Оренда у фізособи за готівку: як ФОП підтвердити витрати

Фізичні особи — підприємці зобов'язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Облік доходів і витрат може вестися в паперовому або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет (п. 177.10 Податкового кодексу України; ПК).

Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами-підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність та Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами-підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджені наказом Мінфін від 13.05.2021 № 261 (далі — Порядок).

Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів, робіт, послуг (пп. 6 п. 1 розд. ІІ Порядку № 261).

Квартальна Об’єднана звітність для ФОП

Первинний документ — це документ, створений у письмовій або електронній формі, який містить відомості про господарську операцію. Таке визначення наведено в:

• Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV;
• Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

Відтак, ФОП як податковий агент при оплаті товарів, робіт, послуг (оренди та інше) у готівковій формі іншій фізичній особі — продавцю (виконавцю робіт, послуг), що не зареєстрована як самозайнята особа, може підтвердити понесені витрати:

• договорами та актами закупки (виконаних робіт, наданих послуг), складеними на його ім'я та фізичної особи-продавця (виконавця робіт, послуг);
• платіжними документами, що підтверджують факт утримання ПДФО (військового збору) та перерахування його до бюджету;
• відомостями з Податкового розрахунку.

Джерело: ДПС у Вінницькій області