Ремонт орендованого приміщення: облік

Орендна плата нижча за амортизацію ОЗ: оцінюємо податкові ризики

Бухгалтерський погляд на ремонт орендованого приміщення

Перед тим, як щось проводити в обліку щодо ремонту бухгалтер має дати відповідь собі на питання: що це за ремонт? Тут важливий не технічний бік справи, а суто економічний. Технічні деталі не грають вирішальної ролі. Підхід однаковий як для власного приміщення, так і орендованого. 

Так, за існуючими технічними стандартами ремонт приміщення може бути визнаний як поточним, так і капітальним. Вирішальним тут є технічна складність ремонту. На це є спеціальні технічні стандарти (ДСТУ), які мають знати будівельники. Однак в обліку за НП(С)БО існують всього два варіанти обліку витрат на ремонт основних засобів, здійснених за рахунок їх утримувача (орендаря):  

• визнати витрати у звітному періоді, у якому вони понесені. Це значить віднести ремонтні витрати на рахунки 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 949 «Інші витрати операційної діяльності», 91 «Загальновиробничі витрати», 23 «Виробництво» в залежності від напряму використання приміщення у господарській діяльності орендаря;
• збільшити вартість орендованого приміщення як об’єкта основних засобів. Це значить відобразити на ремонт по субрахунку 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів» й потім збільшити балансову вартість орендованих основних засобів на субрахунку 117 «Інші необоротні матеріальні активи» (див. Інструкцію до Плану рахунків).

І ці два «бухгалтерські» варіанти не завжди можна пов’язати з поняттями поточного і капітального ремонту за ДСТУ. Так, капітальний ремонт не обов’язково призводить до збільшення вартості основних засобів в обліку. Крім того, можливий навіть змішаний варіант обліку по одному й тому ж ремонту:  частина витрат – на збільшення вартості приміщення, а інша – на поточні витрати періоду. Як у цьому розібратися?

Увага: витрати на модернізацію, модифікацію, добудову, дообладнання, реконструкцію орендованих приміщень, які призводять до збільшення економічних вигод від їх використання, формують окремий новий об’єкт основних засобів – по рахунку 117 «Інші необоротні матеріальні активи».

Бухгалтеру потрібно дати відповідь лише на одне питання, до якого спонукає п. 15 НП(С)БО 7 «Основні засоби»:  чи призводять дані ремонтні роботи до зростання економічних вигод від майбутнього використання відремонтованого приміщення?

При цьому таку відповідь треба дати  по кожному пункту кошторису витрат на ремонт, так як кошторис може включати обидва типи ремонтних витрат.

Строк корисного використання ОЗ: як визначати і коли переглядати

Щоб узяти на баланс об’єкт ОЗ, визначте строк його корисного використання. Адже від нього залежить, протягом якого часу об’єкт амортизуватиметься в обліку й, відповідно, впливатиме на фінрезультат підприємства. Стаття допоможе визначити строк корисного використання і вчасно його переглянути

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Поточний ремонт орендованого приміщення і поліпшення

Згадані два способи обліку витрат на ремонт відповідають двом видам ремонтів з економічної точки зору: поточний ремонт і поліпшення. Різницю між ними наведено нижче.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Окремий підхід до кожної статті витрат на ремонт

Зверніть увагу, що в одному кошторисі можуть бути одразу 2 типи витрат. Наприклад, проводиться капітальний ремонт орендованого адміністративного приміщення за рахунок орендаря, в ході якого:

1. відбулася заміна системи опалення, утеплення приміщення;
2. потім пофарбували стіни, поклеїли шпалери й замінили лінолеум.

У цьому випадку витрати треба розділити:

• заміна опалення й утеплення – це витрати на створення нового основного засобу, які слід направити на субрахунок 117;
• фарбування стін, шпалери та лінолеум – це витрати періоду, у даному випадку рахунок 92 «Адміністративні витрати».

Однак, якщо всі ремонтні витрати компенсує орендодавець, то тоді і перший, і другий з наведених витрат відносимо на собівартість послуг – рахунок 23 «Виробництво» з подальшим продажем результату орендодавцю.

Увага: аналізуємо кожний пункт кошторису на питання економічного результату таких витрат.

Однак відповідь щодо певних конкретних витрат може бути й не така однозначна. У такому разі останнє слово – за керівником підприємства, так як саме у його наказі на проведення ремонту слід визначити мету його проведення, наприклад підтримка експлуатаційних властивостей приміщення чи його утеплення і зменшення витрат на опалення. У першому випадку зростання економічних вигод немає, а у другому – є.

Юридичні аспекти ремонту орендованого приміщення: хто кому винен

На облік ремонту впливає й юридичний бік справи: за чий рахунок відбувається ремонт? Так, якщо ремонт відбувається за рахунок орендодавця, коли він компенсує орендарю всі витрати, то тоді це за своєю суттю є  надання орендарем орендодавцю послуги. У даному разі послуга полягає в організації ремонтних робіт для орендодавця.  Хто й що має ремонтувати має бути визначено договором оренди. Зазвичай існує така практика:

• поточний ремонт здійснюється за рахунок орендаря, так як за договором оренди у нього є зобов’язання підтримувати приміщення у належному стані та повернути його орендодавцю з такими ж властивостями які були до оренди (ч. 1 ст. 776 ЦКУ);
• капітальний ремонт – за рахунок орендодавця (ч. 2 ст. 776 ЦКУ);
• поліпшення (модифікація, модернізація, реконструкція) – за узгодженням обох сторін. Орендарю необхідна згода орендодавця (ст. 778 ЦКУ). І тут слід бути виваженим – якщо орендар зробив поліпшення без згоди з орендодавцем та не може їх відокремити, то тоді він не отримує права на відшкодування вартості такого ремонту (ч. 5 ст. 778 ЦКУ).

Якщо орендар отримує компенсацію від орендаря, то її отримання бажано оформити актом виконаних робіт/наданих послуг. Це також бажано передбачити договором оренди. Крім того, слід звернути увагу, що у ЦКУ одночасно існують 3 види ремонтів: поточний, капітальний і поліпшення. Чітка межа між ними у кодексі не проведена. Отже, керуємося описаним вище «бухгалтерським» підходом за НП(С)БО 7.

Компенсація витрат на комуналку за відсутності договору оренди

Стаття допоможе отримати відшкодування комунальних та експлуатаційних послуг від орендаря нерухомості, якщо орендодавцем є інша особа. Експерт пояснив, як оформити договір і як кодувати таку послугу у податковій накладній

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Коли поліпшення орендованого приміщення – це новий основний засіб

Нагадуємо, що орендовані основні засоби на балансі орендаря не відображаються. Отже, збільшити їх вартість напряму бухгалтер не може. Вихід з цього один – створення так званого об’єкта поліпшення, окремого основного (дещо «віртуального») основного засобу за субрахунком 117, який уже неодноразово згадувався. Про це прямо вказано в Інструкції до плану рахунків. Умова – цей ремонт був за рахунок орендаря, а не орендодавця.

По такому об’єкту потім треба обрати строк корисного використання і метод амортизації. Логічно, аби це були очікуваний строк оренди та прямолінійний метод. Підприємства-єдиноподатники та платники податку на прибуток, які не визначають податкових різниць, можуть так і вчинити. Це ж саме стосується малодоходників загальної системи оподаткування.

 Однак підприємствам-великодоходникам на загальній системі,  які визначають податкові різниці, слід звернути увагу на вимоги ПКУ.  Чому? Аби не створювати зайвих податкових різниць, так як податківці рекомендують такі «віртуальні» об’єкти у вигляді поліпшень  об’єктів оренди відносити у групу «Інші основні засоби», тобто групу 9 (лист ДФСУ від 19.03.2018 р. № 1092/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

По групі 9 у ПКУ встановлений мінімальний строк 12 років (пп. 138.3.3 ПКУ).

Щоправда для групи 9 з 23.05.2020 р. надана можливість використати прискорений строк амортизації – 5 років для об’єктів, які вводяться у експлуатацію з 01.01.2020 по 31.12.2030 р. (п. 43-1 Підрозд. 4 Перехідних положень ПКУ).  Однак тут є декілька «але…». По-перше, це лише право, а не обов’язок. По-друге, у ПКУ вказано на такі умови:

• ОЗ не були у використанні;
• ОЗ повинні використовуватися у власній господарській діяльності та не можуть продаватися або надаватися в оренду іншим особам.

Щодо об’єкту ОЗ «поліпшення орендованого об’єкта» не все так однозначно:

• сам об’єкт оренди фактично був у використанні;
• поліпшення при поверненні об’єкта будуть рано чи пізно передані разом з об’єктом орендодавцю. Податківці можуть розглядати це як порушення умови використання об’єкта у «власній господарській діяльності». Так чи інакше, оренда тимчасова й об’єкт треба буде повертати;
• виникають питання у трактуванні умови відсутності надання в оренду, адже поліпшення було саме орендованого об’єкта.

Отже, ризикувати з прискореною амортизацією таких об’єктів не варто. Якщо є бажання прискореної амортизації рекомендуємо звернутися за індивідуальною податковою консультацією до ДПС.

Увага: платникам податку на прибуток – великодоходникам, аби уникнути  зайвих податкових різниць, строк корисного використання на об’єкти поліпшень бажано обрати не більше 12 років.

Податковий облік ремонту орендованого приміщення

Облік витрат на ремонт орендованого приміщення. Нюанси податкового обліку ремонту орендованого приміщення наступні:

• орендар має право на податковий кредит для ремонтних витрат на загальних підставах, якщо ремонт був приміщення, яке використовується у господарській діяльності (п. 198.3 ПКУ);
• якщо орендар отримує компенсацію витрат від орендодавця, то нараховує податкове зобов’язання (пп. «б» п. 198.5 ПКУ);
• якщо орендар відремонтував приміщення за власний рахунок, а орендодавець йому нічого не відшкодовував, а потім приміщення повертається орендарем разом з проведеними поліпшеннями, то така ситуація прирівнюється до дарування (п. 187.1 ПКУ, лист ДФСУ від 06.02.2017 р. № 2101/6/99-99-15-03-02-15). За наведеним роз’ясненням податківців орендар нараховує податкове зобов’язання виходячи з вартості придбаних товарів, робіт, послуг на здійснення ремонту. Проте логічніше було здійснити це на залишкову вартість об’єкта поліпшення у місяці повернення, що дає менший ПДВ. Краще у такому спірному випадку підприємству звернутися за індивідуальною податковою консультацією до ДПС, аби не переплачувати ПДВ;
• якщо орендодавець – фізична особа (не підприємець), а  орендар здійснив ремонт, який така фізична особа не компенсувала, то тоді для неї виникає додаткове благо у вартості таких поліпшень (ознака доходу «126» у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку,  пп. 164.2.17 ПКУ). Також треба утримати й сплатити ПДФО та військовий збір.

Через які додаткові блага роботодавцеві доведеться судитися з податківцями

Роботодавці інколи намагаються покращити умови праці для працівників, але це може спричинити для них неочікувані штрафи. Підкажемо, що податківці вважають додатковим благом і чи можна уникнути податкових ризиків, коли надаєте працівникам додаткові послуги або товари

ПІДКАЗКИ ЕКСПЕРТА

Ремонт орендованого приміщення проводки

Бухгалтерські проведення з ремонту орендованого приміщення будуть такі: