експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
У консультації знайдете алгоритм та зразок заповнення заяви-розрахунку лікарняних, яку тепер треба подавати до ПФУ, а не ФСС. Заява-розрахунок застосовується для оформлення лікарняних і декретних як за електронними, так і паперовими листками непрацездатності. Також згадаємо й повідомлення про виплату коштів, отриманих від ПФУ
Фінансування допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами, допомоги на поховання та інших страхових виплат здійснює Пенсійний фонд України (ПФУ). При оформленні розрахунку цих страхових виплат зараз використовується форма заяви-розрахунку з Порядку фінансування страхувальників для надання страхових виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, який затверджений постановою правління ПФУ України від 19.08.2025 № 28-1 (далі — Порядок № 28-1). Даний Порядок та затверджені разом з ним форми використовуються з 07 листопада 2025 року.
Особливості сучасної форми заяви-розрахунку до ПФУ
Оновлена заява-розрахунок лікарняних 2026 з від ПФУ наслідує колишню форму від Фонду соціального страхування (ФСС). Відмінності є — це розмежування в окремі розділи (таблиці) лікарняних і декретних, для яких раніше існував раніше один єдиний розділ (таблиця). У новій же заяві-розрахунку для згаданих страхових виплат відведені:
розділ І «Допомога по тимчасовій непрацездатності»;
розділ ІІ «Допомога по вагітності та пологах».
Також у заяві-розрахунку ще є розділи щодо інших страхових виплат:
розділ III «Допомога на поховання»;
розділ IV «Допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок нещасного випадку або професійного захворювання»;
розділ V «Виплата у разі переведення потерпілого на легшу, нижчеоплачувану роботу».
Ще одна особливість сучасної форми заяви — замість МФО банку тепер зазначається код ID НБУ, що є кодом це ЄДРПОУ комерційного банку, через які отримуються страхові виплати.
Способи подачі заяви-розрахунку до ПФУ такі (п. 4 Порядку № 28-1):
основний — в електронній формі з використанням особистого кабінету на веб-порталі електронних послуг ПФУ. Перевага такого способу — при заповненні форми на порталі автоматично мають підтягуватися потрібні листки непрацездатності, за умови, що вони також електронні. Автоматично в такому разі підтягуються й дані з таких електронних листків;
альтернативний — паперовий, який усе ще допускається. Здійснюється це шляхом особистого звернення або надсилання поштовим відправленням;
При цьому за електронними та паперовими листками непрацездатності складаються окремі заяви-розрахунки.
Як виглядає форма для заповнення заяви-розрахунку в особистому кабінеті на веб-сайті ПФУ наведено нижче. Можете також скористатися покроковою інструкцією з заповнення даної форми від самого ПФУ.
Особливості електронної форми заяви-розрахунку в особистому кабінеті від ПФУ
Електронна форма заяви-розрахунку для заповнення, яка розміщена на веб-порталі електронних послуг ПФУ в особистому кабінеті, відтворює ту форму, яка затверджена Порядком № 28-1 від ПФУ. При цьому при використанні електронних заяв-розрахунків з ПФУ не потрібно укладати договір про визнання кваліфікованого електронного підпису (КЕП), тобто можна використовувати той КЕП, який є.
При заповненні електронних заяв-розрахунків через особистий кабінет ПФУ зверніть увагу, що за роз’ясненням ПФУ;
не можна у назві підприємства використовувати лапки;
кількість листків непрацездатності на одну заяву ≤ 200 осіб.
Якщо заява-розрахунок заповнюється за електронними листками непрацездатності, то роботи має бути менше — інформація за ними має підтягуватися. Однак заяви-розрахунки за паперовими листками непрацездатності, очевидно, потрібно заповнювати лише в режимі ручного введення даних, тобто дані про паперові листки непрацездатності, а також дані про тривалість лікарняного потрібно вводити вручну. При цьому у ПФУ вимагають ще й прикріпити до заяви відскановані копії паперових листків непрацездатності.
Якщо з тих чи інших причин неможливо скористатися особистим кабінетом на веб-порталі ПФУ, то заяву-розрахунок можна подати у паперовій формі.
У який термін треба подати заяву-розрахунок
Заява-розрахунок має подаватися впродовж 5 робочих днів з дати прийняття роботодавцем рішення про призначення лікарняних (п. 4 Порядку № 28-1). Таке рішення має бути впродовж:
10 робочих днів — з дня видачі звичайного лікарняного;
ЗАПОВНЕННЯ ОКРЕМИХ ГРАФ ЗАЯВИ-РОЗРАХУНКУ отримання лікарняних, декретних та інших соцвиплат від ПФУ
Що заповнюємо
Як заповнюємо
заповнення першої (зведеної) таблиці заяви-розрахунку:
Найменування страхувальника
повинно відповідати тим даним, які містяться у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (ЄДР)
Місцезнаходження
місцезнаходженням страхувальника відповідає тим даним, які вказані у ЄДР
Номер телефону
зазначається актуальний номер особи для звʼязку з ПФУ
Код за ЄДРПОУ
вказується для страхувальників, які є:
юрособами (відокремленими підрозділами юросіб) — код за ЄДР;
фізособами, включаючи ФОП — податковий номер, тобто реєстраційний номер облікової картки платника податків. У даному випадку ще як альтернатива може бути серія та номер паспорта, якщо фізособа з релігійних переконань відмовилася від податкового номера та мають відповідну відмітку у паспорті
Окремий поточний рахунок у банку
Вказуємо реквізити спецрахунку, який відкритий у банку для (окремий поточний рахунок) (ч. 2 ст. 26 Закону № 1105). Страхові кошти, зараховані на окремий поточний рахунок у банку можуть бути використані страхувальником виключно на здійснення застрахованим особам страхових виплат за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності
ряд. 1 — графи 3 та 4
Заповнюється та кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, яка має бути оплачена за рахунок ПФУ, тобто у цю кількість не входять перші 5 днів, які оплачуються за рахунок коштів роботодавця (колонка 3). Також зазначається загальна сума нарахованої допомоги, яка має бути сплачена за рахунок коштів ПФУ (колонка 4). При цьому допомога у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю з догляду за хворою дитиною або хворим членом сім'ї виплачується за рахунок коштів ПФУ з 1-го дня непрацездатності
ряд. 1.1 — графи 3 та 4
заповнюється кількість днів тимчасової непрацездатності тих застрахованих осіб, які скористались пільгами постраждалим внаслідок ЧАЕС та відповідно сума, на яку збільшено розмір допомоги у звʼязку тимчасовою непрацездатністю
ряд. 2 — графи 3 та 4
заповнюється кількість календарних днів відпустки в звʼязку вагітністю та пологами та сума нарахованої допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами, що надається за рахунок коштів ПФУ
ряд. 2.1 — графи 3 та 4
Заповнюється кількість днів тимчасової непрацездатності тих застрахованих осіб, які скористались пільгами постраждалим внаслідок ЧАЕС та відповідно сума, на яку збільшено розмір допомоги у звʼязку тимчасовою непрацездатністю
заповнення розділу І «Допомога по тимчасовій непрацездатності»:
дані листка непрацездатності (серія, номер, колонки графи 7 та 8)
У електронних листків непрацездатності серія відсутня, але є номер. Графу 7 електронної форми заяви-розрахунку слід залишити порожньою, а у паперовій версії форми — поставити знак «х». Однак, якщо заява-розрахунок складається за паперовим лікарняним, — дана графа заповнюється.
Номер електронного листка непрацездатності складається із 17 цифр через дефіс (7+10) і цифри після другого знаку дефісу (графа 8).
Особливості номера листка непрацездатності у сумісника. Якщо заява-розрахунок заповнюється за працівником, який працює у роботодавця за сумісництвом, то його роботодавець бачить копію листка непрацездатності і номер там більший — у форматі ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1, де остання цифра після крапки означає порядковий номер роботи за сумісництвом. Однак усе одно при заповнення заяви-розрахунку номер вказується до крапки, тобто у такому ж форматі, як і за основним місцем роботи (17 цифр і цифра після другого знаку дефісу, тобто ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х)
статус листка непрацездатності — первинний чи продовжений (графа 9)
Для первинних ставиться «1», а для продовжених — код «2». Визначити це допомагає унікальний номер випадку непрацездатності, який також зазначено в електронному лікарняному, — він співпадає для всіх лікарняних, сформованих в межах одного страхового випадку. Остання цифра після дефісу у номері лікарняного — це і є його порядковий номер за даним лікарняним — у первинного він має бути «1», а у продовжених — «2», «3» і т. д., у залежності від того, у який раз він продовжується. При цьому кожний первинний лікарняний за загальним захворюванням має оплачуватися у перші 5 днів за рахунок підприємства, а не рахунок ПФУ
код причини непрацездатності (графа 10)
Насьогодні коди причин непрацездатності, які використовуються, відрізняються від початкових, які зазначені у оригінальному бланку Порядку № 28-1, який не оновлювали. Діючі коди причин непрацездатності наведено нижче. В оновлених кодах непрацездатності код вагітності та пологів — це «2». Однак у паперових бланках лікарняних коди залишилися старими, так як їх ніхто не оновлював (там вагітність і пологи має код «8»).
Актуальні коди причин непрацездатності для заповнення графи 10 заяви-розрахунку такі:
1 — тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві;
3 — необхідність догляду за хворою дитиною;
4 — необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною;
5 — необхідність догляду за хворим членом сім’ї;
6 — карантин, встановлений відповідно до законодавства;
7 — перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого КМУ з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-СoV-2;
8 — тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу;
9 — перебування у відділенні санаторно-курортного закладу;
10 — протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства
Дані щодо днів непрацездатності та розрахунку лікарняних (графи 11–16)
Дані про страховий стаж містить Довідки ОК-5 та ОК-7, які можна отримати через веб-портал ПФУ, а також через застосунок «Дія». Детальніше, як визначити страховий стаж — читайте у матеріаліСтраховий стаж: як рахувати і що входить у розрахунок
Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності
Окрім заяви-розрахунку на отримання соцвиплат, існує ще й повідомлення про виплату коштів. Його форму містить той же Порядок № 28-1. Форма Повідомлення — це Додаток 2 до Порядку № 28-1.
Повідомлення подається після проведення виплати лікарняних, але не пізніше 30 к. днів з дати зарахування коштів від ПФУ на окремий рахунок та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено» в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ (п. 11 Порядку № 28-1). Можливими є подача як електронної, так і паперової форми даного повідомлення. Електронна форму повідомлення подається через портал ПФУ. Зауважимо, що до здійснення такої оплати форма повідомлення буде не активна.
Вимоги до заповнення обов’язкових реквізитів повідомлення аналогічні заповненню лицьового боку самої заяви-розрахунку. Зверніть увагу на таке:
сума, зазначена у повідомлені, повинна бути вказана з урахуванням обов’язкових платежів, які були сплачені з отриманої суми фінансування матеріального забезпечення (сума застрахованій особі + податки);
у разі, якщо частина суми із заяви-розрахунку не була виплачена страхувальником застрахованій особі (тривала хвороба, відрядження або з інших причин), в результаті чого сума профінансованих витрат не співпадає з виплаченою застрахованим особам, ці суми можуть бути віднесені на рахунок депонентів, про що страхувальнику необхідно зробити примітку в «Повідомленні про виплату коштів застрахованим особам». Після виплати відповідної суми страхувальник надсилає додаткове повідомлення.
Якщо ПФУ не отримає даного повідомлення упродовж 3-х місяців із дня проведення фінансування (появи статусу «Оплачено» у електронному кабінеті), то може провести позапланову перевірку цільового використання страхових коштів (п. 13 Порядку № 28-1).
