бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Розповімо про особливості перебування ФОП на загальній системі оподаткування у 2025 році: облік доходів і витрат, про книгу обліку, перехідні витрати між ІII та IV кварталом, графік обов’язкових платежів (ЄСВ, ПДФО, військовий збір). Чи варто переходити на загальну систему у 2025 році? Відповіді — в огляді
Загальна система оподаткування — це форма оподаткування підприємницької діяльності, яка не відповідає умовам спрощеної системи оподаткування. Перевага загальної системи у порівнянні зі спрощеною — податки сплачуються не з доходу, а з прибутку. Прибуток (чистий оподатковуваний дохід) ФОП — це його доходи, які зменшені на дозволені витрати. У разі наявності у підприємця значних витрат вигіднішою стає саме загальна система, а не спрощена (єдиний податок). На 3-й групі ЄП, нагадуємо, податок сплачується з обсягу доходу, а не чистого оподатковуваного доходу.
Також загальна система оподаткування єдино можлива у випадках, коли у ФОП є:
заборонені для спрощеної системи види діяльності, наприклад діяльність у сфері аудиту, технічних досліджень, організація та проведення гастрольних заходів, брокерська діяльність (див. п. 291.5 Податкового кодексу України, далі — ПК);
потреба у заборонених для ЄП способах розрахунків, наприклад бартер та інші негрошові розрахунки;
ФОП перевищує дозволений ліміт виручки (доходу), який дозволений для 3 групи єдиного податку. Для 2025 року це 9 336 000 грн (= 1167 мінімальних зарплат на 01.01.2025).
Заява про перехід на загальну систему така ж, як і при реєстрації платника ЄП.
У 2025 році порядок розрахунку та сплати податків для ФОП практично не змінюється, окрім збільшення ставки ВЗ з 1,5 до 5%.
Крім того, ФОП може ще й сплачувати такі податки:
ПДВ, якщо зареєструється добровільно платником ПДВ або в обов’язковому порядку, коли обсяг доходу за останні 12 місяців сукупно перевищить 1 млн грн. Це зобов’язує ще й подавати Податкову декларацію з ПДВ й складати та реєструвати податкові накладні;
ПДФО, ВЗ та ЄСВ за найманими працівниками, якщо такі є;
податок на доходи нерезидентів (так званий податок на репатріацію) — 15 % (менший, якщо є угода про уникнення подвійного оподаткування між країнами). Цей податок сплачується, якщо ФОП виплачує доходи юрособі-нерезиденту. Податок утримується з такого виплаченого доходу. Цікавим є те, що для нього ФОП подається податкова декларація з податку на прибуток підприємств з Додатком ПН, яку подають юрособи. Робиться це за підсумками звітного року (пп. 133.1.4 ПК, пп. «г» п. 137.5 ПК);
Податкова звітність на загальній системі оподаткування
Звітність для ФОП на загальній системі оподаткування:
«за себе» — Податкова декларація про майновий стан і доходи. Вона містить дані про ПДФО і ЄСВ «за себе». Подається раз на рік. Для ФОП-загальника у цій декларації важливими є Додаток ЄСВ 1 («ЄСВ за себе»), Додаток Ф2 (розрахунок ПДФО, ВЗ). Також ті загальники, які володіють або користуються сільськогосподарськими угіддями, ще й розраховують мінімальне податкове зобов’язання у Додатку МПЗ;
за найманими працівниками — Податковий розрахунок (він же — об’єднана звітність, зарплатний звіт). Подається щокварталу протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу.
Облік у ФОП на загальній системі оподаткування
Облік у ФОП-загальника у 2025 році має такі особливості:
облік ведуть у книзі обліку доходів і витрат за типовою формою (див. про неї далі);
дата виникнення доходу — за надходженням грошей/іншої компенсації. Тобто датою визнання доходу у ФОП є дата фактичного надходження компенсації (грошей, товарів за бартером) за відвантажені товари, виконані роботи (надані послуги). Це значить, що на дату підписання накладних або актів приймання-передачі виконаних робіт доходу у ФОП немає — поки не буде оплати;
визнання витрат потребує одночасного виконання чотирьох умов: документальне підтвердження + сплата + зв’язок з отриманням доходу + наявність у переліку дозволених витрат у підпункті 177.4 ПК. Тільки при дотриманні всіх цих вимог разом витрати можна визнати (!).Документальним підтвердженням, наприклад, можуть бути платіжні інструкції, виписки про рух коштів на рахунках платника податку в банку/небанківському надавачу платіжних послуг із зазначенням даних контрагентів та вартості товарів (робіт, послуг), касовий чек, угоди тощо (роз’яснення ДПС ЗІР 104.05);
НЕ визнаються витратами поточний ремонт чи поліпшення основних засобів подвійного призначення, за якими амортизація заборонена, наприклад легкових автомобілів (див. далі про амортизацію);
НЕ визнаються витратами сплачені акцизний податок, податок на нерухомість у частині житлової нерухомості, сплачений ПДВ (у платників ПДВ на загальних підставах), а також ПДФО та ВЗ «за себе» (пп. 177.4.3 ПК). Щодо ПДФО та військового збору з найманих працівників, то вони потрапляють до витрат у складі їхньої зарплати;
до витрат ФОП-загальника включається ЄСВ «за себе», який він сплачує щокварталу, — за фактом сплати (роз’яснення ДПС 104.05 ЗІР). Також до витрат ФОП потрапляє ЄСВ, який нараховується на зарплату найманих працівників;
витратами ФОП зокрема є зарплата найманим працівникам, оплата перших 5 днів лікарняного найманим працівникам (роз’яснення ДПС ЗІР 104.05);
витратами ФОП є вартість придбаної літератури, передплачених спеціалізованих періодичних видань та інтернет-послуг, за умови, що вони безпосередньо пов’язані з отриманням доходів ФОП від господарської діяльності та за наявності первинних документів (роз’яснення ДПС ЗІР 104.05);
до складу витрат також всі види податків на майно, окрім податку на нерухомість, якщо вона житлова. Виходить, що можна включати податок на нерухомість з нежитлової нерухомості, плату за землю (земельний податок). Щодо цього — див. пп. 177.4.3 ПК.
Увага: податок на майно ФОП може включати до витрат, окрім податку з житлової нерухомості.
Щодо транспортного податку — він теж належить до податку на майно, але сплачується з дорогих легкових автівок, які вряд чи можна пов’язати з господарською діяльністю. Тому його не можна включати до витрат через відсутність зв’язку з господарською діяльністю.
Приклади застосування цих правил обліку доходів і витрат:
у грудні 2025 року ФОП отримує аванс, але товари відвантажує у січні 2026 року. Дохід визнається груднем 2025 року. І в цьому ж місяці може визнати витрати — собівартість реалізованих товарів за умови, що вони їм були раніше сплачені та мають документальне підтвердження;
у грудні 2025 року ФОП відвантажує товари, але оплату отримав за них у січні 2026 року. Дохід він визнає у січні 2026 року. І в цьому ж місяці може визнати витрати — собівартість реалізованих товарів за умови, що вони їм були раніше сплачені та мають документальне підтвердження.
Перейти можна як із загальної системи оподаткування на спрощену, так і навпаки. Супроводжують це перехідні операції, коли частина операції, як-от відвантаження товару, відбувається за однієї системи оподаткування, а оплата — вже за іншої. Розповімо, як їх оподатковувати єдиним податком, податком на прибуток і ПДВ
ФОП на загальній системі оподаткування: книга обліку доходів та витрат
Насьогодні книга обліку доходів і витрат ведеться за типовою формою, яка затверджена наказом Мінфіну від 13.05.2021 № 261 (далі — Наказ № 261). Цим же наказом затверджений і Порядок ведення цієї книги. Реєструвати книгу обліку не потрібно. Законодавством допускається ведення книги не тільки у паперовій, але й у електронній формі (п. 177.10 ПК), наприклад у Excel.
Щодо електронної форми книги обліку, то її можна вести також в електронному кабінеті. Для цього призначене меню «Облік доходів і витрат» приватної частини електронного кабінету, яке надає можливість вести записи щодо доходів та витрат за типовою формою через режим «Облік доходів і витрат» (роз’яснення ДПС 104.08 ЗІР). При цьому ФОП має такі можливості:
виправлення помилок або коригування. Замість помилкового запису можна ввести правильний. Однак помилковий запис заміняється на правильний лише, якщо інформація вноситься у той же день, коли була допущена помилка. Якщо виправляти з наступного дня, то створюється новий запис, у якому відображається різниця між новим і старим (з помилкою) записом. При цьому такий новий рядок виділяється рожевим кольором, що за своєю суттю є бухгалтерським «червоним сторно»;
обліку амортизації основних засобів та нематеріальних активів, який можна здійснювати через режим «Облік амортизаційних відрахувань».
ФОП на загальній системі оподаткування: звітність в електронній формі. Книги обліку доходів і витрат в електронному кабінеті зберігається впродовж 3-х років, а ФОП може переглянути будь-який з минулих років. Детальніше про ведення електронної форми книгу обліку можна знайти в меню «Облік доходів і витрат» розділу «Допомога» електронного кабінету.
Зверніть увагу, що брошурувати, шнурувати, роздруковувати чи використовувати електронний підпис під час ведення книги обліку доходів і витрат не потрібно.
Тепер детальніше про витрати на амортизацію придбаних основних засобів.
Амортизація у ФОП на загальній системі оподаткування
ФОП-загальники можуть у витратах визнавати амортизацію основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів (строки корисного використання ФОП встановлює відповідно до підпункту 177.4.9 ПК, метод амортизації — лише прямолінійний). Амортизація — це поступове віднесення їхньої вартості на витрати. Одразу включити вартість придбаних ОЗ до складу витрат — не можна. Облік амортизації у ФОП-загальника ведеться за тими ж правилами, що й у НП(С)БО 7 «Основні засоби» (лист ДПС від 25.07.2017 № 16192/6/99-99-13-01-02-15).
Зверніть увагу, що за податковим законодавством ОЗ вважаються об’єкти зі строком служби 1 рік та більше та вартістю понад 20 тис. грн. Якщо ж ОЗ не потрапили в цю межу, то маємо справу з малоцінними необоротними матеріальними активами (МНМА), які можна одразу віднести на витрати (роз’яснення ДПС 104.05 ЗІР, також пп. 177.4.1 ПК). Наприклад, придбаний перфоратор за 9600 грн або електродриль за 5500 грн (˂ 20000 тис. грн).
Увага: ФОП може поступово віднести на витрати вартість обладнання та інших ОЗ шляхом амортизації. Якщо ж їхня вартість не перевищує 20000 грн, то взагалі можна їх одразу визнати витратами.
Основні правила обліку амортизації для ФОП-загальника такі:
визнання витрат на амортизацію здійснюється щомісяця, а починає нараховуватися з місяця наступного за місяцем введення об’єкта в експлуатацію (п. 29 НП(С)БО 7 «Основні засоби» та згадані роз’яснення податківців);
місяць придбання та місяць введення в експлуатацію також можуть відрізнятися, тому введення в експлуатацію необхідно оформити документально. Це можуть бути акт введення в експлуатацію або ж наказ про введення в експлуатацію. ФОП може їх скласти у довільній формі або використати готові бланки від юросіб, наприклад з наказу Мінфіну від 10.03.2016 № 818;
НЕ підлягають амортизації ОЗ подвійного призначення: земельні ділянки, об’єкти житлової нерухомості, легкові автомобілі. Можна також амортизувати вантажні автомобілі. Однак легкову автівку насьогодні ФОП-загальник не може амортизувати навіть за умови, що він використовує її виключно у підприємницькій діяльності;
для тих ФОП, які використовують типову книгу обліку доходів і витрат амортизація — це графа 8;
якщо здійснюються витрати на реконструкцію, модернізацію та інші види поліпшення вантажних чи інших нелегкових автомобілів, у т.ч. спецтехніки, то їх усі, окрім поточного ремонту слід відносити на збільшення вартості автомобіля та далі амортизувати, а не включати до складу поточних витрат (абз. 3-й пп. 177.4.6 ПК);
у Книзі обліку (графа 10) амортизація відображається один раз на рік, оскільки звітним періодом ФОП-загальника є календарний рік, тобто у графі 10 «амортизаційні відрахування» книг обліку сума амортизаційних відрахувань за відображається одразу вся за звітний календарних рік, показувати амортизацію помісячно, як це у бухгалтерському обліку юросіб, не потрібно (роз’яснення ДПС 104.05 ЗІР).
Увага: ФОП-загальникам можна амортизувати вантажні автівки та спецтехніку.
ФОП планує публікувати на своєму YouTube-каналі власні відео. Чи може ФОП провадити підприємницьку діяльність через сервіс Base та сплачувати із цього доходу єдиний податок за обраною ставкою? Якщо ФОП може використовувати свій рахунок, щоб отримувати донати через цей сервіс, чи потрібен РРО?
Розрізняють легкові та нелегкові автомобілі на основі Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 № 2344. Легковий призначений для перевезення пасажирів з кількістю місць для сидіння не більше ніж 9 з місцем водія включно. Отже, якщо за технічною документацією у автомобіля 10 місць, то його уже можна амортизувати, бо він не є легковим (мова йде про «мікроавтобуси»).
Приклади застосування наведених правил амортизації:
ФОП придбав обладнання у лютому 2025 року, а у березні 2025 року ввів його в експлуатацію. Першим місяцем нарахування амортизації буде саме березень 2025 року і у цьому ж місяці він має занести її суму до своєї книги обліку доходів і витрат;
ФОП має легковий автомобіль і 3 вантажних. Амортизувати можна лише вантажні;
ФОП придбав обладнання — 6 перфораторів загальною вартістю 24000 грн. Кожний з них можна віднести на витрати, оскільки один перфоратор коштує 4000 грн, що менше за межу МНМА/ОЗ — 20000 грн.
ФОП на загальній системі оподаткування і ПДВ
ПДВ-реєстрація буває обов’язкова і добровільна (ст. 181, 182 ПК). Обов’язок зареєструватися ФОПу платником ПДВ виникає, якщо загальний обсяг здійснених протягом останніх 12 календарних місяців оподатковуваних постачальницьких операцій перевищив 1 млн грн. Заява про реєстрацію підприємця як платника ПДВ (форма № 1-ПДВ), затверджена наказом Мінфіну від 14.11.2014 № 1130.
Податковий кредит з ПДВ на вантажівки
Дозвіл амортизувати вантажні автомобілі означає ще й можливість мати податковий кредит на суму ПДВ, сплачену при придбанні вантажних автівок, бо тепер їх можна пов’язати з господарською діяльністю платника ПДВ на загальних підставах.
Сплата ЄСВ ФОП на загальній системі оподаткування 2025
ЄСВ залежить від мінімальної зарплати, яка у 2025 році становить 8000 грн. Вона впливає на мінімальний та максимальний розміри ЄСВ. З березня 2022 року та 12 місяців після закінчення воєнного стану ФОП мають право не сплачувати ЄСВ. Однак на 2025 рік Законом про Держбюджет 2025 ця можливість призупинена, тому ЄСВ «за себе» треба сплачувати всім. Наводимо довідкову інформацію про ЄСВ для 2025 року:
ЄСВ У ФОП-ЗАГАЛЬНИКА 2025
Критерії
Загальна система оподаткування
база розрахунку та сплати ЄСВ
чистий оподатковуваний дохід (прибуток) × 0,22
мінімальний розмір ЄСВ
мінімальна зарплата за місяць × 0,22 (у 2025 році — 1760 грн)
максимальний розмір ЄСВ
20 × мінімальна зарплата × 0,22 (на 2025 рік — 35200 грн)*
звітність з ЄСВ
Додаток ЄСВ 1 у складі Податкової декларації про майновий стан і доходи
* на 2025 рік максимальна база ЄСВ була збільшена з 15 до 20 мінімальних зарплат (ст. 39 Закону про Держбюджет 2025)
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Звітність ФОП на загальній системі оподаткування та строки сплати податків
ПДФО «за себе». Сума оподатковуваного прибутку ФОП визначається за результатами календарного року. Однак сплата ПДФО й надалі відбувається у вигляді авансових платежів.
Авансові платежі ФОП розраховує самостійно на підставі фактичних даних, які існують в Книзі обліку доходів і витрат за підсумками кварталу. Сплату здійснюють 20-го числа місяця наступного за кожним календарним кварталом, окрім 4 кварталу. За останній 4-й квартал авансовий платіж з ПДФО не розраховують та не сплачують, оскільки сплачується загальна сума податку за рік з урахуванням уже сплачених авансових платежів.
Податкова декларація про майновий стан і доходи подається до 1 травня.
ПДФО «за себе» для ФОП у 2025 році треба сплатити:
до 21 квітня 2025 — за І квартал 2025 (крайня дата — 20 квітня 2025 припадає на неділю);
до 21 липня 2025 — за ІІ квартал 2025 (крайня дата — 20 липня 2025 припадає на неділю));
до 20 жовтня 2025 — за ІІІ квартал 2025;
до 10 травня 2026 — за IV квартал 2025 (за загальним правилом податки сплачуються впродовж 10 к. днів від крайньої дати декларування, якою у цьому випадку є 30 квітня 2026, п. 57.1 ПК).
ВЗ «за себе». Військовий збір сплачується тільки один раз, за підсумками року. Сплачується разом з ПДФО.
У кінці місяця, кварталу, року підприємцю завжди слід бути обережним з перехідними витратами. Особливо в кінці року, адже декларація подається саме за рік. Нижче наведено типові ситуації розмежування витрат між двома роками. Аналогічні підходи застосовуються й до перехідних витрат між окремими кварталами поточного року.
Продаж товарів у іншому місяці. ФОП заплатив за придбані товари у вересні 2025 р., але продає їх та отримує гроші за них лише у жовтні 2025 року. У такій ситуації витрати відображаються у жовтні 2025, тобто у місяці отримання доходу, з яким були пов’язані витрати. За роз’ясненнями податківців у графу 6 книги обліку такі витрати теж потрібно занести у місяці отримання оплати за продані товари, тобто у жовтні 2025 року (консультація ДПС 104.05 ЗІР).
Увага: витрати мають бути сплачені та пов’язані з отриманням певного доходу за розрахунковий період.
Сплата комунальних послуг і послуг зв’язку. Типова ситуація: опалення, зв’язок, інші послуги мали місце у вересні 2025 року. Однак сплата їхня відбувається у жовтні 2025 року. Витратами ФОП-загальника вони стають у жовтні 2025 року — у місяці фактичної сплати (роз’яснення ДПС 104.04 ЗІР). Виходить, що якщо вони не сплачені, то визнавати витрати, тобто зменшувати чистий оподатковуваний дохід, у вересні 2025 року не можна.
Орендні платежі. У випадку, якщо ФОП здійснює оплату у вересні 2025 року послуг з оренди на IV квартал 2025, виходить ситуація навпаки: витрати сплачені у ІII кварталі 2025, але стосуються послуг, які будуть отримані лише у IV кварталі 2025. Витрати зі сплати оренди відображаються у тому періоді, коли вони були фактично сплачені, тобто у вересні 2025 року (роз’яснення ДПС 104.05 ЗІР).
Виплати найманим працівникам. Зарплата може бути виплачена у жовтні 2025 року, але стосуватися вересня 2025. Таку ситуацію відображаються таким чином:
у Книзі обліку — у жовтні 2025 року незалежно від того, чи має ФОП певні доходи за січень 2025 року. Податківці стверджують, що якщо ФОП на загальній системі дохід у звітному місяці не отримував, але були понесені витрати на оплату праці найманих осіб за трудовими угодами або ЦПД, то такі витрати відображаються у графі 7 типової книги обліку (роз’яснення ДПС 104.08 ЗІР);
Сплата ЄСВ входить до витрат у місяці фактичної сплати, тобто:
ЄСВ за найманими працівниками за вересень 2025 — до книги обліку вноситься у жовтні 2025 року, якщо зарплата й ЄСВ сплачується у жовтні; у вересні 2025, якщо зарплата й ЄСВ сплачується у вересні 2025;
ЄСВ «за себе» за ІII квартал 2025 — до книги обліку вносимо у жовтні 2025 (місяці сплати).
Увага: для того, щоб у місяці можна було показати витрати треба, щоб у ньому були хоча якісь доходи. Не обов’язково у день витрат.
