Програмний РРО — гідна альтернатива старому доброму касовому апарату. Адже за допомогою віртуальних РРО розраховуватися з покупцями і зручніше, і дешевше. Розповімо, кому і коли застосовувати, як працювати із ПРРО
Усе, що вам треба, — електронний девайс, доступ до інтернету і бажання йти за прогресом. А з цим затримки не буде: хочеш не хочеш, а податківці змусять працювати з РРО. Однак із програмним чи класичним — вибирати вам.
Що таке програмний РРО
Функцію РРО зможе виконувати будь-який е-пристрій. Берете смартфон, планшет, ноутбук. Встановлюєте на нього програму. Безоплатну — від ДПС або платну — від сторонніх фірм. Фіскальні функції у програмі реалізовані через фіскальний сервер органу контролю. Цей сервер:
реєструє програмні РРО та електронні розрахункові документи;
надає доступ до інформації про розрахункові операції.
Програмний реєстратор розрахункових операцій — програмний, програмно-апаратний або програмно-технічний комплекс у вигляді технологічного та/або програмного рішення, що використовується на будь-якому пристрої та в якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер контролюючого органу і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг), операцій з приймання готівки для подальшого переказу (ст. 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР; далі — Закон про РРО).
Фіскальні функції програмного РРО— це його здатність забезпечувати одноразове занесення на фіскальний сервер ДПС, багаторазове зчитування і неможливість змінити підсумкову інформацію про розрахункові операції (ст. 2 Закону про РРО).
ДПС веде реєстр програмних РРО в електронному вигляді. До реєстру вносять дані про сам програмний РРО, а також відомості про суб'єктів господарювання та їхні господарські одиниці, де застосовують програмні РРО, дані сертифікатів електронних підписів та/або печаток.
Із 1 серпня 2023 року підприємцям дозволили формувати спрощений фіскальний чек. Консультація допоможе розібратися, яку інформацію має містити такий чек, як правильно зазначати у ньому групу товарів та що буде, якщо схибите з назвою товару у чеку
Без РРО можуть торгувати та надавати послуги тільки ФОП на першій групі. Усім іншим — касовий апарат, якщо проводите розрахункові операції з точки зору Закону про РРО. Обсяг доходів значення немає. Виключення з правил — у статтях 9 та 10 Закону про РРО.
Як зареєструвати програмний РРО
Для початку роботи з програмним РРО необхідно перш за все отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) у будь-якого Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. ДПС такі ключі видає безоплатно.
Потім потрібно встановити програмне забезпечення на будь-який зручний пристрій, який є в наявності. Це може бути комп’ютер, смартфон або планшет. Скачати програмне забезпечення можна за посиланням.
У реєстрації програмного РРО можуть відмовити, якщо:
автоматизована перевірка виявить недотримання загальних вимог щодо електронного документообігу. Наприклад, непідписано електронний документ, незаповнені обов’язкові реквізити, непідтверджено право підписанта;
програмний РРО, зазначений у заяві, вже зареєстрований;
суб’єкт господарювання не повідомив про таку господарську одиницю або згідно з повідомленням цей є закритим чи не експлуатується;
суб'єкта господарювання не включено до Єдиного державного реєстру;
виявлено розбіжності даних, вказаних у Заяві, з даними щодо обліку та реєстрації суб'єкта господарювання в контролюючих органах (п. 3 розд. ІІ Порядку № 317).
Як і коли проводять перереєстрацію програмного РРО
Перереєстрацію програмного РРО (ПРРО) необхідно провести у разі зміни:
найменування — прізвища, імені, по батькові (за наявності) або податкового номера (без державної реєстрації припинення юридичної особи або підприємницької діяльності фізичної особи — підприємця);
найменування або адреси господарської одиниці, де використовуєте ПРРО.
Суб’єкти господарювання зобов’язані надавати покупцеві розрахунковий документ (п. 2 ст. 3 Закону про РРО). Програмний РРО — не виняток.
Покупець отримає фіскальний касовий чек у вигляді:
відображення QR-коду на дисплеї пристрою, де встановлений програмний РРО – покупець зчитає його через застосунок у смартфоні;
повідомлення на адресу електронної пошти споживача або у месенджер — Viber чи Telegram. Про доставку електронного чека надійде SMS-сповіщення;
роздрукованого документа – для цього маєте встановити принтер для друку чеків (п. 1 розд. IV Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317).
Електронний фіскальний касовий чек має бути за типовою формою № ФКЧ-1. У ньому вкажіть форму оплати «Готівка», «Картка» або її аналоги. Якщо оплата надійшла через інтернет у позаробочий час, проведіть операцію зранку, у перший робочий день після оплати.
Покупець отримає електронний чек у вигляді СМС-повідомлення або листа на електронну пошту. Він може за допомогою свого смартфону зчитати QR-код і завантажити чек на свій пристрій в електронному форматі (pdf).
Електронний чек покупець може перевірити на сайті ДПС. Перевірити можна і чеки звичайних РРО.
Через програмний РРО не слід проводити лише ті оплати, що надійшли із розрахункового рахунка клієнта на ваш розрахунковий рахунок — класичний безготівковий розрахунок. Усі інші карткові платежі за товари, отримані через Приват24, Монобанк, Liqpay Portmone тощо, фіксуйте у програмному РРО. Якщо ж через банківські системи дистанційного обслуговування або сервіси переказів коштів розраховуються за послуги, то діє звільнення — РРО не потрібен (п. 14 ст. 9 Закону про РРО).
