Если планируете переименовать юрлицо, готовьтесь внести изменения в учредительные документы, лицензии, регистрационное свидетельство РРО. Придется и перерегистрироваться плательщиком НДС и/или единого налога, сделать новые КЭП, открыть новый счет в банке, трудовые книжки... Не запутаться в этом поможет наш алгоритм
Алгоритм розблокування податкових накладних та подання таблиці даних
Вынесите вопрос об изменении названия компании на общее собрание. Если участники согласуют новое название – воспользуйтесь нашим алгоритмом в 10 шагов.
Шаг 1. Подайте документы госрегистратору
Руководитель или уполномоченное лицо должно подать государственному регистратору:
- заявление о государственной регистрации изменений к сведениям о юридическом лице, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц - предпринимателей и общественных формирований (ЕГР) по форме № 3 (есть на сайте Минюста);
- решение уполномоченного органа об изменениях. Подлинность подписей удостоверьтесь нотариально;
- устав юрлица, изложенный в новой редакции;
- квитанцию об уплате административного сбора;
- доверенность, если документы представляет уполномоченный представитель.
В течение 24 часов после поступления документов изменения официально зарегистрируют.
Внимание: учитывайте требования к написанию наименования юридического лица, утвержденные приказом Минюста от 05.03.2012 г. № 368/5.
В день, когда госрегистратор выполнил регистрационное действие, он самостоятельно информирует об этом органы статистики и налоговиков (ч. 2 ст. 13 Закона «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований» от 15.05.2003 г. № 755, далее – Закон № 755). Подавать заявление №1-ОПП с пометкой «Изменения» также не требуется (разд. IХ Порядка учета налогоплательщиков и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588).
На основании уведомления госрегистратора налоговики также самостоятельно внесут изменения в учетные данные предприятия как налогоплательщика.
В реестр страхователей изменения в отношении плательщика ЕСВ также внесут автоматически (п. 6 разд. II Порядка учета плательщиков единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Минфина от 24.11.2014 г. № 1162).
После госрегистрации изменения названия в Налоговом расчете сумм дохода и другой налоговой отчетности также указывайте на новое название предприятия.
ФОП планує публікувати на своєму YouTube-каналі власні відео. Чи може ФОП провадити підприємницьку діяльність через сервіс Base та сплачувати із цього доходу єдиний податок за обраною ставкою? Якщо ФОП може використовувати свій рахунок, щоб отримувати донати через цей сервіс, чи потрібен РРО?
Шаг 2. Перерегистрируйтесь плательщиком НДС
Требуется перерегистрация плательщиком НДС в ГНС (см. абз. 5 п. 183.15 НК). Лучше самостоятельно подать заявление по форме №1-НДС в течение 10 рабочих дней, следующих за днем смены названия предприятия (абз. 2 п. 183.15 НК; п. 4.1 и 4.2 Положения о регистрации плательщиков налога на добавленную стоимость, утвержденного приказом Минфина от 14.11.2014 г. № 1130, далее – Положение № 1130). В заявлении поставьте в правом верхнем углу отметку «Перерегистрация в связи с___» и в качестве основания допишите «изменением наименования».
Такое заявление ускорит процесс перерегистрации. Иначе – можете ждать долго. Дело в том, что чисто формально вообще никакое заявление в ГНС от плательщика НДС не требуется и все должно произойти автоматически на основании сведений по ЕГР (см. абз. 4 п. 4.1 Положения № 1130). Как вариант можно несколько дней подождать – возможно, перерегистрация состоится и без заявления. Можно направить сообщение в произвольной форме об изменении названия и необходимости перерегистрироваться в качестве плательщика НДС через переписку с ГНС в электронном кабинете. В любом случае данный процесс следует держать на контроле.
Налоговики сразу сверят ваше заявление с данными госрегистратора — там уже должно быть новое название. В случае перерегистрации дата регистрации плательщиком НДС не меняется, а датой перерегистрации будет последний день срока в 3 рабочих дня (абз. 2 п. 4.2 Положения № 1130), то есть это может быть 3-й день со дня получения заявления, если в этот промежуток не попали выходные. По желанию и согласно заявлению плательщика НДС датой перерегистрации может быть и день до истечения срока в 3 рабочих дня со дня получения заявления (абз. 3 п. 4.2 Положения № 1130).
Внимание: начиная с даты, когда новое название внесли в ЕГР, и до даты НДС-перерегистрации в реквизите «Плательщик» НДС-декларации следует указывать и новое, и старое названия (п. 4.3 Положения № 1130). Это же касается и заполнения налоговых накладных в период между датой изменения названия в ЕГР и датой НДС-перерегистрации (разъяснение ГНС 101.16 ВИР).
После даты НДС-перерегистрации в налоговых накладных и НДС-отчетности указывается уже новое название.
Шаг 3. Измените название в регистрационном свидетельстве на РРО
Придется перерегистрировать РРО/ПРРО (п. 2 главы 3 разд. ІІ Порядка регистрации и применения регистраторов расчетных операций, применяемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547). Чтобы изменить название в регистрационном свидетельстве на РРО/ПРРО, в течение 5 рабочих дней с даты смены названия подайте налоговикам по месту регистрации РРО/ПРРО регистрационное заявление за формой №1-РРО с пометкой «Перерегистрация» (для программного РРО это будет заявление за формой №1-ПРРО). В заявлении укажите причину – изменение названия. Также верните предварительное регистрационное удостоверение.
Внимание: если используете аппаратный РРО, а не программный РРО, то не забудьте после перепрограммирования РРО опломбировать его и получить об этом справку.
Аналогично перерегистрируйте и КУРО, если используете аппаратный РРО (разъяснение ГНС 109.07 ВИР).
Новое свидетельство – с новым названием вам выдадут в течение 2-х рабочих дней.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Шаг 4. Сообщите об изменении данных орган лицензирования
Если используете лицензии на осуществление отдельных видов хозяйственной деятельности, нужен еще и этот 4-й шаг. Так, лицензиат обязан сообщить органу лицензирования об изменении данных, что он указывал в документах, которые подавал вместе с заявлением о получении лицензии (ч. 2 ст. 15 Закона «О лицензировании видов хозяйственной деятельности» от 02.03.2015 № 222). Сделайте это в срок, установленный лицензионными условиями, но не позднее одного месяца со дня наступления изменений.
Лицензии на алкоголь и табак также следует переоформить. Это же касается лицензии на оптовую торговлю горючим (читайте, например, разъяснение ГУ ГНС в Днепропетровской области). Срока подачи заявления с документами, подтверждающими изменения, закон не устанавливает. Это признают и налоговики (разъяснение ГНС 109.07 ВИР). Но медлить с представлением документов не рекомендуем. Заявление подается в любой форме. Новая лицензия должна быть выдана в течение 3-х рабочих дней после получения заявления.
Шаг 5. Подайте регистрационное заявление в Фонд социальной защиты лиц с инвалидностью
Если состоите на учете в Фонде социальной защиты лиц с инвалидностью, в течение 10 рабочих дней после госрегистрации изменений в учредительных документах подайте в Фонд регистрационное заявление (абз. 4 п. 3 Порядка регистрации предприятий, учреждений, организаций и физических лиц, использующих наемный труд, утвержденного постановлением Кабмина от 31.01.2007 г. № 70). Заявление относим лично или отправляем по почте с уведомлением о вручении.
Шаг 6. Измените название в Реестре плательщиков ЕН
Если предприятие является плательщиком единого налога (ЕН), то придется еще и пройти процедуру внесения изменений в данные в Реестре плательщиков единого налога. Для этого подайте налоговикам заявление о применении упрощенной системы налогообложения «внесение изменений». Форма заявления утверждена приказом Минфина от 16.07.2019 г. № 308. Сообщить таким образом следует в течение месяца со дня регистрации изменения названия в ЕГР (п. 298.4 НК).
Шаг 7. Откройте новый счет в банке
О переименовании юрлица сообщите также банку, в котором открыт лицевой счет компании. Если своевременно этого не сделаете, может возникнуть неразбериха, которая приведет к нарушениям в финансовой деятельности компании.
Вообще, в данной ситуации следует действовать по условиям заключенного договора. Если этот вопрос не урегулирован, то лучше сообщить банку (как и другим контрагентам – см. шаг 9). Ранее предприятие обязано было уведомлять банк о внесении изменений в сведения о нем, содержащиеся в ЕГР на основании п. 22 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11. 2003 г. №492. Там же требовалось закрыть текущий счет и открыть новый. Однако данная инструкция утратила силу. Новая же Инструкция о порядке открытия и закрытия счетов пользователям поставщиками платежных услуг по обслуживанию счетов утверждена постановлением Правления НБУ от 29.07.2022 г. № 162, не регулирует данный вопрос. Выходит, что если конкретный банк может реализовать изменение название клиента без изменения номера его текущего счета, то можно обойтись и без закрытия существующего счета. Получите ответ на этот вопрос от обслуживающего банка.
Уведомить банк можно путем письма-сообщения произвольной формы – аналогично информированию других контрагентов (см. шаг 9).
Шаг 8. Получите новые сертификаты КЭП
Должностным лицам предприятия придется получить новые сертификаты открытых ключей квалифицированной электронной подписи (КЭП) и сообщить об этом налоговикам. Также сообщите в 3-дневный срок предоставлятеля электронных доверительных услуг, который выдавал эти ключи КЭП, об изменениях сведений, содержащихся в договоре, т.е. (п. 70 Требований в сфере электронных доверительных услуг, утвержденных постановлением Кабмина от 07.11.2018 г. № 992).
Сделайте это после смены названия предприятия, но до наступления срока представления налоговой отчетности. На самом деле, получить новые ключи КЭП нужно до регистрации налоговых накладных. Для этого заключите договор о признании электронных документов. Налоговики разделяют это мнение (разъяснение ГНС 135.03 ВИР). Дело в том, что по п. 2 ч. 1 ст. 25 Закона «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155 получение субъектом, выдавшим квалифицированный сертификат открытого ключа, информации об изменении идентификационных данных пользователя электронных доверительных услуг является основанием для отмены этого ключа. То есть поставщик электронных доверительных услуг после получения данных из ЕГР об изменении наименования отменяет действие ключей КЭП для руководителя и главного бухгалтера предприятия (или других КЭП, которые выдавались на предприятие).
Но если пользуетесь сервисом «Единое окно представления электронной отчетности», то, как сообщают налоговики, перезаключать договор не нужно, его считают пролонгированным.
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Шаг 9. Об изменении названия сообщите контрагентов
Не забудьте довести информацию об изменении названия до сведения контрагентов. Как правило, переименование предприятия не нуждается в переоформлении уже заключенных договоров или прекращении договорных отношений. Однако некоторые контрагенты могут потребовать подписания соглашений заново.
Сообщить контрагентам можно через письмо-сообщение произвольной формы, в котором укажите в частности дату изменения наименования (это дата регистрации изменений в ЕГР). Можно еще и добавить выписку из ЕГР. Письмо следует заверить подписью руководителя. Затем письмо можно разослать всем контрагентам, с которыми имеете дело, с уведомлением о вручении.
Шаг 10. Внесите изменения в трудовые книжки работников
Также не забываем о ведении кадровой документации собственных работников. Сделайте так:
- издайте приказ о внесении изменений в трудовые книжки;
- внесите записи в трудовые книжки работников отдельной строкой в графе 3, где укажите дату переименования, а в графе 4 – основание для переименования (приказ или распоряжение, его дату и номер) (основание – п. 2.15 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной общим приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 г. № 58). Запись может быть наподобие: «Общество с ограниченной ответственностью «Эдельвейс» переименовано с 08.05.2023 г. в Общество с ограниченной ответственностью «Орхидея»».
