Якщо плануєте перейменувати юрособу, готуйтеся внести зміни до установчих документів, ліцензій, реєстраційного свідоцтва РРО. Доведеться й перереєструватися платником ПДВ та/або єдиного податку, виготовити нові КЕП, відкрити новий рахунок у банку, трудові книжки... Не заплутатися в цьому допоможе наш алгоритм
Алгоритм розблокування податкових накладних та подання таблиці даних
Винесіть питання про зміну назви компанії на загальні збори. Якщо учасники погодять нову назву — скористайтеся нашим алгоритмом у 10 кроків.
Крок 1. Подайте документи держреєстратору
Керівник або уповноважена особа має подати державному реєстратору:
- заяву про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (ЄДР) за формою № 3 (є на сайті Мінʼюсту);
- рішення уповноваженого органу про зміни. Справжність підписів засвідчте нотаріально;
- статут юрособи, викладений в новій редакції;
- квитанцію про сплату адміністративного збору;
- довіреність, якщо документи подає уповноважений представник.
Протягом 24 годин після надходження документів зміни офіційно зареєструють.
Увага: зважайте на вимоги до написання найменування юридичної особи, що затверджені наказом Мін’юсту від 05.03.2012 р. № 368/5.
У день, коли держреєстратор виконав реєстраційну дію, він самостійно інформує про це органи статистики і податківців (ч. 2 ст. 13 Закону «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755, далі – Закон № 755). Подавати заяву № 1-ОПП із позначкою «Зміни» також не потрібно (розд. IХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. № 1588).
На підставі повідомлення держреєстратора податківці також самостійно внесуть зміни до облікових даних підприємства як платника податків.
До реєстру страхувальників зміни щодо платника ЄСВ також внесуть автоматично (п. 6 розд. II Порядку обліку платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 24.11.2014 р. № 1162).
Після держреєстрації зміни назви у Податкового розрахунку суму доходу та іншій податковій звітності також зазначайте нову назву підприємства.
ФОП планує публікувати на своєму YouTube-каналі власні відео. Чи може ФОП провадити підприємницьку діяльність через сервіс Base та сплачувати із цього доходу єдиний податок за обраною ставкою? Якщо ФОП може використовувати свій рахунок, щоб отримувати донати через цей сервіс, чи потрібен РРО?
Крок 2. Перереєструйтеся платником ПДВ
Потрібна перереєстрація платником ПДВ у ДПС (див. абз. 5 п. 183.15 ПКУ). Краще самостійно подати заяву за формою № 1-ПДВ впродовж 10 робочих днів, наступних за днем зміни назви підприємства (абз. 2 п. 183.15 ПК; п. 4.1 і 4.2 Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, затвердженого наказом Мінфіну від 14.11.2014 р. № 1130, далі – Положення № 1130). У заяві поставте у правому верхньому кутку позначку «Перереєстрація у звʼязку із___» і як підставу допишіть «зміною найменування».
Така заява пришвидшить процес перереєстрації. Інакше – можете чекати довго. Справа в тому, що суто формально взагалі ніяка заява до ДПС від платника ПДВ не потрібна й усе має статися автоматично на підставі відомостей з ЄДР (див. абз. 4 п. 4.1 Положення № 1130). Як варіант, можна кілька днів почекати – можливо, перереєстрація відбудеться й без заяви. Можна направити повідомлення у довільній формі про зміну назву й необхідністю перереєструватися як платнику ПДВ через листування з ДПС у електронному кабенеті. У будь-якому випадку, даний процес слід тримати на контролі.
Податківці одразу звірять вашу заяву з даними держреєстратора — там уже має бути нова назва. У разі перереєстрації дата реєстрації платником ПДВ не змінюється, а датою перереєстрації буде останній день строку в 3 робочих дні (абз. 2 п. 4.2 Положення № 1130), тобто це може бути 3-й день від дня отримання заяви, якщо у цей проміжок не потрапили вихідні. За бажанням та згідно із заявою платника ПДВ датою перереєстрації може бути й день до закінчення строку у 3 робочих дні від дня отримання заяви (абз. 3 п. 4.2 Положення № 1130).
Увага: починаючи з дати, коли нову назву внесли до ЄДР, та до дати ПДВ-перереєстрації у реквізиті «Платник» ПДВ-декларації слід зазначати і нову, і стару назви (п. 4.3 Положення № 1130). Це ж саме стосується й заповнення податкових накладних у періоді між датою зміни назви у ЄДР і датою ПДВ-перереєстрації (роз’яснення ДПС 101.16 ЗІР).
Після дати ПДВ-перереєстрації у податкових накладних та ПДВ-звітності зазначається вже нова назва.
Крок 3. Змініть назву в реєстраційному свідоцтві на РРО
Доведеться перереєструвати РРО/пРРО (п. 2 глави 3 розд. ІІ Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547). Аби змінити назву в реєстраційному свідоцтві на РРО/пРРО, упродовж 5 робочих днів із дати зміни назви подайте податківцям за місцем реєстрації РРО/пРРО реєстраційну заяву за формою № 1-РРО із позначкою «Перереєстрація» (для програмного РРО це буде заява за формою № 1-ПРРО). У заяві зазначте причину – зміна назви. Також поверніть попереднє реєстраційне посвідчення.
Увага: якщо використовуєте апаратний РРО, а не програмний РРО, то не забудьте після перепрограмування РРО опломбувати його заново й отримати про це довідку.
Аналогічно перереєструйте і КОРО, якщо використовуєте апаратний РРО (роз’яснення ДПС 109.07 ЗІР).
Нове свідоцтво — із новою назвою вам видадуть упродовж 2-х робочих днів.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Крок 4. Повідомте про зміну даних орган ліцензування
Якщо використовуєте ліцензії на здійснення окремих видів господарської діяльності, то потрібен ще й цей 4-й крок. Так, ліцензіат зобов’язаний повідомити орган ліцензування про зміну даних, що він зазначав у документах, які подавав разом із заявою про отримання ліцензії (ч. 2 ст. 15 Закону «Про ліцензування видів господарської діяльності» від 02.03.2015 № 222). Зробіть це у строк, встановлений ліцензійними умовами, але не пізніше ніж за один місяць із дня настання змін.
Ліцензії на алкоголь і тютюн також потрібно переоформити. Це ж саме стосується ліцензії на оптову торгівлю пальним (читайте, наприклад, роз’яснення ГУ ДПС у Дніпропетровській області). Строку подання заяви з документами, що підтверджують зміни, закон не встановлює. Це визнають і податківці (роз’яснення ДПС 109.07 ЗІР). Але зволікати з поданням документів не радимо. Заява подається у довільній формі. Нову ліцензію мають видати упродовж 3-х робочих днів після отримання заяви.
Крок 5. Подайте реєстраційну заяву до Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю
Якщо перебуваєте на обліку у Фонді соціального захисту осіб з інвалідністю, впродовж 10 робочих днів після держреєстрації змін в установчих документах подайте до Фонду реєстраційну заяву (абз. 4 п. 3 Порядку реєстрації підприємств, установ, організацій та фізичних осіб, що використовують найману працю, затвердженого постановою Кабміну від 31.01.2007 р. № 70). Заяву відносим особисто або відправляємо поштою з повідомленням про вручення.
Крок 6. Змініть назву у Реєстрі платників ЄП
Якщо підприємство є платником єдиного податку (ЄП), то доведеться ще й пройти процедуру внесення змін до даних у Реєстрі платників єдиного податку. Для цього подайте податківцям Заяву про застосування спрощеної системи оподаткування «внесення змін». Форму заяви затверджено наказом Мінфіну від 16.07.2019 р. № 308. Повідомити у такий спосіб треба впродовж місяця з дати реєстрації зміни назви у ЄДР (п. 298.4 ПК).
Крок 7. Відкрийте новий рахунок у банку
Про перейменування юрособи повідомте також банк, у якому відкритий особовий рахунок компанії. Якщо своєчасно цього не зробите, може виникнути плутанина, яка призведе до порушень у фінансовій діяльності компанії.
Взагалі у даній ситуації слід діяти за умовами укладеного договору. Якщо це питання не врегульовано, то краще саме повідомити банк (як і інших контрагентів – див. крок 9). Раніше суб’єкт господарювання зобов’язаний був повідомляти банк про внесення змін до відомостей про нього, які містяться у ЄДР на підставі п. 22 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492. Там же вимагалося закрити поточний рахунок і відкрити новий. Однак дана інструкція втратила чинність. Нова ж Інструкція про порядок відкриття та закриття рахунків користувачам надавачами платіжних послуг з обслуговування рахунків, затверджена постановою Правління НБУ від 29.07.2022 р. № 162, не врегульовує дане питання. Виходить, що якщо конкретний банк технічно може реалізувати зміну назву клієнта без зміни номера його поточного рахунку, то можна обійтися й без закриття існуючого рахунку. Отримайте відповідь на це питання саме від обслуговуючого банку.
Повідомити банк можна шляхом листа-повідомлення довільної форми – аналогічно інформування інших контрагентів (див. крок 9).
Крок 8. Отримайте нові сертифікати КЕП
Посадовим особам підприємства доведеться отримати нові сертифікати відкритих ключів кваліфікованого електронного підпису (КЕП) і повідомити про це податківців. Також повідомте у 3-денний термін надавача електронних довірчих послуг, який видавав ці ключі КЕП, про зміни відомостей, які містяться у договорі, тобто про зміну найменування підприємства і подайте документ, що підтверджує такі зміни, яким може бути виписка (витяг) з ЄДР (п. 70 Вимог у сфері електронних довірчих послуг, затверджених постановою Кабміну від 07.11.2018 р. № 992).
Зробіть це після зміни назви підприємства, але до настання строку подання податкової звітності. Насправді отримати нові ключі КЕП потрібно до реєстрації податкових накладних. Для цього переукладіть договір про визнання електронних документів. Податківці поділяють цю думку (роз’яснення ДПС 135.03 ЗІР). Справа в тому, що за п. 2 ч. 1 ст. 25 Закону «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155 отримання суб’єктом, який видав кваліфікований сертифікат відкритого ключа, інформації про зміну ідентифікаційних даних користувача електронних довірчих послуг є підставою для скасування цього ключа. Тобто надавач електронних довірчих послуг після отримання даних з ЄДР про зміну найменування скасовує дію ключів КЕП для керівника й головного бухгалтера підприємства (чи інших КЕП, які видавалися на підприємство).
Але якщо користуєтеся сервісом «Єдине вікно подання електронної звітності», то, як повідомляють податківці, переукладати договір не потрібно, його вважають пролонгованим.
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Крок 9. Про зміну назви повідомте контрагентів
Не забудьте довести інформацію про зміну назви до відома контрагентів. Як правило, перейменування підприємства не потребує переоформлювати вже укладені договори чи припиняти договірні відносини. Однак деякі контрагенти можуть зажадати підписати угоди заново.
Повідомити контрагентів можна через лист-повідомлення довільної форми, у якому вкажіть зокрема дату зміни найменування (це дата реєстрації змін у ЄДР). Можна ще й додати витяг (виписку) з ЄДР. Лист слід завірити підписом керівника. Потім листа можна розіслати всім контрагентам, з якими маєте справу, з повідомленням про вручення.
Крок 10. Внесіть зміни до трудових книжок працівників
Також не забуваємо й про ведення кадрової документації власних працівників. Зробіть так:
- видайте наказ про внесення змін до трудових книжок;
- внесіть записи до трудових книжок працівників окремим рядком у графі 3, де зазначте дату перейменування, а у графі 4 – підстава для перейменування (наказ або розпорядження, його дату й номер) (підстава – п. 2.15 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінʼюсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58). Запис може бути на зразок: «Товариство з обмеженою відповідальністю «Едельвейс» перейменовано з 08.05.2023 р. у Товариство з обмеженою відповідальністю «Орхідея»».
