Як відобразити простій і відпустку за свій рахунок у Податковому розрахунку з ПДФО, ВЗ та ЄСВ

Простій у Податковому розрахунку 2024

При відображенні наслідків простою у Податковому розрахунку треба врахувати:

• оплату простою — її треба показати у додатках Д1, 4ДФ і основній частині Податкового розрахунку;
• мінімальну базу ЄСВ — у Додатку Д1;
• можливу появу податкової соціальної пільги (ПСП) — у Додатку 4ДФ.

Почнемо з питань оплати простою і ЄСВ.

Розрахунок зарплати, звітність, перевірки

Оплата простою та ЄСВ

Оплата праці під час простою, який трапився не з вини працівника, потрапляє до складу додаткової заробітної плати як виплата за невідпрацьований час (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати від 13.01.2004 № 5, далі — Інструкція № 5). Отже, на суму оплати простою ЄСВ нараховують.

На нарахування ЄСВ впливає не наявності простою, а розмір зарплати за місяць, у якому був простій. Адже загальний дохід за місяць, у якому був простій, може бути меншим за мінімальну зарплату. І тоді доведеться провести доплату ЄСВ.

Час простою не з вини працівника (наприклад, обставини воєнного стану, карантин) оплачують щонайменше у розмірі 2/3 окладу (ст. 113 КЗпП). Однак це означає, що окрім цієї частинки окладу, може й нічого більше не бути — ні премій, ні доплат за стаж, тобто лише оклад. Як наслідок, зарплата може опинитися нижче мінімалки. Нагадаємо, що мінзарплата із 01.04.2024 року дорівнює 8000 грн. Якщо працівнику нарахували суму меншу за 8000 грн, то слід визначити різницю з мінімальною базою і донарахувати на цю різницю ЄСВ (ч. 5 ст. 8 Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464, далі — Закон № 2464). Тобто ЄСВ за місяць по працівнику не може бути меншим у квітні-грудні 2024 за 1760 грн (8000 грн × 0,22).

Увага: якщо внаслідок простою зарплата за місяць виявилася меншою 8000 грн, то проведіть доплату ЄСВ до розміру 1760 грн.

Якщо простій було оформлено на повний місяць, то:

• доплату до мінімальної зарплати не робіть;
• донарахуйте ЄСВ, якщо фактична база менша мінімальної, — якщо були інші виплати.

Як показати різницю між мінімальною і фактичною базою ЄСВ у Д1, а також заповнити Додаток 4ДФ розглянемо на Прикладі 1. Однак перед тим як заповнювати Податковий розрахунок, треба переконатися, чи правильно показали простій у табелі обліку робочого часу.

ЄСВ-зміни, «обнулення» індексації та мінзарплата на 2025 рік

Бізнесу та бюджетній сфері репрезентували проєкт Держбюджету на 2025 рік. Ключовою позицією є рівень мінімальної зарплати. Проте маємо доволі цікаві норми, які впливають на сплату ЄСВ та виплату індексації. Експерт пояснив, до яких змін варто підготуватися

Знайомство з проєктом Держбюджету

Табелювання простою

Простій у табелі обліку робочого часу позначають у кількості годин як і звичайний робочий день, але використовують літеру «П» замість «Р».

Приклад 1 (зарплата, простій, ЄСВ з мінімальної бази, Податковий розрахунок)

Працівник працює на підприємстві, де з 06.09.2024 по 24.09.2024 оформлений простій. Оклад працівника дорівнює мінзарплаті — 8000 грн. Він ще отримував 50% премії. У вересні 2024 року 21 робочий день (або 168 робочих годин). Відпрацював же працівник без простою всього лише 8 робочих днів, тобто 64 робочих години. На простій припало всього 13 робочих днів. Простій у табелі обліку робочого часу позначається у кількості годин як і звичайний робочий, тобто 8 год/день, тому години простою дорівнюють 104 робочих години (13×8).

Дані для розрахунків:

• зарплата за окладом за відпрацьовані дні: 8000 × 64 ÷ 168 = 3047,62 грн;
• оплата простою у вересні 2024: 8000×(2/3) × 104 ÷ 168 = 3301,59 грн;
• премію 50% працівнику за час простою та роботи у вересні не нараховували.

У подібних ситуаціях слід перевірити необхідність нарахування доплати до мінімальної зарплати. У даній ситуації оплата 8 робочих днів була здійснена на рівні мінімальної зарплати (8000 грн — вересень 2024), тому доплата проводити не потрібно. Оплату простою, то він при визначенні доплати до мінімальної зарплати не враховується, так як це виплата за невідпрацьований робочий час (пп. 2.2.12 Інструкції № 5).

Сумарна зарплата за місяць: 3047,62 + 3301,59 = 6349,21 грн. Це фактична база ЄСВ.

Перевіряємо дотримання мінімальної бази ЄСВ: 6349,21 ˂ 8000.

Різниця між мінімальною і фактичною базою ЄСВ: 8000 – 6349,21 = 1650,79 грн

Рахуємо ЄСВ:

• з фактичної бази: 6349,21 × 0,22 = 1396,83 грн;
• з різниці між мінімальною і фактичною базою: 1650,79 × 0,22 = 363,17 грн;
• перевіряємо загальну суму ЄСВ: 1396,83 + 363,17 = 1760 грн

Простій своєї специфіки відображення у Податковому розрахунку немає. Оплата простою — це частина зарплати, тож її показують у складі зарплати. Однак може виникати потреба у відображенні різниці між мінімальною та фактичною базою ЄСВ, яку у Прикладі 1.

Мінімальна база ЄСВ у Податковому розрахунку

Коли донараховують ЄСВ до мінімальної бази, то в основній частині Податкового розрахунку:

• у ряд. 2.5 — відображають різницю між мінімальною та фактичною базою нарахування ЄСВ (по всім працівникам разом);
• у ряд. 3.5 — показують нарахований ЄСВ на суму різниці між мінімальною та фактичною базою (теж по всім працівникам разом).

У Додатку Д1 Податкового розрахунку зарплату працівника та додаткову базу ЄСВ слід відображати в різних рядках. При цьому вказують:

• у графі 09 — код КТН «13», що означає нарахування ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною базою;
• у графі 18 — суму різниці між мінімальною та фактичною базою ЄСВ;
• у графі 20 — суму ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною базою ЄСВ.

На основі даних прикладу 1 нижче наведемо зразок Додатку Д1 до Податкового розрахунку.

СКАЧАТИ ПРИКЛАД

Простій у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку

Додаток 4ДФ теж не має особливих правил, за якими показують нараховану зарплату за місяць, у якому був простій. Однак звернути увагу треба на загальну суму доходу такого працівника за місяць. Вона може виявитися меншою за розмір, що дає право на ПСП. У 2024 році така межа складає 4240 грн. Однак, якщо має двоє та більше дітей, то в нього може бути право на застосування «дитячої» ПСП, для якої граничний рівень доходу кратний кількості дітей (для 2-х дітей це 8480 грн (4240 × 2) і т.д.).

Розрахунок податків за умовами Прикладу 1 має вигляд:

• податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) = 6349,21 × 0,18 = 1142,86 грн;
• військовий збір (ВЗ) = 6349,21 × 0,015 = 95,24 грн

Сума зарплати до виплати (довідково, так як у Додатку 4ДФ не відображають):

6349,21 – 1142,86– 95,24 = 5111,11 грн

Як заповнити Додаток 4ДФ за умовами Прикладу 1 див. у Додатку 2.

СКАЧАТИ ПРИКЛАД

Донарахували зарплату за минулий місяць: як показати в Додатках Д1 та 4ДФ

Бухгалтерія із запізненням отримала наказ про прийняття на роботу або про встановлення доплати. Зарплату донарахували наступного місяця. Як таку виплату відобразити в додатках до Податкового розрахунку?

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Відпустка без збереження заробітної плати у Податковому розрахунку 2024

Відпустку за власний рахунок відображайте у Додатку Д1 за тими ж правилами, що і простій. Враховуйте мінімальну базу 8000 грн (вересень 2024). Однак тут можливі варіанти:

• варіант 1 — ЄСВ нараховуєте мінімальну база враховуйте. Відпустка за власний рахунок не покриває повний місяць і працівник має за такий місяць ще й зарплату. У такому разі порівнюйте зарплату з мінімальною базою. Навіть, якщо працівник працював лише один день;
• варіант 2 — ЄСВ не нараховуєте. Відпустка за власний рахунок покриває весь місяць і працівник не працював у місяці жодного дня та йому не нараховували жодних доходів (премії, оплата щорічної відпустки, оплата за цивільно-правовими договорами (ЦПД), певні компенсації). Якщо у працівника місяць з нульовим доходом, то тоді ЄСВ не нараховуйте, так як база для його нарахування дорівнює нулю. Однак, все одно, у Податковому розрахунку такого працівника слід показати нульові суми ЄСВ.

Увага: якщо у працівника повністю відсутні зарплата і доходи за ЦПД за місяць, то ЄСВ дорівнює нулю.

Відпустки без збереження за згодою сторін з причин обставин воєнного стану чи карантину можуть перевищувати існуюче обмеження 30 к. днів на рік, яке діє для звичайних відпусток за власний рахунок (див. абз. 2 ст. 26 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504, ч. 3 ст. 12 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136). Як наслідок, такі відпустки можуть бути й повний місяць і більше.

Щодо ПДФО, то ситуація аналогічна простою – можлива поява ПСП через низький дохід працівника. Однак може бути й таке, що доходу немає за весь місяць — тоді дані по такому працівнику у Додатку 4ДФ не заповнюйте, так як немає об’єкта оподаткування.

Табелювання відпустки без збереження зарплати

У табелі обліку робочого часу відпустку за свій рахунок слід відображати літерним позначенням «НА». Це стосується всіх відпусток без збереження, у т.ч. й з причин обставин воєнного стану чи карантину.

Приклад 2 (зарплата, відпустка за власний рахунок, ЄСВ з мінімальної бази)

Працівник взяв відпустку за свій рахунок з 06.09.2024 по 24.09.2024. Оклад працівника становить 10000 грн. За дні роботи працівнику була нарахували премію 1500 грн.

Відпрацював працівник у вересні 20243 всього лише 8 робочих днів (64 робочих години). На відпустку без збереження припало всього 13 робочих днів (цьому відповідає 104 робочі години).

Розраховуємо зарплату:

• зарплата за окладом за відпрацьовані дні: 10000 × 64 ÷ 168 = 3809,52 грн;
• загальна зарплата за вересень 2024 (фактична база ЄСВ): 3809,52 + 1500 = 5309,52 грн

Доплату до мінімальної зарплати не проводимо, так як мінімальна оплата 8 робочих днів дотримана:

8000 × 64 ÷ 168 = 3047,62 (мінімальна оплата 8 робочих днів)

3809,52 > 3047,62 (фактична оплата перевищує мінімальну)

Однак ще й перевіряємо дотримання мінімальної бази ЄСВ: 5309,52 ˂ 8000. Отже, визначаємо різницю між мінімальною і фактичною базою ЄСВ:

8000 – 5309,52 = 2690,80 грн

Розраховуємо ЄСВ:

• з фактичної бази: 5309,52 × 0,22 = 1168,09 грн;
• з різниці між мінімальною і фактичною базою: 2690,80 × 0,22 = 591,98 грн;
• перевіряємо загальну суму ЄСВ за вересень 2024: 1168,09 + 591,98 = 1760,07 грн

Увага: не забуваємо перевіряти дотримання мінімальної зарплати, яку розраховуємо пропорційно відпрацьованим годинам за місяць.

Заповнимо Додаток Д1 до Податкового розрахунку на основі вищенаведених даних. Зверніть увагу, що у графі 13 треба зазначити кількість календарних днів відпустки за свій рахунок.

СКАЧАТИ ПРИКЛАД

Розрахунки для Додатка 4ДФ:

• ПДФО = 5309,52 × 0,18 = 955,71 грн;
• ВЗ = 5309,52 × 0,015 = 79,64 грн;
• сума зарплати до виплати (довідково) = 5309,52 – 955,71 – 79,64 = 4274,16 грн

Сам додаток 4ДФ не наводимо, так як ситуація в усьому аналогічна Прикладу 1.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2025 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2025 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Приклад 3 (відпустка за власний рахунок повний місяць)

Працівник ввесь місяць був у в відпустці за свій рахунок з 01.09.2024 по 30.09.2024. Оклад працівника становить 9000 грн. Виплат у вересні працівникові не було.

У даній ситуації зарплату за вересень 2024 взагалі не нараховують, так як немає жодного відпрацьованого дня. Відповідно, ЄСВ також не нараховуємо, так як відсутня база його нарахування.

У Додатку Д1 Податкового розрахунку по такому працівнику даних з сумами зарплати та ЄСВ не буде. Однак заповнити доведеться, так як треба показати кількість днів відпустки за свій рахунок у графі 13. Заповнений Додаток Д1 на основі прикладу 3 наведено нижче.

У Додатку 4ДФ по даному працівнику нічого не заповнюємо, так як доходу в нього немає.

Приклад 4 (зарплата, відпустка за власний рахунок, доплата до мінімальної зарплати)

Працівник взяв відпустку без збереження зарплати з 06.09.2024 по 24.09.2024. Оклад працівника становить 6500 грн. За дні роботи працівнику нарахували премію 400 грн.

Відпрацював працівник у вересні 2024 всього лише 8 робочих днів (64 робочих години). На відпустку без збереження припало всього 13 робочих днів (тобто 104 робочі години).

Рахуємо:

• зарплата за окладом за відпрацьовані дні: 6500 × 64 ÷168 = 2476,19 грн;
• загальна зарплата за вересень 2024 (фактична база ЄСВ): 2476,19 + 400 = 2876,19 грн

Слід провести доплату до мінімальної зарплати, так як мінімальна оплата 8 робочих днів має бути:

8000 × 64 ÷ 168 = 3047,62 грн,

де 8000 грн — мінімальна зарплата вересня 2024.

Щодо використання годин у розрахунку — краще всього рахувати саме по годинам, аніж по дням. По-перше, так точніше. По-друге, це більш універсальний – підходить і для тих працівників, які працюють на неповний робочий час.

Порівнюємо нараховану суму працівнику та мінімально потрібну оплату за відповідний час: 2876,19 ˂ 3047,62

Отже, необхідно нарахувати доплату до мінімальної зарплати й вона становить: 3047,62 – 2876,19 = 171,43

Загальна зарплата (фактична база ЄСВ): 2476,19 + 400 + 171,43 = 3047,62

Перевіряємо також дотримання мінімальної бази ЄСВ: 3047,62 ˂ 8000 

Розраховуємо різницю між мінімальною і фактичною базою ЄСВ: 8000 –3047,62 = 4952,38 грн

Рахуємо ЄСВ:

• з фактичної бази: 3047,62  × 0,22 = 670,48 грн;
• з різниці між мінімальною і фактичною базою: 4952,38 × 0,22 = 1089,52 грн;
• перевіряємо загальну суму ЄСВ: 670,48 + 1089,52 = 1760,00  грн

Заповнимо Додаток Д1 для даної ситуації (див. Додаток 1).

СКАЧАТИ ПРИКЛАД

При заповненні Додатка 4ДФ зважаємо на наявність ПСП, так як сума зарплати у такого працівника менша за 4240 грн. Розрахунок податків для Додатка 4ДФ має тоді вигляд:

• ПДФО = (3 047,62– 1514) × 0,18 = 276,05 грн, де 1514 грн – це базовий розмір ПСП для 2024 року;
• ВЗ = 3 047,62 × 0,015 = 45,71 грн

Сума зарплати до виплати (довідково) = 3 047,62– 276,05 – 45,71 = 2 725,86 грн

Заповнений Додаток 4ДФ наведений нижче. Зверніть увагу, що у графі 9 вказана ознака ПСП «01», що відповідає звичайній ПСП.

СКАЧАТИ ПРИКЛАД

Інші винятки з застосування мінімальної бази ЄСВ

Мінімальна база ЄСВ не застосовується щодо зарплати:

• сумісників — ЄСВ їм нараховуйте на їхній фактичний дохід;
• нових і звільнених працівників, які відпрацювали неповний місяць через прийняття на роботу або звільнення в такому місяці;
• особам з інвалідністю, по фонду оплати праці яких застосовуйте знижену ставку ЄСВ — 8,41%.

Ні воєнний стан, ні карантин не додавали винятків до застосування мінімальної бази ЄСВ.

Виключення у правилах застосування мінімальної бази ЄСВ можна знайти у пп. «6» розділу ІІІ Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообовʼязкове державне соціальне страхування, що затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449.

Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла

• Як оформити період роботи в екстрених умовах
• Як оплатити час перебування в укритті під час повітряної тривоги
• Як оголосити/припинити простій через відключення світла

Приклад 5 (зарплата, відпустка за власний рахунок, ЄСВ, працівник з інвалідністю)

Працівник, що має інвалідність, взяв відпустку за свій рахунок з 06.09.2024 по 24.09.2024. Оклад працівника становить 10500 грн. За дні роботи працівнику нарахували премію 1000 грн.

Відпрацював працівник у вересні 2024 всього лише 8 робочих днів (64 робочих години). На відпустку без збереження припало всього 13 робочих днів (тобто 104 робочі години).

Рахуємо:

• зарплата за окладом за відпрацьовані дні: 10500 × 64 ÷ 168 = 4000,00 грн;
• загальна зарплата за вересень 2024 року (фактична база ЄСВ): 4000,0 + 1000 = 5000,00 грн

Доплату до мінімальної зарплати не проводимо, так як мінімальна оплата 8 робочих днів дотримана:

8000 × 64 ÷ 168 = 3 047,62 грн < 5000,00 грн

Так як працівник має інвалідність, то мінімальна база ЄСВ не застосовується й ЄСВ нараховують на фактичну зарплату за місяць.

Рахуємо ЄСВ: 5000,00 × 0,0841= 420,50 грн

При заповненні Додатка Д1 Податкового розрахунку по такому працівнику у графі 08 при нарахуванні зарплати треба замість коду «1» (звичайний працівник, ЄСВ 22%) поставити код «2» (особа з інвалідністю, ЄСВ 8,41%). Заповнений Додаток Д1 на основі прикладу 5 наведений нижче.

СКАЧАТИ ПРИКЛАД

Щодо Додатка 4ДФ, то він у даному разі не має жодних особливостей заповнення. А сам розрахунок податків буде такий:

• ПДФО = 5000,00 × 0,18 = 900,00;
• ВЗ = 5000,00 × 0,015= 75,00;

Сума зарплати до виплати (довідково): 5000,00 – 900,00 – 75,00 = 4025,00 грн

СКАЧАТИ ПРИКЛАД