В еру інформаційних технологій паперові документи поступово стають минувшиною. Реформа медзакладів, окрім змін порядку фінансування, принесла й перехід на електронні медичні документи. Які з них стосуються бухгалтера КНП та їхнє майбутнє – у короткому огляді
Які саме електронні документи прийшли у медзаклади
Електронна документація регулюється такими нормативними документами:
Стаття допоможе виправити в бухобліку зарплатні помилки й задокументувати правки бухдовідками. Скачаєте три зразки на три випадки: недоплатили зарплату, переплатили через лічильну або нелічильну помилку. Прорахунки у виплатах часто-густо обертаються штрафами, конфліктами з працівниками й судовими спорами. А помилитися може й досвідчений бухгалтер. За нашими інструкціями швидко все виправите й працюватимете безпечно
Також НСЗУ створила оглядову Інструкцію з медичних записів – хоча вона більше нагадує не інструкцію, а огляд процедур роботи з електронними медичними записами. Вимога вести електронні медичні записи внесена уже у Ліцензійні умови їхньої діяльності.
СКАЧАТИ ПЕРЕЛІК ФОРМ
Які є електронні медичні документи
Ліцензійними умовами провадження господарської діяльності з медичної практики передбачено, що всі медичні заклади мають працювати в електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ). ЕСОЗ забезпечує:
- електронний документообіг у сфері медичного обслуговування населення;
- автоматизацію ведення обліку медпослуг;
- можливість використання пацієнтами електронних сервісів.
Види електронних медичних документів наведені у таблиці нижче.
ВИДИ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХНЄ ПРИЗНАЧЕННЯ |
№ | Вид електронного документа | Пояснення призначення |
Електронні медичні документи внутрішнього обігу системи охорони здоров’я |
1 | електронна медична карта | Фіксуються причини звернення до лікаря, діагноз, додаткові методи обстеження. Лікар не може заднім числом змінити записи й щось підправити заради кращої статистики тощо. Також численні електронні підказки допомагають ввести діагноз та інший текст, аби його не набирати вручну. Прив’язка до міжнародних систем класифікації діагнозів (хвороб). Карта містить всю інформацію про пацієнта: результати аналізів, записи про направлення, рецепти та медичні висновки |
2 | електронний рецепт | Використовується для отримання ліків в аптеках за призначенням лікаря |
3 | електронне направлення | Госпіталізація пацієнта, направлення до іншого медзакладу, іншого лікаря-спеціаліста, визначається джерело фінансування (кошти НСЗУ, страховка, власні кошти пацієнта) |
4 | медичний висновок | Містить висновок лікаря про тимчасову непрацездатність пацієнта за результатами огляду, або висновок про народження. Є підставою для формування е-лікарняного |
Електронні документи зовнішні, пов’язані з системою охорони здоров’я |
5 | електронні лікарняні | Медичний висновок після накладання на нього КЕП лікаря автоматично передається до Електронного реєстру листків непрацездатності. На підставі висновку формується електронний лікарняний. Адміністратор реєстру – ПФУ, дані про е-лікарняні відображаються в електронному кабінеті роботодавця та в особистому кабінеті працівника на порталі ПФУ |
6 | договір з НСЗУ | Договір, на основі якого отримується фінансування с НСЗУ за надані медпослуги за програмою медичних гарантій. Укладається в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису |
Ділимося «розвідданими», яким може бути перебіг моніторингового візиту НСЗУ. Ця стаття — не припис, як діяти, а натомість — досвід одного КНП, яке вже витримало перевірку. Знатимете можливі сценарії. Скачаєте орієнтовний перелік і проведете аудит документів, що їх можуть зажадати перевіряльники
Електронні медичні документи і бухгалтер КНП
З огляду на вищеописані документи, то електронний прогрес у документації у медзакладі-КНП проходить все ж таки дещо повз бухгалтера, так як:
- по-перше, бухгалтер не виписує рецепти й непричетний до їхнього фінансування;
- по-друге, електронні медичні картки та електронні направлення – це теж суто лікарська справа.
Однак усе ж таки з зовнішньою електронною документацію бухгалтеру доводиться мати справу. І серед цих документів:
- електронні лікарняні – бухгалтер КНП має з ними справу як звичайний користувач при оформленні лікарняних тим же медикам та іншим працівникам медзакладу-КНП. Процедури залишилися такими ж, як і є при паперових листках непрацездатності, але усунуто корупційні ризики виписки листків непрацездатності та перевірки правильності їхньої виписки, так як електронні листки контролює система;
- договори з НСЗУ та отримання фінансування – до отримання самого фінансування за договорами бухгалтеру належить своя роль. Однак до укладення самого договору бухгалтер відношення не має, хіба що консультування з приводу потрібного банківського рахунку, який вказується у кінці договору.
Отримання коштів з НСЗУ і бухгалтер КНП
У бухгалтера контрольна функція:
- перевірка даних звіту в електронній формі за місяць, який подається до НСЗУ (щомісяця). Звичайно, що кількість наданих медпослуг – це не справа бухгалтера, але проконтролювати загальні суми в гривнях, а також дані звіту в електронній системі – потрібно. Підставою для оплати коштів НСЗУ щодо наданих медпослуг та витрачених лікарських засобів є інформація, яка внесена медзакладом до електронної системи охорони здоров’я;
- контроль надходження коштів, у т.ч. авансових платежів від НСЗУ.
Однак є у бухгалтера і своя ділянка роботи:
- формування і подання електронного звіту про доходи та витрати, який за типовою формою договору КНП має подаватися щокварталу до останнього дня наступного місяця (п. 28 Типової форми договору);
- здійснення обліку таких доходів і витрат;
- розрахунок використаних коштів, так як залишок від НСЗУ медзаклад може використовувати на будь-які витрати в межах своєї статутної діяльності.
НСЗУ не оплачуватиме послуг за деклараціями, які лікар уклав понад ліміт. За відсутність взаємодій із пацієнтами будуть санкції. Натомість за охоплення оглядами й щепленнями можливі доплати
У звіті про доходи та витрати відображаються:
- доходи (оплата за договорами НСЗУ, надходження з державного/місцевого бюджетів, доходи від надання медпослуг за кошти фізичних і юридичних осіб, благодійна допомога, інші доходи). Детальніше про облік доходів КНП у матеріалі Облік доходів у медзакладі;
- витрати – оплата праці та нарахування на зарплату, придбання товарів, робіт і послуг із зазначенням їхніх видів, оплата комунальних послуг та енергоносіїв;
- капітальні видатки – придбання обладнання та інших предметів довгострокового користування (основних засобів/нематеріальних активів), витрати на капітальний ремонт, реконструкцію і реставрацію.
Щомісяця до 15 числа, що настає за звітним, бухгалтер має подати інформацію про:
- залишки коштів на банківських рахунках;
- стан розрахунків із заробітної плати;
- оплату та витрати на забезпечення медичного обслуговування за програмою медичних гарантій.
