Пенсійний Фонд назвав найпоширеніші помилки, яких припускаються бухгалтери під час створення е-лікарняних
Як відомо, із 1 червня 2021 року впровадили електронну форму листків непрацездатності, що формуються на підставі медичних висновків про тимчасову непрацездатність. Це передбачає Порядок організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, відповідно до постанови КМУ від 31.03.2021 № 323 (далі — ЕРЛН).
За час функціонування ЕРЛН виявили типові помилки, які унеможливлюють створення е-лікарняного на підставі медичного висновку щодо тимчасової непрацездатності.
1. Помилка «Непрацездатну особу не знайдено в Реєстрі застрахованих осіб».
Фіксується, якщо у Реєстрі застрахованих осіб відсутня персональна електронна облікова картка застрахованої особи (ПЕОКЗО) з вказаним у медичному висновку реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) або паспорта (у разі відмови від використання РНОКПП):
- у декларації пацієнта невірно внесли РНОКПП або паспортні дані – потребує коригування декларації у медичній системі;
- особа ніколи не мала статусу застрахованої особи, отримувача пенсії, регресних виплат, допомоги по безробіттю тощо з часу впровадження Реєстру застрахованих осіб, тому не створили ПЕОКЗО, — у такому випадку не потребує подальших дій.
⚡ Лікарняні: нарахування і оплата
2. «Помилка однозначного пошуку в РЗО / Перевірте коректність ПІБ та документ».
Така помилка обумовлена невідповідністю паспортних даних та/або прізвища, ім’я, по батькові у Реєстрі застрахованих осіб й електронному кабінеті пацієнта.
Найчастіше така ситуація виникає у разі отримання застрахованою особою нового паспорту у вигляді ID-картки, часто зі зміною ПІБ. У Реєстрі застрахованих осіб при цьому залишаються застарілі дані щодо паспорта або вони взагалі відсутні (до ПЕОКЗО особи не надходила інформація щодо паспортних даних у рамках інформаційного обміну з іншими реєстрами).
З метою актуалізації даних про особу необхідно подати до територіального органу ПФУ особисто (через представника) Анкету застрахованої особи та документи, що ідентифікують та підтверджують інформацію про особу.
Також існує більш зручніший спосіб — надати анкету дистанційно за допомогою засобів вебпорталу ПФУ. Для цього застрахованій особі необхідно увійти до особистого кабінету вебпорталу ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua) за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). В розділі «Комунікації з ПФУ» потрібно обрати «Анкета для зміни даних в Реєстрі застрахованих осіб», заповнити всі реквізити електронного бланка анкети відповідно до актуальних документів та прикріпити скан-копії паспорта, РНОКПП (за наявності), підписати за допомогою КЕП та відправити до ПФУ.
Дані Реєстру застрахованих осіб відповідно до поданої Анкети та доданих до неї документів змінюють на підставі наказу керівника відповідного територіального органу ПФУ у п’ятиденний строк.
Зверніть увагу, що інформація про персональні дані застрахованої особи завжди повинна бути актуальною та ідентичною як у Реєстрі застрахованих осіб, так і в інформаційній системі охорони здоров’я.
3. Помилка при реєстрації медичного висновку «Відсутня інформація про трудові відносини на дату початку періоду непрацездатності».
Це пов’язано насамперед з якістю та своєчасністю звітування роботодавців за своїх працівників.
При прийнятті особи обов’язково потрібно у встановлені терміни (напередодні початку трудових відносин) подавати повідомлення про прийняття на роботу за будь-якими типами трудових договорів (з трудовою книжкою, без неї, договір цивільно-правового характеру тощо).
При формуванні звітів щодо ЄСВ потрібно ретельно перевіряти дані про РНОКПП, а для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття РНОКПП і мають відмітку у паспорті, паспортні дані, вказані у звіті. Вказуєте:
- паспорт у формі книжечки за форматом БКNNXXXXXX, де БК — константа, що вказує на реєстрацію за паспортними даними; NN — дві українські літери серії паспорта (верхній регістр); XXXXXX — шість цифр номера паспорта (з ведучими нулями);
- паспорт у формі ID-картки, які мають відмітку «відмова», — ПХХХХХХХХХ, де П — константа, що вказує на реєстрацію за паспортними даними; ХХХХХХХХХ — дев’ять цифр номера паспорта).
У разі переведення працівників на інші посади у Додатку 5 до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок) потрібно вказувати тільки дати початку роботи на новій посаді з проставлянням ознаки «1» у графі «Переведено, призначено на іншу посаду або роботу, переміщено до іншого підрозділу». Якщо зазначити дату припинення на попередній посаді та підстави про звільнення, то це призведе до помилки формування е-лікарняного.
Також необхідно звернути увагу на правильне формування Додатку 5 щодо осіб, які тривалий час знаходяться у соціальних відпустках по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (код категорії 5) або шестирічного віку (код категорії 4). Алгоритм створення е-лікарняних передбачає тотожність опрацювання даних про такі відпустки, пізніше припинення коду категорії 4 при відкритому раніше коді категорії 5 або навпаки призводить до відсутності формування листка непрацездатності (зокрема, щодо вагітності та пологів). Таким чином, для формування е-лікарняного необхідно, щоб періоди соціальних відпусток з кодами категорій 4 або 5 були діючими (відсутня дата припинення).
У 2025 році Податкові розрахунки подають щомісяця. Якщо страхувальник не подав або подав з помилками таку звітність, наступного дня після граничного терміну її подання створення листка непрацездатності по особі, яку не звільнили у попередньому звітному періоді, буде неможливим з причини вказаної вище помилки.
4. Помилка «Не знайдено запис про тимчасову непрацездатність з EXTERNAL_ID=ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ».
Фіксують у разі продовження випадку тимчасової непрацездатності або скасування попереднього медичного висновку, на підставі якого не створили електронний листок непрацездатності або який не надсилали до ЕРЛН. При такій помилці необхідно усунути причини та забезпечити відправлення лікарем вказаного у помилці медичного висновку. Після створення е-лікарняного повторно відправити наступний.
За інформацією ПФУ у Луганській області
