Відрядження 2024: як оформити

Що таке відрядження

Відрядження – це поїздка особи, яка перебуває у трудових відносинах з підприємством (працівника) до іншого населеного пункту поза місцем його постійної роботи. 

Така поїздка має:

• здійснюватися за розпорядженням керівника – працівник не може поїхати у відрядження самовільно. Має бути оформлений наказ керівника;
• бути обмеженою у часі (на певний строк) – безстрокових відряджень не буває. Часові межі встановлюються наказом про відрядження й можуть обмежуватися трудовим договором;
• мати мету – виконання службового доручення. Не може бути відрядження «просто так». Мета визначається у наказі про відрядження;
• обов’язково бути підтвердженою документально;
• бути пов’язаною з основною (господарською) діяльністю підприємства, посадовою інструкцією відрядженого працівника та визначеними нею трудовими функціями. Не можна робітника виробництва направляти укладати договір.

Як оформити й оплатити одноденне відрядження

Питання організації відряджень та їх оплати врегульовують Кодекс законів про працю України (КЗпП) та Податковий кодекс України (ПК). Також можна звертатися до Інструкції про службові відрядження в межах України та закордон (наказ Мінфіну від 13.03.1998 № 59, далі — Інструкція 59). Хоча Інструкція № 59 стосується виключно бюджетних установ і підприємств, які отримують фінансування з держбюджету, регулює відрядження державних службовців, однак для звичайних комерційних підприємств, неприбуткових організацій вона носить суто рекомендаційний характер. Багато питань, пов’язаних з відрядженням в інших нормативних документах не зустрічається, а податківці полюбляють звертатися до Інструкції 59.

Увага: Інструкція № 59 для підприємств має рекомендаційний характер.

П’ять нестандартних ситуацій, що виникли під час відрядження

Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Що не є відрядженням

Не кожну поїздку можна вважати відрядженням. Так, не є відрядженням: 

• поїздки в межах одного населеного пункту. Наприклад, поїздка за дорученням керівника в межах міста з офісу на склад і назад або для укладання договору на інше підприємство, у тому ж місті;
• постійна робота працівника за межами населеного пункту. Наприклад, працівник проживає в місті, основний офіс підприємства знаходиться в місці, але робочий цех – поза містом, куди організована щоденне розвезення робітників. Їхня робота поза містом у такому разі не є відрядженням;
• робота за вахтовим методом. Це різновид попередньої ситуації, але розвезення не щоденне. Наприклад, робітників відвезли на роботу на 2 тижні, а потім повертають їх назад. Як правило, такі робітники за умовами колективного договору отримують доплату за роботу вахтовим методом;
• поїздки працівників, робота яких має роз’їзний або пересувний характер. Наприклад, не можуть вважатися у відрядженні торгові представники (торгові агенти), супервайзери, водії. Необхідною умовою є обумовленість такого характеру роботи в трудовому договорі. Добові таким працівникам не виплачуються. Однак можуть бути доплати обумовлені трудовим договором за роботу, що носить роз’їзний характер. Детальніше з оформленням таких працівників можна ознайомитися в листі Мінфіну від 16.02.2017 № 31-08030-16-10/4313 та листі Мінпраці від 13.09.2006 № 905/13/84-06;
• поїздка працівника до іншого населеного пункту без наказу керівника підприємства;
• поїздка працівника для виконання завдання, що не відповідає його трудовим функціям (ст. 21 і ст. 31 КЗпП). Наприклад, робітника відправили на закупівлю сировини. У робітника немає в трудових функціях закупівлі, він здійснює лише її обробку;
• поїздка, що не пов’язана з основною (господарською) діяльністю підприємства. Мета відрядження має бути належним чином оформлена.

Увага: постійна робота в іншому населеному пункті, робота вахтовим методом, роз’їзного характеру – не вважається відрядженням.

Чи є відрядженням поїздка на навчання чи семінар

Окремо завертаємо увагу, що не вважаються відрядженням також:

• поїздка у зв’язку з навчанням працівника та підвищенням його кваліфікації. Таким працівникам виплачуються компенсації відповідно до постанови КМУ від 28.06.97 № 695 (далі — Постанова № 695);
• поїздки на семінари.

Щодо семінарів, то тут є дві дещо протилежні позиції держорганів:

• це не відрядження. Є лист Мінфіну від 20.05.2013 № 31-07230-16-27/15177, де стверджується, що поїздка на семінар — це те саме, що навчання, а до таких працівників треба застосовувати норми Постанови № 695;
• це може бути як відрядження, так і підвищення кваліфікації з відривом від виробництва залежно від мети семінару, місця проведення, видачі документа про освіту/навчання тощо. Це лист Мінсоцполітики у своєму листі від 13.09.2019 № 1318/0/206-19.

Як бути з семінаром? Проаналізувати мету й зміст семінару. Наприклад, якщо мета семінару – це презентація продукції підприємства, то його можна сміливо оформляти як відрядження, але таку мету прописати у наказі про відрядження. Тобто мета має бути «господарська», а не навчальна.

Однак немає нічого проти конференцій — поїздка на конференцію до іншого населеного пункту вважається відрядженням.

Увага: не можна оформляти відрядження на підвищення кваліфікації. 

Податковий розрахунок з ПДФО та ЄСВ за І квартал 2024 року: враховуємо зміни

Останніми місяцями у трудовому та податковому законодавстві відбулося чимало змін. Наш вебінар допоможе не розгубитися під час роботи над квартальним Податковим розрахунком та заповнити звітні форми швидко і без помилок

ЗАРЕЗЕРВУВАТИ МІСЦЕ НА ВЕБІНАРІ ⏩

Відрядження жінок з дітьми: які заборони 

Не кожна поїздка є відрядженням, але й не кожного працівника за законодавством можна направити у відрядження. Без обмежень можливе відрядження працівників підприємства, тимчасових працівників, сезонних працівників, працівників з неповним робочим часом. Також можна направляти у відрядження засновників і членів керівних органів підприємства.

Максимально можливі часові межі відрядження бажано встановлювати трудовим договором, хоча законодавчо вони для небюджетників невизначені. Однак не кожний працівник погодиться відбути у відрядження, скажімо, на 30 днів. Це суттєві умови.

Повна заборона діє на:

• відрядження вагітних жінок (ст. 176 КЗпП);
• відрядження жінок, що мають дітей віком до 3-х років (ст. 176 КЗпП);
• відрядження батька, що має дітей віком до 3-х років і виховує їх без матері. До цієї ситуації прирівнюється перебування матері тривалий час у лікувальній установі (ст. 186 КЗпП).
• відрядження опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів дітей віком до 3-х років (ст. 186 КЗпП).

Тобто всі вищенаведені категорії — це захищені особи, направлення яких у відрядження є порушенням трудового законодавства та карається штрафом. За частиною 1 статті 41 КпАП адмінштраф на посадових осіб від 510 до 1700 грн. Також є фінансовий штраф за статтею 265 КЗпП – 1 мінімальна зарплата на підприємство за кожне таке порушення.

Увага: відряджаючи жінок — дотримуємось особливих правил, пов’язаних з дітьми.

Є працівники, яких можна відправити у відрядження за умови дотримання певних умов. Мова йде про:

• відрядження жінок, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей з інвалідністю (ст. 177 КЗпП);
• відрядження батька, який має дітей віком від 3 до 14 років або дітей з інвалідністю, який виховує їх без матері або мати тривалий час перебуває у лікарні (ст. 186 КЗпП).

Так, таких працівників треба належним чином оформити:

• попередити шляхом направлення повідомлення;
• ознайомити з правом відмови (обов’язок лежить на роботодавцеві), що можна зробити у наказі про відрядження, який буде підписувати працівник, у вигляді певного пункту.

Такий працівник має дати письмову згоду на відрядження. Це також можна оформити записом на тому ж наказі про відрядження або як окремий документ.

Однак в умовах воєнного стану за умови їхньої згоди можна направляти працівників з дітьми. Виняток (ст. 8, ст. 9 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.05.2022 № 2136-IX):

• вагітні жінки;
• жінки, які мають дитину віком до одного року.

Які заборони щодо відрядження працівників у відпустці, на лікарняному, а також ЦПД

Відрядження працівника, який знаходиться у відпустці, можливо за умови його відкликання з відпустки (див. ч. 3 ст. 12 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР).

Однак заборонено повністю відрядження:

• працівника у період його тимчасової непрацездатності (лист Мінсоцполітики від 15.11.2013 № 656/18/99-13);
• осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами (вони за визначенням не можуть бути відрядженими і в таких договорах категорично заборонено вживати термін «відрядження»).

Штрафи за відрядження таких працівників аналогічні.

Як направляти у відрядження сумісника

Відправити сумісника у відрядження теж можна. Проте врахуйте:

1. Відрядження за сумісництвом може бути оформлене у вільний від час від основного місця роботи, що має підтверджувати складений графік роботи працівника за сумісництвом. Це ідеальна ситуація.
2. На час відрядження по сумісництву працівник може взяти за основним місцем роботи відпустку без збереження зарплати або щорічну відпустку. У цьому випадку, роботодавець за сумісництвом законодавство не порушить, так як для нього працівник не буде у відпустці. Однак врахуйте, що роботодавець за основним місцем роботи не зобов’язаний надавати відпустку через відрядження за сумісництвом.
3. Можливе відрядження за основним і місцем роботи за сумісництвом одночасно. Так, на обох підприємствах оформляються відповідні накази й при цьому може бути навіть розподіл оплати витрат на відрядження. На цьому наголошує Мінфін у листі від 29.12.2007 № 31-18030-07-27/29310.
4. Відрядження внутрішнього сумісника має передбачати у наказі перелік тих посад, за якими він направляється у відрядження (якщо цього не зробити, вийде прогул за однією з посад);

Щоб оплатити відрядження суміснику, розрахуйте середній заробіток за місцем роботи за сумісництвом.

Новий авансовий звіт: зразок і підказки щодо заповнення

У консультації допоможемо розібратися, чим новий бланк відрізняється від попереднього, з якої дати його застосовувати та що вносити до кожного рядка звіту. Бонусом стануть зразок заповнення оновленого авансового звіту та пам’ятка щодо строків подання авансового звіту та діючих санкцій

Роз'яснення експерта + ЗРАЗОК

Документальне оформлення відрядження: які зміни

Перш ніж розглядати детально порядок документального оформлення, оплати й оподаткування відряджень, увагу звернемо на ті зміни, які сталися на цій ділянці роботи бухгалтера з 1 квітня 2023 року. Зміни пов’язані з Законом «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» від 12.01.2023 № 2888-IX (дата набуття чинності – 1 квітня 2023 року). Цей закон оновив пункт 170.9 ПК, що врегульовує оподаткування відряджень ПДФО (і військовим збором). Основні напрями зміни такі.

Розрахунок відрядження. Тривалість відрядження рахується за наказом про відрядження. Новизни у цьому немає. Нове тут те, що тепер це чітко визначено ПК. Однак введена й умова: повинен бути один чи декілька доказів перебування особи у відрядженні, наприклад проїзні документи, рахунки на проживання. Як наслідок, відрядження, по якому складений лише один наказ про відрядження – такого бути більше не може. А якщо немає відрядження, то й немає добових (якщо вони були нараховані, то автоматично стають надлімітними). Такі вимоги стосуються і внутрішніх відряджень в Україні, а не тільки закордонних. Про доцільність складання посвідчення про відрядження за таких обставин – читайте далі.

Підтвердні документи. Вони потрібні були й раніше. Новим є те, що ПК тепер отримав досить конкретний перелік таких підтвердних документів, враховуючи можливість використання електронних квитків і електронних грошей в оплаті відрядження. При використанні електронних грошей достатньо для підтвердження витрат виписки та/або відомостей з відповідного рахунку. Сам же перелік підтвердних документів – читайте далі.

Використання авансового звіту. Мабуть, найбільш суттєва зміна для більшості роботодавців. Зміни щодо нього такі:

• суттєво подовжено строки подачі підтвердних документів щодо відрядження. Відтак для того, щоб документально підтвердити понесені витрати та повернути невикористаний залишок виданих під звіт коштів, документи треба подати до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження чи завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти під звіт (див. оновлений пп. 170.9.3 ПК).
• за стандартної ситуації складання та подача авансового звіту стає непотрібною. Авансовий звіт відтепер обов’язково подається лише, якщо по відрядженню виник оподатковуваний дохід (визначається за пп. 170.9.1 ПК) й треба розрахувати ПДФО (та військовий збір). Друга умова подачі авансового звіту – використання готівки понад суму добових (включаючи отриману з застосуванням платіжних інструментів). Такі умови містить підпункт 170.9.4 ПК. До 1 квітня 2023 року за будь-яких умов весь аванс на відрядження, навіть за наявності підтвердних документів, але без авансового звіту, по-суті ставав додатковим благом й оподатковуваним доходом;
• стала можливою електронна форма авансового звіту. У такому разі мають бути дотримані умови законодавства щодо електронних документів. 

Зверніть увагу, що підпункт 170.9.4 ПК взагалі-то не виключає складання авансового звіту за стандартної ситуації. Роботодавець може й надалі вимагати його складання (хоча б з міркувань контролю за підзвітними сумами, дисципліни, систематизації та опису підтвердних документів). Однак, окрім згаданих двох винятків, невідображення витрат на відрядження у авансовому звіті відтепер ніяк не впливає на їхнє оподаткування. Є такий звіт чи ні – справа роботодавця. Однак підтвердні документи щодо витрат по відрядженню мають бути подані.

Використання платіжної картки під час відрядження. Це стосується як корпоративних платіжних карток, так і особистих карток відряджених. У такому разі вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній / паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент (див. оновлений пп. 170.9.2 ПК). Виходить, що при використанні картки для підтвердження витрат достатнім стає виписки/відомості з рахунку. Однак краще з цього приводу дочекатися роз’яснень ДПС.

Електронні гроші у відрядженні. Врегульовано використання під час відряджень не тільки готівкових і безготівкових коштів, але й електронних грошей. Поняття «електронні гроші» введено до пункту 170.9 ПК на рівні з безготівковими. Кого стосується дана зміна? Тих роботодавців, які дійсно мають і використовують електронні гроші чи планують це робити. Відтепер електронними грошима можна не лише оплачувати відрядження, але й видавати такі гроші під звіт, а також повертати невикористані назад.

Однак що таке електронні гроші та чи є вони у роботодавця? По-перше, «електронні гроші ≠ криптовалюти» (як можна подумати спершу, криптовалюти з точки зору законодавства – це віртуальні активи, а не гроші). Також це й не безготівкові кошти, й не сервіси типу LiqPay та подібні. Електронні гроші – це самостійні засоби розрахунку, які випускаються виключно емітентами, які мають на це ліцензію від НБУ – перелік банків, які мають право здійснювати випуск електронних грошей згідно з законодавством України, можна знайти на сайті НБУ. Законодавством електронні гроші визначаються як «одиниці вартості, що зберігаються в електронному вигляді, випущені емітентом електронних грошей для виконання платіжних операцій (у т.ч. з використанням наперед оплачених платіжних карток багатоцільового використання), які приймаються як засіб платежу іншими особами, ніж їх емітент, та є грошовим зобов’язанням такого емітента електронних грошей» (п. 14 ч. 1 ст. 1 Закону «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 № 1591-IX). У бухгалтерському обліку електронні гроші мають обліковуватися серед інших коштів на субрахунку 335 «Електронні гроші, номіновані в національній валюті».

Тепер же розглянемо сам процес документального оформлення відрядження у деталях.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Відрядження 2024: як документально оформити

Обов’язковий документ, який треба скласти при відправленні працівника у відрядження – це наказ про відрядження. Саме він має пов’язати відрядження з господарською метою. У цілому ж документальне оформлення відрядження складається з 3-х етапів, які наведені у таблиці нижче.

Розглянемо тепер дані етапи детальніше.

Документальне оформлення початку відрядження 2024

Наказ про відрядження обов’язково має містити:

• мету поїздки; 
• завдання (за потреби); 
• пункт призначення — місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства/установи, куди відряджають працівника; 
• строк — дата вибуття у відрядження та прибуття з нього; 
• джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження — винятково бюджетних установ; 
• інші ключові моменти, після затвердження кошторису витрат — вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та мети використання відрядних коштів, — якщо встановили їх (п. 1 розд. ІІ, п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59). 

Якщо відрядження за запрошенням іншої сторони, — додайте до наказу копію запрошення та програму заходів.

Увага: транспортні квитки обов’язково мають відповідати маршруту прописаному у наказі про відрядження.

Копія наказу про відрядження та документ, що підтверджує особу, – обов’язково мають бути з працівником, особливо у відрядженнях з поселенням у готелях.

У наказі має обов’язково стояти підпис працівника з надписом «Ознайомлений» та дата. Обов’язково треба видати працівнику наказ про відрядження у копії. Це необхідно з двох причин:

• для звільнення працівника (резидента) від сплати туристичного збору в готелі (відряджені працівники його не сплачують, а іншого способу підтвердити відрядження немає, так як колишні «посвідчення про відрядження» уже скасовані). Не забуваємо тут і про паспорт чи інший документ, який посвідчує особу;
• інколи роблять на зворотній стороні такого документа надписи: «прибув» і «вибув», ставлять дати, підписи та печатки від приймаючої сторони. Це є додатковим підтвердженням факту перебування працівника у місці відрядження. Але це не обов’язково. 

Щодо посвідчення про відрядження – сьогодні такий документ скасований. Однак роль посвідчення про відрядження може виконати копія наказу про відрядження з записами «Прибув», «Вибув». Такий підхід доцільний:

• для ситуації зі звільнення від сплати туристичного збору в готелі (див. вище);
• оформлення відрядження, по якому більше немає ніяких підтвердних документів (транспортних квитків, оплачених готельних рахунків тощо). При розрахунку тривалості відрядження з 1 квітня 2023 року вимагається обов’язкова наявність доказів перебування у відрядженні (абз. 4 оновленого підпункту 170.9.4 ПК).

Підвищення мінімальної зарплати з 01.04.2024: які виплати перерахувати

З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Документальне оформлення закінчення відрядження 2024

Після повернення працівник має документально підтвердити суми фактичних витрат на відрядження, подавши підтвердні документи. Зробити це слід до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує (пп. 170.9.3 ПК):

• таке відрядження;
• виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти або електронні гроші під звіт.

Причому цей термін звітування може бути ще й продовжений на один місяць, якщо при використанні картки чи іншого платіжного засобу, списання коштів здійснено після закінчення відрядження (див. абз. 4 оновленого пп. 170.9.3 ПК).

Наприклад, працівник повертається з відрядження 20 квітня. Подати підтвердні документи та/або повернути невикористані підзвітні кошти працівник повинен до 31 травня (включно). Якщо у відрядженні оплата була здійснена платіжною карткою, але кошти з неї були списані лише після закінчення відрядження, то строк звітування відсувається аж до 30 червня (включно).

З 1 квітня 2023 року подача авансового звіту після повернення з відрядження не вимагається, якщо подано підтвердні документи (див. абз. 4 оновленого пп. 170.9.3 ПК). Однак краще його й надалі складати (чому? див. примітку до таблиці з етапами оформлення відрядження).

Також є два винятки, коли складання авансового звіту й надалі є обов’язковим (див. пп. 170.9.4 ПК):

• виник оподатковуваний дохід доходу з метою розрахунку суми ПДФО та військового збору;
• працівником використана готівка понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У такому разі подається колишній авансовий звіт — повна його назва «Звіт про використання коштів /електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт». Однак складатися тепер він може не лише у паперовій формі, але й у електронній, за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи, електронний документообіг та електронні довірчі послуги.

Якщо ж працівник отримав кошти, але нікуди не поїхав, то їх слід повернути впродовж 3-х банківських днів з дня прийняття наказу про скасування поїздки (п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59, роз’яснення ДПС). Наприклад, у ситуації коли працівник захворів та відрядження було скасоване.

Увага: якщо видавали аванс на картку — працівник має 3 дні на його повернення після відрядження.

Який максимальний термін відрядження 2024

Максимальний термін відрядження по Україні для комерційних підприємств не обмежений. Відрядження більше 30 днів для них цілком можливе, однак такі тривалі відрядження краще врегулювати трудовим договором. Приклад наказу про відрядження наведений нижче.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Якщо працівник вибуває з відрядження у відрядження. Наприклад, працівника, який Львові, вирішили ще направити до Івано-Франковська. У такому разі можна видати ще один наказ про зміни до попереднього наказу про відрядження та додати маршрут. Про це працівника потрібно повідомити факсом або електронною поштою (також отримати копію наказу).

У якій формі видавати аванс на відрядження

Інструкція № 59 рекомендує видавати аванси на відрядження лише у безготівковій формі – на карткові рахунки працівників або через корпоративну платіжну картку. Повертати невикористані гроші треба теж на відповідний рахунок.

Дана норма — це лише рекомендація для комерційних підприємств, але обов’язок для бюджетників.

Сума авансу може бути будь-яка. Навіть якщо аванс видається готівкою, то готівкове обмеження в 50 тис. грн по розрахунках між юрособою та фізособою – не діє. Про це говорять самі ж податківці в ІПК ДПС від 03.07.2000 № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК. Однак повертати в касу суму більше 50 тис. грн — не варто. Обережніше буде все ж таки — на банківський рахунок через касу банку. Адже виняток діє лише щодо видачі коштів на відрядження, а не їхнє повернення.

ВАЖЛИВІ ЦИФРИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА В 2024 РОЦІ

• ✍ Мінімальна зарплата
• ✍ Прожитковий мінімум
• ✍ Податкова соціальна пільга
• ✍ Мах і min лікарняних і декретних
• ✍ Max і min ЄСВ
• ✍ Норми добових витрат
• ✍ Індексація зарплати
• ✍ Нецільова благодійна допомога

Чи можна у відрядження без авансу

Відправити працівника у відрядження без авансу не можна. Це порушення трудового законодавства, що випливає зі статті 121 КЗпП, пункту170.9 ПК. Відрядженим працівникам виплачуйте добові. Ці кошти мають покрити витрати на харчування, проїзд, наймання житла (ст. 121 КЗпП). Законодавство не містить прямої вказівки щодо оплати таких витрат авансом. Однак є роз'яснення Мінсоцполітики про штраф за відправлення у відрядження без авансу (лист від 07.11.2013 № 998/13/155-13). Цілком можлива ситуація, коли працівнику не вистачає виданого авансу й він отримує компенсацію по поверненню.

Аванс можете видати або готівкою з каси підприємства, або перерахувати на картковий рахунок (корпоративна картка, зарплата або особиста картка працівника).

Як відобразити відрядження в табелі обліку робочого часу

Дні відрядження у табелі обліку робочого часу позначайте «ВД» або «07». Якщо працівник раптом захворів у відрядженні, то такі дні позначте «ТН» або «26».

В графі табелю «Відпрацьовано за місяць» показуйте робочі дні (години) відрядження, які відповідають графіку роботи підприємства на період відрядження. Тобто якщо підприємство має 8-годинний робочий день, то дні відрядження рахуйте як 8-годинні.

Дні відрядження, що потрапляють на вихідний день, відображайте:

• «ВД» у загальному випадку;
• «НУ» (або код «05») — надурочна робота, якщо працівник вичерпав за місяць норму робочого часу.

Відрядження у вихідний день

Якщо працівник знаходиться у відрядженні у ті дні, які мали бути для нього вихідними за графіком підприємства, то треба дотримуватися таких правил:

• у загальному випадку вважається, що працівник у ці дні відпочиває, тому оплачуватися йому будуть тільки робочі дні відрядження. Виняток — добові, так як вони є компенсацією витрат на їжу та інші особисті потреби, а тому вони нараховуються за кожну добу, у т.ч. й вихідні дні;
• якщо працівник дійсно працював у вихідний день, то все можна вирішити за згодою сторін: надати інший день відпочинку або оплатити роботу у вихідний у подвійному розмірі (ст. 72 КЗпП). Однак працівник має мати докази, що він працював, наприклад, був підписаний договір чи акт виконаних робіт у цей день, накладна на отримання ТМЦ тощо (лист Мінпраці від 19.06.2008 № 154/13/116-08);
• якщо одразу прописати обов’язок працівника працювати у відрядженні у вихідний день у наказі про відрядження, то тоді нічого не потрібно доводити. Вважатиметься, що працівник працював.

Вихідний день при вибутті чи поверненні з відрядження

Вважається, що працівник у такі дні також відпочивав. Конкретних вимог КЗпП з цього приводу не містить. Зазвичай ситуацію вирішують за рекомендаціями Інструкції 59:

• при вибутті у відрядженні у вихідний день – надається інший день відпочинку після повернення (п. 10 розділу І Інструкція 59);
• при поверненні з відрядження у вихідний день працівнику день відпочинку може надаватися, а може й не надаватися — на розсуд керівника чи відповідно до вимог колективного договору (п. 11 розділу І Інструкції 59).

Помилковий платіж: як повернути кошти або зарахувати на потрібний бюджетний рахунок без штрафів

Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА + ЗРАЗОК ЗАЯВИ

Добові на відрядження 2024

За своїм змістом добові — це сума яка призначена для фінансування особистих потреб працівника у відрядженні, наприклад, харчування, й не вимагає документального підтвердження, крім наказу про відрядження.

Розмір добових для комерційних підприємств не лімітується, тобто вони можуть бути будь-якої суми. Щодо відрядження бюджетних установ, то для них добові на відрядження 2024 рік —  300 грн. Дану суму від бюджетників підприємства часто використовують як орієнтир для себе.

Однак є податкове обмеження, що пов’язане з поняттям «додаткового блага» для працівника. Воно становить 0,1 розміру мінімальної зарплати (сума добових під час відрядження по Україні не повинна перевищувати у 2024 році — 710,00 грн, а з 01.04.2024 —800,00 грн). Добові, що менші за цю цифру, — не оподатковуються ПДФО та військовим збором. Якщо ж добові більші за 710,00 грн, то сума перевищення підпадає під оподаткування як «додаткове благо» з застосуванням для визначення бази оподаткування так званого «натурального» коефіцієнта (є роз’яснення ДПС). На інші податки (податок на прибуток і податкові різниці, єдиний податок) ця цифра ніяк не впливає.

Приклад (відрядження, оплата добових та ПДФО). При сумі добових 770 грн у 2023 році сума перевищення складе 100,00 грн. З цієї суми треба сплатити :

• ПДФО: 100,00 грн × 1,2195 × 0,18 = 21,95 грн

де 1,2195 — натуральний коефіцієнт, 18% – це ставка ПДФО;

•  військовий збір: 100,00 грн ×1,015228 × 0,015 = 1,52 грн. При розрахунку військового збору застосовується натуральний коефіцієнт 1,015228.

ЄСВ з суми перевищення по добовим не сплачується, так як добові не є фондом оплати праці. Такі виплати на відрядження в Додатку 4ДФ відображайте з ознакою доходу «118» (надміру витрачені та своєчасно неповернуті кошти) (роз’яснення ДПС у 103.02 ЗІР). Якщо ж добові не перевищують 710,00 грн у 2024 році, то їх у Додатку 4ДФ не відображайте. 

Як рахувати кількість діб відрядження 2024

Відрядження узагалі без добових — практично неможливо. Відрядження менше доби — це повна сума добових.

Якщо працівник від’їжджає у відрядження ввечері, то день відрядження рахується за правилом «24:00». Тобто, якщо за білетом поїзд рушив о 23:55 12 червня, то саме 12 червня вважається днем початку відрядження з нарахуванням добових, хоча фактично працівник був у ньому лише 5 хвилин. Аналогічно й при поверненні.

Увага: 24:00 – це час розділення днів (діб) відрядження і нарахування добових.

Суму добових підприємство може встановити у внутрішньому Положенні про відрядження або щоразу визначати в наказі про відрядження. Однак рекомендуємо дотримуватися певної усталеної суми незалежно від посад. Хоча може бути певна відмінність у добових за географічним критерієм (зрозуміло, що витрати на харчування та особисті потреби в столиці можуть бути вищими, ніж відрядження в межах області). Проте витрати на відрядження керівника підприємства мають не відрізнятися від витрат на відрядження звичайного менеджера.

Увага: відрядження без виплати добових неможливе. Для комерційних підприємств сума добових не обмежена розміром.

Коли працівник відбуває у відрядження оплата добових залежить саме від кількості діб за наказом та дат транспортних квитків — нараховуємо за кожну добу, навіть якщо працівник виїжджає, наприклад, о 23:55, а прибуває з відрядження о 04:00 — кожний з цих днів має бути порахований (у цьому випадку як два окремих дні).

Оплата праці фрилансерів

• як оплачувати роботу за різними договорами
• коли фрилансери мають право на лікарняний
• куди сплачувати податки з доходів надомників

Розрахунок відрядження 2024

Працівнику, що їздив у відрядження, мають бути нараховані по поверненню:

• добові 2024;
• компенсація понесених і документально підтверджених витрат;
• заробітна плата за дні перебування у відрядженні (нараховується за найбільшим показником: середнім заробітком за 2 попередніх місяці або за середньоденним заробітком працівника за місяць відрядження).

Щоб розрахувати середню заробітну плату скористайтеся Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.

Відшкодування витрат за час перебування у відрядженні

За вимогами КЗпП відрядженому працівникові роботодавець має компенсувати вартість проїзду та найму житлового приміщення. Також працівники мають право на компенсацію інших витрат. Обережно треба бути бухгалтерам бюджетних установ, так як щодо відрядження у бюджетній установі діють обмеження за Постановою № 98 (зокрема щодо складових готельного рахунку, зменшення суми добових при харчуванні в готелі тощо). Комерційних підприємств ця постанова на стосується.

Витрати, які відшкодовуються працівнику не оподатковуються ПДФО, якщо вони не підпадають під поняття «додаткове благо». Так, додатковим благом не вважаються витрати на (пп. «а» пп. 170.9.1 ПК):

• проїзд, включаючи перевезення багажу, бронювання квитків (як до місця відрядження, так і назад, також за місцем відрядження). Це стосується й орендованого транспорту;
• оплату вартості проживання у готелях, а також витрати на харчування та побутові послуги, які були включені до готельних рахунків;
• найм житлових приміщень;
• оплату телефонних розмов.

У разі, якщо працівнику відшкодовуються витрати, які не зазначені у пп. «а» пп. 170.9.1 ПК (або без підтвердних документів), то тоді необхідно з них сплатити ПДФО та військовий збір. Також на відміну від понаднормових добових слід нарахувати та сплатити ЄСВ, так як такі витрати слід розглядати як такі, що належать до заробітної плати як «інші виплати, що мають індивідуальний характер» (пп. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, наказ Держкомстату від 13.02.2004 № 5).

Якщо коштів, які видавалися на відрядження, не вистачило, то працівник може використати власні кошти. У подальшому при компенсації таких виплат оподаткування суми такої компенсації немає (узагальнююча податкова консультація, наказ Мінфіну від 26.04.2019 № 181).

Облік витрат на відрядження по Україні

Стандартні бухгалтерські проведення при відрядженні мають вигляд, як у таблиці нижче.

Нижче також наводимо приклад обліку придбання залізничного квитка для працівника.

СКАЧАТИ ПРИКЛАД

Проблемні ситуації щодо відрядження

Підтвердними документами за підпунктом 170.9.1 ПК є:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т.ч. електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Особливі ситуації, які можуть викликати труднощі розглянемо у таблиці нижче.