експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Цифровизация изменяет и такую консервативную сферу, как оформление трудовых отношений. Еще с июня 2021 года в Украине внедрили электронные трудовые книжки. Как перенести данные о стаже из бумажной трудовой книжки в электронную трудовую книжку, какими должны быть сканкопии, как изменится порядок выхода на пенсию — обо всем этом в обзоре
постепенный отказ от бумажного документооборота — согласитесь, что это только вопрос времени и развитие цифровых технологий;
уменьшение затрат времени на бумажную работу Электронная форма более удобна;
упрощение доступа к информации как работодателю, так и самому работнику У физлиц уже есть возможность сверять информацию о своем страховом стаже в базе Пенсионного фонда Украины (ПФУ);
уменьшение отрицательных рисков потери бумажной трудовой книжки и затем ее обновления. Особенно это касается тех лиц, у которых записи в электронной базе ПФУ имеют несовпадение с таковыми в бумажной трудовой книжке. Конечно и бумажные трудовые книжки восстанавливали, но это значительные затраты времени на посещение прежних мест работы, а то и архивов, если данные предприятия уже закрывали;
создание возможностей для начисления пенсий в автоматическом режиме.
Учет трудовой деятельности работника производится в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
Полностью перейти на электронные трудовые книжки нужно до 10 июня 2026 года. Закон не запрещает пользоваться как бумажной, так и электронной формами книг, пока продлится переходный период. По желанию работника бумажная трудовая книжка может вестись и по истечении пятилетнего срока.
Все ли данные по стажу имеются в Реестре ПФУ
Нет, могут быть не все данные. Поэтому следует проверить и периодически мониторить информацию о себе на портале ПФУ о страховом стаже и правильности сведений в электронных трудовых книжках, ведь ошибку могут сделать:
работодатель при представлении данных о начале и окончании трудовых отношений и т.п.;
работник ПФУ при обработке сканкопий.
Кроме ошибок могут быть не внесены целые годы. По чисто техническим причинам. Особенно это касается данных до 2004 года.
Внимание:от автоматических пенсий можно будет отказаться. Представьте сообщение о своем нежелании до достижения пенсионного возраста. Или просто не подавайте данные о способе получения пенсии в ПФУ уже после назначения пенсии.
Уряд ухвалив законопроєкт, яким запроваджує подання звітності зі сталого розвитку, оновлює підходи до визначення категорії підприємств для звітування й розширює сферу дії МСФЗ
Каких лет может не быть в электронной трудовой книжке
На вебпортале ПФУ страховой стаж рассчитывается с 01.01.2004. К этому моменту стаж был трудовым. Поэтому в электронной трудовой книжке может быть не данных до 2004 года. Также проблемные периоды до 1998 года — до введения персонифицированного учета. В ПФУ отсутствуют данные по страховым взносам до этого года, поэтому следим.
Внимание:особенно следует проверять данные в электронных трудовых книжках до 2004 года.
Кто подает информацию из бумажной трудовой книжки для внесения данных в электронном виде
Работодатель или работник представляет сканированные или оцифрованные копии документов, заверенные КЭП через вебпортал электронных услуг ПФУ.
Внесение данных работником
Внесение данных работодателем
После того, как работодатель или гражданин заполнил анкету и прикрепил сканкопий документов, специалисты ПФУ переводят их в цифровой формат, сверяют записи трудовой книжки с данными, уже содержащимися в персональной карточке Реестра застрахованных лиц.
Таким образом формируется конечный вариант е-трудовой. После оцифровки трудовой, информация о периодах работы и существующем страховом стаже будут доступны для просмотра в личном кабинете на вебпортале электронных услуг ПФУ.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Электронная трудовая книжка на предприятии: как подготовиться к передаче сканкопии трудовых книжек
Перед сканированием трудовых книг необходимо провести тщательный аудит. Прежде всего, нужно проверить первую страницу (титульный лист).
1. Сверить паспортные данные
На первой странице трудовой книги указывают сведения о работнике. На соответствие паспортным данным необходимо проверить следующие записи в трудовой:
фамилия, имя и отчество работника;
дату рождения.
Кроме того, обратите внимание на наличие:
подписи владельца трудовой книжки, которым он заверил правильность внесенных данных;
подписи лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;
печати учреждения, где трудовую заполнили впервые.
2. Проверить записи об изменениях ФИО
В случае смены работником фамилии, имени, отчества работодатель обязан внести соответствующие записи в его трудовую книжку. Основание — документы, подтверждающие изменения:
паспорт;
свидетельство о браке;
свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества и т.п.
Изменения вносятся на первой странице трудовой книжки. Делают это так:
одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новую;
на внутренней стороне обложки указывают информацию о документе, на основании которого сделана запись, с его реквизитами;
запись заверяют подписью ответственного лица и печатью компании.
Как устранить обнаруженные ошибки
Ошибка в записи ФИО или дате рождения. Такой бланк трудовой книжки считают испорченным, составляют акт его списания и оформляют трудовую в другом бланке. Если ошибся предыдущий работодатель, работнику необходимо обратиться к нему для исправления ошибки. В случае ликвидации предыдущего места работы исправить ситуацию необходимо в судебном порядке.
Не внесена запись об изменении ФИО. Как последнему работодателю, вам необходимо произвести соответствующие изменения.
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Сканирование трудовой книжки для Пенсионного фонда
Требования к сканированию трудовых книг. Внесение данных осуществляется путем отправки через сайт ПФУ сканкопий бумажной трудовой книжки. То есть отсканированных страниц трудовой книжки. В принципе, можно сделать и фото, но все равно придется его обработать таким образом, чтобы оно соответствовало требуемому формату и размеру файла. Поэтому лучше все же в этом случае применить сканер.
Необходимо подготовить копии следующих документов:
трудовой книжки. Сканируются только заполненные страницы из разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и вкладки оригинала трудовой книжки. Пустые страницы трудовой книги сканировать не нужно;
отдельного согласия на обработку данных от работника — этот документ нужно подготовить, если данные вносит работодатель. На сегодняшний день ее подают в произвольной форме работодателю и сканируют.
В отдельных случаях для подтверждения страхового стажа нужно скачать диплом об образовании, военном билете и копии свидетельств о рождении детей.
Внимание:если данные вносит работник лично, то сканкопия согласия на обработку данных не требуется.
Отправить данные может:
физлицо, т.е. работник самостоятельно. Однако ему для этого нужно сначала получить электронную подпись. Его можно иметь на любом носителе (компьютере, диске, флешке), то есть не обязательно на защищенных флешках-токенах. Получить электронную подпись физлицо может бесплатно в КНЕДП ІДД ДПС или наиболее удобным образом — в обслуживающем банке;
юрлицо, то есть работодатель. Электронная подпись тоже нужна, но она, как правило, уже есть. По рекомендации ПФУ вносить данные должен работодатель. Но сейчас значительное количество предприятий переложило эту обязанность на работников.
После получения сканкопий дальнейшая их обработка и внесение данных в базу производится работником ПФУ (п. 9 Порядка № 1084), поэтому следует все же проверить данные о себе, чтобы не было допущено человеческой ошибки.
Затем заходим на портал электронных услуг ПФУ и в правом верхнем углу находим «Вход».
В появившемся окне — вводим данные, кто будет работать с реестром (юрлицо/ физлицо), а также относительно электронной подписи.
После этого выбираем слева нужное меню. Для физлиц, например, «Мой страховой стаж» или «Электронная трудовая книжка». Проверяем данные.
В случае необходимости сканкопии документов отправляем через меню «Коммуникации из ПФУ» — «Предоставление сканкопий трудовой книжки».
После прикрепления всех документов нажимаем на «Отправить в ПФУ».
Требования к сканированию трудовых книжек для Пенсионного фонда
Сканкопии должны быть подготовлены с соблюдением следующих требований:
цветное, а не черно-белое сканирование;
разрешение 300 dpi;
формат jpg (но тогда каждую страницу нужно отдельно) или pdf (все страницы единственным файлом);
размер каждого файла должен не превышать 1 Мб;
сканкопии должны быть четкими, должны читаться название документа, серийный номер (если есть), ФИО работника, печати, подписи и т.д.;
название файла должно быть в формате ННННННННННН_ЛС_ПС.jpg, где НННННННННН — идентификационный код застрахованного лица, то есть регистрационный номер учетной карточки плательщика налога; ЛС – номер левой страницы трудовой книжки, начиная с 02; ПС – номер правой страницы трудовой книжки, начиная с 03; первый разворот, где содержится ФИО, должен иметь значение ЛС_ПС равное 00_01. Такие рекомендации к названиям файлов содержатся, в частности, в требованиях самого ПФУ.
Пример названия файлов со страницами трудовой книги:
7680032573_00_01.jpg — это сканированная первая страница трудовой книжки (первый разворот с ФИО застрахованного лица);
7680032573_10_11.jpg — это страницы трудовой книжки 10 и 11 (это пятый разворот).
Если же подаете скан трудовой книжки в формате pdf, то назовите файл НННННННННН.pdf, например 7680032573.pdf.
9 липня Держстат оприлюднив ІСЦ за червень 2025 року. За ним обчислюватимуть коефіцієнт індексації для серпня 2025-го. Експерт пояснить, як зміниться індексація зарплат у серпні 2025-го залежно від того, коли востаннє підвищували оклади працівників. Ловіть також підказки, як уникнути індексації в серпні
Сделать файл меньше (до 1 МБ) и сделать разрешение 300 dpi можно следующим образом:
заходим в «Сохранить документ как», выбираем форму файла, а также параметры хранения;
в параметрах сохранения необходимо выбрать качество изображения «Небольшой размер (300 dpi<)».
Если не удается получить нужный размер файла, воспользуйтесь любым онлайн сервисом для уменьшения размера файлов, например, 11zon. Загрузите файл и выберите степень сжатия:
Трудовую книгу оцифровали: что делать с бумажной
После оцифровки трудовой книги выдайте оригинал бумажную трудовую работникам под подпись.
Если работник потребует вести параллельно с электронным вариантом бумажную трудовую книжку — работодатель обязан это делать (ст. 48 КЗоТ).
☑ Основні моменти у процедурі бронювання за списками ☑ Особливості електронного бронювання працівників через Дію ☑ Категорії військовозобов’язаних, які підлягають 100% бронюванню ☑ Строк дії відстрочки для заброньованих військовозобов’язаних
ФЛП необходимо делать запись в е-трудовую только если она имеет наемных работников.
Однако ПФУ рекомендует ФЛПам подать через персональный кабинет сканкопии:
выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований о государственной регистрации ФЛП,
или справки из Государственной налоговой службы об учете как субъекте предпринимательской деятельности.
Как изменится порядок выхода на пенсию с введением электронных трудовых
С введением е-трудовой пенсии по возрасту будут назначаться автоматически, по факту наступления события — достижение пенсионного возраста, без необходимости дополнительно обращаться и лично посещать органы ПФУ.
Если работник захочет выйти на пенсию позже, ему следует об этом уведомить ПФУ до достижения пенсионного возраста.
Если лицо продолжило работать, или если бумажную трудовую не оцифровали и в течение трех месяцев со дня достижения пенсионного возраста его также не предоставили, то считается, что человек изъявил желание выйти на пенсию позже.
Если лицо не сообщило о своем выборе относительно времени назначения пенсии и в Реестре застрахованных лиц есть информация о страховом стаже, то пенсия назначат автоматически со следующего дня за днем достижения пенсионного возраста.
