бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Что такое электронный лист нетрудоспособности, его статус, когда применяется во время военного состояния бумажный больничный лист нетрудоспособности, как оплачивается больничный в Украине – ответы в консультации
Подтверждает болезнь работника больничный лист или листок нетрудоспособности. Основной сейчас является электронная форма такого документа. Формируется электронный листок нетрудоспособности (е-больничный) на основе электронного медицинского заключения, который создает врач. Далее е-больничный попадает в Электронный реестр листков нетрудоспособности, а увидеть его можно в личном кабинете работодателя на вебпортале Пенсионного фонда Украины (ПФУ), который с 1 января 2023 занимается выплатой больничных вместо ликвидированного Фонда социального страхования (ФСС). Оплачивать дни заболевания без листка нетрудоспособности нельзя.
Однако одного только наличия е-больничного в системе недостаточно. Оплачивать его можно только когда он получает статус «Готов к оплате», приравнивающийся к его выдаче. Для обычных листков нетрудоспособности, не связанных с беременностью и родами, — 7 дней после даты открытия (см. п. 1 Раздела ІІІ Порядка выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздрава от 23.01.). В течение этого времени врач может изменить медицинское заключение.
Если из-за проблем работы электронного кабинета и реестра больничных во время войны, е-больничный так и не изменили свой статус на «Готов к оплате», то в таком случае бухгалтер может сам отчислить данные 7 дней и насчитали такие больничные.
Таблица-шпаргалка со статусами е-больничных, составленная на основе разъяснения ПФУ, приведена ниже.
РАЗЪЯСНЕНИЕ СТАТУСОВ ЭЛЕКТРОННЫХ ЛИСТКОВ НЕРАБОТОСПОСОБНОСТИ (от ПФУ)
№
Статус
Значение статуса
1
«Закрытый»
Е-больничный приобретает этот статус дня своего формирования (открытия) в Электронном реестре листков нетрудоспособности. По е-больничным с таким статусом еще нельзя начислять средства.
Статус «Закрытый» меняется на «Готов к оплате» через 7 дней после даты:
закрытие (окончание срока действия медицинского заключения) – для больничных в связи с временной нетрудоспособностью;
в открытие (начало срока действия медицинского заключения) – для больничных в связи с беременностью и родами.
Следует знать: если статус изменится раньше, необходимо подождать, ведь в течение семидневного периода в больничный могут вноситься изменения
2
«Готов к оплате»
Страхователь может работать с листком нетрудоспособности и начислять денежные средства. По е-больничным с таким статусом работодатель должен сформировать на вебпортале электронных услуг ПФУ заявление-расчет на финансирование соответствующего вида помощи и отправить его в ПФУ
3
«Ошибочно сформированный»
Медвывод, на основании которого он был сформирован, создан с ошибками. В таком случае врач на протяжении 7 дней создает корректный медвывод, на основании которого создается новый е-больничный. А предыдущий, с неточными или некорректными данными, получает статус «Ошибочно сформированный».
Выплаты по таким е-больничным не производятся
4
«Недействительный»
Е-больничный создан на основании медвывода по другой категории, период нетрудоспособности по которому не выходит за пределы периода нетрудоспособности по ранее созданному больничному
5
«Оплаченный»
Этот статус листок нетрудоспособности приобретает после того, как страхователю на спецсчет для зачисления страховых выплат направляются средства для осуществления соответствующих выплат застрахованному лицу
Із консультації дізнаєтесь, у яких випадках, кому і як оплачувати е-лікарняні, який порядок їх обчислення, обмеження розміру, оподаткування і відображення у звітності
Случаи выписки бумажных больничных разъясняет Минздрав на своем сайте. Один из них – если в условиях военного положения пользователи не имеют доступа к электронной системе здравоохранения (ЕСОЗ).
Бумажные больничные сейчас могут быть двух видов:
бумажный листок нетрудоспособности на оригинальном бланке (с водяными знаками – старый бланк, существовавший до введения е-больничных в 2021 году);
бумажный лист нетрудоспособности на распечатанном бланке. То есть на бланке распечатанном на принтере на обычной бумаге. Такой больничный может выдаваться в период действия военного положения и в течение 3-х месяцев со дня его прекращения, если у здравоохранения нет оригинальных бланков листков нетрудоспособности и возможности их получения (п. 81Приказа Минздрава «Некоторые вопросы формирования медицинских выводов о временной нетрудоспособности и проведения их проверки» от 01.06.2022 № 1066). В таком случае в строке серии бланка указывается ЕГРПОУ медучреждения, а в строке номера бланка – порядковый номер записи в Журнале регистрации листков нетрудоспособности такого медучреждения.
Бумажный листок нетрудоспособности перед оплатой следует проверить по всем критериям, которые использовались ранее до того, как появились больничные онлайн. Прежде всего — наличие всех печатей: врача, который выписал больничный; заведующего отделением и печати медучреждения.
Как рассчитывается больничный
Основными нормативными документами, на которые следует опираться начисление больничных в 2024 году:
Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266 (далее — Порядок № 1266). Также этот Порядок был обновлен с 01 января 2023 года;
финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в съезде с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат потерпевшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденный постановлением ФСС от 19.07.2018 № 12(далее – Порядок № 12). Данный порядок продолжает временно действовать несмотря на ликвидацию ФСС для разработки ПФУ нового (см. Постановление правления ПФУ от 21.12.2022 № 28-3).
Оплата больничного в Украине: правило 5 дней
Оплата больничных в течение первых 5 дней болезни производится за счет работодателя (абз. 2 ч. 2 ст. 15 Закона № 1105). Начиная с 6-го дня – за счет ПФУ. Так что если работник болел более 6 дней, вам придется заполнить и подать в ПФУ заявление-расчет. В ней указать сумму больничных, которую должна выплатить ПФУ. Если работник болеет всего 5 дней, то никаких расчетов в ПФУ подавать не нужно.
Правило 5 дней работает и для больничных при нахождении в заведении здравоохранения, на самоизоляции под медицинским контролем.
Обратите внимание, что предприятия и организации обществ УТОГ и УТОС больничные за первые 5 дней также оплачиваются за их счет, как и все. До 01 января 2023 г. больничные у них начислялись за счет тогдашнего ФСС.
Однако исключения из правила 5 дней есть. Так, как и раньше, оплачиваются с 1-го дня за счет ПФУ, в частности, такие соцвыплаты (см. ч. 2 ст. 15 и ст. 18 Закона № 1105):
Добірка відповідей на запитання, з якими зверталися до нас ваші колеги, допоможе не наразитися на штрафи й не оплатити необґрунтовано видані лікарняні. Фахівець ПФУ підкаже, що робити, коли працівник надав два лікарняні. Чи можна оплатити лікарняний під час відпустки без збереження зарплати? Хто видає лікарняний по догляду за дитиною батькові тощо
Укажите расчетный период и его продолжительность в календарных днях. При этом удалите те дни, когда работник не работал по уважительным причинам, например, болел (см. п. 3 Порядка № 1266)
2
проверьте страховой стаж работника (общий и через 12 месяцев)
3
Расчет среднего заработка для больничного.
Формула расчета среднедневной зарплаты такова:
ЗПсер = ЗПрп: КДрп,
где
ЗПрп – сумма зарплаты за расчетный период, на которую начисляли ЕСВ;
КД – количество календарных дней в расчетном периоде. Вычитать празднично-нерабочие дни или выходные в таком расчете не нужно
Общая ситуация
(за последние 12 месяцев есть страховой стаж 6 месяцев)
4
Определить количество дней больничного и найти сумму больничных, умножив среднюю зарплату на количество дней с учетом понижающего коэффициента страхового стажа. Формула расчета:
Л = ЗПсер × КДл × Ксс,
где
КДл – количество дней больничного;
Ксс – понижающий коэффициент страхового стажа*
Если страховой стаж за последние 12 месяцев недостаточно
(за последние 12 месяцев страховой стаж < 6 месяцев)
4
Определите максимальное ограничение по ЗПсер макс:
Сравните среднедневную зарплату и максимальное ограничение и выберите вариант расчета:
если ЗПсер ≥ ЗПсер макс – в качестве среднедневной зарплаты для расчета примените ЗПсер макс. Понижающий коэффициент при этом не применяйте. То есть Л = ЗПсер макс × КДл;
если ЗПсер < ЗПсер макс – пользуйтесь алгоритмом для общей ситуации, то есть используйте как среднедневную ЗПсер
* значение Ксс в формуле в зависимости от страхового стажа (см. ч. 1 ст. 17 Закона № 1105): 0,5 – менее 3 лет; 0,6 – от 3 до 5 лет; 0,7 – от 5 до 8 лет; 1,0 – более 8 лет
Рассмотрим теперь каждый из этих шагов более подробно.
Выплаты по больничному листу: что такое расчетный период
Расчетный период — это промежуток времени, период, за который осуществляем расчет среднедневной зарплатыдля оплаты дней временной нетрудоспособности работника. В стандартной ситуации это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выхода на больничный. Месяц, в который был открыт больничный в расчетный период, не входит.
Однако могут быть и другие ситуации, когда работник отработал менее 12 месяцев и как их решить наглядно в таблице ниже.
РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД
в вычислении больничных
Период пребывания в трудовых отношениях
Расчетный период
стандартная ситуация:
12 месяцев и больше
12 календарных месяцев, предшествующих месяцу болезни
отработано менее 12 месяцев:
от 1 до 12 месяцев
полностью отработаны календарные месяцы, предшествующие месяцу болезни
менее 1 календарного месяца
время пребывания в трудовых отношениях (календарных дней) - с даты заключения трудового договора до даты наступления страхового случая
Внимание: если работника приняли на работу в первый рабочий день месяца, но он не первый календарный день, то этот месяц полностью исключается из расчетного периода.
Как быть, если работник заболел в первый день работы? У него не будет расчетного периода. В таком случае среднедневную зарплату рассчитывайте на основании тарифной ставки или ее части (если лицо работает в режиме неполного рабочего времени). Ее разделите на среднемесячное количество календарных дней – 30,44.
Продолжительность расчетного периода вычисляйте в календарных днях. В расчетный период не включайте дней, не отработанных по уважительным причинам (п. 3 Порядка № 1266). Это дни:
отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3 (6)-летнего возраста;
отпуска без сохранения заработной платы;
дни приостановления действия трудового договора в связи с агрессией рф (данную причину добавили с 01 января 2023 года, но до этого данные дни тоже не учитывались на основе разъяснения Минсоцполитики в письме от 07.07.2022 г. № 53/0/248-22).
Обратите внимание, что данный перечень уважительных причин в п. 3 Порядка № 1266 исчерпывающий. В нем нет, например дней простоя. Это означает, что дни отсутствия на работе по таким неупомянутым здесь причинам исключать при расчете больничных не нужно, а значит, они будут уменьшать среднедневную зарплату.
После того, как определили расчетный период, вычислите суммарный заработок за этот период. Подведите итоги всех выплат, на которые начисляли ЕСВ (за исключением оплаты дней временной нетрудоспособности). Выплаты, не входящие в фонд оплаты труда (например, больничные, декретные, разовая материальная помощь, добровольное медстрахование), в расчете больничных не участвуют.
Заметим, что в расчет среднедневной зарплаты включайте зарплату в сумме, попавшей в базу начисления ЕСВ.
Прежде всего рассчитайте среднедневную зарплату (ЗПсер): сумму заработка работника за расчетный период, на который начисляли ЕСВ, разделите на количество календарных дней в этом периоде (см. п. 3 Порядка № 1266). То есть имеем:
ЗПсер = ЗПрп: КДрп,
где
ЗПрп - сумма зарплаты за расчетный период, на которую начисляли ЕСВ;
КД – количество календарных дней в расчетном периоде. Вычитать празднично-нерабочие дни или выходные в таком расчете не нужно.
Пример, как рассчитывать больничный
Больничные (Л) начислить, когда уже рассчитана средняя зарплата, достаточно просто:
Однако если страхового стажа за 12 месяца недостаточно, то ЗПсер определяется с учетом максимального ограничения. Если оно применяется, то Ксс не используется (см. далее).
Определимся для начала, что же такое расчетный период и коэффициент страхового стажа.
Выплата больничного: какой нужен стаж
Понижательные коэффициенты страхового стажа для больничных приведены ниже в таблице. Учитывается общий страховой стаж.
ПОНИЖАЮЩИЕ КОЭФИЦИЕНТЫ СТРАХОВОГО СТАЖА
Страховой стаж
Размер больничных, % среднедневной зарплаты
Значение Ксс в формуле расчета
До 3 лет
50
0,5
От 3 до 5 лет
60
0,6
От 5 до 8 лет
70
0,7
Более 8 лет
100
1,0
Однако больничные в размере 100% средней зарплаты начисляются также льготным категориям работников, определенных в ч. 1 ч. 1 ст. 17 Закона № 1105, в частности:
пострадавшим в результате Чернобыльской катастрофы категорий 1-3;
одному из родителей или лицу, их заменяющему и ухаживающему за больным ребенком в возрасте до 14 лет, пострадавшим от Чернобыльской катастрофы;
ветеранам войны, пострадавшим участникам Революции Достоинства и членам семей погибших (умерших) ветеранов войны, членам семей погибших (умерших) Защитников и Защитниц Украины;
Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку
Работник болел с 13.02. 2024 по 25.02. 2024 (13 к. дней). За расчетный период февраль 2023 – январь 2024 г. такому работнику было начислено 320 тыс. грн заработной платы. Страховой стажсоставляет 5 лет и 7 месяцев, поэтому процент оплаты больничного – 70%. Неотработанных по уважительным причинам дней в расчетном периоде не было. Страховой стаж за последние 12 к. месяцев работы – более 6 месяцев.
больничные за первые 5 дней (за счет работодателя) = 876,71×5×0,7 = 3068,49 грн;
больничные за оставшиеся дни (за счет ПФУ) = 876,71×8×0,7 = 4909,58 грн;
общая сумма больничных = 3068,49+4909,58=7978,07 грн.
Пример начисления больничных, если в расчетном периоде есть ежегодный отпуск, больничный, отпуск без хранения
Работник болел с 13.02.2024 по 25.02.2024 (13 к. дней). За расчетный период февраль 2023-январь 2024 г. такому работнику было начислено 320 тыс. грн заработной платы, в т.ч. отпускные. Кроме того, в расчетном периоде было 5800 грн больничных (см. ниже).
Страховой стаж составляет 5 лет и 7 месяцев, поэтому процент оплаты больничного – 70%. Страховой стаж за последние 12 к. месяцев работы – более 6 месяцев. В расчетном периоде есть дни неотработанные по уважительным причинам, а именно:
февраль 2023 – 5 дней больничного, начислено 2100 грн больничных;
март 2023 – 31 к. день, приостановление трудовых отношений;
апрель 2023 – 30 к. дней, приостановление трудовых отношений;
июнь 2023 – 9 дней больничного, начислено 3700 грн больничных;
июль 2023 – ежегодный отпуск, 24 к. дня, начислено отпускных 15000 грн;
Данные примера в целом напоминают следующие из примера 1. Однако здесь есть дни и не учитываемые выплаты. Во-первых, это дни, проведенные на больничном, попавшие на расчетный период – их 14 к. дней (= 5+9). Что касается самих больничных, то они в 320 тыс. грн в данном примере не входят, ведь не входят в фонд оплаты труда. Поэтому сумму больничных вычитать не будем.
Во-вторых, это дни приостановки трудовых отношений, которые тоже следует исключить. Это 61 к. дней (= 31+30) (см. п. 3 Порядка № 1266).
Относительно отпускных они остаются, как и дни проведенные в отпуске. Они не упоминаются в п. 3 Порядка № 1266, поэтому не считаются уважительной причиной целей расчета больничных.
Как быстро нужно рассчитать и выплатить больничные по новому 2024 году
Такое решение рассматривается в течение 10 рабочих дней со дня выдачи больничного, т.е.). Обратите внимание, что для листка нетрудоспособности по отпуску в связи беременностью и родами данный срок с 01 января 2023 года меньше – 3 рабочих дня).
Также существуют еще следующие сроки расчета, выплаты и отчетности по больничным:
3 рабочих дня после поступления заявления-расчета — ПФУ перечислит средства. К сожалению, бывает, что ПФУ не соблюдает этот срок (обновленный абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закона № 1105). Однако до 01 января 2023 года срок выплаты от тогдашнего ФСС был большим – 10 рабочих дней;
вместе с ближайшей зарплатой – выплатить больничные (пп. «1» ч. 2 ст. 24 Закона № 1105). Это касается и оплаты первых 5 дней нетрудоспособности и остальных дней, которые оплачиваются за счет ПФУ. Только для первых 5 дней – это ближайший день решения об оплате листка нетрудоспособности, а для остальных дней – со дня поступления денег из ПФУ на спецсчет. Можно выплатить и раньше, не дожидаясь аванса или выплаты зарплаты за вторую половину месяца;
в течение месяца со дня выплаты средств из ПФУ - отчитаться в ПФУ о выплате больничных по специальной форме сообщения, которую можно найти в Приложении 2 к Порядку № 12 (п. 10 Порядка № 12). Так что медлить не стоит. Форма данного сообщения должна появиться в личном кабинете на веб-портале ПФУ. Альтернативный вариант – подать в бумажном виде в сервисный центр ПФУ по тем же правилам, что и заявление-расчет.
Если же отказываете в оплате больничного, то обоснованное уведомление об отказе в назначении пособия по временной нетрудоспособности следует выдать заявителю не позднее 5 дней после принятия соответствующего решения (абз. 2 ч. 1 ст. 24 Закона № 1105).
Влияние страхового стажа на расчет больничных 2024
Сумма больничных зависит не только от среднего заработка работника, но и его страхового стажа. Относительно последнего важно знать два показателя:
общий страховой стаж работника. Он влияет на понижающий коэффициент (Ксс), который уже был рассмотрен ранее;
страховой стаж работника в течение 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором он заболел.
Узнать о страховом стаже работник может с помощью справки ОК-5 или ОК-7. Кстати, получить эти справки можно и дистанционно через вебпортал ПФУ или через приложение «Действие» на смартфоне (раздел «Справки и подъемники»).
Если работник в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая заработал себе страховой стаж менее 6 месяцев, то он имеет право на больничные, рассчитанные исходя из начисленной зарплаты, с которой уплачивался ЕСВ, но не больше размера пособия, рассчитанного с минимальной зарплаты.
На январь-март 2024 года размер минимальной зарплаты установлен 7100 грн, поэтому максимальная среднедневная зарплата для больничных в январе-марте 2024 года составляет 233,25 грн (= 7100 грн/30,44).
В апреле-декабре 2024 года минимальная зарплата растет до 8000 грн, следовательно, максимальная среднедневная зарплата для больничных для апреля-декабря 2024 года становится 262,81 грн (= 8000 грн/30,44).
Внимание: к размеру дневной выплаты, исчисленной из расчета минимальной зарплаты, процент, зависящий от страхового стажа, не применяйте.
Майже на кожному підприємстві є працівники, які стали на захист України від рашистів. Багатьом з них роботодавці продовжують виплачувати зарплату, а також матеріальну допомогу. Про те, як такі виплати правильно оформити, обліковувати і показувати в звітності поговоримо під час вебінару. Також розглянемо й інші практичні ситуації, які виникають з мобілізованими працівниками
Пример начисления больничных, когда страховой стаж мал; простой
Работник болел с 13.02. 2023 по 25.02. 2024 (13 к. дней). Работник работает на предприятии с октября 2023 года. За расчетный период февраль 2023 – январь 2023 г. такому работнику было начислено 320 тыс. грн заработной платы, в т.ч оплата простоя в феврале 2023 года. Страховой стаж составляет 5 лет и 7 месяцев, но за последние 12 к. месяцев он всего-то 4 месяца, так как работник нигде официально перед октябрем 2023 года круглогодично не работал.
Перед тем, как считать, обратим внимание на простой. Так как он не относится к уважительным причинам, то дни за ним не вычитаются и учитываются в общем количестве к. дней расчетного периода. Что касается оплаты простоя, то отнимать ее тоже не нужно, так как оплата простоя относится к фонду зарплаты – фонду дополнительной зарплаты. То есть составная часть зарплаты, которая полностью учитывается при расчете больничных.
Внимание:оплата простоя не уменьшает количество к. дней при расчете больничного.
Следовательно, срабатываем ограничения и расчет осуществляем именно на основе минимальной среднедневной зарплаты. Понижающий коэффициент при этом не применим. Наличие простоя в расчетном периоде на применение максимального ограничения суммы больничных не имеет значения. Даже если бы простоя не было – все равно ограничение применялось, так я у работника нет достаточно страхового стажа за последние 12 месяцев.
Внимание: отсутствие достаточного стажа за 12 месяцев ограничивает среднедневную в расчете больничных.
Продолжаем расчет больничных:
больничные за первые 5 дней (за счет работодателя) = 233,25 ×5 = 1166,25 грн;
больничные за оставшиеся дни (за счет ПФУ) = 233,25 ×8 = 1866 грн;
общая сумма больничных = 1166,25 + 1866 = 3032,25 грн
Обратите внимание, что понижающий коэффициент страхового стажа Ксс = 0,7, как в примерах 1 и 2, в данном случае не применяем, так как больничные считаются с применением максимального ограничения (ЗПсер макс) на среднедневную зарплату (ЗПсер).
Завысили сумму больничных по ПФУ: что делать
При оплате больничных может произойти такое, что сумма больничных для оплаты ПФУ в заявлении-расчете была завышена и получена на спецсчет. Затем обнаружена ошибка. Что делать в такой ситуации, в частности, разъясняет письмо ПФУ от 01.02.2024 № 2800-030401-8/6443, по которому страхователю необходимо:
сформировать корректирующее заявление-расчет по типу «Корректирующее уменьшение» к заявлению, которое было профинансировано;
вернуть излишне заказанные средства, начисленные за дни временной нетрудоспособности на счет ПФУ.
Порядок компенсації витрат роботодавцям за працевлаштування переселенців Умови, за яких підприємство може отримати від центру зайнятості компенсацію за працевлаштування або навчання ВПО Оформлення документів на виплату компесації за працевлаштування ВПО Розрахунок компенсації витрат за працевлаштування ВПО
Типичные ошибки при расчете больничных – по проверкам ПФУ
Среди наиболее распространенных ошибок при расчете больничных, обнаруженных при проверках ПФУ, есть следующие (информация от ГУ ПФУ в г. Киеве):
неверное определение страхового стажа;
неправильно подсчитана средняя зарплата, в частности по причине ошибки в количестве дней занятости и определении начисленной зарплаты в расчетном периоде;
оплата пособия по временной нетрудоспособности за счет средств ПФУ одновременно с оплатой периода простоя (в период пребывания в простое не по вине работника потери зарплаты не происходит, а потому осуществлять выплату пособия по временной нетрудоспособности как компенсацию утраченного заработка оснований нет, письмо ПФУ от 22.02.2023 № 2800-030401-8/9101;
превышение суммы декретных (пособия по беременности и родам) в расчете на месяц размера максимальной величины базы начисления ЕСВ, с которой уплачивались страховые взносы;
оплата пособия в связи с временной нетрудоспособностью, в расчете на месяц выше размера минимальной зарплаты, в случае, когда в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая по данным Госреестра общеобязательного государственного соцстрахования застрахованные лица имели страховой стаж менее 6 месяцев;
оплата дней осмотра застрахованного лица в медико-социальной комиссии с установлением группы инвалидности и/или оплата пособия по временной нетрудоспособности после установления группы инвалидности.
