Не повідомили ДПС про прийняття працівника на роботу: що робити роботодавцю

Під час кадрових змін, воєнного стану чи зміни відповідальних осіб трапляються ситуації, коли повідомлення про прийняття працівника до ДПС не було подано або подано з помилкою.

У такому разі важливо не ігнорувати проблему та оперативно її виправити.

Що робити роботодавцю, якщо виявлено неподання повідомлення про прийняття працівника?

1. Негайно подати повідомлення

Якщо повідомлення взагалі не подавали, роботодавцю слід:

• подати повідомлення одразу після виявлення помилки;
• зазначити фактичну дату наказу та дату початку роботи працівника.

2. Перевірити наявність усіх кадрових документів

Переконайтеся, що належним чином оформлені:

• наказ про прийняття;
• трудовий договір (за наявності письмової форми);
• особова картка;
• табелі обліку робочого часу;
• документи щодо нарахування зарплати;
• сплата ПДФО, військового збору та ЄСВ.

Ці документи можуть підтвердити, що трудові відносини були офіційними, а порушення стосувалося лише неподання повідомлення.

3. Якщо є помилки у вже поданому повідомленні — подайте скасовуюче та нове

Роботодавець подає скасовуюче повідомлення та нове правильне повідомлення, якщо вказані:

• неправильні дані працівника,
• помилкова дата,
• неправильний номер наказу.

4. Проведіть внутрішній аудит кадрових документів

Після виявлення такого порушення перевірте:

• всіх прийнятих працівників;
• наявність повідомлень;
• правильність дат;
• відповідність кадрових та бухгалтерських документів.

5. Зафіксуйте причини помилки

На практиці потрібно оформити:

• службову записку;
• акт внутрішньої перевірки;
• пояснення відповідальної особи.

6. Враховуйте судову практику

Суди говорять, що неподання повідомлення не завжди прирівнюється до фактичного допуску без оформлення трудових відносин, якщо:

• працівник був офіційно оформлений;
• роботодавець: сплачував податки, нараховував зарплату, вів кадрову документацію.

Часто роботодавці успішно оскаржують значні штрафи.

За інформацією Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради