Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників, штатний розпис (ч. 3 cт.64 ГК).
Трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані за ініціативою власника або уповноваженого ним органу у разі змін в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників (п. 1 ч. 1 cт. 40 КЗпП). І так скорочення штату працівників без штатного розпису зробити неможливо, він є необхідним документом для звільнення працівників у зв’язки з вказаними умовами. Отже для дотримання норм трудового законодавства без штатного розпису не обійтися.
Штатний розпис — це документ, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників (лист Мінсоцполітики від 27.06.2007 № 162/06/187-07 «Щодо штатного розпису»). У штатному розпису містяться назви посад, чисельність персоналу і оклади по кожній посаді. Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису проводиться шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.
Питання, пов’язанi з облiком штатних працiвникiв, регулюються наказом Держкомстату вiд 28.09.2005 № 286 «Про затвердження Інструкцiї зi статистики кiлькостi працiвникiв», дiя якого поширюється на всiх юридичних осiб, їх фiлiї, представництва та iншi вiдокремленi пiдроздiли, а також на фiзичних осiб - пiдприємцiв, що використовують найману працю.
Розробляти штатний розпис варто на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинна структура і чисельність, положення з оплати праці) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Класифікатора професій ДК 003-2010 (назви посад і професій мають відповідати назвам у Класифікаторі).
Для бюджетних установ типова форма затверджена наказом Мінфіну вiд 28.01.2002 № 57. Ось ці дві форми: звичайна форма, типова форма.
Період дії штатного розпису можна не вказувати. Якщо не вказати період його дії, то можна застосовувати його впродовж всієї діяльності підприємства до внесення до нього змін і доповнень.
Обмеження відносно терміну затвердження штатного розпису є лише для бюджетних установ — вони затверджують свої штатні розписи в місячний строк з початку року (абзац 1 п. 45 постанови КМУ вiд 28.02.2002 № 228 «Пpо затвердження Порядку складання, рoзгляду, затвердження i основних вимог дo виконання кошторисів бюджетних установ»).
Інші (небюджетні) працедавці переглядають і затверджують штатні розписи при необхідності.
Штатний розпис затверджують наказом керівника підприємства, який складають у довільній формі. Головне, що має бути вказане в наказі, — це дата, з якою передбачено введення в дію штатного розпису. Вона може відрізнятися від дати видання наказу або збігатися з нею. «Заднім числом» ввести в дію штатний розпис не можна — це єдине обмеження. Не встановлюйте в штатному розписі різну зарплату для однакових посад.
Перший екземпляр зaтвердженого штатного розпису залишається в кaнцелярії, а копії прямують у відділ кадрів для набору працівників і складання звітів, та в бухгалтерію — для нарахування зарплати.
Протягом року до штатного розпису може бути внесено зміни в разі введення (виведення) штатних одиниць, змін розміру посадових окладів, а також змін суттєвих умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо).
Якщо в штатному розписі відсутні вакантні посади, то працедавець не може прийняти на роботу нових працівників.
Зміни до штатного розпису вносяться на підставі наказу по підприємству, в якому повинні бути висвітлені причини внесення цих змін.
Практикують два способи внесення змін до штатного розпису:
1.Видати наказ про внесення змін до штатного розпису, перерахувавши зміни в тексті цього наказу.
2.Затвердити наказом новий штатний розпис.
Наказ про внесення змін складають у довільній формі. У ньому вказують підстави змін і конкретну дату, з якою зміни набирають чинності.
Підстави внесення змін в штатний розпис у цьому наказі можуть бути різними, наприклад:
1.оптимізація організаційної структури підприємства;
2.реорганізація підприємства;
3.зміна обсягів діяльності;
4.проведення заходів, направлених на поліпшення діяльності підприємства або його підрозділів.
Звільнення працівника, окрім скорочення штату, наприклад, у зв’язку із зміною обсягів діяльності, не є підставою для видалення зі штатного розпису посади, яку займав цей працівник.
Кількість і періодичність змін штатного розпису протягом поточного року не обмежена.
Якщо це пов’язано зі змінами істотних умов праці, то кожен працівник, якого це стосується, має бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці (cт. 32 і 103 КЗпП).
Є три терміни зберігання штатних розписів та переліків змін до них за місцем складання і затвердження:
1.На державних і комунальних підприємствах, в діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (пп.«а» п. 37 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, який затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, далі — Переліку №578), вказані документи підлягають вічному зберіганню.
2.На державних і комунальних підприємствах, де не створюються документи Національного архівного фонду термін зберігання складає 75 років.
3.У всіх інших працедавців такий термін складає три роки (пп.«б» п.37 вищевказаного Переліку № 578); так само 3 роки повинні зберігатися проекти штатних розписів і документи (довідки, пропозиції, виводи) по їх розробку (п.58 Переліку №578).
