Z-звіт — це обов’язковий денний звіт касового апарату — як звичайного, так і програмного. Друкувати його чи ні, як, де і скільки зберігати, як часто формувати Z-звіт, електронний Z-звіт, особливості Z-звітів програмних РРО, відповідальність за порушення — в огляді
Z-звіт: що це і навіщо
Z-звіт — це документ, який друкує касовий апарат (РРО), у якому містяться дані денного звіт та при формуванні якого відбуваються дві операції:
- занесення даних до фіскальної пам’яті РРО. Після занесення даних до неї, їх уже неможливо змінити/знищити без задіяння шкоди самому касовому апарату;
- обнулення оперативної пам’яті РРО. Стираються поточні дані за операціями зміни після їхнього вивантаження до фіскальної пам’яті.
Інша назва Z-звіту — фіскальний звітний чек.
Z-звіт слід відрізняти від:
- контрольної стрічки — це копія фіскальних чеків + копія самих Z-звітів при створенні стрічки в електронному вигляді;
- X-звіту — це теж звіт за день, але при його формуванні не відбувається обнулення оперативної пам’яті та занесення даних до фіскальної пам’яті.
Ці відмінності найкраще виписані у пункті 2 Вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування, які затверджені постановою Кабміну від 18.02.2002 № 199 (далі — Вимоги № 199). Виходить, що головне технічне призначення Z-звіту — занести операції у фіскальну пам’ять.
Придбали форму для мобілізованого: податкові наслідки
Z-звіт: навіщо він іще потрібен
Окрім суто технічного завдання Z-звіт необхідний також для:
- підтвердження здійснення розрахункових операцій і дотримання вимог законодавства про розрахункові операції. За своєю суттю, денний Z-звіт відповідає поняттю первинного документа і його неформування ставить під сумнів усі операції;
- формування податкових накладних за щоденним підсумком операцій. Z-звіт містить підсумки за розрахунковими операціям у розрізі кожного запрограмованого коду товару чи послуги з його найменуванням та кількості, що була продана (роз’яснення ДПС 101.16 ЗІР).
Також формування Z-звіту здійснюється для закриття зміни, наприклад при зміні касира.
Z-звіт: чи обов’язково формувати
Так, формувати Z-звіт обов’язково. Податківці не задовольняться, наприклад X-звітом, так як не буде операцій у фіскальній пам’яті. Обов’язковість Z-звіту визначена:
Z-звіт: коли формувати
Z-звіт формується обов’язково протягом доби до 24:00. Як порушення уже буде розглядатися його формування після цієї часової межі, наприклад формування в час 00:05 чи взагалі на наступний ранок. Витікає це з підпункту 9 статті 3 Закону про РРО, де фіскальний звітний чек вимагається друкувати щоденно у разі здійснення розрахункових операцій. Виходить, що якщо не надрукувати до 24:00, то уже день закінчився.
Крім того, є ще й поняття зміни у пункті 2 Вимог № 199, якою вважається період роботи РРО між двома Z-звітами, тобто зміна у даному випадку розглядається не фактична (як працює касир), а своя, «РРО-зміна».
Увага: за 24 години треба хоча б один Z-звіт і встигнути до 24:00.
Отже, касир при роботі в нічну зміну все ж таки має до закінчення доби сформувати Z-звіт (перший) і після закінчення уже своєї зміни сформувати ще один Z-звіт (другий). Також виходить, що період формування Z-звіту не може перевищувати 24 годин, що передбачають й Вимоги № 199.
Z-звіт, якщо протягом дня не було операцій
Ситуація: касовий апарат включили, він пропрацював увесь день, але жодної розрахункової операції проведено не було. У такому разі Z-звіт друкувати не потрібно, так як уже згаданий пп. 9 ст. 3 Закону про РРО має чітку прив’язку до умови здійснення розрахункових операцій (…у разі здійснення..»). З цим погоджуються й податківці у роз’ясненні ЗІР 109.09.
Якщо протягом дня були при цьому службові операції: «службове внесення» або «службова видача», то теж Z-звіт друкувати не потрібно, так як такі операції не є розрахунковими у розумінні Закону про РРО (роз’яснення ЗІР 109.09).
Хоча для перестраховки можна й сформувати, особливо якщо не тільки одна людина працює з даним РРО і є певні сумніви, чи дійсно розрахункових операцій не було (можна попередньо сформувати X-звіт) та проглянути контрольну стрічку. Однак, аби такої плутанини не було, варто перед зміною касирів все ж таки правильно закрити зміну і сформувати Z-звіт, якщо були розрахункові операції. Але в дрібних магазинах інколи буває, коли одним РРО користуються два продавця, наприклад сам власник магазину та найнятий ним продавець-помічник.
За резервним касовими апаратами, які навіть не вмикали, Z-звіти не формують, так як такої вимоги немає.
Z-звіт в електронному вигляді чи друкованому
Z-звіт потрібно друкувати, якщо використовуєте класичний (апаратний) РРО. З законодавством тут справа неоднозначна й питання при прочитанні виникають. Пояснимо, що до чого:
- у самому Законі про РРО у підпункті 9 статті 3 записано однозначно: «щоденно друкувати…». На це натякають податківці (лист ДФС від 30.11.2018 № 5045/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, далі Лист № 5045). Отже, формування лише одного електронного Z-звіту без роздруківки це порушення й треба ще паперовий варіант;
- відсутність місця, куди клеїти Z-звіти в КОРО та відсутність самої КОРО не означає, що не потрібна роздруківка самих звітних фіскальних чеків. Раніше ці звіти клеїли в КОРО, яка була обов’язковою. Однак зараз суб’єкт господарювання взагалі може не мати КОРО за умови, що він видав такий наказ і не збирається використовувати розрахункові квитанції й проводити розрахункові операції при виході РРО з ладу чи відключенні електроенергії;
- зберігати Z-звіти потрібно також і в електронній формі, але це не виключає обов’язкову роздруківку. Вимога збереження фіскальних звітних чеків у електронній формі стосується, по-перше, лише відокремлених підрозділів. По-друге, це тільки умова оприбуткування готівки (абз. 3 п. 11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, від 29.12.2017 № 148, далі – Положення № 148). Дотримання даної умови не означає автоматичне дотримання й вимог пп. 9 ст. 3 Закону про РРО (!). По-третє, з даної вимоги випадають фізособи-підприємці і вона стосується лише підприємств/установ. На практиці ж електронний Z-звіт завжди є у пам’яті РРО;
- податківці на практиці накладають штраф за незабезпечення зберігання паперового Z-звіту. Звітний фіскальний чек, як і будь-які інші первинні документи, мають зберігатися у визначений ПК строк – з цього приводу лист ДФС від 19.03.2019 № 1112/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, далі — Лист № 1112). Z-звіт фактично має статус первинного документу з усіма витікаючими наслідками.
Увага: друкувати та зберігати Z-звіти звичайних касових апаратів (апаратних, «класичних» РРО) треба обов’язково.
Щодо програмних РРО (пРРО), то сама їхня ідея вже не передбачає ніяких роздруківок.
Скільки зберігати Z-звіт
3 роки (1095 днів). Відлік починається з дня подачі податкової звітності, для складення якої Z-звіт був використаний. Це умова пункту 44.3 ПК. Про такий строк мова йде в абзаці 2 пункту 11 Положення № 148, а також Листі № 1112. Це стосується обох форм документа — паперової та електронної.
Z-звіт в електронному вигляді
Електронний Z-звіт — це документ, який створюється РРО у вигляді електронних даних. Його можна роздрукувати при втраті паперового екземпляру. Також це той фіскальний звітний чек, що формують програмні РРО.
В програмних РРО обіцяють, що Z-звіт буде створюватися в автоматичному режимі й підприємці, які їх використовують, ризиків щодо його відсутності не нестимуть.
Паперовий Z-звіт РРО: де зберігати і як
Друковані Z-звіти зберігайте у певному відведеному місці. Це може бути певна папка, коробка тощо. Законодавство не визначає насьогодні місце й спосіб їхнього збереження. Однак ні в якому разі не треба підклеювати їх, як раніше, до КОРО, так як там уже немає спеціально відведених місць до цього й це можна розцінювати як порушення правил ведення самої КОРО. Як варіант роздруковані Z-звіти можна приклеювати у спеціально відведений зошит, лист картону тощо.
Визначте також обов’язково відповідальну особу, наприклад касира чи бухгалтера з розрахунків.
Електронний Z-звіт РРО: де зберігати і як
Щодо електронної форми Z-звіту, то тут дещо неоднозначна ситуація. Підприємство самостійно визначає щодо Z-звітів (абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 12 Положення № 148):
- місце збереження;
- спосіб збереження;
- формат збереження. Він має забезпечити можливість візуального перегляду Z-звіту представниками ДПС.
Взагалі з цими умовами дещо дивна ситуація, так як будь-який касовий апарат забезпечує збереження даних у фіскальній пам’яті, а тому фактично місцем збереження даних є сам РРО, а спосіб залежить від розробника даного апарату.
Щодо формату даних, то ДПС взагалі відсторонилася від відповіді на ці питання, рекомендувавши ставити питання щодо електронного формату для щоденних Z-звітів чеків не до податківців, а до Нацбанку, так як він є розробником даної технології (лист ДФС від 12.04.2019 № 1581/6/99-99-14-05-01-15/ІПК). Отже, все знову залежить тут від вашого касового апарату та його розробника.
Так як електронні Z-звіти дублюються паперовими, які зберігаються 1095 днів, то питання щодо них відпадає — є ж збережені паперові. Однак у ситуації, коли паперові Z-звіти не друкуються, що можливо для філії, яка не веде касову книгу (п. 11 Положення № 148).
Увага: для філій бажано прописати умови збереження електронних Z-звітів, аби врегулювати це питання.
✅ Хто мусить перейти на програмний РРО
✅ Як зареєструвати, перереєструвати або скасувати реєстрацію пРРО
✅ Як видавати електронні чеки
✅ Чи можуть два касири працювати на одному пРРО
✅ Які оплати за QR-кодом не потребують пРРО
✅ Що робити, якщо зник інтернет або пРРо «заглючив»
Як зберігати електронні Z-звіти у філіях
Рекомендуємо для філії, на всяк випадок, в окремому наказі або положенні про касову дисципліну підприємства на основі пп. 2.3.4 Вимог щодо створення контрольної стрічки в електронній формі у реєстраторах розрахункових операцій, програмних реєстраторах розрахункових операцій та модемів для передачі даних, які затверджені наказом Мінфіну від 08.10.2012 № 1057, визначено, що філією «здійснюється енергонезалежне зберігання інформації контрольної стрічки в електронній формі (КСЕФ), у т.ч. копій Z-звітів, у носії КСЕФ протягом законодавчо встановленого строку зберігання». КСЕФ включає електронні копії Z-звітів, тому питання буде врегульоване. У прикладі запропонованого положення про ведення касових операцій на підприємстві якраз таким чином і зроблено (п. 7.3 положення з прикладу).
Про необхідність розробки внутрішнього положення для філії з визначенням місця зберігання Z-звітів вказали й податківці у Індивідуальній податковій консультації від 13.03.2020 № 1031/6/99-00-05-05-01-06/ІПК.
Помилка в Z-звіті
Виправлення помилки (помилкової операції) можливе тільки до формування Z-звіту. Виправлення здійснюється двома способами:
- реєстрація від’ємної суми;
- операція «службова видача»
Після формування фіскального звітного чеку помилкові операції виправити уже неможливо, як і виправити сам Z-звіт.
Z-звіт: копія
У ситуації, якщо оригінал втрачено, то роздрукувати копію z звіту можна (Лист № 5045). Головне, щоб РРО забезпечував таку технічну можливість. Обмежень щодо можливої кількості роздрукованих копій Z-звіту не передбачено.
Z-звіт без службової видачі
Формування Z-звіту та операції «службове внесення» чи «службова видача» йдуть поруч і зверніть увагу на наступне:
- «службове внесення» — здійснюються за умови обнулення суми грошової скриньки після виконання Z-звіту перед першою розрахунковою операцією;
- «службова видача» — якщо касир забирає гроші з місця проведення розрахунків (до проведення Z-звіту). Якщо ж на момент проведення Z-звіту гроші залишаються на місці, то «службова видача» не здійснюється (Z-звіт без службової видачі).
Детальніше про ці операції можна дізнатися у роз’ясненні ДФС від 30.11.2018 № 5068/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.
Відключення електроенергії та Z-звіт
Якщо на період відключення електроенергії проводилися розрахункові операції з використанням розрахункових квитанцій та КОРО, то потім при підключенні треба:
- провести усі суми розрахунків за час роботи з використанням цих розрахункових квитанцій та відповідно до контрольної стрічки, якщо оперативна пам’ять обнулилася (це залежить від вашого апарату);
- сформувати Z-звіт;
- зробити операцію «службове внесення», якщо є потреба.
Z-звіт і пРРО
Z-звіт формується також і пРРО, при чому:
- процес відбувається повністю автоматично і щоденно. Користувачу дбати про дотримання правила «один звіт за 24 години», як для звичайних РРО, не потрібно – про це дбає сама програма;
- друкувати теж Z-звіт пРРО не обов’язково (роз’яснення ДПС ЗІР 109.24, а також ГУ ДПС у Тернопільській області). Сформований Z-звіт передається на фіскальний сервер ДПС, звідки має надійти підтвердження отримання;
- пРРО має зберігати у себе в пам’яті Z-звіти не менше 3х років. Це значить, що якщо раптом розрахункові операції припинені, то слід подбати про збереження даних на певних носіях а той збереження самого пристрою, на який пРРО був установлений.
Штраф за Z-звіт
За нероздрукування Z-звіту прямого штрафу немає. Однак штраф можна заробити за:
- незбереження первинних документів. Це 1020 грн — перший раз, 2040 грн — повторно протягом року (п. 121.1 ПК , лист № 1112);
- відсутність обов’язкових реквізитів у розрахункових документах, до яких можна віднести фіскальні чеки (роз’яснення ДПС ЗІР 109.18). Однак Z-звіту це стосується друку самого Z-звіту. Даний штраф стосується саме фіскальних чеків і становить 100% вартості товарів (робіт, послуг) проданих з порушеннями (п. 1 ст. 17 Закону № 265);
- порушення порядку проведення розрахунків — адмінштраф (ст. 1551 КпАП). Це від 85 до 170 грн – на посадових осіб. ФОП даний штраф взагалі не стосується, так як вони не є посадовими особами. Однак на тих, хто здійснює розрахункові операції, може бути накладений адмінштраф від 34 до 85 грн (див. зокрема роз’яснення ГУ ДПС у Вінницькій області).
Водночас, податківців визнають, що застосування відповідальності за незбереження щоденних Z-звітів, створених РРО або ПРРО, не передбачено (ГУ ДПС у Луганській області).
z звіт в електронному вигляді
z звіт в електронному вигляді
