бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
У консультації знайдете алгоритм та зразок заповнення заяви-розрахунку лікарняних, яку тепер треба подавати до ПФУ, а не ФСС. Заява-розрахунок застосовується для оформлення лікарняних і декретних як за електронними, так і паперовими листками непрацездатності. Також згадаємо й повідомлення про виплату коштів, отриманих від ПФУ
Насьогодні фінансування допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами, допомоги на поховання та інших соцвиплат здійснює Пенсійний фонд України (ПФУ), який замінив у цьому ліквідований Фонд соціального страхування (ФСС). При оформленні розрахунку згаданих соцвиплат продовжує використовуватися форма заяви-розрахунку, яку створив раніше ФСС. До нього існує Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у звʼязку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів ФСС України, який затверджений постановою КМУ від 19.07.2018 № 12 (далі – Порядок № 12). Таке рішення можна бачити у Постанові правління ПФУ від 21.12.2022 № 28-3.
Попри збереження колишньої форми заяви-розрахунку та пов’язаним з ним Порядком № 12 деякі зміни у порядку подання заяви-розрахунку у порівнянні з минулою практикою у ФСС усе ж таки сталися. Дані особливості пов’язані зі способом подачі заяви-розрахунку, а саме:
основний спосіб подачі заяви-розрахунку – в електронній формі з використанням особистого кабінету на веб-порталі електронних послуг ПФУ. Перевага такого способу – при заповненні форми на порталі автоматично мають підтягуватися потрібні листки непрацездатності, за умови, що вони також електронні. Автоматично в такому разі підтягуються й дані з таких електронних листків;
альтернативний спосіб подачі – паперовий, який усе ще допускається. Однакпри подачі паперової заяви-розрахунку ще й разом треба подати електронну копію на електронному носії інформації (якому саме носії – ПФУ не уточнює). Подавати слід до будь-якого відділу обслуговування громадян (сервісного центру) ПФУ.
При цьому за електронними та паперовими листками непрацездатності складаються окремі заяви-розрахунки.
Як виглядає форма для заповнення заяви-розрахунку в особистому кабінеті на веб-сайті ПФУ наведено нижче. Можете також скористатися покроковою інструкцією з заповнення даної форми від самого ПФУ.
Особливості електронної форми заяви-розрахунку в особистому кабінеті від ПФУ
Електронна форма заяви-розрахунку для заповнення, яка розміщена на веб-порталі електронних послуг ПФУ в особистому кабінеті, відтворює ту форму, яка затверджена Порядком № 12 від ФСС. При цьому при використанні електронних заяв-розрахунків з ПФУ не потрібно укладати договір про визнання кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
При заповненні електронних заяв-розрахунків через особистий кабінет ПФУ зверніть увагу, що за роз’ясненням ПФУ;
не можна у назві підприємства використовувати лапки;
кількість листків непрацездатності на одну заяву ≤ 200 осіб.
Якщо заява-розрахунок заповнюється за електронними листками непрацездатності, то роботи має бути менше – інформація за ними має підтягуватися. Однак заяви-розрахунки за паперовими листками непрацездатності, очевидно, потрібно заповнювати лише в режимі ручного введення даних, тобто дані про паперові листки непрацездатності, а також дані про тривалість лікарняного потрібно вводити вручну. При цьому у ПФУ вимагають ще й прикріпити до заяви відскановані копії паперових листків непрацездатності.
Якщо з тих чи інших причин не можете скористатися особистим кабінетом на веб-порталі ПФУ, то подавайте заяву-розрахунок у паперовій формі.
У який термін треба подати заяву-розрахунок
Заява-розрахунок має подаватися впродовж 5 робочих днів з дати прийняття роботодавцем рішення про призначення лікарняних (абз. 2 п. 2 Порядку № 12). Таке рішення має бути впродовж:
10 робочих днів – з дня видачі звичайного лікарняного;
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками
ЗАПОВНЕННЯ ОКРЕМИХ ГРАФ ЗАЯВИ-РОЗРАХУНКУ отримання лікарняних, декретних та інших соцвиплат від ПФУ
Що заповнюємо
Як заповнюємо
1. Заповнення першої(зведеної) таблиці заяви-розрахунку
Найменування страхувальника
повинно відповідати тим даним, які містяться у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (ЄДР)
Місцезнаходження
місцезнаходженням страхувальника відповідає тим даним, які вказані у ЄДР
Код за ЄДРПОУ
вказується для страхувальників, які є:
юрособами (відокремленими підрозділами юросіб) – код за ЄДР;
фізособами, у т.ч. ФОП – податковий номер, тобто реєстраційний номер облікової картки платника податків. У даному випадку ще як альтернатива може бути серія та номер паспорта, якщо фізособа з релігійних переконань відмовилася від податкового номера та мають відповідну відмітку у паспорті
Окремий поточний рахунок у банку
Вказуємо реквізити спецрахунку, який відкритий у банку для (окремий поточний рахунок) (ч. 2 ст. 26 Закону «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV). Страхові кошти, зараховані на окремий поточний рахунок у банку можуть бути використані страхувальником виключно на здійснення застрахованим особам страхових виплат за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності
Рядок 1 колонки 3 та 4
Заповнюється та кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, яка має бути оплачена за рахунок ПФУ, тобто у цю кількість не входять перші 5 днів, які оплачуються за рахунок коштів роботодавця (колонка 3). Також зазначається загальна сума нарахованої допомоги, яка має бути сплачена за рахунок коштів ПФУ (колонка 4). При цьому допомога у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю з догляду за хворою дитиною або хворим членом сім'ї виплачується за рахунок коштів ПФУ з 1-го дня непрацездатності
Рядок 1.1 колонки 3 та 4
Заповнюється кількість днів тимчасової непрацездатності тих застрахованих осіб, які скористались пільгами постраждалим внаслідок ЧАЕС та відповідно сума, на яку збільшено розмір допомоги у звʼязку тимчасовою непрацездатністю
Рядок 2 колонки 3 та 4
Заповнюється кількість календарних днів відпустки в звʼязку вагітністю та пологами та сума нарахованої допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами, що надається за рахунок коштів ПФУ
серія (графа 7) та номер (графа 8) листка непрацездатності
У електронних листків непрацездатності серія відсутня, але є номер. Графу 7 електронної форми заяви-розрахунку слід залишити порожньою, а у паперовій версії форми – поставити знак «х». Однак, якщо заява-розрахунок складається за паперовим лікарняним, – дана графа заповнюється.
Номер електронного листка непрацездатності складається із 17 цифр через дефіс (7+10) і цифри після другого знаку дефісу (графа 8).
Особливості номера листка непрацездатності у сумісника. Якщо заява-розрахунок заповнюється за працівником, який працює у роботодавця за сумісництвом, то його роботодавець бачить копію листка непрацездатності і номер там більший – у форматі ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1, де остання цифра після крапки означає порядковий номер роботи за сумісництвом. Однак усе одно при заповнення заяви-розрахунку номер вказується до крапки, тобто у такому ж форматі, як і за основним місцем роботи (17 цифр і цифра після другого знаку дефісу, тобто ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х)
статус листка непрацездатності – первинний чи продовжений (графа 9)
Для первинних ставиться «1», а для продовжених – код «2». Визначити це допомагає унікальний номер випадку непрацездатності, який також зазначено в електронному лікарняному, – він співпадає для всіх лікарняних, сформованих в межах одного страхового випадку. Остання цифра після дефісу у номері лікарняного – це і є його порядковий номер за даним лікарняним – у первинного він має бути «1», а у продовжених – «2», «3» і т.д., в залежності від того у який раз він продовжується. При цьому кожний первинний лікарняний за загальним захворюванням має оплачуватися у перші 5 днів за рахунок підприємства, а не рахунок ПФУ.
код причини непрацездатності (графа 10)
Насьогодні коди причин непрацездатності, які використовуються, відрізняються від початкових, які зазначені у оригінальному бланку Порядку № 12, який не оновлювали. Діючі коди причин непрацездатності наведено нижче. В оновлених кодах непрацездатності код вагітності та пологів – це «2». Однак у паперових бланках лікарняних коди залишилися старими, так як їх ніхто не оновлював (там вагітність і пологи має код «8»).
Актуальні коди причин непрацездатності для заповнення графи 10 заяви-розрахунку такі:
1 – Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві;
2 – Вагітність і пологи;
3 – Необхідність догляду за хворою дитиною;
4 – Необхідність догляду за хворим членом сім’ї;
5 – Необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною;
6 – Карантин, встановлений відповідно до законодавства;
7 – Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства;
8 – Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу
9 – Тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу» (може бути із позначкою про зв’язок випадку тимчасової непрацездатності з професійною діяльністю пацієнта);
10 – Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-СoV-2;
11 – Тимчасова непрацездатність внаслідок професійного захворювання;
12 – Тимчасова непрацездатність внаслідок нещасного випадку на виробництві
Дані щодо днів непрацездатності та розрахунку лікарняних (графи 11-16)
визначаємо за даними листка непрацездатності, а як проводити розрахунок лікарняних – читайте у матеріаліЛікарняні: нарахування і оплата
Дані про страховий стаж (графи 21-22)
Дані про страховий стаж містить Довідки ОК-5 та ОК-7, які можна отримати через веб-портал ПФУ, а також через застосунок «Дія». Детальніше, як визначити страховий стаж – читайте у матеріаліСтраховий стаж: що треба знати у 2024 році
Із консультації дізнаєтесь, у яких випадках, кому і як оплачувати е-лікарняні, який порядок їх обчислення, обмеження розміру, оподаткування і відображення у звітності
Окрім заяви-розрахунку на отримання соцвиплат існує ще й повідомлення про виплату коштів. Його форму містить той же Порядок № 12.
Повідомлення подається впродовж одного місяця з дня виплати. Можливою є подача як електронної, так і паперової форми повідомлення. Електронну форму повідомлення подавайте через портал ПФУ після того як здійснили оплату лікарняного працівнику. Зауважимо, що до здійснення такої оплати форма повідомлення буде не активна.
Вимоги до заповнення обов’язкових реквізитів повідомлення аналогічні заповненню лицьового боку самої заяви-розрахунку. Зверніть увагу на таке:
сума, зазначена у повідомлені, повинна бути вказана з урахуванням обов’язкових платежів, які були сплачені з отриманої суми фінансування матеріального забезпечення (сума застрахованій особі + податки);
у разі, якщо частина суми із заяви-розрахунку не була виплачена страхувальником застрахованій особі (тривала хвороба, відрядження або з інших причин), в результаті чого сума профінансованих витрат не співпадає з виплаченою застрахованим особам, ці суми можуть бути віднесені на рахунок депонентів, про що страхувальнику необхідно зробити примітку в «Повідомленні про виплату коштів застрахованим особам». Після виплати відповідної суми страхувальник надсилає додаткове повідомлення.
Якщо повідомлення заповнюється за коштами отриманими з ПФУ як допомога на поховання, то зверніть увагу на таке:
колонки «Прізвище», «Ім’я», «По батькові», «№ страхового свідоцтва (ідентифікаційний номер)» – відомості про отримувача допомоги;
колонки «Дані листка непрацездатності»: «Серія» та «Номер» – реквізити свідоцтва про смерть. У колонці «Серія» зазначаються букви без символу «–», «Номер» – відповідні 6 цифр номеру свідоцтва про смерть.
Якщо ПФУ не отримає даного повідомлення упродовж 3-х місяців із дня проведення фінансування, то може провести позапланову перевірку цільового використання страхових коштів.
