експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
В консультациях найдете алгоритм и образец заполнения заявления-расчета, которое теперь нужно подавать в ПФУ, а не ФСС. Заявление-расчет применяется для оформления больничных и декретных как по электронным , так и бумажным листкам нетрудоспособности. Также упомянем и уведомление о выплате полученных от Пенсионного фонда средств
Особенности современной формы заявления-расчёта в ПФУ
Обновлённое заявление-расчёт от ПФУ наследует прежнюю форму от Фонда социального страхования (ФСС). Отличия есть — это разграничение на отдельные разделы (таблицы) больничных и декретных, для которых ранее существовал один общий раздел (таблица). В новой же заявлении-расчёте для указанных страховых выплат предусмотрены:
раздел I «Пособие по временной нетрудоспособности»;
раздел II «Пособие по беременности и родам».
Также в заявлении-расчёте имеются разделы по другим страховым выплатам:
раздел III «Пособие на погребение»;
раздел IV «Пособие по временной нетрудоспособности вследствие несчастного случая или профессионального заболевания»;
раздел V «Выплата в случае перевода пострадавшего на более лёгкую, нижеоплачиваемую работу».
Ещё одна особенность современной формы заявления — вместо МФО банка теперь указывается код ID НБУ, который является кодом ЕГРПОУ коммерческого банка, через который осуществляются страховые выплаты.
Способы подачи заявления-расчёта в ПФУ следующие (п. 4 Порядка № 28-1):
основной — в электронной форме с использованием личного кабинета на веб-портале электронных услуг ПФУ. Преимущество такого способа — при заполнении формы на портале автоматически должны подтягиваться необходимые листки нетрудоспособности при условии, что они также электронные. В таком случае автоматически подтягиваются и данные из этих электронных листков;
альтернативный — бумажный, который всё ещё допускается. Осуществляется путём личного обращения или отправки почтовым отправлением;
При этом по электронным и бумажным листкам нетрудоспособности составляются отдельные заявления-расчеты.
Как выглядит форма для заполнения заявления-расчета в личном кабинете на сайте ПФУ приведено ниже. Можете также воспользоваться пошаговой инструкцией по заполнению данной формы от самого ПФУ.
Особенности электронной формы заявления-расчета в личном кабинете от ПФУ
Электронная форма заявления-расчёта для заполнения, размещённая на веб-портале электронных услуг ПФУ в личном кабинете, воспроизводит форму, утверждённую Порядком № 28-1 от ПФУ. При этом при использовании электронных заявлений-расчётов в ПФУ не требуется заключать договор о признании квалифицированной электронной подписи (КЭП), то есть можно использовать уже имеющийся КЭП.
При заполнении электронных заявлений-расчетов через личный кабинет ПФУ обратите внимание, что за разъяснением ПФУ;
нельзя в названии предприятия использовать кавычки;
количество листков нетрудоспособности на одно заявление ≤ 200 человек.
Если заявление-расчет больничных заполняется по электронным листкам нетрудоспособности, то работы должно быть меньше — информация по ним должна подтягиваться. Однако заявления-расчеты по бумажным листкам нетрудоспособности, очевидно, нужно заполнять только в режиме ручного ввода данных, то есть данные о бумажных листках нетрудоспособности, а также данные о длительности больничного нужно вводить вручную. При этом в ПФУ требуют еще и прикрепить к заявлению отсканированы копии бумажных листков нетрудоспособности.
Если по тем или иным причинам невозможно воспользоваться личным кабинетом на веб-портале ПФУ, то заявление-расчёт можно подать в бумажной форме.
В какой срок нужно подать заявление-расчет больничных
Заявление-расчет должно подаваться в течение 5 рабочих дней с даты принятия работодателем решения о назначении больничных (п. 4 Порядка № 28-1). Такое решение должно быть в течение:
10 рабочих дней — со дня выдачи обычного больничного;
ЗАПОЛНЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ГРАФ ЗАЯВЛЕНИЯ-РАСЧЕТА для получения больничных, декретных и других соцвыплат от ПФУ
Что заполняем
Как заполняем
заполнение первой (сводной) таблицы заявления-расчета
Наименование страхователя
должно соответствовать тем данным, которые содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (ЕГР)
Местонахождение
местонахождение страхователя соответствует тем данным, которые указаны в ЕГР
Номер телефона
указывается актуальный номер лица для связи с ПФУ
Код по ЕГРПОУ
указывается для страхователей, которые есть:
юрлицами (отделенными подразделениями юрлиц) — код за ЕГР;
физлицами, включая ФЛП — налоговый номер , то есть регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика. В данном случае еще в качестве альтернативы может быть серия и номер паспорта, если физлицо по религиозным убеждениям отказалось от налогового номера и имеет соответствующую отметку в паспорте
Отдельный текущий счет в банке
Указываем реквизиты спецсчета, который открыт в банке (отдельный текущий счет) (ч. 2 ст. 26 Закона № 1105). Страховые средства, зачисленные на отдельный текущий счет в банке, могут быть использованы страхователем исключительно на осуществление застрахованным лицам страховых выплат по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности.
Строка 1 колонки 3 и 4
Заполняется и количество календарных дней временной нетрудоспособности , которая должна быть оплачена за счет ПФУ, то есть в это количество не входят первые 5 дней, которые оплачиваются за счет работодателя (колонка 3). Также указывается общая сумма начисленной помощи , которая должна быть уплачена за счет средств ПФУ (колонка 4). При этом помощь в связи с временной нетрудоспособностью по уходу за больным ребенком или больным членом семьи выплачивается за счет средств ПФУ с 1-го дня нетрудоспособности
Строка 1.1 колонки 3 и 4
заполняется количество дней временной нетрудоспособности тех застрахованных лиц, которые воспользовались льготами пострадавшим в результате ЧАЭС и соответственно сумма, на которую увеличен размер пособия по временной нетрудоспособности
Строка 2 колонки 3 и 4
заполняется количества календарных дней отпуска в связи беременностью и родами мы и сумма начисленного пособия по беременности и родам , предоставляемым за счет средств ПФУ
Строка 2.1 колонки 3 и 4
заполняется количество дней временной нетрудоспособности тех застрахованных лиц, которые воспользовались льготами пострадавших вследствие ЧАЭС, а также сумма, на которую увеличен размер пособия в связи с временной нетрудоспособностью
заполнение раздела I «Пособие по временной нетрудоспособности»:
У электронных листков нетрудоспособности серия отсутствует, но есть номер. Графу 7 электронной формы заявления-расчета следует оставить пустой, а в бумажной версии формы — поставить знак «х». Однако, если заявление-расчет составляется по бумажному больничному, — данная графа заполняется.
Номер электронного листка нетрудоспособности состоит из 17 цифр из-за дефиса (7+10) и цифры после второго знака дефиса (графа 8).
Особенности номера листка нетрудоспособности у совместителя. Если заявление-расчет заполняется за работником, работающим у работодателя по совместительству, то его работодатель видит копию листка нетрудоспособности и номер там больше — в формате ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1, где последняя цифра после точки означает порядковый номер работы по совместительству. Однако все равно при заполнении заявления-расчета номер указывается к точке, то есть в таком же формате, как и по основному месту работы (17 цифр и цифра после второго знака дефиса, то есть ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х)
статус листка нетрудоспособности — первичный или продлен (графа 9)
Для первичных ставится «1», а для продленных — код «2». Определить это помогает уникальный номер случая нетрудоспособности, который также указан в электронном больничном — он совпадает для всех больничных, сформированных в пределах одного страхового случая. Последняя цифра после дефиса в номере больничного — это и есть его порядковый номер по данному больничному — у первичного он должен быть «1», а у продленных — «2», «3» и т.д., в зависимости от того, в какой раз он продолжается. При этом каждый первичный больничный по общему заболеванию должен оплачиваться в первые 5 дней за счет предприятия, а не за счет ПФУ.
код причины нетрудоспособности (графа 10)
На сегодняшний день используемые коды причин нетрудоспособности отличаются от исходных, которые указаны в оригинальном бланке Порядка № 28-1, который не обновляли. Действующие коды причин нетрудоспособности приведены ниже. В обновленных кодах нетрудоспособности код беременности и родов — это «2». Однако в бумажных бланках больничных коды остались старыми, так как их никто не обновлял (там беременность и роды имеет код «8»).
Актуальные коды причин нетрудоспособности для заполнения графы 10 заявления-расчета таковы:
1 — временная нетрудоспособность вследствие заболевания или травмы, не связанных с несчастным случаем на производстве;
3 — необходимость ухода за больным ребёнком;
4 — необходимость ухода за ребёнком до трёх лет или ребёнком с инвалидностью до 18 лет в случае болезни матери или другого лица, ухаживающего за таким ребёнком;
5 — необходимость ухода за больным членом семьи;
6 — карантин, установленный в соответствии с законодательством;
7 — пребывание в самоизоляции, обсервации во время действия карантина, установленного КМУ с целью предотвращения распространения острой респираторной болезни COVID-19, вызванной коронавирусом SARS-CoV-2;
8 — временный перевод застрахованного лица согласно медицинскому заключению на более лёгкую, нижеоплачиваемую работу;
9 — пребывание в отделении санаторно-курортного учреждения;
10 — протезирование с помещением в стационар протезно-ортопедического предприятия.
Данные о днях нетрудоспособности и расчете больничных (графы 11–16)
Данные о страховом стаже содержат Справки ОК-5 и ОК-7, которые можно получить через веб-портал ПФУ, а также через приложение «Действие». Детальнее, как определить страховой стаж — читайте в материалеСтраховой стаж: как считать и что входит в расчёт
Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності
Помимо заявления-расчёта на получение соцвыплат, существует также уведомление о выплате средств. Его форму содержит тот же Порядок № 28-1. Форма Уведомления — это Приложение 2 к Порядку № 28-1.
Уведомление подаётся после проведения выплаты больничных, но не позднее 30 календарных дней с даты зачисления средств от ПФУ на отдельный счёт и присвоения заявлению-расчёту статуса «Оплачено» в личном кабинете страхователя на веб-портале ПФУ (п. 11 Порядка № 28-1). Возможна подача как электронной, так и бумажной формы данного уведомления. Электронная форма уведомления подаётся через портал ПФУ. Отметим, что до осуществления такой оплаты форма уведомления будет неактивна.
Требования к заполнению обязательных реквизитов уведомления аналогичны заполнению лицевой стороны самого заявления-расчета. Обратите внимание на следующее:
сумма, указанная в уведомлении, должна быть указана с учетом обязательных платежей, уплаченных из полученной суммы финансирования материального обеспечения (сумма застрахованному лицу + налоги);
в случае, если часть суммы по заявлению-расчету не была выплачена страхователем застрахованному лицу (длительная болезнь, командировка или по другим причинам), в результате чего сумма профинансированных расходов не совпадает с выплаченным застрахованным лицам, эти суммы могут быть отнесены на счет депонентов; что страхователю необходимо сделать примечание в Уведомлении о выплате средств застрахованным лицам. После выплаты соответствующей суммы страхователь посылает дополнительное уведомление.
Если ПФУ не получит данное уведомление в течение 3 месяцев с даты проведения финансирования (появления статуса «Оплачено» в электронном кабинете), то может провести внеплановую проверку целевого использования страховых средств (п. 13 Порядка № 28-1).
