бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
У цей складний час відпустка за свій рахунок та простій стали поширеними явищами. Як рахувати ЄСВ у такі місяці та скласти Податковий розрахунок з ПДФО, ВЗ та ЄСВ — покажемо на зразках і прикладах у консультації
Простій сам по собі на ЄСВ не впливає. Оплата праці під час простою, який трапився не з вини працівника, потрапляє до складу додаткової заробітної плати як виплата за невідпрацьований час (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати від 13.01.2004 № 5, далі — Інструкція № 5). Отже, ЄСВ нараховується, як завжди.
На нарахування ЄСВ впливає не скільки сам факт наявності простою, скільки розмір самої зарплати за місяць, у якому був простій. Може спрацювати правило мінімальної бази ЄСВ (січень-грудень 2023 – 6700 грн). Зарплата під час простою не з вини працівника (наприклад, обставини воєнного стану, карантин) нараховується, як мінімум, у розмірі 2/3 окладу (ст. 113 КЗпП). Однак це означає, що окрім цієї частинки окладу, може й нічого більше не бути — ні премій, ні доплат за стаж, тобто лише оклад. Як наслідок, зарплата може опинитися нижче межі 6700 грн у тому ж вересні 2023 року.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
донарахувати ЄСВ, якщо фактична база менша мінімальної, – все одно потрібно, так як за такий місяць є зарплата – оплата простою. А отже, є база нарахування ЄСВ.
Як показати різницю між мінімальною і фактичною базою ЄСВ, нюанси Додатка 4ДФ розглянемо разом з прикладом 1. Однак перед заповненням Податкового розрахунку треба переконатися спершу, чи правильно показали простій у табелі обліку робочого часу.
Табелювання простою
Простій у табелі обліку робочого часу, що є первинним документом для його оплати, позначається у кількості годин як і звичайний робочий день, але використовується літера «П» замість «Р».
Приклад 1 (зарплата, простій, ЄСВ з мінімальної бази, Податковий розрахунок)
Працівник працює на підприємстві, де з 06.09.2023 по 24.09.2023 оформлений простій. Оклад працівника становить 6700 грн. Зазвичай він ще отримував 50% премії. Вересень 2023 має 21 робочий день (або 168 робочих годин). Відпрацював же працівник без простою всього лише 8 робочих днів (64 робочих години). На простій припало всього 13 робочих днів. Простій у табелі обліку робочого часу позначається у кількості годин як і звичайний робочий, тобто 8 год/день, тому рахується як 104 робочих години (=13×8).
У розрахунках маємо таке:
зарплата за окладом за відпрацьовані дні: 6700×64/168 = 2552,38 грн;
оплата простою у вересні 2023: 6700×(2/3)×104/168 = 2765,08 грн ;
премію 50% працівнику за час простою та роботи вирішено було у квітні не нараховувати.
Окрім цього у подібних ситуаціях слід перевірити необхідність нарахування доплати до мінімальної зарплати. У даній ситуації оплата 8 робочих днів була здійснена на рівні мінімальної зарплати (6700 грн – вересень 2023), тому доплата не потрібна. Щодо оплати простою, то він при визначенні доплати до мінімальної зарплати не враховується, так як це виплата за невідпрацьований робочий час (пп. 2.2.12 Інструкції № 5).
Сумарна зарплата за місяць: 2552,38 + 2765,08 = 5317,46грн. Це фактична база ЄСВ.
Перевіряємо дотримання мінімальної бази ЄСВ: 5317,46˂ 6700.
Різниця між мінімальною і фактичною базою ЄСВ: 6700 – 5317,46= 1382,54 грн.
Рахуємо ЄСВ:
з фактичної бази: 5317,46 ×0,22 = 1169,84 грн;
з різниці між мінімальною і фактичною базою: 1382,54 × 0,22 = 304,16 грн;
перевіряємо загальну суму ЄСВ: 1169,84+304,16 = 1474 грн.
Простій якоїсь своєї специфіки відображення у Податковому розрахунку немає. Оплата простою – це частина зарплати і окремо не виділяється. Однак може виникати потреба у відображенні різниці між мінімальною та фактичною базою ЄСВ, яку було визначено і у прикладі 1.
у графі 09 – ставимо код КТН «13», що означає нарахування ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною базою;
у графі 18 – ставимо суму різниці між мінімальною та фактичною базою ЄСВ;
у графі 20 – вносимо суму ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною базою ЄСВ.
Якщо наявна доплата до мінімальної зарплати, то вона особливим чином теж ніяк у Податковому розрахунку не відображається, так як входить до складу загальної зарплати працівника (фактичної бази ЄСВ).
На основі даних прикладу 1 нижче наведений зразок Додатку Д1 до Податкового розрахунку.
Щодо Додатку 4ДФ, то якихось особливостей нарахування зарплати за місяць, у якому був простій, немає. Однак звернути увагу треба на загальну суму доходу такого працівника за місяць, адже вона може виявитися меншою за граничний рівень і працівник отримує право на ПСП, що зменшує розмір ПДФО. У 2023 році така межа складає 3760 грн. Однак, якщо має двоє та більше дітей, то в нього може бути право на застосування «дитячої» ПСП, для якої граничний рівень доходу кратний кількості дітей (для 2-х дітей це 7520 грн (= 3760 × 2) і т.д.).
Відпустка без збереження заробітної плати у Податковому розрахунку 2023
Відпустка за власний рахунок має аналогічну ситуацію з ЄСВ у Додатку Д1 – слід враховувати мінімальну базу 6700 грн (вересень 2023). Однак тут можливі варіанти:
варіант 1 – ЄСВ є, мінімальна база враховується. Відпустка за власний рахунок не покриває повний місяць і працівник має за такий місяць ще й зарплату. У такому разі порівнюємо зарплату з мінімальною базою. Навіть, якщо працівник працював всього лише 1 день;
варіант 2–ЄСВ відсутній. Відпустка за власний рахунок покриває весь місяць і працівник не працював у місяці жодного дня та йому не нараховувалися ніякі доходи (премії, оплата щорічної відпустки, оплата за цивільно-правовими договорами (ЦПД), певні компенсації). Якщо у працівника місяць з нульовим доходом, то тоді ЄСВ не нараховується, так як база для його нарахування – 0 грн. Однак, все одно, у Податковому розрахунку такого працівника слід показати нульові суми ЄСВ.
Увага:якщо у працівника повністю відсутні зарплата і доходи за ЦПД за місяць, то ЄСВ = 0 грн.
Щодо Додатка 4ДФ, то ситуація аналогічна простою – можлива поява ПСП через низький дохід працівника. Однак може бути й таке, що доходу немає за весь місяць – тоді дані по такому працівнику у Додатку 4ДФ не заповнюються, так як немає об’єкта оподаткування.
Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку
У табелі обліку робочого часу відпустку за свій рахунок слід відображати літерним позначенням «НА». Це стосується всіх відпусток без збереження, у т.ч. й з причин обставин воєнного стану чи карантину.
Приклад 2 (зарплата, відпустка за власний рахунок, ЄСВ з мінімальної бази)
Працівник взяв відпустку за свій рахунок з 06.09.2023 по 24.09.2023. Оклад працівника становить 8000 грн. За дні роботи працівнику була нарахована ще й премія 1500 грн.
Відпрацював працівник у вересні 2023 всього лише 8 робочих днів (64 робочих години). На відпустку без збереження припало всього 13 робочих днів (цьому відповідає 104 робочі години).
Розраховуємо зарплату:
зарплата за окладом за відпрацьовані дні: 8000×64/168 = 3047,62 грн;
загальна зарплата за вересень 2023 (фактична база ЄСВ): 3047,62 + 1500 = 4547,62грн.
Доплату до мінімальної зарплати не проводимо, так як мінімальна оплата 8 робочих днів дотримана:
6700 × 64/168 = 2552,38 (мінімальна оплата 8 робочих днів)
4547,62> 2552,38 (фактична оплата перевищує мінімальну)
Однак ще й перевіряємо дотримання мінімальної бази ЄСВ: 4547,62 ˂ 6700. Отже, визначаємо різницю між мінімальною і фактичною базою ЄСВ:
6700 – 4547,62= 2152,38 грн.
Розраховуємо ЄСВ:
з фактичної бази: 4547,62×0,22 = 1000,48 грн;
з різниця між мінімальною і фактичною базою: 2152,38 × 0,22 = 473,52 грн;
перевіряємо загальну суму ЄСВ за вересень 2023: 1000,48 + 473,52 = 1474грн.
Увага:не забуваємо перевіряти дотримання мінімальної зарплати, яку розраховуємо пропорційно відпрацьованим годинам за місяць.
На основі вищенаведених даних нижче наведений приклад заповненого Додатку Д1 до Податкового розрахунку. Зверніть увагу, що треба зазначити у графі 13 кількість календарних днів відпустки за свій рахунок.
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
Приклад 3 (відпустка за власний рахунок на повний місяць, ЄСВ)
Працівник взяв відпустку за свій рахунок на повний місяць з 01.09.2023 по 30.09.2023. Оклад працівника становить 7000 грн. Доходи працівника за місяць нульові.
У даній ситуації зарплата за вересень 2023 взагалі не нараховується, так як немає жодного відпрацьованого дня. Відповідно, ЄСВ також не нараховуємо, так як відсутня база його нарахування.
У Додатку Д1 Податкового розрахунку по такому працівнику даних з сумами зарплати та ЄСВ не буде. Однак заповнити доведеться, так як треба показати кількість днів відпустки за свій рахунок у графі 13. Заповнений Додаток Д1 на основі прикладу 3 наведений нижче.
У Додатку 4ДФ по даному працівнику нічого не заповнюємо, так як доходу в нього немає.
Приклад 4 (зарплата, відпустка за власний рахунок, доплата до мінімальної зарплати, ЄСВ)
Працівник взяв відпустку без збереження зарплати з 06.09.2023 по 24.09.2023. Оклад працівника становить 5500 грн. За дні роботи працівнику була нарахована ще й премія 400 грн.
Відпрацював працівник у вересні 2023 всього лише 8 робочих днів (64 робочих години). На відпустку без збереження припало всього 13 робочих днів (цьому відповідає 104 робочі години).
Рахуємо:
зарплата за окладом за відпрацьовані дні: 5500×64/168 = 2095,24 грн;
загальна зарплата за вересень 2023 (фактична база ЄСВ): 2095,24 + 400 = 2495,24грн.
Слід провести доплату до мінімальної зарплати, так як мінімальна оплата 8 робочих днів має бути:
6700×64/168= 2552,38 грн,
де 6700 грн – мінімальна зарплата вересня 2023.
Щодо використання годин у розрахунку – краще всього рахувати саме по годинам, аніж по дням. По-перше, так точніше. По-друге, це більш універсальний – підходить і для тих працівників, які працюють на неповний робочий час.
Порівнюємо нараховану суму працівнику та мінімально потрібну оплату за відповідний час:
2495,24 ˂ 2552,38
Отже, необхідно нарахувати доплату до мінімальної зарплати й вона становить:
2552,38 – 2495,24 = 57,14
Загальна зарплата (фактична база ЄСВ):
2095,24 +400 + 57,14 = 2552,38
Перевіряємо також дотримання мінімальної бази ЄСВ:
2552,38 ˂ 6700
Розраховуємо різницю між мінімальною і фактичною базою ЄСВ:
6700 – 2552,38 = 4147,62 грн
Рахуємо ЄСВ:
з фактичної бази: 2552,38 ×0,22 = 561,52 грн;
з різниця між мінімальною і фактичною базою: 4147,62 × 0,22 = 912,48 грн;
перевіряємо загальну суму ЄСВ: 561,52+912,48 = 1474грн.
Заповнений Додаток Д1 для даної ситуації наведений нижче.
При заповненні Додатка 4ДФ зважаємо на наявність ПСП, так як сума зарплати у такого працівника менша за 3760 грн. Розрахунок податків для Додатка 4ДФ має тоді вигляд:
ПДФО = (2552,38 – 1342)× 0,18 = 217,87 грн, де 1342 грн – це базовий розмір ПСП для 2023 року;
ВЗ = 2552,38 × 0,015 = 38,29 грн.
Сума зарплати до виплати (довідково) = 4547,62 – 818,57 – 38,29 = 3690,76 грн.
Заповнений Додаток 4ДФ наведений нижче. Зверніть увагу, що у графі 9 вказана ознака ПСП «01», що відповідає звичайній ПСП.
У системі «Експертус Головбух» бухгалтер завжди може отримати швидку і точну відповідь на своє професійне запитання. Кожне рішення, запропоноване Системою, є актуальним і своєчасним. Цим вона і унікальна.
Хочемо вас порадувати — дати безплатний демодоступ до Системи
Приклад 5 (зарплата, відпустка за власний рахунок, ЄСВ, працівник з інвалідністю)
Працівник, що має інвалідність, взяв відпустку за свій рахунок з 06.09.2023 по 24.09.2023. Оклад працівника становить 8500 грн. За дні роботи працівнику була нарахована ще й премія 1000 грн.
Відпрацював працівник у вересні 2023 всього лише 8 робочих днів (64 робочих години). На відпустку без збереження припало всього 13 робочих днів (цьому відповідає 104 робочі години).
Рахуємо:
зарплата за окладом за відпрацьовані дні: 8500 ×64/168 = 3238,10 грн;
загальна зарплата за вересень 2023 р. (фактична база ЄСВ): 3238,10 + 1000 = 4238,10 грн.
Доплату до мінімальної зарплати не проводимо, так як мінімальна оплата 8 робочих днів дотримана:
6700×64/168= 2552,38 грн < 4238,10 грн
Так як працівник має інвалідність, то мінімальна база ЄСВ не застосовується й ЄСВ нараховується з фактичної зарплати за місяць.
Рахуємо ЄСВ:
4238,10 ×0,0841= 356,42 грн
При заповненні Додатка Д1 Податкового розрахунку по такому працівнику у графі 08 при нарахуванні зарплати треба замість коду «1» (звичайний працівник, ЄСВ 22%) поставити код «2» (особа з інвалідністю, ЄСВ 8,41%). На цьому особливості заповнення Податкового розрахунку для такої особи закінчуються. Заповнений Додаток Д1 на основі прикладу 5 наведений нижче.
