⚡️ Електронні трудові книжки: врахуйте це прямо зараз
Ведення табельного обліку робочого часу на підприємствах, в установах й організаціях регулюється наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
Наказом № 489 затверджує типову форму № 5 «Табель обліку використання робочого часу», в якій фактично й ведеться облік робочого часу. Вона носить рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. При необхідності форму можна доповнити іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.
Можна застосовувати й іншу форму табеля обліку робочого часу, але при цьому обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці (лист Держстату від 12.01.2012 № 9/4-10/9).
Табель обліку робочого часу ― це підстава для нарахування працівникам зарплати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат. Складений і підписаний відповідальною за ведення табеля особою та погоджений керівником організації табель подається до бухгалтерії.
Зарплату виплачують працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колдоговором або нормативним актом роботодавця, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а в разі відсутності таких органів – представниками, обраними і уповноваженими трудовим колективом), але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 к. дн., та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Вiдповiдно табель обліку використання робочого часу заповнюється двiчi на мiсяць:
- за першу половину мiсяця – для нарахування авансових платежiв;
- за весь мiсяць – для розрахунку зарплати за мiсяць.
Наприкiнцi мiсяця в табелi обліку використання робочого часу пiдраховується загальна кiлькiсть вiдпрацьованих днiв i днiв неявок на роботу. Табель подається до бухгалтерiї завчасно для своєчасного розрахунку зарплати.
Підприємство, установа, організація для обліку робочого часу самостійно має визначати осіб, відповідальних за ведення обліку використання робочого часу працівниками та оформлення табелів; посадових осіб, які мають засвідчувати своїми підписами інформацію, зазначену в табелях; строки подання табелів на підпис відповідним посадовим особам; строки подання табелів до бухгалтерії для нарахування заробітної плати; порядок унесення до табеля відомостей про нових працівників та вилучення з нього відомостей про звільнених працівників; правила та порядок присвоєння працівникам табельних номерів; правила і порядок коригування відомостей про фактичну роботу та відсутність працівників на роботі.
Якщо працівників небагато, табель обліку використання робочого часу, як правило, ведуть фахівці бухгалтерії і складають його в одному екземплярі за два-три дні до розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.
На великих підприємствах табель обліку використання робочого часу ведуть кадровики або навіть вводиться до штату така посада як табельник (коли багато цехів, структурних підрозділів, різні умови робочого часу тощо). Також ці функції можуть покладатися на керівників підрозділів чи їхніх підлеглих.
Підписує заповнений табель обліку використання робочого часу відповідальна особа (бухгалтер, кадровик або табельник) чи керівник структурного підрозділу. Але порядок його складання та затвердження підприємство визначає самостійно відповідно до своїх локальних нормативних документів. Тому доцільно на підприємстві розробити окреме Положення про ведення табельного обліку, оскільки на законодавчому рівні не затверджено відповідних положень чи роз’яснень.
Роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку (ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці»).
При цьому роботодавця не можуть притягти до відповідальності за відсутність табелів обліку використання робочого часу, якщо забезпечено облік використання робочого часу в інший спосіб.
За матеріалами Управління Держпраці у Львівській області
