Відрядження 2026: правила використання електронних чеків

Розрахунковий документ — це документ встановленої форми (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція тощо), який підтверджує факт оплати товарів, послуг або інших розрахункових операцій (Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР; далі — Закон про РРО).

Такий документ може бути створений у паперовій або електронній формі РРО/ПРРО чи заповнений вручну у випадках, що передбачили законодавством. Вимоги до форми та обов’язкових реквізитів розрахункових документів визначив Мінфін наказом від 21.01.2016 № 13.

Працівники, які отримали кошти під звіт або на відрядження, зобов’язані подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) разом із підтвердними документами та повернути невикористані кошти у встановлені строки. Форму такого Звіту затвердив Мінфін наказом від 28.09.2015 № 841.

Відрядження — 2026: добові, звітування, санкції

Інструкцію про службові відрядження затвердив Мінфін наказом від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59).

Підтвердними документами є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО, а також інші документи, що передбачили Податковий кодекс України та Інструкція № 59.

Підтвердні документи можна подавати як у паперовій, так і в електронній формі. Якщо під час відрядження працівник користувався платіжною карткою, витрати можуть підтверджуватися банківською випискою або інформацією з рахунка в паперовій чи електронній формі.

Електронний документ, відображений на папері та оформлений відповідно до законодавства про електронні документи та електронні довірчі послуги, вважається оригіналом підтвердного документа. Якщо розрахунковий документ можна перевірити за реквізитами або його дані зберігаються на сервері ДПС, підзвітна особа може подати його візуалізовану версію разом зі Звітом. Водночас копії розрахункових документів до Звіту подавати не дозволяється.

За інформацією ДПС у Тернопільській області