керівник видавничої групи «Головбух-Держзакупівлі»
Наказ про направлення працівника у відрядження. Службова записка про затримку у відрядженні. Наказ про подовження строку відрядження. Наказ про скасування службової поїздки. Положення про відрядження. Заява про компенсацію витрат на відрядження без документів. Чеклісти для перевірки документів, щоб уникнути помилок
Без належного документального оформлення службова поїздка працівників до інших міст чи країн буде чим завгодно, але не відрядженням. Пояснимо, як правильно задокументувати направлення працівника у відрядження, а також подовження та скасування службової поїздки.
Підкажемо, через які помилки документи визнають недійсними. Тоді постраждають і підприємство, і працівники, а можливо, і з ПДВ будуть проблеми. А з нашими підказками швидко виявите проблемні місця й убезпечитеся від ризиків.
Наказ про відрядження — документ, без якого поїздку працівника не можна назвати відрядженням.
Щоб направити працівника у службову поїздку, підготуйте наказ про відрядження. У ньому зазначте:
прізвище, ім’я, по батькові працівника;
професію (посаду) та структурний підрозділ;
пункт призначення (країна, місто);
назву підприємства, куди направляєте працівника;
мету поїздки;
завдання (за потреби);
пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування організації, підприємства чи установи, куди відряджаєте працівника);
дати вибуття та прибуття із відрядження;
джерело фінансування відрядження (винятково для бюджетних організацій);
Якщо відрядження за запрошенням іншої сторони — додайте до наказу копію запрошення та програму заходів.
Додатково у наказі про відрядження пропишіть певні обмеження або ліберальні умови щодо порядку використання транспорту, правил розташування у готелі тощо.
Класичний наказ про відрядження має такий вигляд. Можете доповнити його додатковою інформацією.
Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.
зазначте місце та мету поїздки, щоб можна було пов’язати їх з господарською діяльністю підприємства;
строк відрядження потрібен, щоб розрахувати суму добових. Загальний строк відрядження не обмежений. Добові Україною — не більше ніж 0,1 мінзарплати, встановленої на 1 січня;
строк звітування залежить від способу виплати авансу;
аванс можете виплатити будь-коли, але не раніше за дату видання наказу.
Після того як оформили наказ, віддайте його копію відрядженому працівникові. Це буде його оберегом від сплати туристичного збору, якщо зупинятиметься на ночівлю у готелях України (пп. «б» пп. 268.2.2 ПК).
Службова записка про затримку у відрядженні
Якщо працівник затримався у відряджені з незалежних від нього причин, керівник організації може подовжити строк поїздки. Наприклад, через хворобу, відсутність транспортних квитків, скасування авіарейсів, ремонт транспортного засобу тощо. Остаточне рішення він ухвалить, коли працівник повернеться назад і надасть:
оригінали документів, які підтвердять вимушену затримку;
доповідну записку (п. 10 розд. ІІ, п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 59).
Коли працівник запитає у вас, як оформити службову записку, дайте йому наш зразок.
Зразок службової записки про затримку у відрядженні
Власне, Положення про відрядження — це не обов’язковий, але корисний документ, який допоможе врегулювати питання, пов’язані з організацією відрядження. Особливо це важливо для комерційних підприємств, оскільки для них Інструкція про відрядження — довідковий документ. Які моменти прописати у Положенні про відрядження та як часто його переглядати, розповімо у відеороз’ясненні:
Яких помилок уникати
«Косяки» у документах на відрядження добряче нашкодять фірмі. Їх податківці прирівняють до недійсних, знімуть податкові витрати. Можливо, матимете ще й проблеми з ПДВ. Працівникові теж дістанеться — за певних умов із нього утримають ПДФО та військовий збір. Щоб цього не сталося, прояснимо проблемні моменти.
Заведіть корисну звичку — перевіряйте документи на відрядження за чеклістами. Так ви наперед знатимете, де зробили помилку, та зможете виправити раніше, ніж її побачать контролери.
