бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Як оформити цивільно правовий договір (договір підряду), на що слід звернути увагу, на що звертає увагу при їх перевірках Держпраці, цивільно правовий договір податки, облік винагороди, приклади розрахунку податків для виконавця оформленого і неоформленого як ФОП
Договір цивільно-правового характеру (договір ЦПХ), або як його ще називають цивільно правовий договір (ЦПД) – це договір підряду, який може укладатися між фізичною особою та підприємством чи підприємцем з приводу виконання певних робіт чи надання послуг. Ці відносини регулює не КЗпП, а Господарський кодекс (ГК). Такі відносини не розглядаються як трудові, однак, у перевірках інспектори Держпраці воліють знайти порушення, які б дали змогу перекваліфікувати фактично існуючі відносини фізособи та роботодавця на трудові та виписати всім відомий уже штраф у 10 мінімалок за неоформлення трудових відносин, що у 2024 році складає чималу суму для більшості роботодавців – з 01.01.2024 – 71 000 грн, з 01.04.2024 – 80 000 грн (ст. 265 КЗпП). І це за кожну неоформлену особу. До юридичних осіб та ФОП, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку 1-3 груп, застосовується попередження.
Увага: ключова відмінність трудового договору від договорупідряду – предметом договору є певний результат роботи, а не процес праці чи певні функції виконавця. І ніяких авансів, відпусток, регулярної оплати, 40 годин і трудового розпорядку.
Не намагайтеся заощаджувати на витратах на оплату праці за рахунок цивільно-правових договорів. Це ризикова справа: небезпечно. Інспектори праці за найменших сумнівів визнають такі договори трудовими і штрафують роботодавців. Ми проаналізували судові рішення і склали список головних заборон для цивільно-правового договору (ЦПД).
Від трудового цивільно-правовий договір відрізняється таким:
предметом договору є певний конкретний результат праці, а не постійні функції виконавця. Наприклад, «установка програми Microsoft Office», «складання Податкового розрахунку сум доходу за І квартал 2024 року», «складання Податкової декларації з ПДВ за січень 2024 року», «здійснити вологе прибирання приміщення адмінофісу 20.01.2024 (субота)». Неправильно у ЦПД зазначати, що «особа обслуговує комп’ютери та програмне забезпечення підприємства», «особа здійснює ведення обліку та складання звітності», «особа виконує здійснює вологе прибирання адмінофісу та дбає про дотримання чистоти приміщень». Це формулювання постійних трудових функцій, а не результату;
оплата за ЦПД здійснюється за правилами, прописаними самим договором. Тут не потрібно й навіть не варто дотримуватися певної періодичності. Виплати не обов’язково мають бути двічі на місяць чи раз на місяць. Вони можуть бути з будь-яким інтервалом по мірі виконання робіт. Також не потрібно дотримуватися вимог щодо мінімальної зарплати, оплата йде за результат, а не відпрацьовану норму за місяць, як при трудовому договорі;
факт виконання роботи необхідно підтверджувати оформленням первинного документа – акта виконаних робіт, акта здачі-приймання наданих послуг. Назва даного документа допускає різні варіанти, але суть залишається одною – документ (акт) має посвідчити факт передачі результату, який вимагав договір, однією стороною (виконавцем) та приймання цього результату іншою стороною – замовником;
робочий час не лімітується. Немає ніяких правил щодо тривалості робочого тижня. Ніяких 40 годин, 36 годин тощо. Договір може встановлювати лише строк виконання робіт, надання послуг. Наприклад, 3 дні, 2 тижні, місяць тощо. Скільки часу витрачає на роботу виконавець щодня – це виключно його проблеми. Взагалі «2 тижні» чи «місяць» краще уникати, так як це притаманно трудовим відносинам. Краще вказувати дещо хаотичні строки, наприклад «10 днів», «13 днів», «25 днів», «з … по…» і т.п.;
записи до трудової книжки не здійснюються, виконавець не вноситься в табель обліку робочого часу чи штатний розпис, так як не є працівником підприємства;
відносини припиняються з закінченням строку дії договору та з інших причин встановлених договором (за угодою сторін тощо);
при укладанні ЦПД не можна говорити про матеріальну, адміністративну чи дисциплінарну відповідальність виконавця. Уся відповідальність прописується в договорі вона носить цивільно-правовий характер;
по ЦПД не можуть виплачуватися відпускні;
роботодавець не зобов’язаний забезпечувати працівника робочим місцем, обладнанням, створювати безпечні умови праці, надавати спецодяг, матеріали тощо. Про все це має турбуватися виконавець.
У статті — аналіз законодавства щодо правовідносин із працівниками. За його допомогою не помилитеся, коли обиратимете, який договір укласти із медичним працівником. Заклад охорони здоров’я, який неправильно уклав договори із працівниками, утратив 3 млн грн
з особами, які уже перебувають у трудових відносинах.
Однак, з ким би не укладали, то Держпраці байдуже – статус «ФОП» нічого не дає, так як підприємець може одночасно бути й у трудових відносинах, і вести свою справу.
Цивільно-правовий договір з фізичною особою і лікарняні 2024
Відповідно до статті 11 Закону № 1105 страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності підлягають особи, які працюють у т.ч. на умовах іншого цивільно-правового договору.
Водночас із 01.10.2021 паперові лікарняні замінили е-лікарняні. При цьому правові підстави для оплати тимчасової непрацездатності, зокрема коштом ПФУ, не змінилися.
Увага:виконавець ЦПД має право на оплату лікарняного, якщо хворів у період дії договору та втратив частину заробітку.
Отже, особа, яка працює за ЦПД може взяти собі лікарняний. При цьому перші 5 днів лікарняного також оплачуються за рахунок підприємства (замовника), як і при трудових відносинах. І тільки з 6-го дня оплата буде за рахунок ПФУ. Прописувати ж самі лікарняні у ЦПД сенсу немає – виконавець має на них право незалежно від тексту ЦПД, а обмежити його у такому праві замовник не може.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Виконавиця робіт за ЦПД має право й на декретні, згідно зі статтею 18 Закону № 1105. Якщо вона подає замовнику оформлений листок непрацездатності «вагітність і пологи», то він зобов’язаний далі його прийняти й за загальними правилами оформити заяву-розрахунок. Однак, як і у звичайній ситуації з працівниками, так і з ЦПД оплата повністю здійснюється ПФУ з 1-го дня.
Як правильно оформити цивільно-правовий договір з працівником
Цивільно-правовий договір: як правильно оформити щоб не оштрафували? Таке питання постає в першу чергу через перевірки Держпраці. Ніхто не хоче підставитися під штраф. З огляду на результати таких перевірок, накладених уже штрафів, можна дати такі поради:
уникати формулювань, які стосуються процесу праці, функцій виконавця, а не результату. Не можна писати «надання послуг бухгалтера», «надання послуг перекладача». Помилок тут одразу дві – по-перше, вказана назва професії (бухгалтер, перекладач), по-друге, не зрозумілим є кінцевий результат роботи. «Виконання роботи бухгалтера» – це ще гірший варіант, ніж попередні. Найкраще вказати конкретні завдання, які має виконувати фахівець. Наприклад, «надання послуг з ведення бухгалтерського обліку, а саме ведення первинної документації, складання податкової звітності та подання її до органів ДПС, консультування замовника щодо сплати податків і зборів». І навіть це ризиковий варіант, тому що такий опис нагадує опис трудових функцій за посадовою інструкцією. Краще – «надання послуг з внесення даних з первинних документів за січень 2024 року у комп’ютерну програму», «своєчасна підготовка і складання податкової звітності за січень 2024 року…» (ще краще – перерахувати конкретні звіти, їх назви й період, за який вони складаються). Таке формулювання не має навіть згадку про бухгалтерську професію. Ще гарна фраза для цього випадку – «інформаційно-технічні послуги»;
результат праці повинен мати певний вимір або ж інші ознаки, які дають можливість ідентифікувати, що результат досягнутий, замовлений обсяг робіт виконаний (цивільно правова угода на виконання робіт). Це продовження попереднього застереження. Обсяг роботи: кількість штук, квадратних метрів, погонних метрів. Ознаки, які дають можливість ідентифікувати: конкретна дія, що саме має відбутися. Наприклад, яку саме площу слід прибрати (не обов’язково у кв. метрах, це може бути опис території, вказання будівлі, кімнати), скільки разів слід виконати таку роботу (наприклад, один раз), яку саме комп’ютерну програму слід подати/розробити (назва), яку саме звітність слід скласти (назва, за який період), у яких саме приміщеннях покласти плитку (можна вказати і скільки кв. метрів). Неправильно: роботи постійно повторюють, особа постійно прибирає одну й ту ж саму територію, установлює та обслуговує одне й те саме програмне забезпечення з визначеною періодичністю, подає невизначену бухгалтерську звітність й на постійній основі. У цілому, чим більше буде деталізований результат робіт – тим краще, уникайте загальних фраз у договорі підряду;
формулювати договір слід так, що особа, яка виконує роботу за ЦПД юридично самостійна та дає раду собі сама. Не можна підпорядковувати особу за ЦПД працівнику підприємства (керівнику, головному бухгалтеру, керівнику відділу і т.д.).Це пряма ознака трудових відносин і таке не можна прописувати у договорі – це груба помилка, за яку уже штрафували інспектори Держпраці;
не можна підпорядковувати особу за ЦПД правилам внутрішнього трудового розпорядку чи внутрішньому режиму роботи підприємства. Вона самостійно планує свій робочий час. Допускається хіба що формулювання, що роботи за договором виконуються «під час роботи підприємства», але ніяких «з 09.00 до 17.00», «8 годин», «обідня перерва» тощо;
не складайте однакових ЦПД «на всіх». Повтор однакових умов ЦПД по групі виконавців теж може бути розцінено Держпраці як наявність трудових відносин. Роботи за договорами підряду мають бути різноманітні, з різними умовами, строками, завдання й результати робіт по кожному виконавцю індивідуальні та досить конкретні;
ніяких згадок про документацію, яка пов’язана з трудовими відносинами, наприклад, про табель обліку робочого часу. Взагалі ніяких прямих вимог щодо робочого часу та його облік договір містити не повинен;
обов’язково треба вказувати строк виконання роботи, так як безстроковість – це ознака трудових відносин;
не слід прив’язувати оплату до мінімальної зарплати чи встановлювати виплату за договором на її рівні;
у виконавця роботи за ЦПД не може бути заступника;
ніколи не вживати таких термінів у договорі, як «відпустка», «добові», «відрядження». Це автоматично перетворює відносини у трудові. Усі подорожі виконавець оплачує самостійно. Якщо треба йому компенсувати поїздку, то просто збільшіть йому виплату за договором. Це можна зробити і шляхом укладення додаткової угоди. Якщо треба виконавцю зробити «відпустку» просто слід продовжити строк виконання робіт (теж шляхом укладення додаткової угоди);
не продовжуйте тривалий час один і той же самий ЦПД по одній особі. Слід змінити його текст, результати робіт, строки їх виконання, а то й осіб-виконавців.
Увага: популярні причини штрафів від Держпраці: не вказаний результат виконання робіт, результат виконання робіт за ЦПД не має виміру, підпорядкування особи за ЦПД працівнику підприємства, вказання правил внутрішнього трудового розпорядку, повтор ЦПД однакового змісту, постійне продовження одного і того ж ЦПД.
Та навіть якщо ви врахували всі вищенаведені поради, то ризик отримати штраф від Держпраці існує досить високий. Законно чи не законно, але інспектори з Держпраці звертають увагу на наступне:
робота виконується по договору підряду не разово, а постійно, договір постійно продовжується, триває більше 1 року тощо. Скільки разів можна продовжити договір ЦПХ, аби його не розглядали як трудовий, – ніде не визначено;
виконавець по факту знаходиться на своєму робочому місці, яке обладнане за рахунок замовника, особливо, коли в тому ж приміщення працюють працівники, які виконують аналогічну роботу;
виплати по договору здійснюються з періодичністю 2 рази в місяць;
виконавець виконує роботу повний робочий день, відпочиває у стандартні для всіх працівників підприємства вихідні;
у виконавця по факту є начальник та/або підлеглі. Навіть якщо вони не вказані у ЦПД.
Як оформити цивільно правовийдоговір? Виходить, що ЦПД бажано укладати лише з дотриманням таких умов:
на разові роботи без його постійного продовження;
не продовжувати постійно договір з одним і тим же виконавцем;
не продовжувати договори на час більше року;
не укладати договори щодо робіт, які виконують штатні працівники підприємства;
не платити по договорам з постійною періодичністю, тобто інтервали оплати мають бути кожного разу різні;
бажано всіх «цивільників», якщо прийшов інспектор з Держпраці відправити за межі території підприємства;
у виконавця договір з підприємством не має бути єдиним джерелом існування;
кількість укладених договорів має вписуватися у певний відсоток (у Держпраці при перевірках була раніше цифра «не більше 1/3», однак вона нічим не затверджена) ;
не писати таких виконавців на фірмових візитках підприємства (особливо з указанням фактичних посад).
Поста цілком логічне питання, то навіщо такий ризик і чи є певні переваги в оподаткуванні?
Маєте разову роботу — залучайте фізичних осіб за цивільно-правовими договорами. А як їх правильно оформити, як оподаткувати і відзвітувати про винагороду за ЦПД, пояснили у консультації. Також підготували зразки: договору підряду, договору про надання послуг, акту приймання-передачі наданих послуг (виконаних робіт)
Податки з цивільно-правового договору майже такі ж, як і з зарплати за трудовим договором. Порівняйте, для винагороди за ЦПД:
ставка ПДФО – така ж, 18%. Податкова соціальна пільга за ЦПД не нараховується. Також дохід за ЦПД не впливає на граничний розмір доходу для отримання ПСП (там рахується лише зарплата). У додатку 4ДФ податкового розрахунку щодо доходу за ЦПД використовується код ознаки доходу – «102»;
ставка військового збору – така ж, 1,5%. У Податковому розрахунку сум доходу військовий збір також персоніфікований по кожному виконавцю, як і ПДФО – у додатку 4ДФ;
ЄСВ – той же, 22%. До речі, якщо виконавець за ЦПД одночасно працює на підприємстві за трудовим договором як штатний працівник чи сумісник, то в базу ЄСВ враховується весь його сумарний дохід за місяць, у т.ч. й за ЦПД (лист ДФС від 22.05.2019 р. № 2295/6/99-99-13-03-02-15/ІПК, а також лист ДФС від 03.03.2017 № 4496/6/99-95-42-02-15). Податковий розрахунок сум доходу також обов’язково включає додаток Д1 та додаток Д5. У додатку Д1 код категорії застрахованої особи – «26».
Виходить, що мінімальна база ЄСВ щодо договорів ЦПД:
застосовується, якщо особа-виконавець одночасно є працівником підприємства. Тоді порівнюється його зарплата + винагорода за ЦПД й мінімальна база ЄСВ. Наприклад, зарплата 5000 грн, винагорода за ЦПД 600 грн, загальний дохід 5600 грн (= 5000 +600), додаткова база ЄСВ = 6000 – 5600 = 400 грн. Сума ЄСВ буде 1562 грн (=7100×0,22);
не застосовується, якщо особа за ЦПД виконує роботу не за основним місцем роботи. І коли у нього взагалі немає основного місця роботи й він працює лише за ЦПД. Однак, у останньому випадку – особа ніде офіційно не працює – збільшується ризик визнання договору трудовим (див. вище). Наприклад, така особа виконала за місяць робіт на 5000 грн. ЄСВ нараховується з 5000 грн і складе 1100 грн. Замовник тут економить, але якщо виконавець оформлений як зовнішній сумісник, то ситуація у цілому аналогічна – ЄСВ теж нараховується з фактичної бази.
Замовник сплачує всі ці податки/збори замовник по договору як податковий агент. Виходить, що якихось переваг у порівнянні з зарплатою у ситуації виконавця, який не оформлений як ФОП, оплата за договором ЦПХ не має. Єдине – можливість зекономити на ЄСВ, коли виконавець одночасно:
ніде офіційно не працює;
винагорода менша мінімальної зарплати.
Приклад 1 (розрахунок податків з ЦПД). Особа надала послуги з фарбування огорожі навколо адмінкорпусу підприємства на суму 3500 грн. Трудових відносин з замовником така особа не має. Як ФОП виконавець теж незареєстрований.
Розраховуємо податки та ЄСВ, які має утримати, нарахувати та сплатити замовник як податковий агент:
ПДФО = 3500 × 0,18 = 630 грн;
ВЗ = 3500 ×0,015 = 52,50 грн;
ЄСВ = 3500 ×0,22 = 770 грн.
Винагорода до виплати виконавцю = 3500 – 630 – 52,50 = 2817,50 грн. Податки сплачуються, як і при зарплаті, при виплаті винагороди виконавцю.
У цілому виходить, що сам виконавець на податках у прикладі 1 не економить. Для того, щоб щось зекономити треба такому виконавцю реєструватися підприємцем (ФОП). Тоді, наприклад, на єдиному податку він буде:
сплачувати замість ПДФО єдиний податок, що може бути меншим (3 група, наприклад, 5% для неплатника ПДВ; 2 група, – фіксовано 1420 грн/місць у 2024);
його ЄСВ може обмежитися мінімальною базою у 1 кварталі 2024 року – 7100 грн, тобто 1562 грн на місяць (=7100×0,22), з 01.04.2024 – 1760 грн (8000×22%). Тільки клопіт по сплаті таких податків ляже на виконавця, а не підприємство.
Приклад 2 (розрахунок податків з ЦПД, виконавець – ФОП). Особа надала послуги з ведення бухгалтерського обліку на суму 10000 грн. Трудових відносин з замовником така особа не має, але зареєстрована як ФОП єдиного податку 3 групи (неплатник ПДВ).
Замовник податків у такому разі взагалі податків не сплачує.
ЄСВ (з мінімальної бази по всім доходам) = у 1 кварталі 2024 року 1562 грн на місяць, з 01.04.2024 – 1760 грн.
Увага: якихось суттєвих переваг по податкам для замовника ЦПД має лише, коли особа-виконавець більше ніде не працює й йому нараховується винагорода менша за мінімальну зарплату. Значно вигіднішим для обох сторін є реєстрація виконавця як ФОП – тоді виконання робіт за ЦПД має перевагу в економії на податках для обох сторін.
