Вказані вимоги викладені у:
- статті 47 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 № 3425-XII;
- главі 8 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мінюсту від 22.02.2012 № 296/5.
Так, нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи. Крім того, не приймають документи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.
Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаєте для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом відповідної посадової особи і печаткою установи, підприємства або організації (у разі наявності) чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення робіть таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи закреслене.
Не приймають:
- порвані документи;
- документи, викладені на двох і більше окремих аркушах. За умови, що аркуші не з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності, не пронумеровані і не скріплені підписом відповідної посадової особи та печаткою юрособи (у разі наявності), яка видала документ.
Це не стосується випадків, коли такі документи видані (отримані) за допомогою єдиних та державних реєстрів, відомості яких обов’язково використовує нотаріус під час вчинення нотаріальної дії.
Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко. Дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, повинні позначатись хоча б один раз словами. А назви юросіб та їх ідентифікаційний код за даними ЄДР - без скорочень із зазначенням їх місцезнаходження. Прізвища, імена та по батькові фізосіб, їх місце проживання та ідентифікаційний номер за даними ДРФОПП, крім уповноважених представників юросіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами, — із зазначенням дати їх народження.
Наприкінці року саме час зазирнути до наказу про облікову політику та переглянути її не лише на актуальність, але й врахувати «воєнні» нюанси, що впливають на діяльність підприємства. Про все — поговоримо на вебінарі
Нотаріус перевіряє справжність кожного аркуша документа, який викладений на спеціальних бланках нотаріальних документів та подає для вчинення нотаріальних дій, за допомогою Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів згідно з Порядком ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженим наказом Мінюсту від 04.11.2009 № 2053/5.
Інформаційна довідка про перевірку спеціального бланка нотаріального документа долучається до примірника нотаріального документа (договору, довіреності, свідоцтва тощо), який зберігається у справах нотаріуса.
Бланки, відомості про витрачання яких внесли до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів безпосередньо перед вчиненням нотаріальних дій з використанням документів, викладених на цих бланках, вважають перевіреними для вчинення наступних (за реєстровими номерами) нотаріальних дій.
У разі якщо документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення їх цілісності, із зазначенням кількості прошитих (прошнурованих), пронумерованих і скріплених аркушів, з проставлянням підпису та печатки нотаріуса.
