Налоговый расчет по ЕСВ, НДФЛ и военному сбору (объединенный отчет) 2025

Современная форма Налогового расчета

Современная форма (бланк) Налогового расчета утверждена приказом Минфина от 13.01.2015 № 4. Последнее обновление было приказом Минфина от 24.01.2025 № 39 (далее — Приказ № 39). В сам Приказ № 39 были также внесены изменения приказом Минфина от 30.01.2025 № 53). При этом Налоговый расчет:

• по прежней форме подавался — до 10 февраля 2025 для отчетности за IV квартал 2024 года.
• по новой форме — подается для отчета первый раз — за январь 2025 года, а затем подается ежемесячно.

Заполнение Налогового расчета осуществляется на основе Порядка его составления, утвержденного тем же приказом Минфина от 13.01.2015 №4 (далее — Порядок №4).

Заповнюємо зарплатну звітність за січень 2025 року

Налоговый расчет – это объединенная отчетность по ЕСВ и НДФЛ/ВС

Налоговый расчет также называют объединенным отчетом, потому что ранее было два отчета — квартальный Налоговый расчет, включавший данные о НДФЛ и ВС, а также месячный отчет по ЕСВ. Именно эти отчеты объединили (пп. «4» ч. 2 ст. 6 Закона «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464).

Полное название единого отчета — Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса.

Отчет содержит персонифицированные данные по НДФЛ, военному сбору (ВС) и ЕСВ. Это значит, что данные по этим обязательным платежам представляются в разрезе физлиц, то есть персонифицированы. Работодатель, заполняя Налоговый расчет, выступает налоговым агентом по указанным физлицам, то есть посредником в подаче отчетности и уплате ЕСВ, НДФЛ и ВС.

Налоговый расчет с 2025 года стал ежемесячным

С момента своего появления объединенный отчет был квартальным, но с 1 января 2025 г. он стал месячным. Соответствующие изменения были внесены в п. 51.1 Налогового кодекса Украины (далее — НК). Цель такого перехода — обеспечение своевременными данными Пенсионного фонда Украины. Когда был квартальный отчетный период такие данные могли опаздывать на 2 месяца, если работодатель не подавал Налоговый расчет с типом «Справочный».

Місячна зарплатна звітність 2025: приклад заповнення і деталі змін

Місячну форму Податкового розрахунку з ЄСВ, ПДФО та військового збору Мінфін затвердив. Як змінилася форма звітності та приклади заповнення додатків до неї — в коментарі експерта

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Что изменилось в Налоговом расчете 2025 года

Изменения в целом связаны с переходом с квартального отчетного периода в месячный. Из-за этого были изъяты не нужные уже для месячного отчета поля:

• тип «Справочный» — поскольку на нем отпала потребность. Ранее его подавали, например, в ситуации, когда работник уходил на пенсию и нужно было срочно обновить данные в ПФУ. Как следствие, теперь нет приложений Д1, Д5 и Д6 типа «Справочный». Есть только «Отчетный», «Отчетный новый» и «Уточняющий»;
• квартал отчетности. Теперь в реквизите 2 «Отчетный налоговый период» указываются только год и месяц;
• разбивка ЕСВ на 3 месяца в основной части Налогового расчета. В месячном отчете эти столбики стали ненужными;
• номера месяца в квартале и номер приложения в Налоговом расчете, в том числе в Приложениях Д1, 4ДФ. Отчетный месяц сейчас только один и он совпадает с тем, что указан в данных по отчетному периоду;
• некоторые из ненужных уже примечаний. Из-за этого изменилась их нумерация (номера сносок).

Также есть чисто редакционные изменения относительно показателей численности работников: произошло некоторое изменение нумерации и текста заголовков в строках 101-108 (бывшие 101-110), но без общего изменения количества этих строк и содержания.

Есть изменения по начислению пени в разделе ІІІ основной части Налогового расчета, а именно:

• поле 5 редакционно изменило название «Сумма пени, которая начислена плательщиком единого взноса самостоятельно в соответствии с частью второй статьи 25 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» подлежащей уплате за отчетный месяц»;
• поле 5.1 вообще изменило и название, и назначение. Теперь это «Регистрационный номер Расчета, в котором заполнены некорректные показатели самостоятельно начисленной пени (заполняется в случае допущения ошибки при самостоятельном начислении пени для уменьшения самостоятельно определенной суммы пени до уплаты)».

При заполнении поля 5.1, верхнее поле 5 используется для исправления суммы ранее начисленной пени. Значение пени в поле 5 тогда должно быть отрицательным, то есть с минусом.

В Приложении 4ДФ произошло редакционное изменение названия строки 32. Уточнено, что сюда вносится код КАТОТТГ:

• по местонахождению налогового агента или обособленного подразделения, если Налоговый расчет подается за обособленное подразделение,
• или по месту расположения государственной нотариальной конторы/рабочего места частного нотариуса.

Что изменилось в Порядке заполнения Налогового расчета 2025 года

Есть и некоторые изменения в разделе ІІ Порядка № 4 — они были дополнены нормами по подаче Налогового расчета:

• нотариусами;
• субъектами хозяйствования, которые предоставляют услуги по заключению биржевых сделок или участвуют в их заключении;
• органами, должностные лица которых присутствуют при заключении и оформлении договоров купли-продажи (мены, поставки) между физлицами, а также других договоров.

Сейчас нотариус ежемесячно представляет в орган ГНС по месту расположения государственной нотариальной конторы или рабочего места частного нотариуса информацию, в которой указывает сведения о:

• заверенные им в течение отчетного месяца договоры купли-продажи (мены) между физлицами (пп. «б» п. 176.2 НК, в частности, цену/стоимость договоров и сумму уплаченных НДФЛ/ВС по каждому договору;
• выдачу свидетельств о праве на наследство;
• удостоверение договоров дарения.

Также появились новые коды, используемые для заполнения приложений Налогового расчета.

Військовий збір за ставкою 5% із зарплати

Ставка військового збору збільшилася з 1,5% до 5%. Тримайте пояснення експерта, як утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Единая отчетность по ЕСВ и НДФЛ 2025: сроки представления

Как и вся месячная налоговая отчетность, объединенный отчет в 2025 году представляется в течение 20 к. дн. после отчетного месяца.

Все последующие последние даты отчетности для текущего года приведены в таблице ниже.

Налоговый расчет: структура

Объединенный Налоговый расчет имеет статус налоговой декларации и содержит:

• основную часть. Это заглавный блок с реквизитами и данными о работодателе, промежуточный блок с информацией о приложениях и общей статисткой за работниками, а также сводная информация о начисленном ЕСВ, состоящая из 3-х разделов;
• 6 приложений. Они практически все касаются ЕСВ, кроме Приложения 4ДФ, предназначенного для отчета по НДФЛ/ВС. Однако субъектов коммерческого сектора могут касаться только 4 из них (см. таблицу ниже), а остальные 2 приложения (Д2 и Д3) — для бюджетников, поэтому их в приведенной таблице нет. Каждое приложение является неотъемлемой частью отчета, поэтому неподача приложения равносильна неподаче самого отчета (исключение – когда информация для отчета по такому приложению отсутствует).

Большинство работодателей коммерческого сектора (как юрлица, так и ФЛП) заполняют основную часть и Приложения Д1, 4ДФ и Д5.

Что касается Приложения Д6, то оно подается тогда, когда есть лица, для которых считается спецстаж.

Внимание: повысили работника в должности – заполните Приложение Д5 Налогового расчета. То же — при увольнении или принятии на работу, начале и окончании декретного отпуска.

Вы можете ознакомиться с общим примером заполнения Отчета.

Як забезпечити 20 000 грн місячної зарплати заброньованому працівникові

Якщо нараховуєте заброньованому працівникові менше ніж 20 000 грн зарплати, бронювання анулюють, а підприємство позбавлять критичного статусу. Держоргани не пояснюють, як забезпечувати такий рівень зарплати. Відомо, що дані братимуть із Податкового розрахунку. Експерт пояснює, які виплати включати до нарахованої зарплати, щоб не втратити бронювання

Відповідаємо на найпоширеніші запитання

Единая отчетность по ЕСВ и НДФЛ: как подавать в 2025 году

Настоящий Отчет представляется:

• в электронной форме — через электронный кабинет с использованием квалифицированной электронной подписи (идентификатор — J0500110 для юрлиц и F0500110 — для физлиц-предпринимателей);
• в бумажной форме — лично или почтой, подписанный и с печатью, если таковая используется.

Если выбрали последний, бумажный вариант, то обратите внимание здесь есть 3 варианта:

• подать лично вместе с электронной формой на электронном носителе информации;
• подать лично только на бумажном носителе, если количество строк в приложениях к отчету не превышает 5;
• отправить по почте с сообщением и описанием о вложениях, при условии, что количество строк в приложениях отчета не превышает 5.

Подается Отчет в орган ГНС по основному месту учета.

Как подать налоговый расчет, если есть структурные подразделения

При наличии структурных подразделений, например филиалов, неуполномоченных головным предприятием вести учет и уплату зарплатных НДФЛ и ВС, тогда подразделением составляется отдельный Налоговый расчет с доходами, которые выплачены работникам такого подразделения (филиала).

Таков отдельный Налоговый расчет:

• подается по основному месту учета учреждения (пп. «б» п. 176.2 НК);
• содержит данные об обособленном подразделении, а именно – в ряд. 032 заглавной части указывается код КАТОТТГ, где расположено такое подразделение (п. 1 п. 4 разд. IV Порядка № 4);
• состоит только из Приложения 4ДФ за отчетный месяц, когда начислялась зарплата в таком подразделении, с данными по работникам подразделения.

Например, при наличии у предприятия 2-х обособленных подразделений представляются три отчета:

• один — собственный с выплатами только по головному предприятию. В нем указываются данные по всему ЕСВ. Также этот Налоговый расчет содержит данные НДФЛ/ВС только по выплатам головного предприятия, то есть без работников обособленных подразделений (филиалов);
• два — по каждому подразделению (филиалу), содержащим данные о НДФЛ/ВС по ним.

Начисление и уплату (перечисление) ЕСВ за обособленные подразделения, не имеющие отдельного баланса, осуществляет централизованно головное предприятие – юрлицо по своему местонахождению.

Заробітна плата та аванс

Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%

ПОРАДИ ЕКСПЕРТА + розрахункові приклади

Доходы, попадающие в налоговый расчет по ЕСВ и НДФЛ/ВС

Кроме платежей по ЕСВ, НДФЛ/ВС по заработной плате, Налоговый расчет включает также и выплаты, и налоги по лицам, которые:

• осуществляют работу по гражданско-правовым договорам (ГПД);
• являются самозанятыми. Это ФЛП или лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность. В этом случае показывается только уплаченный доход, ведь налоги такие лица платят самостоятельно;
• получают денежное обеспечение / помощь по социальным программам, например по уходу за детьми или лицами с инвалидностью.

Таким образом, в Налоговый расчет попадают все доходы, которые начисляются/выплачиваются предприятием или ФЛП физлицам независимо от того, был ли с ними заключен трудовой договор и облагались ли они налогом. Однако Отчет подается всегда, когда субъект обязан законодательством выступить налоговым агентом по таким доходам и удержать НДФЛ/ВС или начислить ЕСВ.

Как правильно нумеровать Налоговый расчет и приложения к нему

Номер расчета ставим в ряд. 02 Основной части, а также в Приложениях к нему. Однако как нумеровать эти налоговые расчеты? Налоговый расчет нумеруется по количеству представленных отчетов за отчетный месяц. Например, могут быть следующие ситуации:

• за январь предприятие предоставило только Налоговый расчет «Отчетный». На нем и в его приложениях следует поставить № 1;
• за январь предприятие подало расчет «Отчетный» № 1, а затем в апреле подало «Уточняющий», который должен быть уже № 2. Если потом будет подан еще один «Уточняющий» за январь, то он уже получит № 3 и т.д.;
• за январь предприятие подало Налоговый расчет Отчетный (№ 1). Однако есть еще филиал, который подал тоже Налоговый расчет за январь «Отчетный». В этом отчете филиала уже должно быть № 3.

Неправильно нумеровать эти отчеты по количеству месяцев. Например, если работодатель в течение 2025 года будет подавать только Налоговый расчет «Отчетный», то за декабрь 2025 года он снова должен быть с № 1, а не с № 12. В таком случае получается, что расчеты «Отчетный», имеющие № «1», всего подают 12 штук — за каждый месяц 2025 года. То есть у каждого из них есть «№ 1».

По поводу нумерации есть разъяснения от ГНС в письме от 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02, также ОИР 103.25 (действовало до 01.01.2025, но выводы для квартального отчета можно перенести. Если вдруг допущена ошибка нумерации, нужно продолжать нумеровать, а с нового месяца делать все правильно. Исправлять такую ошибку не нужно.

Насчет приложений — в них ставится номер Налогового расчета. Номер самого приложения в Налоговом расчете отсутствует.

Подробнее о Налоговых расчетах «Отчетный новый» и «Уточняющий», а также их нумерации – читайте в материале о ошибки в объединенном отчете.

Какую численность работников указывать в Налоговом расчете

В Налоговом расчете количество работников указывается несколько раз. Однако обратите внимание, что там используются различные статистические способы подсчета такого количества, которые также отличаются еще и разными правилами по учету женщин-декретниц и внешних совместителей. Чтобы внести ясность в этот вопрос составлена таблица ниже. Среднесписочное количество можно взять также из статистического Отчета по труду (форме 1-ПВ).

Например, если на предприятии, которое сворачивает свою деятельность, есть только одна работница (директор), которая сейчас находится в отпуске по уходу за ребенком, то показатели количества в отчете должны быть заполнены так, как в таблице ниже.

КУРСИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА ОНЛАЙН

«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!

ОБРАТИ ПРОГРАМУ

Подавать ли пустые приложения к Налоговому расчету и пустой Отчет

Ситуация проста – нечего декларировать в определенном Приложении или даже в самом отчете. Как здесь быть? Руководствуемся в этом вопросе пп. «б» п. 176.2 НК, Порядком № 4 и письмом ГНС от 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далее — Письмо № 2123).

Начнем с Приложений Д5 и Д6, потому что с ними проще. Их нужно подавать только, если есть основания для их представления, а именно:

• Приложение Д5 — например, окончание или начало трудовых отношений. Все условия – см. в сноске к таблице с описанием приложений (см. абз. 2 п. 5 разд. IV Порядка № 4);
• Приложения Д6 — подаем только, если есть рабочие места, работа на которых засчитывается в спецстаж. Если таких мест нет, то это приложение не формируется и не подается (см. абз. 2 п. 6 разд. IV Порядка № 4).

Если приложение не подается, то в таком случае и не нужно делать его «пустым» и отмечать его на первой странице Отчета — приложения тогда просто нет.

Внимание: Приложения Д5 и Д6 подаются не всегда, а только когда есть условия их представления. Пустыми их подавать не нужно.

Что касается Налогового расчета, то он подается, если в течение отчетного периода начислялись доходы (см. абз. 3 п. 1 разд. ІІ Порядка № 4, пп. «б» п. 176.2 НК). Выходит, что если у предприятия или ФЛП вообще нет наемных работников и не было выплат физлицам за ГПД, то и подавать Налоговый расчет не нужно. Однако, если работники есть, но по тем или иным причинам не работали и по ним не было выплат — отпуск за свой счет, приостановление трудовых отношений на протяжении военного положения и т.д. — возникает достаточно спорная ситуация, особенно в отношении Приложений Д1 и 4ДФ, ведь Порядок № 4 не содержит четких указаний на этот счет. Единственное, что по Порядку № 4 Приложение Д1 подавать не следует, если в отчетном месяце вообще не использовался труд физлиц на условиях трудового договора/контракта (см. абз. 2 п. 1 разд. IV Порядка № 4). Достаточно спорным и расплывчатым является условие «не использовался труд».

Несколько света на вопросы неподачи Приложений Д1 и 4ДФ проливает Письмо № 2123, по которому есть следующие рекомендации:

• Приложение 4ДФ — подавайте всегда, когда подаете Налоговый расчет (без исключений). То есть независимо от наличия показателей для декларирования в Приложении 4ДФ;
• Приложение Д1 — всегда, когда есть трудовые отношения или ГПД хотя бы один день в месяце. Если же трудовых отношений не было, то приложение Д1 может быть «пустым».

Также можно использовать для определенных ситуаций таблицу ниже. В ней слева приведены ситуации, а справа — рекомендации по этой ситуации.

Если есть сомнения, не согласны ли вы, обратитесь за индивидуальной консультацией в ГНС, или же подайте пустой Отчет или Приложения к нему. Штрафа за это точно не будет.

Донарахували зарплату за минулий місяць: як показати в Додатках Д1 та 4ДФ

Ответственность за объединенный отчет по НДФЛ и ЕСВ

Объединенный Налоговый расчет по ЕСВ и НДФЛ/ВС имеет статус налоговой декларации, поэтому на него распространяются традиционные для них штрафы. Так, за непредставление этого Отчета штраф — 1020 грн, а при повторном в течение года — уже 2040 грн (п. 119.1 НК). Однако на период военного положения в случае отсутствия у налогоплательщика возможности своевременно подать отчетность эти штрафы не применяются (п. 69.1 подраздел 10 Переходных положений НК). Следовательно, возможен только административный штраф на должностных лиц — от 34 до 51 грн, а при повторном нарушении в течение года — 51-85 грн (основание — ст. 163 ⁴ КоАП, что касается отчетности по НДФЛ).