Добові на відрядження (або добові витрати) — це витрати, які відшкодовуються працівнику за дні відрядження та не потребують спеціального документального підтвердження. Вважається, що такі витрати були спрямовані на харчування працівника та фінансування інших його особистих потреб під час відрядження.
Зверніть увагу, що «добові ≠ зарплата за день відрядження». По-перше, добові не входять до складу фонду оплати праці (пп. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, що затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 № 5). По-друге, за дні відрядження працівнику, окрім добових, нараховується й зарплата, адже працівник у відрядженні працює. Щоправда, зарплата за дні відрядження має свої нюанси у розрахунку у порівнянні зі звичайними робочими днями: оплата здійснюється за більшим з 2-х показників — на основі середньої зарплати за останні 2 місяці або ж денного заробітку у місяці відрядження (ч. 4 ст. 121 Кодексу законів про працю, далі — КЗпП).
Як наслідок, маємо такі особливості добових на відрядження:
добові не оподатковуються податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовим збором (ВЗ) як зарплата;
Особливістю добових є те, що вони можливі лише щодо найманих працівників, тобто таких, які перебувають з роботодавцем у трудових відносинах. Поняття добових і самого відрядження для фізосіб-підприємців, а також щодо фізосіб, які виконують роботи чи надають послуги за цивільно-правовими договорами (ЦПД), — відсутні. Взагалі в ЦПД слід уникати слова «добові», «відрядження» — інакше такі відносини можуть бути визнані трудовими з відповідними штрафними санкціями з боку Держпраці.
Відряджати найнятих працівників у відрядження мають право як юрособи, так і фізособи-підприємці (ФОП). І всі зобов’язані платити добові. Однак відрядити «сам себе» ФОП не може, а тому і виплачувати добові «сам собі» також не може.
Буває, що працівник у відрядженні скористався послугами таксі або камери схову. Чи можна компенсувати такі витрати і чи будуть ці суми для працівника додатковим благом, розповімо у консультації
пересування відбувається в межах одного населеного пункту. Для того, аби можна було говорити про відрядження, треба поїздка працівника в інший населений пункт. Відстань від місця роботи та приналежність такого пункту відрядження та територіальна громада приналежності такого населеного пункту значення не мають.
Всі такі працівники не є відрядженими. Без сумніву, роз’їзні працівники несуть більші особисті витрати, ніж ті, які працюють «на місці». Через це, якщо роботодавець хоче врегулювати це питання, то треба використати інші форми компенсації, які передбачені колективним договором або іншими внутрішніми документами, наприклад:
оплата праці за більшим окладом за такими посадами;
надбавка за роз’їзний характер роботи;
надбавка за інтенсивність праці, складність роботи тощо.
Питання іншої форми компенсації відрядження можна узгодити з працівником. Однак у документах, які оформляються за такою роботою ніде не повинно бути згадки про відрядження.
Взагалі «добові ≠ харчування у день відрядження», хоча й призначені зокрема для компенсації харчування. Якщо працівник оплатив обід у вартості рахунку готелю, то прямої законодавчої вимоги віднімати цей обід з суми призначених йому добових немає. Витрати на харчування в готелі «автоматично» не зменшують суму добових — це стосується звичайних підприємств і ФОП (для бюджетників діють інші правила). «Заспокійливим» аргументом тут є абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі — ПК). Однак певним внутрішнім документом, наприклад Положенням про відрядження, можна визначити зменшення суми добових за наявності оплати харчування у готельному рахунку.
Якщо ж харчування було не в готелі, то воно взагалі не має оплачуватися працівнику. Якщо за наказом керівника воно було все ж таки оплачено, то тоді:
Враховуйте законодавчу свободу визначення розміру добових, проте подбайте про належне документальне оформлення їхнього розміру. Якихось конкретних законодавчих вимог щодо документального оформлення теж немає, але й ніяк не затвердити розмір добових теж не можна. Для того, аби ДПС не мала ніяких претензій щодо обґрунтованості розміру добових за день відрядження, можна вчинити так:
або видати окремий наказ про встановлення розміру добових.
Перший варіант кращий тим, що можна врегулювати й інші питання відряджень та використовувати його надалі у ролі інструкції для працівників, які відряджаються. Працівники тоді перед відрядженням ставлять підписи про те, що ознайомлені/проінструктовані щодо правил відрядження. Другий же варіант з окремим наказом про добові простіший та може підійти для тих, у кого відрядження не так часто.
Увага: радимо розробити та затвердити внутрішнє Положення про відрядження з зазначеною в ньому сумою добових чи навіть різних варіантів їхнього призначення.
Однак це ще не всі можливі варіанти. Можливим є затверджувати суми добових щоразу безпосередньо в наказі про відрядження. Однак у такого підходу є свої недоліки:
по-перше, затверджувати добові доведеться щоразу та в індивідуальному порядку;
по-друге, цей крок, хоча й не заборонений, але не може бути рекомендований на постійній основі. Чому? Якщо щоразу суми будуть різними, то у перевіряючих з Держпраці цілком може постати питання обґрунтованості їхніх розмірів. Чому одному працівнику вистачає цих грошей для відрядження у той самий ч подібний населений пункт, а іншому — ні.
Однак не варто взагалі відкидати такий «ручний» підхід, адже можна ним скористатися для відряджень за кордон, коли вони не носять систематичний характер, а до деяких відряджень так чи інакше треба підійти індивідуально, враховуючи особливості країни чи певні нюанси середовища, в якому буде перебувати відряджений працівник. Також «ручний» підхід підходить для роботодавців, у яких відрядження навіть Україною рідкість.
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що персональні консультанти системи «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможуть розібратися, і заспокоять. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Те, що добові є витратами, які не потребують взагалі документального підтвердження, — не зовсім так. Вони не потребують спеціального документального підтвердження. А це значить, що відсутній спеціальний документ, який підтверджував би саме добові. Якщо для інших витрат на відрядження, наприклад, використовуються спеціальні документи (витрати на проживання — рахунок готелю, витрати на проїзд — транспортний квиток і т.д.), то для добових такого окремого документа немає. Однак документами, які підтверджують факт відрядження взагалі, у т.ч. й підставу для нарахування добових, є:
наказ керівника про відрядження, в якому визначаються період відрядження, тобто дні відрядження, за якими нараховуються й добові;
квитки на проїзд, надані працівником, які доводять переміщення працівника з одного населеного пункту в інший та непрямо свідчать про дні фактичного вибуття та прибуття. Якщо відрядження відбувається на службовому автомобілі, підтвердженням перебування у відрядженні може служити подорожній лист;
відмітки митної служби про перетин кордону — для закордонних відряджень;
документи, які підтверджують виконання працівником певного завдання, яке пов’язане з господарською діяльністю підприємства, наприклад укладений договір, привезений товар тощо;
посвідчення про відрядження — зараз цей документ не обов’язковий, але його можна запровадити самостійно. Посвідчення про відрядження містить відмітки за місцем відрядження про прибуття та вибуття відрядженого туди працівника.
У законодавстві для «не бюджетників» про спеціальні документи для добових ні слова. Однак у бюджетників це словосполучення — «спеціальне документальне підтвердження» — можна зустріти аж у двох документах: пункті 15 розділу І Інструкції № 59 та в Інструкції по відрядженнях для військовослужбовців та СБУ, що затверджена наказом СБУ від 03.10.2017 № 548. І, як і у випадку мінімального розміру добових, нормативні документи бюджетників можна розглядати всім іншим роботодавцям як рекомендацію.
Такої думки дотримується й ДПС. Можна зробити навіть висновок, що податківцям взагалі-то байдуже, чи «бюджетника» вони перевіряють, чи ні. Прикладом може бути хоча й давній, але все ще актуальний, лист ДПАУ від 18.06.2011 № 11327/6/15-0516.
Увага: якщо не буде документального підтвердження відрядження, то податківці можуть всю суму добових вважати такою, що перевищила існуючий неоподатковуваний ліміт.
У грудні маєте виконати низку справ, щоб коректно закрити 2025 рік і підготуватися до 2026-го. Путівник публікаціями «Експертус Головбух» допоможе це зробити
Почнемо з українських поїздок. Добові для відряджень в Україні встановлені в розмірі не більше ніж 0,1 розміру мінімальної зарплати, визначеної станом на перше січня податкового року. Про це сказано у підпункті 170.9.1 ПК.
У 2025 році максимум добових становив 800 грн, а у 2026 році — 864 грн 70 копійок.
Якщо ви фіксували розмір добових на рік у власному Положенні про відрядження, то обов’язково перегляньте цей документ.
Що стосується закордонних добових, то вони прив’язані до євро, тому їх розмір не змінився. Платимо не більше ніж 80 євро за офіційним курсом НБУ за кожен день відрядження.
Зверніть увагу, що добові платять за кожен день відрядження. Конкретну суму добових для відряджень Україною або до країн із безвізовим режимом визначайте згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. Для виплати добових для країн з візовим режимом знадобиться також наказ про відрядження та хоча б один документальний доказ, що особа перебувала у відрядженні. Це можуть бути:
позначки прикордонних служб про перетин кордону;
проїзні документи;
рахунки на проживання;
будь-які інші документи, які підтверджують, що особа фактично перебувала у відрядженні.
Оплатити добові у розмірі, більшому за передбачені Податковим кодексом, можна з дозволу керівника. Тоді з суми перевищення утримайте ПДФО та військовий збір, як з додаткового блага.
Ще більше рішень для ваших робочих ситуацій шукайте в Експертус Головбух!
