Програмний РРО — гідна альтернатива старому доброму касовому апарату. Адже за допомогою віртуальних РРО розраховуватися з покупцями і зручніше, і дешевше. Розповімо, кому і коли застосовувати, як працювати із ПРРО
Усе, що вам треба, — електронний девайс, доступ до інтернету і бажання йти за прогресом. А з цим затримки не буде: хочеш не хочеш, а податківці змусять працювати з РРО. Однак із програмним чи класичним — вибирати вам.
Що таке програмний РРО
Функцію РРО зможе виконувати будь-який е-пристрій. Берете смартфон, планшет, ноутбук. Встановлюєте на нього програму. Безоплатну — від ДПС або платну — від сторонніх фірм. Фіскальні функції у програмі реалізовані через фіскальний сервер органу контролю. Цей сервер:
реєструє програмні РРО та електронні розрахункові документи;
надає доступ до інформації про розрахункові операції.
Програмний реєстратор розрахункових операцій — програмний, програмно-апаратний або програмно-технічний комплекс у вигляді технологічного та/або програмного рішення, що використовується на будь-якому пристрої та в якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер контролюючого органу і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг), операцій з приймання готівки для подальшого переказу (ст. 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР; далі — Закон про РРО).
Фіскальні функції програмного РРО— це його здатність забезпечувати одноразове занесення на фіскальний сервер ДПС, багаторазове зчитування і неможливість змінити підсумкову інформацію про розрахункові операції (ст. 2 Закону про РРО).
ДПС веде реєстр програмних РРО в електронному вигляді. До реєстру вносять дані про сам програмний РРО, а також відомості про суб'єктів господарювання та їхні господарські одиниці, де застосовують програмні РРО, дані сертифікатів електронних підписів та/або печаток.
Найпоширеніші проблеми мають підприємства, що користуються електрогенераторами. Коли потрібна ліцензія на зберігання пального? Чи сплачувати екологічний податок? Де взяти норми, щоб списувати пальне на витрати?
Без РРО можуть торгувати та надавати послуги тільки ФОП на першій групі. Усім іншим — касовий апарат, якщо проводите розрахункові операції з точки зору Закону про РРО. Обсяг доходів значення немає. Виключення з правил — у статтях 9 та 10 Закону про РРО.
Як зареєструвати програмний РРО
Для початку роботи з програмним РРО необхідно перш за все отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) у будь-якого Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. ДПС такі ключі видає безоплатно.
Потім потрібно встановити програмне забезпечення на будь-який зручний пристрій, який є в наявності. Це може бути комп’ютер, смартфон або планшет. Скачати програмне забезпечення можна за посиланням.
У реєстрації програмного РРО можуть відмовити, якщо:
автоматизована перевірка виявить недотримання загальних вимог щодо електронного документообігу. Наприклад, непідписано електронний документ, незаповнені обов’язкові реквізити, непідтверджено право підписанта;
програмний РРО, зазначений у заяві, вже зареєстрований;
суб’єкт господарювання не повідомив про таку господарську одиницю або згідно з повідомленням цей є закритим чи не експлуатується;
суб'єкта господарювання не включено до Єдиного державного реєстру;
виявлено розбіжності даних, вказаних у Заяві, з даними щодо обліку та реєстрації суб'єкта господарювання в контролюючих органах (п. 3 розд. ІІ Порядку № 317).
Як і коли проводять перереєстрацію програмного РРО
Перереєстрацію програмного РРО (ПРРО) необхідно провести у разі зміни:
найменування — прізвища, імені, по батькові (за наявності) або податкового номера (без державної реєстрації припинення юридичної особи або підприємницької діяльності фізичної особи — підприємця);
найменування або адреси господарської одиниці, де використовуєте ПРРО.
Суб’єкти господарювання зобов’язані надавати покупцеві розрахунковий документ (п. 2 ст. 3 Закону про РРО). Програмний РРО — не виняток.
Покупець отримає фіскальний касовий чек у вигляді:
відображення QR-коду на дисплеї пристрою, де встановлений програмний РРО – покупець зчитає його через застосунок у смартфоні;
повідомлення на адресу електронної пошти споживача або у месенджер — Viber чи Telegram. Про доставку електронного чека надійде SMS-сповіщення;
роздрукованого документа – для цього маєте встановити принтер для друку чеків (п. 1 розд. IV Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317).
Електронний фіскальний касовий чек має бути за типовою формою № ФКЧ-1. У ньому вкажіть форму оплати «Готівка», «Картка» або її аналоги. Якщо оплата надійшла через інтернет у позаробочий час, проведіть операцію зранку, у перший робочий день після оплати.
Покупець отримає електронний чек у вигляді СМС-повідомлення або листа на електронну пошту. Він може за допомогою свого смартфону зчитати QR-код і завантажити чек на свій пристрій в електронному форматі (pdf).
Електронний чек покупець може перевірити на сайті ДПС. Перевірити можна і чеки звичайних РРО.
Через програмний РРО не слід проводити лише ті оплати, що надійшли із розрахункового рахунка клієнта на ваш розрахунковий рахунок — класичний безготівковий розрахунок. Усі інші карткові платежі за товари, отримані через Приват24, Монобанк, Liqpay Portmone тощо, фіксуйте у програмному РРО. Якщо ж через банківські системи дистанційного обслуговування або сервіси переказів коштів розраховуються за послуги, то діє звільнення — РРО не потрібен (п. 14 ст. 9 Закону про РРО).
