бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
В консультации рассмотрим особенности заполнения отчета и его приложений, когда и какое из них подавать, как быть с пустыми приложениями, а также последние изменения в действующей форме Налогового расчета
Обновленная форма Налогового расчета: когда применять
Форма Налогового расчета утверждена приказом Минфина от 02.03.2023 № 113 (далее – Приказ № 113), который вступил в силу 5 мая 2023 года. Сама же форма начала действовать с 01 октября 2023 года.
Налоговый расчет – это объединение отчетности по ЕСВ и НДФЛ/ВС
Полное название единого отчета – Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса.
Вместе с объединением Налоговый расчет получил:
помесячную разбивку данных как по НДФЛ/ВС, так и ЕСВ. Однако сам отчет подается ежеквартально;
персонификацию не только НДФЛ и ЕСВ, но и военного сбора (ВС).
Такой подход в объединенной отчетности остается и в 2024 году.
Останніми місяцями у трудовому та податковому законодавстві відбулося чимало змін. Наш вебінар допоможе не розгубитися під час роботи над квартальним Податковим розрахунком та заповнити звітні форми швидко і без помилок
Как и вся квартальная налоговая отчетность, объединенный отчет подается в течение 40 к. дн. после отчетного квартала.
Внимание: 10 мая 2024 года— предельная дата представления объединенного Налогового расчета по ЕСВ и НДФЛ/ВС за I квартал 2024 года.
Все остальные крайние даты отчетности для текущего года приведены в таблице ниже.
КАЛЕНДАРЬ ПОДАЧИ НАЛОГОВОГО РАСЧЕТА 2024
Отчетный период
Крайняя дата подачи
І квартал 2024 года
10.05.2024
ІІ квартал 2024 года
09.08.2024
ІІІ квартал 2024 года
11.11.2024
IV квартал 2024 года
10.02.2025
Строение Налогового расчета
Объединенный Налоговый расчет имеет статус налоговой декларации и включает в себя:
основную часть. Это заглавный блок с реквизитами и данными о работодателе, промежуточный блок с информацией о приложения и общей статистке по работникам, а также сводная информация о начисленный ЕСВ, которая состоит из 3-х разделов;
6 приложений. Они практически все касаются ЕСВ, кроме Приложения 4ДФ, что предназначено для отчетности по НДФЛ/ВС. Однако субъектов коммерческого сектора могут касаться только 4 из них (см. таблицу ниже), а остальные 2 приложения – для бюджетников, поэтому их здесь и не упоминаем. Каждое приложение является неотъемлемой частью отчета, поэтому неподача приложения равносильна неподаче самого отчета (исключение – когда информация для отчета по такому приложению отсутствует).
Сведения о наличии оснований для учета стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством
работодатели, у которых есть работники, нуждающиеся в учете спецстажа*
* есть еще приложение 2 (Д2) и Приложение 3 (Д3), которые могут заполнять только бюджетные учреждения / организации;
** к таким событиям относятся (см. абз. 2 п. 5 разд. IV Порядка № 4):
заключение или расторжение трудового договора, в т. ч. и при трудоустройстве на новое рабочее место;
заключение ГПД или окончании его действия в отчетном квартале;
перевод лица на другую постоянную должность или работу в одном и том же учреждении/организации;
работник был перемещен из одного структурного подразделения в другое;
назначении работника на новую должность;
предоставление или окончание отпуска по беременности и родам;
предоставление отпуска по уходу за ребенком по достижению им 3(6) лет
Большинство работодателей коммерческого сектора (как юрлица, так и ФЛП) заполняют основную часть и Приложения Д1, 4ДФ и Д5.
Что касается Приложения Д6, то оно подается тогда, когда есть лица, для которых считается спецстаж.
Внимание:повысили работника в должности – заполните Приложение Д5 Налогового расчета. То же — при увольнении или принятии на работу, начале и окончании декретного отпуска.
Урядовці запропонували компенсувати витрати на допоміжні засоби, які підприємства закуповують, щоб облаштовувати робочі місця для новоприйнятих працівників з інвалідністю. Хто з роботодавців може отримати компенсацію, на яких умовах і які документи підготувати, пояснює експерт
в электронной форме – через электронный кабинет с использованием квалифицированной электронной подписи (идентификатор – J0500109 для юрлиц и F0500109 – для физлиц-предпринимателей);
в бумажной форме – лично или по почте, подписанный и с печатью, если таковая используется.
Если выбрали последний, бумажный вариант, то обратите внимание здесь есть 3 варианта:
подать лично вместе с электронной формой на электронном носителе информации;
подать лично только на бумажном носителе, если количество строк в приложениях к отчету не превышает 5;
отправить по почте с сообщением и описанием о вложениях, при условии, что количество строк в приложениях отчета не превышает 5.
Подается отчет в орган ГНС по основному месту учета.
Подача объединенного отчета, если есть структурные подразделения
При наличии структурных подразделений, например, филиалов, неуполномоченное вести учет и уплату зарплатных ЕСВ, НДФЛ и ВС, главным предприятием тогда готовится отдельный Отчет о доходах, которые выплачены работникам такого подразделения (филиала).
Такой отдельный отчет:
подается по основному месту учета учреждения;
содержит данные об обособленном подразделении, а именно – в ряд. 032 заглавной части указывается код административно-территориально единицы, где расположено такое подразделение (п. 1 п. 4 разд. IV Порядка № 4);
состоит только из Приложений 4ДФ за те месяцы отчетного квартала, когда начислялась зарплата в таких подразделениях, с данными по работникам подразделения;
подается по основному месту учета.
Например, в случае наличия у предприятия 2-х обособленных подразделений подаются три отчета:
один – собственный с выплатами только по головному предприятию. В нем указываются данные касаемо ЕСВ, НДФЛ/ВС по всем застрахованным лицам, но только по выплатам головного предприятия, без работников обособленных подразделений (филиалов);
Обратите внимание, что в Порядок № 4 внесены изменения приказом Минфина от 26.12.2023 № 720. Однако самой формы Налогового расчета данные изменения не затрагивают.
Кроме платежей по ЕСВ, НДФЛ/ВС с заработной платы, Налоговый расчет включает также и выплаты, и налоги по лицам, которые:
являются самозанятыми. Это физлица-предприниматели (ФЛП) или лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность. В данном случае показывается лишь выплаченный доход, так как налоги такие лица платят самостоятельно;
получают денежное обеспечение /помощь по социальным программам, например, по уходу за детьми или лицами с инвалидностью.
Таким образом, в Налоговый расчет попадают все доходы, которые начисляются/выплачиваются предприятием или ФЛП физлицам независимо от того, был ли с ними заключен трудовой договор, но они облагались налогом. Однако Отчет подается всегда, когда субъект обязан законодательством выступить налоговым агентом относительно таких доходов и удержать НДФЛ/ВС или начислить ЕСВ.
Как правильно нумеровать Налоговый расчет и приложения к нему
Номер расчета ставим в ряд. 02 основной части, а также в приложениях к нему. Однако как нумеровать эти налоговые расчеты? Налоговый расчет нумеруется по количеству представленных таких отчетов в течение отчетного квартала. Например, есть следующие ситуации:
за I квартал предприятие предоставило только Налоговый расчет «Отчетный». На нем и в его приложениях следует поставить № 1;
за I квартал предприятие предоставило расчет «Отчетный» № 1, а затем в июле подало «Уточняющий», который должен быть уже № 2. Если потом в декабре будет подан еще один «Уточняющий» за I квартал, то он уже получит № 3 и т. д.;
за I квартал предприятие предоставило один Налоговый расчет «Справочный», например в феврале 2024 года. Затем уже в апреле 2024 года подало «Отчетный» за весь I квартал 2024 года. Тогда на расчете «Справочный» должен быть № «1», а на расчете «Отчетный» » — № «2». Если потом в мае 2024 г. до окончания срока отчетности еще и будет подан расчет «Отчетный новый», то этот последний отчет получит № «3» и т. д.;
за I квартал предприятие предоставило Налоговый расчет «Справочный» (№ «1»), отчетный (№ «2»). Однако есть еще филиал, который подал тоже Налоговый расчет за I квартал «Отчетный». В этом отчете филиала уже должно быть № 3.
Неверно нумеровать эти отчеты по количеству кварталов. Например, если предприятие в течение 2024 года будет подавать только Налоговый расчет «Отчетный», то за IV квартал он снова должен быть с № 1, а не с № 4. В таком случае получается, что расчеты «Отчетный», которые имеют № 1, всего подано 4 штуки — за каждый квартал 2024 года. То есть у каждого из них есть «№ 1».
Относительно нумерации месяцев номер месяца в Налоговом расчете соответствует его номеру именно в отчетном квартале, а не в году. Так, май 2024 года — это № «1», а не № «5», а июнь 2024 года — это месяц № «3», а не № «6» и т. д.
Относительно приложений также нумеруем в пределах одного Налогового расчета. Например, имеем такую ситуацию, когда за отчетный квартал представлены два Налоговых расчета — «Отчетный» и «Отчетный новый». Ясность в этот вопрос должна внести таблица ниже.
НУМЕРАЦИЯ НАЛОГОВОГО РАСЧЕТА И ПРИЛОЖЕНИЙ К НЕМУ ЗА І КВАРТАЛ 2024
Месяц
Приложение Д1
Приложение 4ДФ
Номер месяца в квартале
Номер приложения в Налоговом расчете
Номер месяца в квартале
Номер приложения в Налоговом расчете
Номер расчета
Налоговый расчет «Отчетный» за І квартал 2024
январь
1
1
1
1
1
февраль
2
2
2
2
1
март
3
3
3
3
1
Налоговый расчет «Отчетный новый» за І квартал 2024
январь
1
1
1
1
2
февраль
2
2
2
2
2
март
3
3
3
3
2
Например, Приложение 4ДФ, которое касается марта 2024 г., в обоих отчетах — «Отчетный» и «Отчетный новый» — должно иметь № «3», но каждый поданный Налоговый расчет получает отдельный номер: «Отчетный» — это № «1», а «Отчетный новый» — это № «2».
Детальнее о Налоговых расчетах «Отчетный новый» и «Уточняющий», а также их нумерации — читайте в материалеошибки в объединенном отчете.
Какую численность работников указывать в Налоговом расчете
В налоговом расчете численность работников указывается несколько раз. Однако обратите внимание, что там используются различные статистические способы подсчета такой численности, которые также отличаются еще и несколько разными правилами по учету женщин-декретчиц и внешних совместителей. Чтобы внести ясность в этот вопрос составлена таблица ниже. Среднеучетную численность можно взять также из статистического Отчета по труду (форме 1-ПВ).
ПОКАЗАТЕЛИ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ В НАЛОГОВОМ РАСЧЕТЕ (НР)
учетная численность штатных работников1
среднесписочная численность штатных работников1
количество застрахованных лиц в отчетном периоде, которым начислена зарплата2
количество лиц, работающих по трудовым договорам (контрактам)
место показателя в Налоговом расчете:
ряд. 104 НР
ряд. 101 НР
ряд. 105 НР
ряд. 04 Приложения 4ДФ НР
отпуск по беременности и родам:
включаются
не включаются
не включаются
не включаются
отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3(6)-летнего возраста:
включаются
не включаются
не включаются
не включаются
внешние совместители:
не включаются
не включаются
включаются, если им начислялась зарплата
да, если им начислялся доход по признаку «101»3
работники, которые весь месяц находились на больничном или в отпуске без сохранения:
2 — должно совпадать с количеством, отраженным по Приложению Д1 Налогового расчета;
3 — см. п. 4 разд. IV Порядка № 4, а также разъяснение ГНС 103.25 ВИР. Если количество таких работников изменялось в течение месяца, то отмечается максимальная численность
Например, если на предприятии, которое сворачивает свою деятельность, есть только одна работница (директор), которая сейчас находится в отпуске по уходу за ребенком, то показатели численности в отчете должны быть заполнены так, как в таблице ниже.
РАБОТНИЦА В ОТПУСКЕ ПО УХОДУ ЗА РЕБЕНКОМ В НАЛОГОВОМ РАСЧЕТЕ
Учетная численность штатных работников
Среднесписочная численность штатных работников
Количество застрахованных лиц в отчетном периоде, которым начислена зарплата
Количество лиц, работающих по трудовым договорам
1
0
0
0
Бланк налогового расчета по ЕСВ и НДФЛ/ВС
Размещаем бланки объединенного отчета и приложений, которые нужны коммерческим субъектам хозяйствования в формате Excel.
Подавать ли пустые приложения к Налоговому расчету и сам пустой отчет
Ситуация проста — нечего декларировать в определенном Приложении или даже в самом отчете. Как здесь быть? Руководствуемся по этому вопросу пп. «б» п. 176.2 НК, Порядком № 4 и письмом ГНС от 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далее — Письмо № 2123).
Начнем с приложений Д5 и Д6, так как с ними проще. Их нужно подавать только, если есть основания для их представления, а именно:
Приложение Д5 — например, окончание или начало трудовых отношений. Все условия — см. в сноске к таблице с описанием приложений (см. абз. 2 п. 5 разд. IV Порядка № 4);
Приложения Д6— подаем только, если есть рабочие места, работа на которых засчитывается в спецстаж. Если таких мест нет, то это приложение не формируется и не подается (см. абз. 2 п. 6 разд. IV Порядка № 4).
Если приложение не подается, то в таком случае и не нужно делать его «пустым» и отмечать его на первой странице Отчета — приложения тогда просто нет.
Внимание:Приложения Д5 и Д6 подаются не всегда, а только когда есть условия для их представления. Пустыми их подавать не нужно.
Что касается Налогового расчета, то он подается, если в течение отчетного периода начислялись доходы (см. абз. 3 п. 1 разд. ІІ Порядка № 4, пп. «б» п. 176.2 НК). Выходит, что если у предприятия или ФЛП вообще нет наемных работников и не было выплат физлицам по ГПД, то и подавать Налоговый расчет не нужно. Однако если работники есть, но по тем или иным причинам не работали и по ним не было выплат — отпуск за свой счет, приостановление трудовых отношений на протяжении военного положения и т.д. — возникает достаточно спорная ситуация, особенно в отношении Приложений Д1 и 4ДФ, ведь Порядок № 4 не содержит четких указаний на этот счет. Единственное, что по Порядку № 4 Приложение Д1 подавать НЕ надо, если в отчетном квартале вообще не использовался труд физлиц на условиях трудового договора/контракта (см. абз. 2 п. 1 разд. IV Порядка № 4). Достаточно спорным и расплывчатым является условие «не использовался труд».
Немного осветим вопросы неподачи Приложений Д1 и 4ДФ что следуют из Письма № 2123, по которому имеем следующие рекомендации:
Приложение 4ДФ — подавайте всегда, когда подаете Налоговый расчет (без исключений). То есть независимо от наличия показателей для декларирования в Приложении 4ДФ;
Приложение Д1 — всегда, когда есть трудовые отношения или ГПД хотя бы один день в квартале. Тогда приложения Д1 за другие месяцы квартала могут быть «пустыми».
Также можно использовать для определенных ситуаций таблицу ниже. В ней слева приведены ситуации, а справа – рекомендации по данной ситуации.
НАЛОГОВЫЙ РАСЧЕТ И ПРИЛОЖЕНИЯ Д1, 4ДФ: ПОДАВАТЬ ИЛИ НЕТ
Хозяйственная ситуация
(если она есть хотя бы в один день отчетного квартала):
Подача отчета и приложений
(соответствует ситуации слева):
Наемные работники(трудовые договоры)
Действующие ГПД, в т. ч. открытые или закрытые в квартале1
Любые начисления, выплаты, уплата налогов по физлицам в течение квартала (есть трудовой / ГПД или вообще никакого)
Налоговый расчет
Приложение Д1
Приложение 4ДФ
нет
нет
нет
не подаются
(это ситуация, когда вообще отсутствуют показатели для декларирования в каждом месяце квартала)
нет
да, есть
нет
да
да
(ведь ведь есть графа 14)2
да, но с нулевыми доходами, НДФЛ/ВС
да, есть
нет
да,
(трудовой или ГПД)
да, они есть, хотя и
не каждый месяц3
да
да, но
за месяцы, когда дохода не было – пустой3
да, но через месяцы, когда дохода не было – с нулевыми доходами, НДФЛ/ВС
да, они есть ежемесячно
да
да
да
да
нет
да, но по ним только ЕСВ, без НДФЛ/ВС4
да
да
да, доход это и следует показать4
1 – если ЦПД был открыт/закрыт, то за такой квартал еще и следует представить Приложение Д5;
2 – графа 14 Приложения Д1 – это количество дней пребывания в трудовых отношениях или гражданско-правовых отношениях, то есть дни действия открытого ГПД;
3 – например, предприятие начало работать с середины квартала. О данной ситуации также есть письмо ГНС от 20.05.2021 №498/2/99-00-04-02-01-02, а также ВИР 103.25. По нему, если показатели для отчетности хотя бы в одном месяце из квартала, то приложения Д1 и 4ДФ подаем за каждый месяц квартала. «Пустое» приложение – это пустые ячейки в электронной форме или прочерченные пустые ячейки в бумажной форме;
4 – например, пособие по беременности и родам. ЕСВ по ней есть и вносится в Приложение Д1. НДФЛ/ВС – не удерживаются, но такой доход все равно нужно показать под признаком «128» в Приложении 4ДФ (в месяце начисления пособия)
Если есть сомнения или вы не согласны – обратитесь за индивидуальной консультацией в ГНС, или же подайте пустой отчет или приложения к нему. Штрафа за это точно не будет.
Внимание:если показатели для отчетности были хотя бы в одном месяце квартала, то приложения подаются за каждый из 3-х месяцев квартала.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Объединенный Налоговый расчет по ЕСВ и НДФЛ/ВС имеет статус налоговой декларации, а потому на него распространяются традиционные для них штрафы. Так, за непредставление этого отчета штраф – 1020 грн, а при повторном в течение года – уже 2040 грн (п. 119.1 НК). Однако на период военного положения в случае отсутствия у налогоплательщика возможности своевременно подать отчетность данные штрафы не применяются (п. 69.1 подраздела 10 Переходных положений НК). Следовательно, возможен лишь административный штраф на должностных лиц – от 34 до 51 грн, а при повторном нарушении в течение года – 51-85 грн (основание – ст. 1634 КоАП, что касается отчетности по НДФЛ).
