Добові законодавчо не мають мінімального чи максимального обмеження (виняток — бюджетники). Виходить, що добові можуть бути будь-якого розміру. Однак не все так просто. Взагалі не нараховувати добові чи нарахувати їх у розмірі 10 грн за день теж не можна. Справа в тому, що занизький рівень добових означає, що порушуються трудові права працівника, адже сума має давати йому можливість покрити свої особисті потреби в харчуванні та іншому. Під час перевірки Держпраці добові розміром 10 грн повинні викликати заперечення.
Незважаючи на те, що законодавчо визначеного мінімального розміру добових немає, як орієнтир можна взяти суму добових для бюджетників. Аргументом «за» такий підхід може бути лист Мінсоцполітики від 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28, у якому встановлення суми добових менше «бюджетної» норми вважається порушенням трудового законодавства. Хоча лист міністерства не є нормативним документом і його слід сприймати лише як рекомендацію, але краще цієї поради все ж таки дотриматися.
Мінімальний розмір добових, який запозичений від бюджетників, такий:
300 грн — для відряджень в межах України;
56-80 євро — для відряджень за кордон, розмір залежить від країни.
«Бюджетні» добові можна знайти у Додатку 1 «Сума витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів», що містить постанова КМУ від 02.02.2011 № 98 (далі — Інструкція № 98). Такі цифри не мають якоїсь прив’язки до мінімальної зарплати чи прожиткового мінімуму, тому впродовж року чи навіть кількох років вони не змінюються. У 2025 році «бюджетні» добові залишаються такими ж, якщо не будуть внесені зміни до Інструкції № 98.
Увага: добові відрядження Україною мають бути не меншими 300 грн.
Щодо максимального розміру добових, то тут теж не все так просто: є неоподатковуваний ліміт добових, який містить ПК (пп. «а» п. 170.9.1 ПК):
Однак роботодавець може нараховувати й більше, ніж неоподатковуваний максимум, але тоді сума перевищення підпадає під оподаткування ПДФО та ВЗ як додаткове благо працівнику.
Розміри та обмеження щодо добових узагальнюємо у Таблиці.
ВИЗНАЧАЄМО РОЗМІР ДОБОВИХ 2025
тип відрядження
Добові, що не оподатковуються:
Добові, що оподатковуються частково*** (теж можна нарахувати такі добові, якщо це потрібно)
Регулювання правил щодо добових у внутрішньому Положенні про відрядження
Розберемо те, які можливості відкриває розробка внутрішнього Положення про відрядження щодо встановлення сум добових. Ідеальне положення має враховувати специфіку діяльності роботодавця, куди та з якою метою найчастіше їздять його працівники. Можна затвердити як одну єдину, «середню» суму добових за один день у відрядженні в межах України (ті ж 300 грн), так і створити певну систему, «сітку» добових. Якщо з першим варіантом все зрозуміло, то можливості другого відображаємо у Таблиці.
МОЖЛИВЕ НАПОВНЕННЯ ВНУТРІШНЬОГО ПОЛОЖЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ ЩОДО ДОБОВИХ 2025
Можливі варіанти
Як реалізувати
Для прикладу можлива сума добових
єдиний (базовий) розмір
встановити один єдиний розмір добових, як для відряджень в межах області, так і в інші області України
300 грн
різні суми добових, що залежать від регіону чи міста відрядження
встановити:
більші суми добових для відряджень у «міста-мільйонники» — Київ, Львів, Одеса, Дніпро, Харків, адже особисті витрати працівника в них будуть вищими (наприклад, 130% від базової суми);
100% базової суми — для відряджень в межах однієї територіальної громади (району)
390 грн — міста мільйонники;
300 грн — в інших випадках, у т.ч. в межах територіальної громади (району, області), до інших обласних центрів України
зменшити добові, якщо харчування є в рахунку готелю
сплачувати (за аналогією з «бюджетною» Інструкцією № 59):
80% від розрахованої суми добових, якщо було одноразове харчування в готелі;
55% від розрахованої суми добових, —дворазове харчування в готелі;
35% від розрахованої суми добових, — триразове харчування в готелі
для відрядження до обласного центру (не мільйонника):
240 грн — якщо було одноразове харчування
165 грн — якщо будо дворазове харчування;
105 грн — якщо було триразове харчування в готелі
Надалі при складанні наказу про відрядження працівника можна посилатися на Положення про відрядження («виплатити добові згідно п. 2 Положення про відрядження» і т.п.).
Ще один нюанс: краще не встановлювати різні суми добових в залежності від посад працівників, оскільки базові потреби у харчуванні в усіх людей однакові незалежно від посади. Якщо є потреба платити керівникам більше, то краще скористатися ідеєю про фінансування «представницьких» витрат (теж можна створити положення або закріпити у трудовому договорі). Однак в неоподатковувану суму добових такі представницькі витрати не потрапляють, тобто мають оподатковуватися ПДФО, ВЗ та ЄСВ на загальних підставах. Альтернативний варіант — нараховувати премії.
Щодо відряджень за кордон, то можна застосувати щось схоже, — тут усе залежить від специфіки країн, до яких відряджаються працівники, а також на скільки часто відбуваються такі відрядження.
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що персональні консультанти системи «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможуть розібратися, і заспокоять. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Документальне підтвердження добових витрат у 2025 році
Добові витрати, якщо вони нараховані в межах податкового ліміту, не вважаються доходом працівника, а тому й не оподатковуються ні ПДФО, ні ВЗ, ні ЄСВ. Такі виплати працівнику не відображаються взагалі у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку, адже це не доходи. Добові — це компенсація понесених особистих витрат навіть, якщо працівник взагалі не купував їжу, не сплачував за гігієнічні послуги чи щось інше у відрядженні. Однак ситуація змінюється, якщо податковий ліміт перевищено або правила відрядження, які вимагають податківці, недотримано.
Понаднормові добові виникають у таких ситуаціях:
добові нараховані понад податковий ліміт (пп. «а» п. 170.9.1 ПК), який для 2025 року складає 800 грн/день (Україна) та 80 євро (за кордон);
добові нараховані за день, який податківці не визнають відрядженням. Наприклад, працівник затримується на день-два та більше у відрядженні без погодження продовження відрядження з керівником. Якщо такі дні не покриваються наказом про відрядження і на них не було видано наказ про продовження відрядження, то відрядження, а отже, і добові за такі дні відсутні. Також прикладом може бути ситуація, коли день початку відрядження за наказом та дата «виїзного» квитка не співпадають (аналогічно й щодо завершення відрядження);
працівник не подав підтвердних документів після повернення з відрядження у визначені терміни. Тоді вся сума добових стає понаднормовою, тому що не можна довести факт відрядження. Одного лише наказу замало, адже працівник міг нікуди не поїхати. Якщо така ситуація виникла, то краще нарахувати працівнику за погодження з керівником премію, ніж добові;
відрядження не можна пов’язати з господарською діяльністю підприємства. Це вже можна назвати «прискіпливою» перевіркою ДПС та фактично є продовженням попередньої ситуації — якщо документи відсутні взагалі або не доводять господарську мету відрядження, то його не було. Лише наказ та квитки можуть бути недостатніми для доведення зв’язку з господарською діяльністю. Через це бажано й мати результати відрядження або хоча б звіт працівника про результати, можна в довільній формі.
У ситуаціях перевищення норми добові розглядаються як додаткове благо, що отримав працівник і в такій понаднормовій сумі підлягають оподаткуванню. Наприклад, добові у січні 2025 року призначені 900 грн для поїздки в Київ. Тоді 800 грн не оподатковуються, а 100 грн мають бути оподатковані та відображені у Додатку 4ДФ (за кожний день). Це ж саме стосується оплати «самовільних» чи не відзвітованих днів відрядження.
Понаднормові добові оподатковуються у такому порядку:
визначається база нарахування ПДФО шляхом множення суми перевищення норми на так званий «натуральний» коефіцієнт (=1/(1–0,18) = 1,21951);
рахується ПДФО з попередньо визначеної бази за ставкою 18%;
ВЗ обчислюється рахуємо з самої суми понаднормових добових за ставкою 5%, тобто без використання «натурального» коефіцієнта.
Попри оподаткування понаднормової суми добових як додаткового блага, у самому Додатку 4ДФ, такі понаднормові витрати щодо відрядження відображаються не під кодом додаткового блага «126», а під кодом «118». ДПС формально розрізняє поняття «понаднормові добові» від «додаткового блага», оскільки оподаткування добових базується на пункті 170.9 ПК, а не 164.2 ПК, який про оподаткування додаткового блага. Однак за своєю суттю та порядком розрахунку ПДФО та ВЗ понаднормові добові та додаткові блага однакові.
Увага: «118» — ознака доходу для понаднормових добових у Додатку 4ДФ.
Сплатити такий ПДФО і ВЗ треба в день погашення заборгованості перед працівником за відрядженням, але не пізніше 30-го числа місяця, який наступає за останнім днем місяця, в якому мали місце такі понаднормові добові і були подані підтвердні документи після завершення відрядження (пп. 168.1.2 ПК, пп. 168.1.5 ПК).
Увага: Оподаткування понаднормових добових у 2025 році:
ПДФО = (добові — 800,00) × 1,21951 × 0,18.
ВЗ = (добові — 800,00) × 0,05;
ЄСВ — відсутній.
Однак ЄСВ на понаднормові добові не нараховується — на відміну від інших додаткових благ. Причина тут не в тому, що добові не входять до фонду оплати праці чи мають інший код ознаки доходу, а скоріше через те, що добові згадуються у Переліку видів виплат, які не обкладаються ЄСВ, який затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170. І там немає нічого про поділ добових на оподатковувану та неоподатковувану частину.
Буває, що працівник у відрядженні скористався послугами таксі або камери схову. Чи можна компенсувати такі витрати і чи будуть ці суми для працівника додатковим благом, розповімо у консультації
Для розрахунку добових користуємося такими правилами:
кількість днів відрядження рахується за наказом про відрядження. Однак, крім наказу, як уже зазначалось, потрібні документи, які доводять факт перебування особи у відрядженні;
для розділення днів відрядження користуємося правилом «24:00». Якщо за транспортним квитком вибуття у відрядження сталося 28 січня о 23:57, то саме 28 січня вважається початком відрядження, хоча всього на цей день припало 3 хвилини. Аналогічно й при прибутті;
мінімальна кількість днів відрядження — один день. Навіть якщо працівник був у ньому всього лише годину, зараховується вся доба;
вихідні, святкові, неробочі дні, якщо вони припали на дня відрядження за наказом, — теж рахуються і за ними нараховуються добові;
якщо працівник затримався у відрядженні поза термін визначений наказом, то або видається наказ на продовження відрядження, або за такими днями добові взагалі не нараховуються;
якщо день прибуття з відрядження співпадає з днем вибуття в нове відрядження (накладка днів прибуття-вибуття), то такий день рахується тільки один раз і добові нараховуються лише один раз, а не двічі. До якого з відряджень — попереднього чи наступного віднести такий день вирішує бухгалтер. Якщо до минулого, то тривалість нового відрядження треба зменшити на один день і навпаки. Роз’яснення є у листі Мінфіну від 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854.
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
Розрахунок добових за закордонними відрядженнями має такі особливості:
час проїзду територією України рахується за нормами добових в межах України;
час проїзду територією за кордоном — за нормами перебування на території відповідної країни;
при закордонному відрядженні внаслідок коливань курсу валюти сума авансу може виявитися більшою, ніж сума добових витрат за кожний день за курсом НБУ.
Наприклад, працівник отримав 800 євро на 10 днів перед виїздом як добові (курс 45,9598 грн/євро). Однак курс євро впав з 7-го дня відрядження до 45,0671 грн/євро. Різниця в курсі складає 0,8927 (=45,9598 – 45,0671). За 4 дні це буде 0,8927×80×4 ≈ 285,66 грн. Цю суму треба або отримати від нього назад у гривні після подачі підтвердних документів з відрядження, або оподаткувати як додаткове благо, оскільки виходить, що працівник:
за останні 4 дні отримав 14707,14 грн (= 4×80×45,9598);
звітує ж лише за 14421,47 грн (= 4×80×45,0671).
Питання постає у тому, що вважати часом проїзду територією України і з якого моменту включається розрахунок «закордонних» добових витрат? ДПС у своєму роз’ясненні в 103.17 ЗІР знову згадує «бюджетну» Інструкцію № 59, вимагаючи користуватися нею всім. Правила за нею такі:
«закордонний» розмір добових застосовується з моменту посадки на транспортний засіб, який ввіз працівника до іноземної держави;
розмір добових у межах України застосовується, коли відбувається перша пересадка на транспортний засіб (або зупинка в готелі) на території України;
якщо пересадка та вибуття (прибуття) відбуваються в один день, то теж береться «закордонний» розмір добових.
Отже, якщо пересадок (зупинок) на території України не було, то повністю все відрядження оплачується за закордонними нормами.
Приклад 1 (пересадка і вибуття в один день). Працівниця їде з м. Чернігова до м. Варшава (Польща). Вона вибула 02.01.2025 з м. Чернігова і у цей же день пересіла на автобус у м. Києві, який доставив її на територію Польщі 04.01.2025. Усі 3 дні (02.01—04.01) рахуються за закордонними добовими.
Приклад 2 (день пересадки і день вибуття різні). Працівниця була направлена з м. Чернігова до м. Варшава (Польща). Вона вибула 02.01.2025 з м. Чернігова і у цей же день пересіла на поїзд у м. Києві, який доставив її до м. Львова уже на наступний день — 03.01.2025. У Львові — пересадка на автобус, що прямував на територію Польщі, куди вона прибула 04.01.2025. У такій ситуації:
1 день (02.01.2025) рахується за українською нормою (800,00 грн);
2 дні (03-04.01.2025) рахується за закордонною нормою (80 євро).
