Добові на відрядження (або добові витрати) — це витрати, які відшкодовуються працівнику за дні відрядження та не потребують спеціального документального підтвердження. Вважається, що такі витрати були спрямовані на харчування працівника та фінансування інших його особистих потреб під час відрядження.
Зверніть увагу, що «добові ≠ зарплата за день відрядження». По-перше, добові не входять до складу фонду оплати праці (пп. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, що затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 № 5). По-друге, за дні відрядження працівнику, окрім добових, нараховується й зарплата, адже працівник у відрядженні працює. Щоправда, зарплата за дні відрядження має свої нюанси у розрахунку у порівнянні зі звичайними робочими днями: оплата здійснюється за більшим з 2-х показників — на основі середньої зарплати за останні 2 місяці або ж денного заробітку у місяці відрядження (ч. 4 ст. 121 Кодексу законів про працю, далі — КЗпП).
Як наслідок, маємо такі особливості добових на відрядження:
добові не оподатковуються податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовим збором (ВЗ) як зарплата;
Особливістю добових є те, що вони можливі лише щодо найманих працівників, тобто таких, які перебувають з роботодавцем у трудових відносинах. Поняття добових і самого відрядження для фізосіб-підприємців, а також щодо фізосіб, які виконують роботи чи надають послуги за цивільно-правовими договорами (ЦПД), — відсутні. Взагалі в ЦПД слід уникати слова «добові», «відрядження» — інакше такі відносини можуть бути визнані трудовими з відповідними штрафними санкціями з боку Держпраці.
Відряджати найнятих працівників у відрядження мають право як юрособи, так і фізособи-підприємці (ФОП). І всі зобов’язані платити добові. Однак відрядити «сам себе» ФОП не може, а тому і виплачувати добові «сам собі» також не може.
📝Кому потрібне Положення про відрядження 📝Як визначати кількість днів перебування у відрядженні 📝Які документи підтвердять поїздку 📝Які добові платити у 2024 році 📝Коли подавати авансовий звіт
пересування відбувається в межах одного населеного пункту. Для того, аби можна було говорити про відрядження, треба поїздка працівника в інший населений пункт. Відстань від місця роботи та приналежність такого пункту відрядження та територіальна громада приналежності такого населеного пункту значення не мають.
Всі такі працівники не є відрядженими. Без сумніву, роз’їзні працівники несуть більші особисті витрати, ніж ті, які працюють «на місці». Через це, якщо роботодавець хоче врегулювати це питання, то треба використати інші форми компенсації, які передбачені колективним договором або іншими внутрішніми документами, наприклад:
оплата праці за більшим окладом за такими посадами;
надбавка за роз’їзний характер роботи;
надбавка за інтенсивність праці, складність роботи тощо.
Питання іншої форми компенсації відрядження можна узгодити з працівником. Однак у документах, які оформляються за такою роботою ніде не повинно бути згадки про відрядження.
Добові та витрати на харчування
Взагалі «добові ≠ харчування у день відрядження», хоча й призначені зокрема для компенсації харчування. Якщо працівник оплатив обід у вартості рахунку готелю, то прямої законодавчої вимоги віднімати цей обід з суми призначених йому добових немає. Витрати на харчування в готелі «автоматично» не зменшують суму добових — це стосується звичайних підприємств і ФОП (для бюджетників діють інші правила). «Заспокійливим» аргументом тут є абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі — ПК). Однак певним внутрішнім документом, наприклад Положенням про відрядження, можна визначити зменшення суми добових за наявності оплати харчування у готельному рахунку.
Якщо ж харчування було не в готелі, то воно взагалі не має оплачуватися працівнику. Якщо за наказом керівника воно було все ж таки оплачено, то тоді:
У яких випадках маєте обов'язково складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та що вносити до кожного рядка звіту. Відеороз'яснення, зразок заповнення авансового звіту і пам’ятка щодо строків його подання та діючих санкцій
Максимальний та мінімальний розмір добових 2024/2025
Добові законодавчо не мають мінімального чи максимального обмеження (виняток — бюджетники). Виходить, що добові можуть бути будь-якого розміру. Однак не все так просто. Взагалі не нараховувати добові чи нарахувати їх у розмірі 10 грн за день теж не можна. Справа в тому, що занизький рівень добових означає, що порушуються трудові права працівника, адже сума має давати йому можливість покрити свої особисті потреби в харчуванні та іншому. Під час перевірки Держпраці добові розміром 10 грн повинні викликати заперечення.
Незважаючи на те, що законодавчо визначеного мінімального розміру добових немає, як орієнтир можна взяти суму добових для бюджетників. Аргументом «за» такий підхід може бути лист Мінсоцполітики від 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28, у якому встановлення суми добових менше «бюджетної» норми вважається порушенням трудового законодавства. Хоча лист міністерства не є нормативним документом і його слід сприймати лише як рекомендацію, але краще цієї поради все ж таки дотриматися.
Мінімальний розмір добових, який запозичений від бюджетників, такий:
300 грн — для відряджень в межах України;
56-80 євро — для відряджень за кордон, розмір залежить від країни.
«Бюджетні» добові можна знайти у Додатку 1 «Сума витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів», що містить постанова КМУ від 02.02.2011 № 98 (далі — Інструкція № 98). Такі цифри не мають якоїсь прив’язки до мінімальної зарплати чи прожиткового мінімуму, тому впродовж року чи навіть кількох років вони не змінюються. У 2025 році «бюджетні» добові залишаються такими ж, якщо не будуть внесені зміни до Інструкції № 98.
Увага: добові відрядження Україною мають бути не меншими 300 грн.
Щодо максимального розміру добових, то тут теж не все так просто: є неоподатковуваний ліміт добових, який містить ПК (пп. «а» п. 170.9.1 ПК):
Однак роботодавець може нараховувати й більше, ніж неоподатковуваний максимум, але тоді сума перевищення підпадає під оподаткування ПДФО та ВЗ як додаткове благо працівнику.
Розміри та обмеження щодо добових узагальнюємо у Таблиці.
ВИЗНАЧАЄМО РОЗМІР ДОБОВИХ 2025
тип відрядження
Добові, що не оподатковуються:
Добові, що оподатковуються частково*** (теж можна нарахувати такі добові, якщо це потрібно)
** перераховуються у гривню за офіційним курсом НБУ за кожний день відрядження (лист ДФС від 30.07.2018 № 3313/6/99-99-15-02-02-15/ІПК);
*** оподатковуються лише понаднормовому розмірі, — у сумі, яка перевищує це обмеження
Як затверджується розмір добових
Враховуйте законодавчу свободу визначення розміру добових, проте подбайте про належне документальне оформлення їхнього розміру. Якихось конкретних законодавчих вимог щодо документального оформлення теж немає, але й ніяк не затвердити розмір добових теж не можна. Для того, аби ДПС не мала ніяких претензій щодо обґрунтованості розміру добових за день відрядження, можна вчинити так:
або видати окремий наказ про встановлення розміру добових.
Перший варіант кращий тим, що можна врегулювати й інші питання відряджень та використовувати його надалі у ролі інструкції для працівників, які відряджаються. Працівники тоді перед відрядженням ставлять підписи про те, що ознайомлені/проінструктовані щодо правил відрядження. Другий же варіант з окремим наказом про добові простіший та може підійти для тих, у кого відрядження не так часто.
Увага: радимо розробити та затвердити внутрішнє Положення про відрядження з зазначеною в ньому сумою добових чи навіть різних варіантів їхнього призначення.
Однак це ще не всі можливі варіанти. Можливим є затверджувати суми добових щоразу безпосередньо в наказі про відрядження. Однак у такого підходу є свої недоліки:
по-перше, затверджувати добові доведеться щоразу та в індивідуальному порядку;
по-друге, цей крок, хоча й не заборонений, але не може бути рекомендований на постійній основі. Чому? Якщо щоразу суми будуть різними, то у перевіряючих з Держпраці цілком може постати питання обґрунтованості їхніх розмірів. Чому одному працівнику вистачає цих грошей для відрядження у той самий ч подібний населений пункт, а іншому — ні.
Однак не варто взагалі відкидати такий «ручний» підхід, адже можна ним скористатися для відряджень за кордон, коли вони не носять систематичний характер, а до деяких відряджень так чи інакше треба підійти індивідуально, враховуючи особливості країни чи певні нюанси середовища, в якому буде перебувати відряджений працівник. Також «ручний» підхід підходить для роботодавців, у яких відрядження навіть Україною рідкість.
Держстат оприлюднив індекси інфляції за вересень та жовтень 2024-го. Можемо обчислити коефіцієнти, за якими слід індексувати зарплату в листопаді та грудні 2024 року. Хто отримав право на індексацію в цих місяцях і кому варто підвищити посадові оклади?
Регулювання правил щодо добових у внутрішньому Положенні про відрядження
Розберемо те, які можливості відкриває розробка внутрішнього Положення про відрядження щодо встановлення сум добових. Ідеальне положення має враховувати специфіку діяльності роботодавця, куди та з якою метою найчастіше їздять його працівники. Можна затвердити як одну єдину, «середню» суму добових за один день у відрядженні в межах України (ті ж 300 грн), так і створити певну систему, «сітку» добових. Якщо з першим варіантом все зрозуміло, то можливості другого відображаємо у Таблиці.
МОЖЛИВЕ НАПОВНЕННЯ ВНУТРІШНЬОГО ПОЛОЖЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ ЩОДО ДОБОВИХ 2025
Можливі варіанти
Як реалізувати
Для прикладу можлива сума добових
єдиний (базовий) розмір
встановити один єдиний розмір добових, як для відряджень в межах області, так і в інші області України
300 грн
різні суми добових, що залежать від регіону чи міста відрядження
встановити:
більші суми добових для відряджень у «міста-мільйонники» — Київ, Львів, Одеса, Дніпро, Харків, адже особисті витрати працівника в них будуть вищими (наприклад, 130% від базової суми);
100% базової суми — для відряджень в межах однієї територіальної громади (району)
390 грн — міста мільйонники;
300 грн — в інших випадках, у т.ч. в межах територіальної громади (району, області), до інших обласних центрів України
зменшити добові, якщо харчування є в рахунку готелю
сплачувати (за аналогією з «бюджетною» Інструкцією № 59):
80% від розрахованої суми добових, якщо було одноразове харчування в готелі;
55% від розрахованої суми добових, —дворазове харчування в готелі;
35% від розрахованої суми добових, — триразове харчування в готелі
для відрядження до обласного центру (не мільйонника):
240 грн — якщо було одноразове харчування
165 грн — якщо будо дворазове харчування;
105 грн — якщо було триразове харчування в готелі
Надалі при складанні наказу про відрядження працівника можна посилатися на Положення про відрядження («виплатити добові згідно п. 2 Положення про відрядження» і т.п.).
Ще один нюанс: краще не встановлювати різні суми добових в залежності від посад працівників, оскільки базові потреби у харчуванні в усіх людей однакові незалежно від посади. Якщо є потреба платити керівникам більше, то краще скористатися ідеєю про фінансування «представницьких» витрат (теж можна створити положення або закріпити у трудовому договорі). Однак в неоподатковувану суму добових такі представницькі витрати не потрапляють, тобто мають оподатковуватися ПДФО, ВЗ та ЄСВ на загальних підставах. Альтернативний варіант — нараховувати премії.
Щодо відряджень за кордон, то можна застосувати щось схоже, — тут усе залежить від специфіки країн, до яких відряджаються працівники, а також на скільки часто відбуваються такі відрядження.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Те, що добові є витратами, які не потребують взагалі документального підтвердження, — не зовсім так. Вони не потребують спеціального документального підтвердження. А це значить, що відсутній спеціальний документ, який підтверджував би саме добові. Якщо для інших витрат на відрядження, наприклад, використовуються спеціальні документи (витрати на проживання — рахунок готелю, витрати на проїзд — транспортний квиток і т.д.), то для добових такого окремого документа немає. Однак документами, які підтверджують факт відрядження взагалі, у т.ч. й підставу для нарахування добових, є:
наказ керівника про відрядження, в якому визначаються період відрядження, тобто дні відрядження, за якими нараховуються й добові;
квитки на проїзд, надані працівником, які доводять переміщення працівника з одного населеного пункту в інший та непрямо свідчать про дні фактичного вибуття та прибуття. Якщо відрядження відбувається на службовому автомобілі, підтвердженням перебування у відрядженні може служити подорожній лист;
відмітки митної служби про перетин кордону — для закордонних відряджень;
документи, які підтверджують виконання працівником певного завдання, яке пов’язане з господарською діяльністю підприємства, наприклад укладений договір, привезений товар тощо;
посвідчення про відрядження — зараз цей документ не обов’язковий, але його можна запровадити самостійно. Посвідчення про відрядження містить відмітки за місцем відрядження про прибуття та вибуття відрядженого туди працівника.
У законодавстві для «не бюджетників» про спеціальні документи для добових ні слова. Однак у бюджетників це словосполучення — «спеціальне документальне підтвердження» — можна зустріти аж у двох документах: пункті 15 розділу І Інструкції № 59 та в Інструкції по відрядженнях для військовослужбовців та СБУ, що затверджена наказом СБУ від 03.10.2017 № 548. І, як і у випадку мінімального розміру добових, нормативні документи бюджетників можна розглядати всім іншим роботодавцям як рекомендацію.
Такої думки дотримується й ДПС. Можна зробити навіть висновок, що податківцям взагалі-то байдуже, чи «бюджетника» вони перевіряють, чи ні. Прикладом може бути хоча й давній, але все ще актуальний, лист ДПАУ від 18.06.2011 № 11327/6/15-0516.
Увага: якщо не буде документального підтвердження відрядження, то податківці можуть всю суму добових вважати такою, що перевищила існуючий неоподатковуваний ліміт.
Документальне підтвердження добових витрат у 2025 році
Добові витрати, якщо вони нараховані в межах податкового ліміту, не вважаються доходом працівника, а тому й не оподатковуються ні ПДФО, ні ВЗ, ні ЄСВ. Такі виплати працівнику не відображаються взагалі у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку, адже це не доходи. Добові — це компенсація понесених особистих витрат навіть, якщо працівник взагалі не купував їжу, не сплачував за гігієнічні послуги чи щось інше у відрядженні. Однак ситуація змінюється, якщо податковий ліміт перевищено або правила відрядження, які вимагають податківці, недотримано.
Понаднормові добові виникають у таких ситуаціях:
добові нараховані понад податковий ліміт (пп. «а» п. 170.9.1 ПК), який для 2025 року складає 800 грн/день (Україна) та 80 євро (за кордон);
добові нараховані за день, який податківці не визнають відрядженням. Наприклад, працівник затримується на день-два та більше у відрядженні без погодження продовження відрядження з керівником. Якщо такі дні не покриваються наказом про відрядження і на них не було видано наказ про продовження відрядження, то відрядження, а отже, і добові за такі дні відсутні. Також прикладом може бути ситуація, коли день початку відрядження за наказом та дата «виїзного» квитка не співпадають (аналогічно й щодо завершення відрядження);
працівник не подав підтвердних документів після повернення з відрядження у визначені терміни. Тоді вся сума добових стає понаднормовою, тому що не можна довести факт відрядження. Одного лише наказу замало, адже працівник міг нікуди не поїхати. Якщо така ситуація виникла, то краще нарахувати працівнику за погодження з керівником премію, ніж добові;
відрядження не можна пов’язати з господарською діяльністю підприємства. Це вже можна назвати «прискіпливою» перевіркою ДПС та фактично є продовженням попередньої ситуації — якщо документи відсутні взагалі або не доводять господарську мету відрядження, то його не було. Лише наказ та квитки можуть бути недостатніми для доведення зв’язку з господарською діяльністю. Через це бажано й мати результати відрядження або хоча б звіт працівника про результати, можна в довільній формі.
Бізнесу та бюджетній сфері репрезентували проєкт Держбюджету на 2025 рік. Ключовою позицією є рівень мінімальної зарплати. Проте маємо доволі цікаві норми, які впливають на сплату ЄСВ та виплату індексації. Експерт пояснив, до яких змін варто підготуватися
У ситуаціях перевищення норми добові розглядаються як додаткове благо, що отримав працівник і в такій понаднормовій сумі підлягають оподаткуванню. Наприклад, добові у січні 2025 року призначені 900 грн для поїздки в Київ. Тоді 800 грн не оподатковуються, а 100 грн мають бути оподатковані та відображені у Додатку 4ДФ (за кожний день). Це ж саме стосується оплати «самовільних» чи не відзвітованих днів відрядження.
Понаднормові добові оподатковуються у такому порядку:
визначається база нарахування ПДФО шляхом множення суми перевищення норми на так званий «натуральний» коефіцієнт (=1/(1–0,18) = 1,21951);
рахується ПДФО з попередньо визначеної бази за ставкою 18%;
ВЗ обчислюється рахуємо з самої суми понаднормових добових за ставкою 1,5% (з 1 жовтня 2025 року — 5%, законопроєкт 11416-д), тобто без використання «натурального» коефіцієнта.
Попри оподаткування понаднормової суми добових як додаткового блага, у самому Додатку 4ДФ, такі понаднормові витрати щодо відрядження відображаються не під кодом додаткового блага «126», а під кодом «118». ДПС формально розрізняє поняття «понаднормові добові» від «додаткового блага», оскільки оподаткування добових базується на пункті 170.9 ПК, а не 164.2 ПК, який про оподаткування додаткового блага. Однак за своєю суттю та порядком розрахунку ПДФО та ВЗ понаднормові добові та додаткові блага однакові.
Увага: «118» — ознака доходу для понаднормових добових у Додатку 4ДФ.
Сплатити такий ПДФО і ВЗ треба в день погашення заборгованості перед працівником за відрядженням, але не пізніше 30-го числа місяця, який наступає за останнім днем місяця, в якому мали місце такі понаднормові добові і були подані підтвердні документи після завершення відрядження (пп. 168.1.2 ПК, пп. 168.1.5 ПК).
Увага: Оподаткування понаднормових добових у 2025 році:
ПДФО = (добові — 800,00) × 1,21951 × 0,18.
ВЗ = (добові — 800,00) × 0,05;
ЄСВ — відсутній.
Однак ЄСВ на понаднормові добові не нараховується — на відміну від інших додаткових благ. Причина тут не в тому, що добові не входять до фонду оплати праці чи мають інший код ознаки доходу, а скоріше через те, що добові згадуються у Переліку видів виплат, які не обкладаються ЄСВ, який затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170. І там немає нічого про поділ добових на оподатковувану та неоподатковувану частину.
Розрахунок добових на відрядження 2024/2025
Для розрахунку добових користуємося такими правилами:
кількість днів відрядження рахується за наказом про відрядження. Однак, крім наказу, як уже зазначалось, потрібні документи, які доводять факт перебування особи у відрядженні;
для розділення днів відрядження користуємося правилом «24:00». Якщо за транспортним квитком вибуття у відрядження сталося 28 січня о 23:57, то саме 28 січня вважається початком відрядження, хоча всього на цей день припало 3 хвилини. Аналогічно й при прибутті;
мінімальна кількість днів відрядження — один день. Навіть якщо працівник був у ньому всього лише годину, зараховується вся доба;
вихідні, святкові, неробочі дні, якщо вони припали на дня відрядження за наказом, — теж рахуються і за ними нараховуються добові;
якщо працівник затримався у відрядженні поза термін визначений наказом, то або видається наказ на продовження відрядження, або за такими днями добові взагалі не нараховуються;
якщо день прибуття з відрядження співпадає з днем вибуття в нове відрядження (накладка днів прибуття-вибуття), то такий день рахується тільки один раз і добові нараховуються лише один раз, а не двічі. До якого з відряджень — попереднього чи наступного віднести такий день вирішує бухгалтер. Якщо до минулого, то тривалість нового відрядження треба зменшити на один день і навпаки. Роз’яснення є у листі Мінфіну від 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854.
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
Розрахунок добових на відрядження за кордон 2024/2025
Розрахунок добових за закордонними відрядженнями має такі особливості:
час проїзду територією України рахується за нормами добових в межах України;
час проїзду територією за кордоном — за нормами перебування на території відповідної країни;
при закордонному відрядженні внаслідок коливань курсу валюти сума авансу може виявитися більшою, ніж сума добових витрат за кожний день за курсом НБУ.
Наприклад, працівник отримав 800 євро на 10 днів перед виїздом як добові (курс 45,9598 грн/євро). Однак курс євро впав з 7-го дня відрядження до 45,0671 грн/євро. Різниця в курсі складає 0,8927 (=45,9598 – 45,0671). За 4 дні це буде 0,8927×80×4 ≈ 285,66 грн. Цю суму треба або отримати від нього назад у гривні після подачі підтвердних документів з відрядження, або оподаткувати як додаткове благо, оскільки виходить, що працівник:
за останні 4 дні отримав 14707,14 грн (= 4×80×45,9598);
звітує ж лише за 14421,47 грн (= 4×80×45,0671).
Питання постає у тому, що вважати часом проїзду територією України і з якого моменту включається розрахунок «закордонних» добових витрат? ДПС у своєму роз’ясненні в 103.17 ЗІР знову згадує «бюджетну» Інструкцію № 59, вимагаючи користуватися нею всім. Правила за нею такі:
«закордонний» розмір добових застосовується з моменту посадки на транспортний засіб, який ввіз працівника до іноземної держави;
розмір добових у межах України застосовується, коли відбувається перша пересадка на транспортний засіб (або зупинка в готелі) на території України;
якщо пересадка та вибуття (прибуття) відбуваються в один день, то теж береться «закордонний» розмір добових.
Отже, якщо пересадок (зупинок) на території України не було, то повністю все відрядження оплачується за закордонними нормами.
Приклад 1 (пересадка і вибуття в один день). Працівниця їде з м. Чернігова до м. Варшава (Польща). Вона вибула 02.01.2025 з м. Чернігова і у цей же день пересіла на автобус у м. Києві, який доставив її на територію Польщі 04.01.2025. Усі 3 дні (02.01—04.01) рахуються за закордонними добовими.
Приклад 2 (день пересадки і день вибуття різні). Працівниця була направлена з м. Чернігова до м. Варшава (Польща). Вона вибула 02.01.2025 з м. Чернігова і у цей же день пересіла на поїзд у м. Києві, який доставив її до м. Львова уже на наступний день — 03.01.2025. У Львові — пересадка на автобус, що прямував на територію Польщі, куди вона прибула 04.01.2025. У такій ситуації:
1 день (02.01.2025) рахується за українською нормою (800,00 грн);
2 дні (03-04.01.2025) рахується за закордонною нормою (80 євро).
