Складність розрахунку відпускних у тому, що вони залежить від середньоденної зарплати, на яку впливають доходи за минулі місяці. Помилка у сумі виплат за розрахунковий період з легкістю перетворюється у хибне обчислення відпускних. Що треба перевірити, аби виправити помилку швидше, ніж її знайде інспектор з праці — розповімо у статті.
Чим цікаві відпускні інспекторам з праці
Виплати, що ми називаємо відпускними, формально є заробітною платою. У цьому можна переконатися, зазирнувши до складу заробітної плати в Інструкції зі статистки заробітної плати, яка затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 № 5 (далі – Інструкція № 5). Відпускні – це додаткова заробітна плата (пп. 2.2.12 Інструкції № 5). Через це уся відповідальність, яка застосовується при порушеннях у нарахуванні зарплати, застосовується і до відпускних. Очевидно, що при перевірці інспекторів Держпраці зацікавлять помилки, які призвели до:
- заниження суми відпускних;
- запізнення виплати відпускних.
Також інспектора не обійде без уваги порушення трудових прав працівника щодо надання відпустки та під час відпустки.
СКАЧАТИ ШПАРГАЛКУ
Правила нарахування відпускних
Усі правила розрахунку відпускних, по-суті, містяться в одному документі – Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100).
Обчислюйте відпускні за формулами (п. 7 розд. ІV Порядку № 100):
середньоденна зарплата = заробіток за розрахунковий період ÷ кількість к. днів розрахункового періоду (без святкових і неробочих днів)
відпускні = середньоденна зарплата × кількість днів відпустки (без святкових і неробочих днів)
Однак, вряд чи ви зробити помилку у самому розрахунку, так як усі обчислення зараз здебільшого відбуваються у комп’ютерних програмах. Помилка можлива саме у визначенні тривалості розрахункового періоду та тих частин заробітку, які до нього слід включати. Це й перевіряє інспектор. Про все це далі.
Ми систематизували всі відомості про працівника, без яких неможливо розраховувати соцвиплати та відпускні. Новачки увійдуть у курс справи, а досвідчені бухгалтери освіжать у пам’яті найважливіші правила розрахунку середнього заробітку.
Дотримання трудових прав працівників щодо надання відпустки
Під час перевірки інспектор насамперед звертає увагу на тривалість безперервної частини відпустки. Вона має бути не менше ніж 14 календарних днів (ст. 12 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки). Однак, ці 14 днів не обов’язково мають бути при першому виході працівника у відпустку, дивитися будуть, що протягом року у працівника був 14-денна безперервна відпустка, а яка вона – перша, друга чи третя за рік – ролі не грає.
Окрім документів щодо відпусток інспектори можуть бути перевірені шляхом опитування працівників, чи були дотримані їх трудові права, наприклад можливість отримати за бажанням додаткову соціальну відпустку “на дітей”, відпустку без збереження заробітної плати. Особливу увагу зверніть на наступні категорії працівників:
- жінок, які мають 2-х і більше дітей віком до 15 років;
- осіб з інвалідністю.
Ці дві категорії поєднує те, що вони можуть піти у щорічну відпустку тоді, коли їм хочеться і роботодавець зобов’язаний таку відпустку надати (ст. 10, пп. “1”, “6”, “7” ст. 25 Закону про відпустки).
Крім того, практично всі працівники, які мають право на відпустку без збереження “під подію”, наприклад:
- працівники сумісники до закінчення основної відпустки;
- чоловік, якщо у нього дружина знаходиться у післяпологовій відпустці (п. 2, ч. 1).
Деталі щодо таких відпусток знайдете у матеріалі Відпустка за власний рахунок 2020.
Неправильно визначили розрахунковий період
Розрахунковий період у працівника, який відпрацював:
- більше ніж рік, дорівнює останнім 12 календарним місяцям роботи, що передують місяцю відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100);
- менше ніж рік, — фактичному часу роботи, який обчислюється з першого числа наступного місяця після місяця оформлення на роботу до першого числа місяця відпустки.
Коли працівник відпрацював менше ніж повний місяць (із першого до першого числа), середню зарплату обчислюйте на основі встановлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.
Зверніть увагу, що якщо працівник почав працювати хоча й не з першого календарного дня місяця, але з першого робочого дня, (лист Мінсоцполітики від 06.10.2014 № 493/18/99-14).
Приклад 1. Помилка визначення першого місяця розрахункового періоду. Травень 2020 року може бути врахований у розрахунковий період навіть якщо працівник почав працювати з 4 травня, адже 1 травня – святковий, 2 і 3 травня 2020 року – вихідні. Виходить, 4 травня 2020 року для п’ятиденки це перший робочий день і весь травень 2020 року такому працівнику треба зарахувати.
Якщо ж працівник почав працювати 5 травня – то все, при розрахунку відпускних у майбутньому розрахунковий період для нього треба розпочинати з червня 2020 року. 1 день різниці, але він має суттєве значення (!).
Неправильно порахували кількість днів розрахункового періоду
Із розрахункового періоду вилучайте час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігали заробітку або зберігали частково.
Порядок № 100 не містить чіткого переліку таких поважних причин. Тож звернемося до роз’яснень посадовців. Вони вважають поважними причинами:
- відпустку без збереження зарплати (абз. 6 п. 2 Порядку № 100, лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 № 1203/13/84-12);
- неповний робочий тиждень (лист Мінсоцполітики від 25.05.2009 № 294/13/84-09);
- час простою не з вини працівника, період відпустки по догляду за дитиною до трьох років.
Окрім того, не враховуйте святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП).
Приклад 2. Помилка у підрахунку днів – відпустка без збереження. Працівник іде у відпустку у червні, але у березні у нього була відпустка за власний рахунок 10 днів. Бухгалтеру треба було відняти їх, але цього зроблено не було. Дохід за розрахунковий період 150000.
У цифрах середньоденна буде:
- було пораховано 150000/355 = 422,54 грн;
- треба було 150000/(355 – 10) = 434,78 грн.
Як наслідок, відбулося заниження середньоденного заробітку.
Приклад 3. Помилка у підрахунку днів – неповний робочий тиждень. Працівник іде у відпустку у червні, але у березні і квітні у нього через карантин був неповний робочий тиждень – він працював лише у понеділок і п’ятницю. Бухгалтеру треба було відняти по 3 дні на тиждень, в які він не працював, але цього зроблено не було. Таких днів (Вт, Ср, Чт) набігло за 2 місяці 24. Дохід за розрахунковий період 150000.
У цифрах середньоденна буде:
- було розраховано: 150000/355 = 422,54 грн;
- треба було: 150000/(355 – 24) = 434,78 грн.
Як наслідок, відбулося заниження середньоденного заробітку.
І є ще одна проблема, яку слід проконтролювати – високосний рік, адже існує 29 лютого, як у 2020 року, яке робить розрахунковий період більшим на 1 день і тим самим зменшує середньоденну зарплату. Ця проблема може постати, якщо розрахунки бухгалтер робить вручну або з використанням Excel.
Приклад 4. Помилка високосного року. Максимальна тривалість розрахункового періоду у працівника, який йде у відпустку:
- у лютому 2020 року – 354 к. дні;
- у березні 2020 року – 355 к. днів (так як розрахунковий період захоплює лютий 2020 року, який високосний).
Дохід за розрахунковий період 150000. Вийшла середньоденна зарплата:
- розраховано: 150000/354 = 423,73 грн;
- треба було: 150000/355 = 422,54.
Щоправда на таку помилку інспектори можуть і не відреагувати – адже тут навпаки відбудеться завищення відпускних, якщо бухгалтер поділить на 354, а не 355.
Не включили частину доходу у розрахунок
Перелік виплат, що їх включають до розрахунку середньої зарплати, визначає п. 3 розділу ІІІ Порядку № 100. Це:
- основна заробітна плата;
- доплати і надбавки (за надурочну роботу і роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт робітниками-почасовиками; високі досягнення у праці; умови та інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років тощо);
- виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електро- і теплової енергії;
- винагорода за підсумками річної роботи і вислугу років тощо;
- виплати за час, протягом якого працівникові зберігали середній заробіток (попередня щорічна відпустка, виконання державних і громадських обов’язків, службові відрядження тощо);
- допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
До розрахунку середньої зарплати включайте всі виплати в тому розмірі, в якому їх нарахували. Тобто без вирахування сум утриманих податків, аліментів тощо.
Щодо річних премій: премія має бути у поточному році за попередній рік (абз. 2 п. 3 Порядку № 100, також лист Мінсоцполітики від 24.06.2008 р. № 411/13/84-08).
Щодо квартальних, місячних, піврічних премій: вони включаються до розрахунку у тому місяці, на який вона потрапила у відомість розрахунку заробітної плати (абз. 1 п. 3 Порядку № 100).
Не включайте до розрахунку середньої зарплати одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога (будь-яку, навіть матеріальну допомогу на оздоровлення, яка виплачується всім працівникам, пп. “б” п. 4 Порядку № 100, лист Мінпраці та соцполітики від 13.12.2005 р. № 694/13/84-05), допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо), добові, вартість путівок до санаторіїв, що оплатило підприємство, тощо (п. 4 розд. ІІІ Порядку № 100).
Приклад 5. Не включили річну премію за минулий рік. Працівник іде у відпустку у червні 2020 року. Розрахунковий період – червень 2019-травень 2020. Бухгалтер порахував дохід 150000 грн. Однак, у січні 2020 працівнику була нарахована премія за 2019 рік 5000 грн. Вона у розрахунок включена не була. Вийшло заниження середньоденної зарплати:
- було розраховано: 150000/355 = 422,54;
- потрібно: 155000/355 = 436,62 грн.
Однак, якби премія за 2019 рік була нарахована у грудні 2019 року – бухгалтер був би правий. Її включати не потрібно.
Не перерахували відпускні після виправлення помилки, або ще раз про премії
Ситуація з преміями і відпускними може ускладнитися, коли відбувається виправлення у розрахунку самої зарплати – забули нарахувати премію.
Приклад 6. Забули нарахувати премію і зробили виправлення. На підприємстві щомісяця нараховуються премії у потому місяці за попередній, тобто у червні за травень, у травні – за квітень і т.д. Працівник іде у відпустку у червні 2020 року. Розрахунковий період червень 2019 – травень 2020.
За нормальних обставин у дохід при розрахунку відпускних:
- потрапляє премія за квітень;
- не потрапляє премія за травень, так як вона нараховується у червні і була включена до відомості нарахування зарплати саме у червні 2020 року.
Однак, бухгалтер не нарахував у травні премію за квітень. Помилку виправили у червні 2020 року. З таких обставин при розрахунку відпускних НЕ враховуються ОБИДВІ премії – і за квітень, і за травень. Чому? До відомості нарахування заробітної плати донарахована премія за квітень у даній ситуації потрапляє не у травні, а у червні 2020 року. Отже за правилами абз. 1 п. 3 Порядку № 100 не включаються до розрахунку відпускних.
Проте, якщо працівник піде у відпустку у липні 2020 року, то тоді слід включити у розрахунок
премії за квітень і травень, так як про відомості вони пройшли у червні 2020 – останнього місяця нового розрахункового періоду (липень 2019 – червень 2020).
Не провели коригування відпускних, коли підвищили оклад
Якщо у розрахунковому періоді посадові оклади (тарифні ставки) підвищували всім працівникам, маєте відкоригувати середній заробіток на коефіцієнт підвищення. Так приписує п. 10 Порядку № 100. Щоб розрахувати цей коефіцієнт, поділіть посадовий оклад працівника після підвищення на оклад, що був раніше (лист Мінпраці від 24.10.2008 р. № 696/13/84-08).
Відкоригувати маєте всі виплати, що враховуєте під час обчислення середньої зарплати.
Коефіцієнт підвищення посадових окладів розраховуйте окремо для кожного працівника, якщо оклади (ставки) підвищили:
- усім працівникам підприємства;
- коли таке підвищення було лише окремим працівника чи по окремих підрозділах (лист Мінсоцполітики від 22.03.2019 р. № 382/0/206-19);
- у розрахунковому періоді або в періоді, коли за працівником зберігали середній заробіток (п. 10 Порядку № 100);
- згідно з колдоговором чи угодою (лист Мінпраці від 04.04.2006 р. № 260/13/84-06) або за спільним рішенням виконавчого органу підприємства і профспілки (постанова ВСУ від 07.10.2015 № 6-573цс15).
Зверніть увагу, що коригування відпускних проводиться незалежно від того, чи передбачена така дія у колективному договорі.
Не коригуйте зарплату:
- в місяці розрахункового періоду, коли її підвищили;
- якщо посадовий оклад підвищили у зв’язку з переведенням працівника на іншу вищеоплачувану роботу, присвоєнням вищого розряду (лист Мінпраці від 04.04.2006 № 260/13/84‑06).
Зверніть увагу, що у ситуації вибіркового підвищення окладів (коли підвищили та не всім), думка Мінсоцполітики насьогодні – треба коригувати. Це суперечить колишній позиції, яка була викладена у листі Мінпраці від 05.12.2005 № 06-4/165. Однак, Мінсоцполітики має рацію, адже у Порядку № 100 ніяких виключень щодо ситуації вибіркового підвищення окладів немає. Отже, якщо раптом на підприємстві таким чином уникали коригування (підвищували оклади по підрозділах, окремим працівникам у певній послідовності), то можете наразитися на штраф з боку інспекторів Держпраці. І вони розглядають це не як порушення мінімальних державних гарантій з оплати праці (штраф 2 мінімальні зарплати, 9446 грн – 2020 рік), а не як “інші порушення” (1 мінімальна зарплата, 4723 грн – 2020 рік).
Якщо ви комерційне підприємство і маєте скруту з фінансами, можете зменшити коефіцієнт коригування. Для цього потрібно видати наказ (розпорядження) по підприємству. Однак, це не означає, що взагалі можна не проводити коригування. Воно має бути у будь-якому разі тільки на меншу суму. Інспектор з праці перевірить обґрунтування та узгодження таких дій з профспілкою, а якщо такої немає – з трудовим колективом, наприклад на загальних зборах трудового колективу. Керівник не має у даному питанні приймати одноосібні рішення. Крім того, обґрунтувати таке зниження слід, наприклад зниженням рентабельності обсягів виробництва чи недостатністю обігових коштів (листи Мінсоцполітики від 10.05.2018 року № 766/0/101-8 та від 17.05.2018 року № 838/0/101-18).
Детальніше про коригування відпускних у матеріалі Коригування відпускних 2020.
Приклад 7. Не провели коригування. Працівник іде у відпустку у червні 2020 року. Розрахунковий період – червень 2019-травень 2020. У січні було підвищення окладів на 20% працівника відділу збуту. Бухгалтер не провів коригування доходу за червень 2019-грудень 2020 на коефіцієнт 1.2, аргументуючи це тим, що оклади підвищили не всьому підприємству.
Можливий штраф з боку Держпраці за порушення п. 10 Порядку № 100, так як він не містить таку у ситуацію у виключеннях. Середньоденний заробіток був занижений.
Неправильно розрахували середню зарплату внутрішньому суміснику
Мається на увазі, коли бухгалтер переплутав доходи працівника:
- за основним місцем (основною посадою);
- за сумісництвом (посада за сумісництвом) на тому ж підприємстві.
Наприклад, премія могла по одній посаді бути, а по іншій ні.
Робочий рік і стаж для відпустки, розрахунковий період і середню зарплату, а також суму відпускних для внутрішніх сумісників визначайте за тією посадою (професією), яку вони обіймають за сумісництвом.
Увага! Внутрішнім сумісникам присвоюйте інший табельний номер. Відкривайте для них окрему особову картку (за типовою формою № П-2), у якій обліковуйте відпустки, надані саме на роботі за сумісництвом.
Не вручили працівникові повідомлення про дату початку відпустки
Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки. Зробити це треба не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 КЗпП; ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Відсутність такого повідомлення інспектори Держпраці розглядають як порушення “інших вимог трудового законодавства”, за що штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати (4723 грн у 2020 році).
Форму повідомлення про дату початку відпустки законодавство не встановлює. Тож розробіть таку форму на свій розсуд. Включіть до неї обов’язковий реквізит — місце для підпису працівника про ознайомлення.
Отже, повідомити працівника про відпустку можете у два способи:
- вручіть повідомлення про дату початку відпустки; або
- ознайомте працівника під підпис із наказом про надання йому відпустки. Наказ видайте щонайменше за два тижні до початку відпустки.
Подання повідомлення застосовується тільки щодо основної щорічної та додаткової щорічної відпустки. На соціальні відпустки повідомлення не роблять.
Неправильно оформлена заява на відпустку
Якщо працівник іде у відпустку за графіком, він може не подавати заяву про надання відпустки. Якщо він хоче скористатися відпусткою в інший час, нехай напише заяву про надання відпустки, зазначивши в ній конкретний строк.
Строку подання заяви законодавство також не встановлює. Але відпускні працівникові потрібно виплатити не пізніше як за три календарних дні до початку відпустки. Тому і заяву працівник має написати не пізніше ніж за чотири календарних дні до початку відпустки (лист Мінпраці від 26.06.2009 № 155/13/116-09). Заяву працівник пише у довільній формі.
Якщо працівник написав заяву а такий термін, що бухгалтер навіть фізично не може організувати йому розрахунок і виплату відпускних у 3-денний термін до відпустки, то бажано прослідкувати, щоб у заявах таких “швидких” працівників була фраза: “Прошу оплатити надану відпустку в найближчий строк виплати зарплати (авансу)”. Це убереже від штрафу за порушення термінів виплати відпускних, наприклад у ситуації, коли працівник іде у відпустку завтра, а заяву подав сьогодні. Або ж інший поширений вихід з ситуації – заява заднім числом, якщо це дозволяє ситуація.
Отже, якщо на підприємстві відпустки надають на підставі наказів, ознайомте працівника з таким наказом під підпис за два тижні до початку відпустки. Тоді вручати йому повідомлення про дату початку відпустки не обов’язково.
Незаконно відкликали працівника з відпустки
Відкликати працівника із відпустки можна лише для:
- відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків;
- відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства, установи, організації.
Є також обов’язкові умови, яких маєте дотримати. А саме:
- працівник погодився вийти з відпустки достроково;
- основна безперервна частина відпустки (до відкликання чи після нього) не менша за 14 календарних днів.
Подбайте також про належні документи, якщо відкликаєте працівника із відпустки. Має бути відповідний наказ на підставі доповідної або службової записки керівника підрозділу. У записці потрібно обґрунтувати відкликання працівника. У наказі обов’язково зазначте підстави відкликання: норму закону і документ (доповідна чи службова записка).
Наказ видайте після того, як отримали згоду працівника перервати відпустку. Ознайомте працівника з наказом під підпис. Законодавство про працю не визначає способу, як і коли повідомити працівника про відкликання з відпустки. Не визначає також, у якій формі працівник має висловити свою згоду на відкликання з відпустки. Звісно, лише письмова згода має вагоме доказове значення. Тож зафіксуйте згоду працівника на відкликання з відпустки:
- або його письмовою заявою;
- або окремим записом у наказі.
Відкликання із щорічної відпустки оформлюйте наказами з особового складу. Строк зберігання таких наказів — 75 років.
Працівника вважають відкликаним із відпустки із дня, коли він вийшов на роботу, незалежно від дати ознайомлення з наказом. Його працю оплачуйте з урахуванням суми, яку нарахували в оплату невикористаної частини відпустки. Отже, обчислюйте зарплату працівника з урахуванням суми відпускних, що припадає на невикористану частину відпустки та доплатіть йому різницю, якщо вона виникла.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
