Щорічна відпустка 2026: чекліст для роботодавця

Оформлення щорічної відпустки — це не формальність, а чітко визначений законодавством алгоритм.

Розповідаємо, як правильно оформити щорічну відпустку відповідно до вимог Кодексу законів про працю України та Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР.

Крок 1. Графік відпусток

Щорічні відпустки надають відповідно до графіка відпусток, який роботодавець затверджує на кожен календарний рік. Під час його складання враховують потреби підприємства, побажання працівників та категорії осіб, які мають право на відпустку в зручний для них час.

Важливі правила:

• графік доводять до відома працівників;
• його складають у довільній формі;
• зміни до графіка можливі, але повинні бути належним чином оформлені.

Якщо працівник іде у відпустку саме у строки, визначені графіком, законодавство не зобов'язує його писати заяву. Підставою для оформлення наказу буде графік відпусток та повідомлення працівника.

Крок 2. Повідомлення працівника

Роботодавець зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніше ніж за 14 календарних днів до її початку. Ця вимога діє і під час воєнного стану.

Форма повідомлення законодавством не встановили. Підприємство може використовувати:

• окреме письмове повідомлення;
• службову записку;
• електронний документ;
• корпоративну систему документообігу;
• інший спосіб, що підтверджує факт ознайомлення працівника.

Надання щорічної відпустки та розрахунок відпускних

• Періоди, за які заробляють відпустку
• Особливості виплати відпускних під час воєнного стану
• Приклади розрахунку відпускних з врахуванням воєнного стану

Крок 3. Заява працівника

Заява потрібна лише у випадках, коли:

• працівник просить надати відпустку не за графіком;
• необхідно перенести дату відпустки;
• відпустка продовжується;
• працівник бажає поділити щорічну відпустку на частини;
• виникли інші зміни щодо вже затвердженого графіка.

Якщо ж працівник використовує відпустку відповідно до затвердженого графіка, заява не є обов'язковою.

Крок 4. Наказ про надання відпустки

Наказ можна оформити:

• за типовою формою № П-3;
• за власною формою підприємства.

У наказі необхідно зазначити:

• прізвище, ім'я та по батькові працівника;
• структурний підрозділ;
• посаду;
• вид відпустки;
• робочий рік, за який вона надається;
• дату початку;
• дату закінчення;
• кількість календарних днів;
• підставу (графік або заява).

Працівника необхідно ознайомити з наказом під підпис.

Крок 5. Виплата відпускних

Після оформлення наказу бухгалтерія здійснює розрахунок відпускних.

Якщо відпускні не виплатили у встановлений законодавством строк, працівник має право вимагати перенесення відпустки на інший період.

Крок 6. Табель обліку використання робочого часу

Щорічна відпустка обов'язково відображається у табелі.

Найчастіше застосовують такі позначення:

• «В» або код «08» — щорічна основна відпустка;
• «Д» або код «09» — щорічна додаткова відпустка.

Правильне табелювання впливає на облік робочого часу та оплату праці.

Крок 7. Заповнення особової картки

У розділі V особової картки форми № П-2 обов'язково зазначають:

• вид відпустки;
• період роботи;
• дата початку;
• дата закінчення;
• номер наказу.

Ці відомості слід заповнювати і щодо внутрішніх сумісників.

Випадки, коли щорічну відпустку переносять або продовжують.

До них належать:

• тимчасова непрацездатність працівника;
• несвоєчасне письмове повідомлення про початок відпустки;
• несвоєчасна виплата відпускних;
• збіг із відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами;
• збіг із навчальною відпусткою.

За бажанням працівника щорічну відпустку можна поділити на частини. При цьому одна з частин має становити не менше 14 календарних днів. Безперервна частина повинна належати одному робочому року. Останні роз'яснення Держпраці підтверджують, що не можна «складати» 14 днів із різних робочих років — це вважатимуть порушенням вимог законодавства.

За інформацією Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради