Добові на відрядження 2024

Що таке добові на відрядження

Добові витрати – це витрати, які відшкодовуються працівнику за дні відрядження та не потребують спеціального документального підтвердження. Вважається, що вони спрямовуються на його харчування та фінансування інших особистих потреб відрядженого працівника.

Звертаємо увагу, що добові ≠ зарплата за день відрядження. Добові не входять до складу фонду оплати праці (Інструкція зі статистики заробітної плати, яка затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 № 5). Це впливає на таке:

• добові не оподатковуються як зарплата;
• по ним не нараховується ЄСВ як на зарплату;
• працівник, окрім добових за дні відрядження, ще й отримує зарплату. Щоправда, зарплата за ці дні має свої нюанси у розрахунку, ніж у звичайні робочі дні (оплата на основі середньої зарплати за останні 2 місяці або ж денного заробітку у місяці відрядження, – у залежності від того, який з цих 2-х показників більший);
• добові не підлягають індексації.

Як наслідок, при складанні статистичної звітності, в якій є показник фонду оплати праці добові до такої суми не включаються. Наприклад у Звіті з праці (форма № 1-ПВ, місячна).

Відрядження-2024: добові, положення, підтвердні документи

Коли добові на відрядження не виплачують

Виплачувати добові – це обов’язок роботодавця. І виплачуються вони тільки в тому випадку, коли є трудові відносини. Нараховувати та виплачувати добові фізособам, які виконують роботи чи надають послуги за цивільно-правовими договорами не можна. Взагалі в цих договорах слід уникати слова «добові», «відрядження», – інакше такі відносини можуть бути визнані трудовими з відповідними штрафними санкціями з боку Держпраці.

Однак є ще 3 випадки, коли добові не нараховуються й працівникам підприємства, тобто особам, які перебувають у трудових відносинах:

• робота яких носить роз’їзний характер;
• які працюють на основі вахтового методу;
• які пересуваються в межах одного населеного пункту. Для того, аби було формально відрядження треба поїздка в інший населений пункт. Відстань та приналежність до територіальної громади при цьому значення не мають.

Такі працівники не є відрядженими. Без сумніву, перші з них – роз’їзні працівники – несуть більші особисті витрати, ніж ті, які працюють «на місці». Якщо роботодавець хоче врегулювати дане питання, то він має вдатися до інших форм компенсації, які передбачені колективним договором чи іншими внутрішніми документами, наприклад:

• нарахування премії чи іншої винагороди;
• оплата праці за більшим окладом за такими посадами;
• надбавка за роз’їзний характер роботи;
• надбавка за інтенсивність праці, складність роботи тощо.

Питання іншої форми компенсації відрядження можна узгодити з працівником. Однак і за документами, які оформляються, у такому разі ніде не має бути згадки про відрядження.

Також відряджати найнятих працівників у відрядження мають право фізособи-підприємці (ФОП). І зобов’язані тоді платити добові. Однак відрядити «сам себе» ФОП не може, а тому і виплачувати добові «сам собі» також.

Заробітна плата та аванс

Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%

ПОРАДИ ЕКСПЕРТА + розрахункові приклади

Добові на відрядження і харчування

Також добові ≠ харчування у день відрядження. Якщо працівник оплатив обід у вартості рахунку готелю, то віднімати цей обід з суми призначених йому добових не потрібно. Витрати на харчування в готелі не зменшують суму добових – це для звичайних підприємств і ФОП (не бюджетників – для них діють інші правила). «Заспокійливим» аргументом тут є абзац 2 пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Виняток – якщо певним внутрішнім документом підприємства, наприклад Положенням про відрядження, визначено зменшення суми добових за наявності оплати харчування у готельному рахунку.

Якщо ж харчування було не в готелі, то воно взагалі не має оплачуватися працівнику. Якщо за наказом керівника воно було все ж таки оплачено, то тоді:

• таке харчування слід оподаткувати як додаткове благо;
• сума добових залишається без змін.

Увага: за загальним правилом сума добових залишається без змін при окремій оплаті харчування.

Максимальний та мінімальний розмір добових 2024

Добові для звичайних підприємств законодавчо не мають мінімального чи максимального рівня. Однак не все так просто. Добові можуть бути будь-якого розміру, але взагалі їх не нараховувати чи нарахувати всього 1 грн за день теж не можна. Чому? Занизький рівень добових означатиме, що порушуються трудові права працівника, так як сума має давати йому можливість покрити свої особисті потреби в харчуванні та іншому. При перевірці Держпраці добові розміром 1 грн можуть викликати заперечення.

Хоча законодавчо визначеного мінімального розміру добових немає, але за нього можна рекомендувати взяти суму добових для бюджетників. Аргументом «за» такий підхід може бути лист Мінсоцполітики від 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28, у якому встановлення суми добових менше «бюджетної» норми вважається порушенням трудового законодавства. Хоча лист міністерства не є нормативним документом і його слід сприймати лише як рекомендацію, але краще даної поради все ж таки дотриматися.

Отже, мінімальний розмір добових, який запозичений від бюджетників, такий:

• 300 грн – для відряджень в межах України;
• 56-80 євро – для відряджень за кордон, розмір залежить від країни.

«Бюджетні» добові містяться у Сумах витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, які затверджені постановою Кабміну від 02.02.2011 № 98 (далі – Інструкція № 98). Дані цифри не мають якоїсь прив’язки до мінімальної зарплати чи прожиткового мінімуму, тому впродовж року вони не змінюються. У 2024 році вони мають залишитися такими ж, якщо не будуть внесені зміни до Інструкції № 98.

Увага: добові для відрядження в межах України мають бути не меншими 300 грн.

Щодо максимального розміру добових, то тут теж не все просто: є норма добових, яка визнається ПКУ. Це 10% мінімальної зарплати на 01 січня (відрядження в межах України) та 80 євро (за кордон) (пп. «а» п. 170.9.1 ПКУ). Однак підприємство може нараховувати й більше, але тоді все що «зверху» цих податкових норм податкової підпадає під оподаткування як додаткове благо працівнику.

П’ять нестандартних ситуацій, що виникли під час відрядження

Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

У результаті для визначення розміру добових виходить така ситуація, як у таблиці нижче.

Як затвердити розмір добових для підприємства

Враховуючи таку свободу визначення розміру добових, яку дає законодавство, слід подбати про належне документальне оформлення їхнього розміру. Якихось конкретних законодавчих вимог тут немає, але й не затвердити розмір добових теж не можна. Для того, аби ДПС не мала ніяких претензій щодо обґрунтованості розміру добових за день відрядження можна:

• затвердити добові внутрішнім наказом по підприємству Положення по відрядження;
• або видати окремий наказ про встановлення розміру добових.

Перший варіант кращий тим, що можна врегулювати й інші питання відряджень та використовувати його у ролі інструкції для працівників, які відряджаються. Вони тоді будуть ставити підписи про те, що ознайомлені/проінструктовані. Другий же варіант простіший та може підійти для тих, у кого відрядження рідкість.

Увага: радимо розробити та затвердити внутрішнє Положення про відрядження з зазначеною в ньому сумою добових чи навіть різних варіантів їхнього призначення.

Однак це ще не всі можливі варіанти. У цілому можливим є затверджувати суми добових в самому наказі про відрядження. Однак у такого підходу є свої мінуси:

• по-перше, затверджувати добові доведеться щоразу в індивідуальному порядку;
• по-друге, цей крок, хоча й не заборонений, але не може бути рекомендований на постійній основі. Чому? Якщо щоразу суми будуть різними, то у перевіряючих цілком може постати питання обґрунтованості їхнього розмірів. Чому в одному випадку працівнику вистачає цих грошей, а в іншому ні.

Однак не варто взагалі відкидати такий «ручний» підхід, адже можна ним скористатися для відряджень за кордон, коли вони не носять систематичний характер й до деяких відряджень треба підійти індивідуально, враховуючи особливості країни чи певні нюанси середовища, в якому буде перебувати відряджений працівник. Або ж, як уже зазначалося, «ручний» підхід може використовувати й підприємство, у якого відрядження навіть в Україні рідкість.

Увага: визначати суму добових в самому наказі про відрядження рекомендується тільки для відряджень за кордон, які не носять систематичний характер.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Можливе врегулювання правил щодо добових у внутрішньому Положенні про відрядження

Розберемо те, які можливості відкриває розробка внутрішнього Положення про відрядження щодо встановлення сум добових. Ідеальне положення має враховувати специфіку діяльності підприємства та куди та з якою метою найчастіше їздять його працівники. Можна затвердити як одну єдину, «середню» суму добових за один день у відрядженні по Україні (наприклад, 300 грн), так і створити цілу систему, «сітку» добових. Якщо з першим варіантом все зрозуміло, то можливості другого відображає таблиця нижче.

Щодо відряджень за кордон, то можна застосувати щось схоже, – тут все залежить від специфіки країн, до яких відряджаються працівники, а також на скільки часто відбуваються такі відрядження.

Ще один нюанс: встановлювати різні суми добових в залежності від посад працівників не рекомендуємо, так як базові потреби у харчуванні в усіх людей однакові незалежно від посади. Краще скористатися ідеєю про «представницькі» витрати.

Якщо підвищили розмір добових в ПКУ, то норми Положення можна переглянути.

При складання наказу про відрядження працівника надалі можна посилатися на Положення про відрядження («виплатити добові згідно п. 2 Положення про відрядження» і т.п.).

Резидент Дія Сіті

• Як резиденту Дія Сіті оформлювати трудові відносини
• Гіг-контракт та гіг-спеціалісти: що врахувати
• Які податки сплачує резидент
• Виплати гіг-спеціалістам і працівникам
• Чи вести резиденту Дія Сіті військовий облік

Документальне підтвердження добових

Те, що добові є витратами, які не потребують документального підтвердження, – не зовсім правда. Вони не потребують спеціального документального підтвердження. А це значить, що відсутній спеціальний документ, який підтверджував би добові. Для інших витрат на відрядження, наприклад, використовуються такі спеціальні документи: готель – рахунок готелю, проїзд – транспортний квиток, то тут такого одного документа немає. Так, документами, які підтверджують добові є:

• наказ керівника про відрядження, в якому визначаються період відрядження, з якого дня по який;
• квитки на проїзд, надані працівником, які непрямо свідчать про те, в який день він фактично вибув у відрядження та повернувся з відрядження;
• документи, які підтверджують виконання працівником певного завдання, яке пов’язане з господарською діяльністю підприємства, наприклад укладений договір, привезений товар тощо.

У законодавстві для «не бюджетників» про це ні слова. Однак у бюджетників це словосполучення – спеціальне документальне підтвердження – можна зустріти аж у двох документах: п. 15 розділу І Інструкції № 59 та в Інструкції по відрядженнях для військовослужбовців та СБУ (наказ СБУ від 03.10.2017 № 548). І, як і у випадку мінімального розміру добових, рекомендуємо звернути увагу на це всім, адже саме такої думки дотримується й ДПС, – податківцям тут байдуже, чи «бюджетника» вони перевіряють, чи ні (наприклад, хоча й давній лист ДПАУ від 18.06.2011 № 11327/6/15-0516, але з того часу підхід не змінився).

Увага: добові все ж таки на практиці повинні мати певне документальне підтвердження, адже цього хочуть податківці.

Оподаткування добових витрат

Добові витрати у звичайній ситуації, коли вони нараховані в межах податкової норми, не вважаються доходом працівника, а тому не оподатковуються. Ні ПДФО, ні військовим збором, ні ЄСВ. Не відображаються вони взагалі й у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.

Понаднормові добові. Однак добові потрапляють під оподаткування у ситуаціях, коли:

• нараховані понад добову норму пп. «а» п. 170.9.1 ПКУ, тобто для 2024 року склали більше 710 грн/день (Україна) чи 80 євро (за кордон);
• нараховані за день, коли відрядження працівника за податковими правилами не визнається. Наприклад, у ситуації, коли працівник затримався на день-два чи більше у відрядженні без погодження цього з керівником, тобто це дні, які не покриваються наказом про відрядження і на них не було видано наказ про продовження відрядження. Сюди ж належить ситуація, коли день початку відрядження та дата «виїзного» квитка не співали (те ж саме по завершенню відрядження);
• працівник не подав підтвердних документів після повернення з відрядження у визначені терміни. Тоді вся сума добових стає понаднормовою;
• відрядження не можна пов’язати з господарською діяльністю підприємства. Це вже випадок «прискіпливої» перевірки ДПС (про документальне оформлення добових – див. вище).

У ситуаціях перевищення норми добові розглядаються як додаткове благо, що отримав працівник і в такій понаднормовій сумі підлягають оподаткуванню. Наприклад, добові були призначені 800 грн для поїздки в Київ. Тоді 710 грн не оподатковуються, а 90 грн за кожний день мають бути оподатковані та відображені у Додатку 4ДФ . Це ж саме стосується оплати «самовільних» чи не відзвітованих днів відрядження.

Як же тоді оподатковуються добові? Так, як і для будь-якого додаткового блага:

• визначається база нарахування ПДФО шляхом множення суми перевищення норми на так званий «натуральний» коефіцієнт (=1/(1–0,18) = 1,21951);
• рахується ПДФО з попередньо визначеної бази за ставкою 18%;
• військовий збір обчислюється рахуємо з самої суми понаднормових добових за ставкою 1,5% – тобто без використання «натурального» коефіцієнта.

Попри оподаткування понаднормової суми добових як додаткового блага, у самому Додатку 4ДФ, такі понаднормові витрати по відрядженню йдуть не під кодом додаткового блага «126», а під кодом «118». ДПС формально понаднормові добові як «додаткове благо», так як так як оподаткування базується на п. 170.9 ПКУ, а не п. 164.2 ПКУ, як усіх додаткових благ. Однак сутність і порядок розрахунку податків такі ж, як і для додаткового блага.

Увага: «118» – код понаднормових добових у Додатку 4ДФ.

Сплатити такий ПДФО і ВЗ треба в день погашення заборгованості перед працівником за відрядженням, але не пізніше 30-го числа місяця, який наступає за останнім днем місяця, в якому були такі понаднормові добові і подані підтвердні документи по завершенню відрядження (пп. 168.1.2 ПКУ, пп. 168.1.5 ПКУ).

Увага: Оподаткування понаднормових добових:

• ПДФО = (добові – 710,00)×1,21951×0,18.
• ВЗ = (добові – 710,00)×1,5%;
• ЄСВ – відсутній

ЄСВ на понаднормові добові не нараховується на відміну від інших додаткових благ. Причина тут не в тому, що добові не входять до фонду оплати праці, а більше через те, що добові згадуються у Переліку видів виплат, які не обкладаються ЄСВ з постанови КМУ від 22.12.2010 № 1170. І там немає нічого про поділ добових на оподатковувану та неоподатковувану частину.

ВАЖЛИВІ ЦИФРИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА В 2024 РОЦІ

• ✍ Мінімальна зарплата
• ✍ Прожитковий мінімум
• ✍ Податкова соціальна пільга
• ✍ Мах і min лікарняних і декретних
• ✍ Max і min ЄСВ
• ✍ Норми добових витрат
• ✍ Індексація зарплати
• ✍ Нецільова благодійна допомога

Розрахунок добових на відрядження 2024

Для розрахунку добових користуємося такими правилами:

• кількість днів відрядження рахуємо по наказу по відрядженню. Однак перевіряємо, щоб дні початку та закінчення відрядження співпадали з датами відповідних транспортних квитків. Пріоритет мають саме транспортні квитки. Якщо відрядження відбувається на службовому автомобілі, то дана проблема знімається;
• для розділення днів відрядження користуємося правилом «24:00». Якщо за транспортним квитком вибуття у відрядження сталося 28 січня о 23:57, то саме 28 січня вважається початком відрядження, хоча всього на цей день припало 3 хвилини. Так само й при прибутті;
• мінімальна кількість днів відрядження – один день. Навіть якщо працівник був у ньому всього лише годину, зараховується вся доба;
• вихідні, святкові, неробочі дні, якщо вони припали на дня відрядження за наказом, – теж рахуються і по ним нараховуються добові;
• якщо працівник затримався у відрядженні поза термін визначений наказом, то або видається наказ на продовження відрядження, або по таким дням добові взагалі не нараховуються;
• якщо день прибуття з відрядження співпадає з днем вибуття в нове відрядження (накладка), то такий день рахується тільки один раз і добові нараховуються один раз, а не двічі. До якого з відряджень – минулого чи нового – віднести такий день вирішує бухгалтер. Якщо до минулого, то тривалість нового відрядження треба зменшити на один день і навпаки. Роз’яснення є у листі Мінфіну від 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854.

Розрахунок добових на відрядження за кордон 2024

Розрахунок добових по закордонних відрядженнях має такі особливості:

• час проїзду по території України рахується за нормами добових в межах України;
• час проїзду по території за кордоном – за нормами перебування на території країни;
• при закордонному відрядженні внаслідок коливань курсу валюти сума авансу може виявитися більшою, ніж сума добових витрат за кожний день за курсом НБУ.

Наприклад, працівник отримав 800 євро на 10 днів перед виїздом як добові (курс 39,9376 грн/євро). Однак курс євро впав з 7-го дня відрядження до 39,01245 грн/долар. Різниця в курсі складає 0,92515 (=39,9376 – 39,01245). За 4 дні це буде 0,92515 ×80×4 ≈ 296,05 грн. Цю суму треба або отримати від нього назад у гривні після подачі підтвердних документів по відрядженню, або оподаткувати як додаткове благо, так як виходить, що працівник:

• за останні 4 дні отримав 12780,03 грн (= 4×80×39,9376);
• звітує ж лише за 12483,98 грн (= 4×80×39,01245).

Питання постає у тому, що вважати цим часом і з якого моменту включаються «закордонні» добові витрати? ДПС у своєму роз’ясненні в 103.17 ЗІР знову згадує «бюджетну» Інструкцію № 59, вимагаючи користуватися нею всім. Правила тут такі:

• «закордонний» розмір добових застосовується з моменту посадки на транспортний засіб, який ввіз працівника до іноземної держави;
• розмір добових у межах України застосовується, коли відбувається перша пересадка на транспортний засіб (або зупинка в готелі) на території України;
• якщо пересадка та вибуття (прибуття) відбуваються в один день, то теж береться «закордонний» розмір добових.

Отже, якщо пересадок (зупинок) на території України не було, то повністю все відрядження оплачується за закордонними нормами.

Новий авансовий звіт: зразок і підказки щодо заповнення

У консультації допоможемо розібратися, чим новий бланк відрізняється від попереднього, з якої дати його застосовувати та що вносити до кожного рядка звіту. Бонусом стануть зразок заповнення оновленого авансового звіту та пам’ятка щодо строків подання авансового звіту та діючих санкцій

Роз'яснення експерта + ЗРАЗОК

Приклад 1 (пересадка і вибуття в один день). Працівниця їде з м. Чернігова до м. Варшава (Польща). Вона вибула 02.01.2024 р. з м. Чернігова і у цей же день пересіла на автобус у м. Києві, який доставив її на територію Польщі 04.01.2024 р. Усі 3 дні (02.01 – 04.01) рахуються за закордонними добовими.

Приклад 2 (день пересадки і день вибуття різні). Працівниця була направлена з м. Чернігова до м. Варшава (Польща). Вона вибула 02.01.2024 р. з м. Чернігова і у цей же день пересіла на поїзд у м. Києві, який доставив її до м. Львова уже на наступний день – 03.01.2024 р. У Львові – пересадка на автобус, що прямував на територію Польщі, куди вона прибула 04.01.2024 р. У такій ситуації:

• 1 день (02.01.2024 р.) рахується за українською нормою (710,00 грн);
• 2 дні (03-04.01.2024) рахується за закордонною нормою (80 євро).