути не меншим за розмір допомоги, обчислений із мінзарплати, встановленої на час настання страхового випадку (ч. 2 ст. 19 Закону № 1105).
Нагадаємо, що з 01.01.2024 по 31.03.2024 мінзарплата становить 7100,00 грн, а з 01.04.2024 по 31.12.2024 — 8000 грн.
Як обчислити лікарняні, коли страховий стаж менший за 6 місяців
Якщо за останніх 12 місяців перед страховим випадком страховий стаж працівника менший ніж 6 місяців, розмір допомоги за лікарняним не має перевищувати розміру мінзарплати, встановленого на момент настання страхового випадку (п. 1 ч. 4 ст. 12 Закону № 1105).
Працівник набуває страховий стаж за періоди, коли:
1) отримує —
зарплату, з якої роботодавець сплачує єдиний внесок (ЄСВ);
Тож коли працівник тривалий час перебуває у трудових відносинах із роботодавцем, але дію його трудового договору призупиняли, через що або з інших причин він не отримував зарплати і з неї не сплачували ЄСВ, за цей період він не має страхового стажу.
Увага: до страхового стажу зараховуйте період не лише роботи, а й отримання інших соціальних виплат.
Розмір страхового стажу працівника визначте за довідкою з ПФУ за формою ОК-5, ОК-7 або Додатком 9. При цьому майте на увазі, що довідка за формою ОК-5, ОК-7 не відображає період роботи працівника на попередніх місцях роботи. Натомість у Додатку 9 зазначають страховий стаж працівника за всіма місцями роботи.
Коли у довідці з ПФУ бачите, що на попередньому місці роботи за один із місяців працівник набув не 31 чи 30 днів стажу, а неповний місяць, — такі місяці не відкидайте. Натомість підрахуйте загальну кількість днів страхового стажу за останніх 12 місяців перед лікарняним. Якщо вийде 182 дні чи більше, обмеження не застосовуйте (лист виконавчої дирекції Херсонського обласного відділення ФСС від 13.05.2015 № 01-28-09-594).
Якщо такий спосіб підрахунку не підходить — скористайтеся формулою:
ТП = Св ÷ В,
де: ТП — тривалість періоду, що зараховується до страхового стажу (в місяцях);
За цією формулою зараховуйте до страхового стажу не фактично відпрацьовані дні, а розмір сплаченого ЄСВ. Відповідно, місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, що перевищує розмір мінзарплати, враховуйте як один місяць (1,0).
Увага: страховий стаж визначайте за довідками ПФУ за формою ОК-5, ОК-7 або Додатком 9.
Місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, меншої за розмір мінзарплати, страховий стаж обчислюйте за наведеною формулою. До страхового стажу зараховуйте лише відповідну частину місяця (0,99 – 0,01). Коли визначите всі частини, що входять до страхового стажу, підсумуйте їх.
Якщо ж за останніх 12 місяців у працівника не набралося 6 місяців страхового стажу — застосуйте обмеження.
Як застосовувати обмеження розміром мінзарплати
Коли обмежуєте лікарняні розміром мінзарплати, зважайте на страховий стаж (ст. 17 Закону № 1105). Це стосується і працівників, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем менше ніж пів року.
Допомогу з тимчасової непрацездатності нараховуйте працівникові, загальний страховий стаж якого:
до трьох років — у розмірі 50%;
від трьох до п’яти років — 60%;
від п’яти до восьми років — 70%;
понад вісім років — 100% (ст. 24 Закону № 1105).
Водночас незалежно від страхового стажу допомогу в розмірі 100% середньоденного заробітку надавайте працівникам, які є:
постраждалими категорії 1—3 від Чорнобильської катастрофи або доглядають дитину до 14 років, яка постраждала від Чорнобильської катастрофи;
ветеранами війни, постраждалими учасниками Революції Гідності та членами сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членами сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
жертвами нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 № 1584-III;
донорами, які мають право на пільгу за статтею 20 Закону України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові» від 30.09.2020 № 931-IX;
особами, реабілітованими відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917—1991 років» від 17.04.1991 № 962-XII, із числа репресованих у формах позбавлення/обмеження волі / примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу;
Також незалежно від страхового стажу надавайте допомогу в розмірі 50% середньоденного заробітку працівникові, який перебував на самоізоляції через COVID-19. Проте медичним працівникам у таких випадках виплачуйте допомогу в розмірі 100% середньої зарплати незалежно від страхового стажу.
Лише після того як визначили всі деталі, що впливають на розмір оплати за лікарняним, переходьте до обчислень.
Деякі бухгалтери, побачивши, що е-лікарняний слід оплачувати з обмеженням, помилково не застосовують страхового стажу до фактичного заробітку, а одразу обчислюють виплату з мінзарплати. Якщо в такий спосіб обчислите лікарняні з Прикладу 3, виплата становитиме 2799,00 грн (233,25 грн × 12 к. дн.). Ба більше, виплата за рахунок ПФУ буде 1632,75 грн (233,25 грн × 7 к. дн.). Тобто сума нецільового використання коштів ПФУ дорівнюватиме 868,07 грн (1632,75 грн – 764,68 грн). Під час перевірки ревізор ПФУ зобов’яже підприємство повернути переплату на рахунок ПФУ — 434,04 грн, тобто 50% зайво використаної суми, (ч. 6 ст. 8 Закону № 1105). Доведеться також сплатити штраф. А бухгалтерові загрожує адмінштраф — від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 165-5 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Обчислюємо лікарняні працівникові із загальним страховим стажем понад 8 років
Коли за останніх 12 місяців працівниця має менше ніж 6 місяців страхового стажу, маєте обмежити лікарняні з вагітності та пологіврозміром двох мінзарплат.
До такої групи, окрім осіб, з якими призупинили дію трудового договору, можуть потрапити працівниці, які значний час перебувають у трудових відносинах із роботодавцем, проте не мають необхідної кількості страхового стажу. Тобто такі особи не сплачували ЄСВ, зокрема, за періоди відпустки:
без збереження заробітної плати, карантинної тощо;
для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку за медичним висновком.
Е-лікарняний з вагітності та пологів оплачуйте в розмірі 100% незалежно від страхового стажу працівниці (ч. 1 ст. 19. Закону № 1105).
Обчислюємо допомогу з вагітності та пологів працівниці, страховий стаж якої менший за 6 місяців
Лікарняний сумісника обчислюйте лише після того, як керівник призначить йому виплату за лікарняним.
Допомогу за лікарняним призначають і виплачують за основним місцем роботи або за місцем роботи за сумісництвом (ч. 1 ст. 22 Закону № 1105). Тобто працівник на свій розсуд обирає, до якого роботодавця звернеться по оплату. Компенсацію втраченого заробітку він отримає лише в одному з місць роботи.
При цьому посадовці не уточнили, в який спосіб роботодавець, який призначатиме виплату за лікарняним, може дізнатися, чи не призначив виплату за таким лікарняним інший роботодавець цього працівника. Фактично виплату за лікарняним має призначати основний роботодавець. Адже закон не передбачає, що для оплати е-лікарняного основному роботодавцеві потрібні додаткові документи або довідки.
Однак якщо працівник захоче отримати допомогу за лікарняним не за основним місцем роботи, а за сумісництвом, роботодавець має впевнитися, що за основним місцем роботи працівникові не призначали оплату лікарняного.
З огляду на те що рішення про призначення виплати за лікарняним ухвалює роботодавець, сумісникові слід отримати на основному місці роботи відповідну довідку або копію рішення основного роботодавця про відмову в оплаті лікарняного.
Форму такого документа не затвердили і навряд чи затвердять згодом. Разом із цим Закон № 1105 передбачає виключний перелік підстав для відмови в оплаті лікарняного. У цьому переліку немає такої підстави як бажання працівника отримати лікарняний на місці роботи за сумісництвом.
Тобто наразі маємо колізію у законодавстві. Адже саме закон передбачає право працівника отримати допомогу за лікарняним на місці роботи за сумісництвом, однак не визначає правових підстав і механізму її призначення.
