Зарплатная отчетность по ЕСВ, НДФЛ и военному сбору 2026

Данный отчет имеет несколько названий у бухгалтеров: месячная зарплатная отчетность, налоговый расчет, объединенная отчетность, единая отчетность, единый отчет, отчет по ЕСВ, НДФЛ и военному сбору. Однако речь идет об одном документе — Налоговом расчете сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса. Отчитываются по нему, в частности, все работодатели — за своих наемных работников и исполнителей работ по гражданско-правовым договорам (ГПД).

Заповнюємо зарплатну звітність за місяць

Бланк объединенной отчетности по НДФЛ/ВЗ и ЕСВ

Современная форма (бланк) Налогового расчета утверждена приказом Минфина от 13.01.2015 № 4. Последнее обновление было внесено приказом Минфина от 24.01.2025 № 39 (далее — Приказ № 39). В сам Приказ № 39 также были внесены изменения приказом Минфина от 30.01.2025 № 53.

Речь идет о месячном Налоговом расчете. Однако в I квартале 2026 года должна появиться и форма (бланк) квартального налогового расчета — для физических лиц — предпринимателей (ФЛП) и самозанятых лиц (о нем — далее). По состоянию на январь 2026 года этой новой формы еще нет даже в проектах нормативно-правовых актов Минфина на 2025 и 2026 годы. Скорее всего, форма квартального налогового расчета будет отличаться лишь вступительными реквизитами отчетного периода, объединением трех месяцев в основной части, а возможно, будет иметь и меньшее количество приложений.

Заполнение Налогового расчета осуществляется на основании Порядка его составления, утвержденного тем же приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (далее — Порядок № 4).

Налоговый расчет – это объединенная отчетность по ЕСВ и НДФЛ/ВЗ

Налоговый расчёт называют объединённым отчётом, потому что он объединил в себе два прежних отчёта:
• налоговую квартальную декларацию (Налоговый расчёт) с данными о подоходном налоге с физических лиц (НДФЛ) и военном сборе (ВС);
• ежемесячный Отчёт по единому социальному взносу (ЕСВ).

Именно эти отчёты объединили (пп. «4» ч. 2 ст. 6 Закона «О сборе и учёте единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464; п. 51.1 Налогового кодекса Украины).

Отчёт содержит персонализированные данные по НДФЛ, ВС и ЕСВ. Это означает, что данные по этим обязательным платежам подаются в разрезе физических лиц, то есть персонально. Работодатель, заполняя Налоговый расчёт, выступает налоговым агентом в отношении указанных физических лиц, то есть посредником при подаче отчётности и уплате ЕСВ, НДФЛ и ВС.

Податковий розрахунок з ПДФО та ЄСВ

СКАЧАТИ ПРИКЛАД

Квартальная единая отчетность: возврат для ФЛП и независимости

В настоящее время объединённый отчёт является месячным, хотя с момента своего появления и до 2025 года он был для всех квартальным (п. 51.1 Налогового кодекса Украины, далее — НК). Будучи месячным, он обеспечивает Пенсионный фонд Украины своевременными данными, в частности для начисления пенсий.

Однако с 1 января 2026 года месячный отчётный период для зарплатной отчётности вернулся, но не для всех, а только для:
• физических лиц-предпринимателей (ФЛП);
• лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность («самозанятых»), которыми могут быть адвокаты, нотариусы, судебные эксперты.

Квартальная отчётность закреплена в вновь обновлённом п. 51.1 НК (Закон от 16.07.2025 № 4536, а также разъяснения ГНС). Таким образом, за декабрь 2025 года ФЛП и самозанятые подают последний месячный налоговый расчёт, а уже за период январь–март 2026 года — квартальный. Получается, что за январь, февраль и март 2026 года месячные налоговые расчёты для предпринимателей и самозанятых подавать не нужно — отчётность будет единая и сразу за I квартал 2026 года.

Як показати лікарняні в Об’єднаній звітності

Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Единая отчетность по ЕСВ и НДФЛ 2026: сроки представления

Объединённый отчёт в 2026 году подаётся в стандартные сроки для месячной и квартальной налоговой отчётности, то есть в течение:
• 40 к.дн. — после отчётного квартала (для ФЛП и самозанятых);
• 20 к.дн. — после отчётного месяца («для всех остальных»).

Крайние даты отчётности за I полугодие текущего года приведены в таблице ниже (II полугодие — аналогично; крайняя дата отчётности переносится на ближайший рабочий день, если она приходится на выходной; праздничных дней в течение действия военного положения официально нет).

Налоговый расчет: структура месячного отчета

Объединенный Налоговый расчет имеет статус налоговой декларации и содержит:

• основную часть. Это заглавный блок с реквизитами и данными о работодателе, промежуточный блок с информацией о приложениях и общей статисткой за работниками, а также сводная информация о начисленном ЕСВ, состоящая из 3-х разделов;
• 6 приложений. Они практически все касаются ЕСВ, кроме Приложения 4ДФ, предназначенного для отчета по НДФЛ/ВС. Однако субъектов коммерческого сектора могут касаться только 4 из них (см. таблицу ниже), а остальные 2 приложения (Д2 и Д3) — для бюджетников, поэтому их в приведенной таблице нет. Каждое приложение является неотъемлемой частью отчета, поэтому неподача приложения равносильна неподаче самого отчета (исключение  —  когда информация для отчета по такому приложению отсутствует).

Большинство работодателей коммерческого сектора (как юрлица, так и ФЛП) заполняют основную часть и Приложения Д1, 4ДФ и Д5.

Что касается Приложения Д6, то оно подается тогда, когда есть лица, для которых считается спецстаж.

Внимание: повысили работника в должности  —  заполните Приложение Д5 Налогового расчета. То же — при увольнении или принятии на работу, начале и окончании декретного отпуска.

Вы можете ознакомиться с общим примером заполнения Отчета.

Як забезпечити 21 617,50 грн місячної зарплати заброньованому працівникові

Відповідаємо на найпоширеніші запитання

Единая отчетность по ЕСВ и НДФЛ: как подавать в 2026 году

Настоящий Отчет представляется:

• в электронной форме — через электронный кабинет с использованием квалифицированной электронной подписи (идентификатор — J0500110 для юрлиц и F0500110 — для физлиц-предпринимателей);
• в бумажной форме — лично или почтой, подписанный и с печатью, если таковая используется.

Если выбрали последний, бумажный вариант, то обратите внимание здесь есть 3 варианта:

• подать лично вместе с электронной формой на электронном носителе информации;
• подать лично только на бумажном носителе, если количество строк в приложениях к отчету не превышает 5;
• отправить по почте с сообщением и описанием о вложениях, при условии, что количество строк в приложениях отчета не превышает 5.

Подается Отчет в орган ГНС по основному месту учета.

Как подать налоговый расчет, если есть структурные подразделения

Предприятие может иметь структурные подразделения (филиалы), которые не уполномочены вести учёт и уплачивать зарплатные НДФЛ и ВС. В этом случае главное предприятие по каждому такому своему подразделению (филиалу) составляет отдельный Налоговый расчёт, который содержит доходы, выплаченные работникам этого подразделения (филиала).

Таков отдельный Налоговый расчет:

• подается по основному месту учета учреждения (пп. «б» п. 176.2 НК);
• содержит данные об обособленном подразделении, а именно – в ряд. 032 заглавной части указывается код КАТОТТГ, где расположено такое подразделение (п. 1 п. 4 разд. IV Порядка № 4);
• состоит только из Приложения 4ДФ за отчетный месяц, когда начислялась зарплата в таком подразделении, с данными по работникам подразделения.

Например, при наличии у предприятия 2-х обособленных подразделений представляются три отчета:

• один — собственный с выплатами только по головному предприятию. В нем указываются данные по всему ЕСВ. Также этот Налоговый расчет содержит данные НДФЛ/ВС только по выплатам головного предприятия, то есть без работников обособленных подразделений (филиалов);
• два — по каждому подразделению (филиалу), содержащим данные о НДФЛ/ВС по ним.

Начисление и уплату (перечисление) ЕСВ за обособленные подразделения, не имеющие отдельного баланса, осуществляет централизованно головное предприятие – юрлицо по своему местонахождению.

Заробітна плата та аванс

Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%

ПОРАДИ ЕКСПЕРТА + розрахункові приклади

Доходы, попадающие в налоговый расчет по ЕСВ и НДФЛ/ВС

Кроме платежей по ЕСВ, НДФЛ/ВС по заработной плате, Налоговый расчет включает также и выплаты, и налоги по лицам, которые:

• осуществляют работу по гражданско-правовым договорам (ГПД);
• являются самозанятыми. Это ФЛП или лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность. В этом случае показывается только уплаченный доход, ведь налоги такие лица платят самостоятельно;
• получают денежное обеспечение / помощь по социальным программам, например по уходу за детьми или лицами с инвалидностью.

Таким образом, в Налоговый расчет попадают все доходы, которые начисляются/выплачиваются предприятием или ФЛП физлицам независимо от того, был ли с ними заключен трудовой договор и облагались ли они налогом. Однако Отчет подается всегда, когда субъект обязан законодательством выступить налоговым агентом по таким доходам и удержать НДФЛ/ВС или начислить ЕСВ.

Как правильно нумеровать Налоговый расчет и приложения к нему

Номер расчета ставим в ряд. 02 Основной части, а также в Приложениях к нему. Однако как нумеровать эти налоговые расчеты? Налоговый расчет нумеруется по количеству представленных отчетов за отчетный месяц. Например, могут быть следующие ситуации:

• за январь предприятие предоставило только Налоговый расчет «Отчетный». На нем и в его приложениях следует поставить № 1;
• за январь предприятие подало расчет «Отчетный» № 1, а затем в апреле подало «Уточняющий», который должен быть уже № 2. Если потом будет подан еще один «Уточняющий» за январь, то он уже получит № 3 и т.д.;
• за январь предприятие подало Налоговый расчет Отчетный (№ 1). Однако есть еще филиал, который подал тоже Налоговый расчет за январь «Отчетный». В этом отчете филиала уже должно быть № 3.

Неправильно нумеровать эти отчеты по количеству месяцев. Например, если работодатель в течение 2026 года будет подавать только Налоговый расчет «Отчетный», то за декабрь 2026 года он снова должен быть с № 1, а не с № 12. В таком случае получается, что расчеты «Отчетный», имеющие № «1», всего подают 12 штук — за каждый месяц 2026 года. То есть у каждого из них есть «№ 1».

По поводу нумерации есть разъяснения от ГНС в письме от 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02, также ОИР 103.25 (действовало до 01.01.2025, но выводы для квартального отчета можно перенести. Если вдруг допущена ошибка нумерации, нужно продолжать нумеровать, а с нового месяца делать все правильно. Исправлять такую ошибку не нужно.

Насчет приложений — в них ставится номер Налогового расчета. Номер самого приложения в Налоговом расчете отсутствует.

Подробнее о Налоговых расчетах «Отчетный новый» и «Уточняющий», а также их нумерации  —  читайте в материале о ошибки в объединенном отчете.

Какую численность работников указывать в Налоговом расчете

В Налоговом расчете количество работников указывается несколько раз. Однако обратите внимание, что там используются различные статистические способы подсчета такого количества, которые также отличаются еще и разными правилами по учету женщин-декретниц и внешних совместителей. Чтобы внести ясность в этот вопрос составлена таблица ниже. Среднесписочное количество можно взять также из статистического Отчета по труду (форме 1-ПВ).

Например, если на предприятии, которое сворачивает свою деятельность, есть только одна работница (директор), которая сейчас находится в отпуске по уходу за ребенком, то показатели количества в отчете должны быть заполнены так, как в таблице ниже.

КУРСИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА ОНЛАЙН

Бухгалтер без знань — як калькулятор без батарейки. Вища школа Головбуха підзаряджає: освіта онлайн у зручний час і будь-де ⚡

ОБРАТИ ПРОГРАМУ

Подавать ли пустые приложения к Налоговому расчету и пустой Отчет

Ситуация проста – нечего декларировать в определенном Приложении или даже в самом отчете. Как здесь быть? Руководствуемся в этом вопросе пп. «б» п. 176.2 НК, Порядком № 4 и письмом ГНС от 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далее — Письмо № 2123).

Начнем с Приложений Д5 и Д6, потому что с ними проще. Их нужно подавать только, если есть основания для их представления, а именно:

• Приложение Д5 — например, окончание или начало трудовых отношений. Все условия – см. в сноске к таблице с описанием приложений (см. абз. 2 п. 5 разд. IV Порядка № 4);
• Приложения Д6 — подаем только, если есть рабочие места, работа на которых засчитывается в спецстаж. Если таких мест нет, то это приложение не формируется и не подается (см. абз. 2 п. 6 разд. IV Порядка № 4).

Если приложение не подается, то в таком случае и не нужно делать его «пустым» и отмечать его на первой странице Отчета — приложения тогда просто нет.

Внимание: Приложения Д5 и Д6 подаются не всегда, а только когда есть условия их представления. Пустыми их подавать не нужно.

Что касается Налогового расчета, то он подается, если в течение отчетного периода начислялись доходы (см. абз. 3 п. 1 разд. ІІ Порядка № 4, пп. «б» п. 176.2 НК). Выходит, что если у предприятия или ФЛП вообще нет наемных работников и не было выплат физлицам за ГПД, то и подавать Налоговый расчет не нужно. Однако, если работники есть, но по тем или иным причинам не работали и по ним не было выплат — отпуск за свой счет, приостановление трудовых отношений на протяжении военного положения и т.д. — возникает достаточно спорная ситуация, особенно в отношении Приложений Д1 и 4ДФ, ведь Порядок № 4 не содержит четких указаний на этот счет. Единственное, что по Порядку № 4 Приложение Д1 подавать не следует, если в отчетном месяце вообще не использовался труд физлиц на условиях трудового договора/контракта (см. абз. 2 п. 1 разд. IV Порядка № 4). Достаточно спорным и расплывчатым является условие «не использовался труд».

Несколько света на вопросы неподачи Приложений Д1 и 4ДФ проливает Письмо № 2123, по которому есть следующие рекомендации:

• Приложение 4ДФ — подавайте всегда, когда подаете Налоговый расчет (без исключений). То есть независимо от наличия показателей для декларирования в Приложении 4ДФ;
• Приложение Д1 — всегда, когда есть трудовые отношения или ГПД хотя бы один день в месяце. Если же трудовых отношений не было, то приложение Д1 может быть «пустым».

Также можно использовать для определенных ситуаций таблицу ниже. В ней слева приведены ситуации, а справа — рекомендации по этой ситуации.

Если есть сомнения, не согласны ли вы, обратитесь за индивидуальной консультацией в ГНС, или же подайте пустой Отчет или Приложения к нему. Штрафа за это точно не будет.

Донарахували зарплату за минулий місяць: як показати в Додатках

Ответственность за объединенный отчет по НДФЛ и ЕСВ

Объединенный Налоговый расчет по ЕСВ и НДФЛ/ВС имеет статус налоговой декларации, поэтому на него распространяются традиционные для них штрафы. Так, за непредставление этого Отчета штраф — 1020 грн, а при повторном в течение года — уже 2040 грн (п. 119.1 НК). Однако на период военного положения в случае отсутствия у налогоплательщика возможности своевременно подать отчетность эти штрафы не применяются (п. 69.1 подраздел 10 Переходных положений НК). Следовательно, возможен только административный штраф на должностных лиц — от 34 до 51 грн, а при повторном нарушении в течение года — 51 – 85 грн (основание — ст. 163 ⁴ КоАП, что касается отчетности по НДФЛ).

Отчетный период

Крайняя дата представления

выходной