Відрядження: як оформити

Яка поїздка працівника є відрядженням

Відрядження — це поїздка особи, яка перебуває у трудових відносинах з підприємством (працівника) до іншого населеного пункту поза місцем його постійної роботи.

Така поїздка має:

• здійснюватися за розпорядженням керівника — працівник не може поїхати у відрядження самовільно. Має бути оформлений наказ керівника;
• бути обмеженою у часі (на певний строк) — безстрокових відряджень не буває. Максимальний строк відрядження Україною встановлюються наказом про відрядження й може обмежуватися трудовим договором;
• мати мету — виконання службового доручення. Не може бути відрядження «просто так». Мета визначається у наказі про відрядження;
• обов’язково бути підтвердженою документально;
• бути пов’язаною з основною (господарською) діяльністю підприємства, посадовою інструкцією відрядженого працівника та визначеними нею трудовими функціями. Не можна робітника виробництва направляти укладати договір.

Як оформити й оплатити одноденне відрядження

Нормативні документи для відрядження

Питання організації відряджень та їхньої оплати врегульовують Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП) та Податковий кодекс України (далі — ПК). Також можна звертатися до Інструкції про службові відрядження в межах України та закордон, яка затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59). Хоча Інструкція № 59 стосується виключно бюджетних установ і підприємств, які отримують фінансування з держбюджету, регулює відрядження державних службовців, однак для звичайних комерційних підприємств, неприбуткових організацій вона носить суто рекомендаційний характер. Багато питань, пов’язаних з відрядженням в інших нормативних документах не зустрічається, а податківці полюбляють звертатися до Інструкції № 59.

Увага: Інструкція № 59 для підприємств має рекомендаційний характер.

Відрядження—2025: добові, звітування, санкції

📝Розмір добових витрат на поїздки Україною та за кордон, строки, у які потрібно подати до бухгалтерії авансовий звіт та відповідальність за порушення: усе це зібрали для вас у зручній таблиці для відряджень на 2025 рік

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Які поїздки працівників не вважаються відрядженням

Не кожну поїздку можна вважати відрядженням. Так, не є відрядженням:

• поїздки в межах одного населеного пункту. Наприклад, поїздка за дорученням керівника в межах міста з офісу на склад і назад або для укладання договору на інше підприємство, у тому ж місті;
• постійна робота працівника за межами населеного пункту. Наприклад, працівник проживає в місті, основний офіс підприємства знаходиться в місті, але робочий цех — поза містом, куди організована щоденне розвезення робітників. Їхня робота поза містом у такому разі не є відрядженням;
• робота за вахтовим методом. Це різновид попередньої ситуації, але розвезення не щоденне. Наприклад, робітників відвезли на роботу на 2 тижні, а потім повертають їх назад. Як правило, такі робітники за умовами колективного договору отримують доплату за роботу вахтовим методом;
• поїздки працівників, робота яких має роз’їзний або пересувний характер. Наприклад, не можуть вважатися у відрядженні торгові представники (торгові агенти), супервайзери, водії. Необхідною умовою є обумовленість такого характеру роботи в трудовому договорі. Добові таким працівникам не виплачуються. Однак можуть бути доплати обумовлені трудовим договором за роботу, що носить роз’їзний характер. Детальніше з оформленням таких працівників можна ознайомитися в листі Мінфіну від 16.02.2017 № 31-08030-16-10/4313 та листі Мінпраці від 13.09.2006 № 905/13/84-06;
• поїздка працівника до іншого населеного пункту без наказу керівника підприємства;
• поїздка працівника для виконання завдання, що не відповідає його трудовим функціям (ст. 21 і ст. 31 КЗпП). Наприклад, робітника відправили на закупівлю сировини. У робітника немає в трудових функціях закупівлі, він здійснює лише її обробку;
• поїздка, що не пов’язана з основною (господарською) діяльністю підприємства. Мета відрядження має бути належним чином оформлена.

Також зверніть увагу, що відряджень не може бути у фізичних осіб-підприємців, адже вони не є найманими працівниками.

Увага: постійна робота в іншому населеному пункті, робота вахтовим методом, роз’їзного характеру — не вважається відрядженням.

Чи є відрядженням поїздка на навчання чи семінар

Окремо слід звернути увагу, що не вважаються відрядженням також:

• поїздка у зв’язку з навчанням працівника та підвищенням його кваліфікації. Таким працівникам виплачуються компенсації відповідно до постанови КМУ від 28.06.1997 № 695 (далі — Постанова № 695);
• поїздки на семінари.

Щодо семінарів, то тут є дві дещо протилежні позиції держорганів:

• це не відрядження. Є лист Мінфіну від 20.05.2013 № 31-07230-16-27/15177, де стверджується, що поїздка на семінар — це те саме, що навчання, а отже, до таких працівників треба застосовувати норми Постанови № 695;
• це може бути як відрядження, так і підвищення кваліфікації з відривом від виробництва залежно від мети семінару, місця проведення, видачі документа про освіту/навчання тощо. Це лист Мінсоцполітики у своєму листі від 13.09.2019 № 1318/0/206-19.

Як бути з семінаром? Проаналізувати мету й зміст семінару. Наприклад, якщо мета семінару — це презентація продукції підприємства, то його можна сміливо оформляти як відрядження, але таку мету прописати у наказі про відрядження. Тобто мета має бути «господарська», а не навчальна.

Однак немає нічого проти конференцій — поїздка на конференцію до іншого населеного пункту вважається відрядженням.

Увага: не можна оформляти відрядження на підвищення кваліфікації.

Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками

СКАЧАТИ ЗРАЗКИ ⏩

Відрядження жінок з дітьми: які заборони

Не кожна поїздка є відрядженням, але й не кожного працівника за законодавством можна направити у відрядження. Без обмежень можливе відрядження працівників підприємства, тимчасових працівників, сезонних працівників, працівників з неповним робочим часом. Також можна направляти у відрядження засновників і членів керівних органів підприємства.

Максимально можливі часові межі відрядження бажано встановлювати трудовим договором, хоча законодавчо вони для небюджетників невизначені. Однак не кожний працівник погодиться відбути у відрядження, скажімо, на 30 днів. Це суттєві умови.

Повна заборона діє на:

• відрядження вагітних жінок (ст. 176 КЗпП);
• відрядження жінок, що мають дітей віком до 3-х років (ст. 176 КЗпП);
• відрядження батька, що має дітей віком до 3-х років і виховує їх без матері. До цієї ситуації прирівнюється перебування матері тривалий час у лікувальній установі (ст. 186 КЗпП).
• відрядження опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів дітей віком до 3-х років (ст. 186 КЗпП).

Тобто всі вищенаведені категорії — це захищені особи, направлення яких у відрядження є порушенням трудового законодавства та карається штрафом. Адмінштраф на посадових осіб від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП). Також є фінансовий штраф — 1 мінімальна зарплата на підприємство за кожне таке порушення (ст. 265 КЗпП).

Увага: відряджаючи жінок — слід дотримуватися особливих правил, пов’язаних з дітьми.

Є працівники, яких можна відправити у відрядження за умови дотримання певних умов. Мова йде про:

• відрядження жінок, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей з інвалідністю (ст. 177 КЗпП);
• відрядження батька, який має дітей віком від 3 до 14 років або дітей з інвалідністю, який виховує їх без матері або мати тривалий час перебуває у лікарні (ст. 186 КЗпП).

Так, таких працівників треба належним чином оформити:

• попередити шляхом направлення повідомлення;
• ознайомити з правом відмови (обов’язок лежить на роботодавцеві), що можна зробити у наказі про відрядження, який буде підписувати працівник, у вигляді певного пункту.

Такий працівник має дати письмову згоду на відрядження. Це також можна оформити записом на тому ж наказі про відрядження або як окремий документ.

Однак в умовах воєнного стану за умови їхньої згоди можна направляти працівників з дітьми. Виняток (ст. 8, ст. 9 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.05.2022 № 2136-IX):

• вагітні жінки;
• жінки, які мають дитину віком до одного року.

Які заборони щодо відрядження працівників у відпустці, на лікарняному, а також ЦПД

Відрядження працівника, який знаходиться у відпустці, можливо за умови його відкликання з відпустки (див. ч. 3 ст. 12 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР).

Однак заборонено повністю відрядження:

• працівника у період його тимчасової непрацездатності (лист Мінсоцполітики від 15.11.2013 № 656/18/99-13);
• осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами (вони за визначенням не можуть бути відрядженими і в таких договорах категорично заборонено вживати термін «відрядження»).

Штрафи за відрядження таких працівників аналогічні.

Авансовий звіт: зразок і підказки щодо заповнення

У яких випадках маєте обов'язково складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та що вносити до кожного рядка звіту. Відеороз'яснення, зразок заповнення авансового звіту і пам’ятка щодо строків його подання та діючих санкцій

Роз'яснення експерта + ЗРАЗОК

Як оформити відрядження суміснику

Відправити сумісника у відрядження теж можна. Однак слід врахувати, що:

1. Відрядження за сумісництвом може бути оформлене у вільний від час від основного місця роботи, що має підтверджувати складений графік роботи працівника за сумісництвом. Це ідеальна ситуація.
2. На час відрядження за сумісництвом працівник може взяти за основним місцем роботи відпустку без збереження зарплати або щорічну відпустку. У цьому випадку, роботодавець за сумісництвом законодавство не порушить, оскільки для нього працівник не буде у відпустці. Однак слід враховувати, що роботодавець за основним місцем роботи не зобов’язаний надавати відпустку через відрядження за сумісництвом.
3. Можливе відрядження за основним і місцем роботи за сумісництвом одночасно. Так, на обох підприємствах оформляються відповідні накази й при цьому може бути навіть розподіл оплати витрат на відрядження. На цьому наголошує Мінфін у листі від 29.12.2007 № 31-18030-07-27/29310.
4. Відрядження внутрішнього сумісника має передбачати у наказі перелік тих посад, за якими він направляється у відрядження (якщо цього не зробити, вийде прогул за однією з посад).

Як оплачувати відрядження суміснику? Аби оплатити відрядження суміснику, слід розрахувати середній заробіток за місцем роботи за сумісництвом.

Відрядження 2025: як документально оформити

Обов’язковий документ, який треба скласти при відправленні працівника у відрядження, — це наказ про відрядження. Саме він має пов’язати відрядження з господарською метою. У цілому ж документальне оформлення відрядження складається з 3-х етапів, які наведені у таблиці нижче.

Розглянемо тепер ці етапи детальніше.

Документальне оформлення початку відрядження 2025

Наказ про відрядження обов’язково має містити:

• мету поїздки;
• завдання (за потреби);
• пункт призначення — місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства/установи, куди відряджають працівника;
• строк — дата вибуття у відрядження та прибуття з нього;
• джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження — винятково бюджетних установ;
• інші ключові моменти, після затвердження кошторису витрат — вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та мети використання відрядних коштів, — якщо встановили їх (п. 1 розд. ІІ, п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Якщо відрядження за запрошенням іншої сторони, — слід додати до наказу копію запрошення та програму заходів.

Увага: транспортні квитки обов’язково мають відповідати маршруту прописаному у наказі про відрядження.

Копія наказу про відрядження та документ, що підтверджує особу, — обов’язково мають бути з працівником, особливо у відрядженнях з поселенням у готелях.

У наказі має обов’язково стояти підпис працівника з надписом «Ознайомлений» та дата. Обов’язково треба видати працівнику наказ про відрядження у копії. Це необхідно з двох причин:

• для звільнення працівника (резидента) від сплати туристичного збору в готелі (відряджені працівники його не сплачують, а іншого способу підтвердити відрядження немає, оскільки колишні «посвідчення про відрядження» уже скасовані). Слід пам’ятати у такому разі і про паспорт чи інший документ, який посвідчує особу;
• інколи роблять на зворотній стороні такого документа надписи: «прибув» і «вибув», ставлять дати, підписи та печатки від приймаючої сторони. Це є додатковим підтвердженням факту перебування працівника у місці відрядження. Але це не обов’язково.

Щодо посвідчення про відрядження — сьогодні такий документ скасований. Однак роль посвідчення про відрядження може виконати копія наказу про відрядження з записами «Прибув», «Вибув». Такий підхід доцільний:

• для ситуації зі звільнення від сплати туристичного збору в готелі (див. вище);
• оформлення відрядження, за яким більше немає ніяких підтвердних документів (транспортних квитків, оплачених готельних рахунків тощо). При розрахунку тривалості відрядження вимагається обов’язкова наявність доказів перебування у відрядженні (абз. 4 пп. 170.9.4 ПК).

Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла

• Як оформити період роботи в екстрених умовах
• Як оплатити час перебування в укритті під час повітряної тривоги
• Як оголосити/припинити простій через відключення світла

Документальне оформлення закінчення відрядження 2025

Після повернення працівник має документально підтвердити суми фактичних витрат на відрядження, подавши підтвердні документи. Зробити це слід до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує (пп. 170.9.3 ПК):

• таке відрядження;
• виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти або електронні гроші під звіт.

Причому цей термін звітування може бути ще й продовжений на один місяць, якщо при використанні картки чи іншого платіжного засобу, списання коштів здійснено після закінчення відрядження (див. абз. 4 пп. 170.9.3 ПК).

Наприклад, працівник повертається з відрядження 20 червня. Подати підтвердні документи та/або повернути невикористані підзвітні кошти працівник повинен до 31 липня (включно). Якщо у відрядженні оплата була здійснена платіжною карткою, але кошти з неї були списані лише після закінчення відрядження, приміром 25 червня, то строк звітування відсувається аж до 31 серпня (включно).

Якщо ж працівник отримав кошти, але нікуди не поїхав, то їх слід повернути впродовж 3-х банківських днів з дня прийняття наказу про скасування поїздки (п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59, роз’яснення ДПС). Наприклад, у ситуації коли працівник захворів та відрядження було скасоване.

Увага: якщо видавали аванс на картку — працівник має 3 дні на його повернення після відрядження.

Чи треба складати авансовий звіт після повернення з відрядження

Краще складати. Так, подання авансового звіту після повернення з відрядження не вимагається, якщо подано підтвердні документи (див. абз. 4 пп. 170.9.3 ПК). Однак усе одно краще його складати завжди, адже він забезпечує:

• контроль за підзвітними сумами;
• дисциплінує відрядженого;
• дотримання касової дисципліни при використанні у відрядженні готівкових коштів;
• систематизацію та опис документів;
• робить непотрібними складання якихось інших довідок чи розрахунків.

Так чи інакше, але бухгалтеру треба оформити розрахунок добових, підрахувати витрати на відрядження, проконтролювати повний розрахунок за відрядженням. Крім того, розрахувати невикористані підзвітні кошти, порахувати суму, яку треба відшкодувати відрядженому, якщо він використав власні кошти. А ще з’ясувати, чи виникає оподатковуваний дохід. Замість складання якихось довідок краще скористатися стандартним та добре знайомим авансовим звітом

Також є дві ситуації, коли складання авансового звіту є обов’язковим (див. пп. 170.9.4 ПК):

• виник оподатковуваний дохід, що визначається за підпунктом 170.9.1 ПК. Такий оподатковуваний дохід визначається за підпунктом 170.9.1 ПК;
• працівником використана готівка понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У такому разі подається авансовий звіт — повна його назва «Звіт про використання коштів /електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт». Однак складатися тепер він може не лише у паперовій формі, але й у електронній, за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи, електронний документообіг та електронні довірчі послуги.

Як документувати використання платіжних карток під час відрядження

Під час використання платіжних карток вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній / паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент (див. оновлений пп. 170.9.2 ПК). Виходить, що при використанні картки для підтвердження витрат достатнім стає виписки/відомості з рахунку. Це стосується як корпоративних платіжних карток, так і особистих карток відряджених.

Який максимальний термін відрядження Україною 2025

Максимальна кількість днів відрядження в межах України для комерційних підприємств не обмежений. Відрядження більше 30 днів для них цілком можливе, однак такі тривалі відрядження краще врегулювати трудовим договором. Наказ на відрядження:

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Якщо працівник вибуває з відрядження у відрядження. Наприклад, працівника, який перебуває у відрядженні у Львові, вирішили ще направити до Івано-Франківська. У такому разі можна видати ще один наказ про зміни до попереднього наказу про відрядження та додати маршрут. Про це працівника потрібно повідомити факсом або електронною поштою (також отримати копію наказу).

Як рахується тривалість відрядження

Тривалість відрядження рахується за наказом про відрядження. Крім того, повинен бути один чи декілька доказів перебування особи у відрядженні, наприклад проїзні документи, рахунки на проживання. Як наслідок, відрядження, за яким складений лише наказ про відрядження — такого бути не може. А якщо немає відрядження, то й немає добових (якщо вони були нараховані, то автоматично стають надлімітними). Такі вимоги стосуються як внутрішнього відрядження Україною, так і закордонного.

У якій формі видавати аванс на відрядження

Інструкція № 59 рекомендує видавати аванси на відрядження лише у безготівковій формі — на карткові рахунки працівників або через корпоративну платіжну картку. Повертати невикористані гроші треба теж на відповідний рахунок.

Така норма — це лише рекомендація для комерційних підприємств, але обов’язок для бюджетників.

Сума авансу може бути будь-яка. Навіть якщо аванс видається готівкою, то готівкове обмеження в 50 тис. грн за розрахунками між юрособою та фізособою — не діє. Про це говорять самі ж податківці в ІПК ДПС від 03.07.2000 № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК. Однак повертати в касу суму більше 50 тис. грн — не варто. Обережніше буде все ж таки — на банківський рахунок через касу банку. Адже виняток діє лише щодо видачі коштів на відрядження, а не їхнє повернення.

Як забезпечити 20 000 грн місячної зарплати заброньованому працівникові

Якщо нараховуєте заброньованому працівникові менше ніж 20 000 грн зарплати, бронювання анулюють, а підприємство позбавлять критичного статусу. Держоргани не пояснюють, як забезпечувати такий рівень зарплати. Відомо, що дані братимуть із Податкового розрахунку. Експерт пояснює, які виплати включати до нарахованої зарплати, щоб не втратити бронювання

Відповідаємо на найпоширеніші запитання

Чи можна у відрядження без авансу

Відправити працівника у відрядження без авансу не можна. Це порушення трудового законодавства, що випливає зі статті 121 КЗпП, пункту 170.9 ПК. Відрядженим працівникам виплачуються добові. Ці кошти мають покрити витрати на харчування, проїзд, наймання житла (ст. 121 КЗпП). Законодавство не містить прямої вказівки щодо оплати таких витрат авансом. Однак є роз’яснення Мінсоцполітики про штраф за відправлення у відрядження без авансу (лист від 07.11.2013 № 998/13/155-13). Цілком можлива ситуація, коли працівнику не вистачає виданого авансу й він отримує компенсацію після повернення.

Аванс можете видати або готівкою з каси підприємства, або перерахувати на картковий рахунок (корпоративна картка, зарплата або особиста картка працівника).

Відрядження: табелювання

Дні відрядження у табелі обліку робочого часу позначаються «ВД» або «07». Якщо працівник раптом захворів у відрядженні, то такі дні позначте «ТН» або «26».

В графі табелю «Відпрацьовано за місяць» показуються робочі дні (години) відрядження, які відповідають графіку роботи підприємства на період відрядження. Тобто якщо підприємство має 8-годинний робочий день, то дні відрядження рахуються як 8-годинні.

Дні відрядження, що потрапляють на вихідний день, відображайте:

• «ВД» — у загальному випадку;
• «НУ» (або код «05») — надурочна робота, якщо працівник вичерпав за місяць норму робочого часу.

Відрядження у вихідний день

Якщо працівник знаходиться у відрядженні у ті дні, які мали бути для нього вихідними за графіком підприємства, то треба дотримуватися таких правил:

• у загальному випадку вважається, що працівник у ці дні відпочиває, тому оплачуватися йому будуть тільки робочі дні відрядження. Виняток — добові, оскільки вони є компенсацією витрат на їжу та інші особисті потреби, а тому вони нараховуються за кожну добу, у т.ч. й вихідні дні;
• якщо працівник дійсно працював у вихідний день, то все можна вирішити за згодою сторін: надати інший день відпочинку або оплатити роботу у вихідний у подвійному розмірі (ст. 72 КЗпП). Однак працівник має мати докази, що він працював, наприклад, був підписаний договір чи акт виконаних робіт у цей день, накладна на отримання ТМЦ тощо (лист Мінпраці від 19.06.2008 № 154/13/116-08);
• якщо одразу прописати обов’язок працівника працювати у відрядженні у вихідний день у наказі про відрядження, то тоді нічого не потрібно доводити. Вважатиметься, що працівник працював.

Вихідний день при вибутті чи поверненні з відрядження

Вважається, що працівник у такі дні також відпочивав. Конкретних вимог КЗпП з цього приводу не містить. Зазвичай ситуацію вирішують за рекомендаціями Інструкції 59:

• при вибутті у відрядженні у вихідний день — надається інший день відпочинку після повернення (п. 10 розділу І Інструкція 59);
• при поверненні з відрядження у вихідний день працівнику день відпочинку може надаватися, а може й не надаватися — на розсуд керівника чи відповідно до вимог колективного договору (п. 11 розділу І Інструкції 59).

Документи про інвалідність для ставки ЄСВ 8,41%: зміни до Інструкції № 449

Після ліквідації МСЕК із 01.01.2025 інвалідність особи підтверджують витягом із рішення експертної команди. Цей документ не згаданий серед тих, що дають роботодавцеві право застосувати пільгову ставку ЄСВ 8,41%. Нарешті посадовці виправили цю нормативну прогалину

Експерт коментує зміни

Відрядження Україною: добові 2025

За своїм змістом добові — це сума яка призначена для фінансування особистих потреб працівника у відрядженні, наприклад, харчування, й не вимагає документального підтвердження, крім наказу про відрядження.

Розмір добових на відрядження 2025 для комерційних підприємств не обмежується, тобто вони можуть бути будь-якої суми (навіть більше неоподатковуваної межі). Щодо відрядження бюджетних установ, то для них добові на відрядження Україною у 2025 році — 300 грн. Дану суму від бюджетників підприємства часто використовують як орієнтир для себе.

Однак є податкове обмеження, що пов’язане з поняттям «додаткового блага» для працівника. Воно становить 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленого на 01.01 (сума добових під час відрядження Україною не повинна перевищувати у 2025 році — 800,00 грн). Добові, що менші за цю цифру, — не оподатковуються ПДФО та ВЗ. Якщо ж добові більші за 800,00 грн, то сума перевищення підпадає під оподаткування як «додаткове благо» з застосуванням для визначення бази оподаткування так званого «натурального» коефіцієнта (є роз’яснення ДПС). На інші податки (податок на прибуток і податкові різниці, єдиний податок) ця цифра ніяк не впливає.

Чи можна використовувати електронні гроші під час відрядження

Так, можна. Електронні гроші прирівняно до безготівкових (п. 170.9 ПК). Зараз електронними грошима можна не лише оплачувати відрядження, але й видавати такі гроші під звіт, а також повертати невикористані назад. Однак слід розуміти, що «електронні гроші ≠ криптовалюти». Також це й не безготівкові кошти, й не сервіси типу LiqPay та подібні. У бухгалтерському обліку електронні гроші мають обліковуватися серед інших коштів на субрахунку 335 «Електронні гроші, номіновані в національній валюті».

Оплата відрядження Україною: приклад

Оплата відрядження 2025, добові та ПДФО. При сумі добових 850 грн у 2025 році сума перевищення складе 50,00 грн. З цієї суми треба сплатити:

• ПДФО: 50,00 грн × 1,2195 × 0,18 = 10,98 грн (де 1,2195 — натуральний коефіцієнт, 18% — це ставка ПДФО);
• ВЗ: 50,00 грн × 0,05 = 2,50 грн.

ЄСВ з суми перевищення за добовими не сплачується, бо добові у відрядженні Україною не є фондом оплати праці. Такі виплати на відрядження в Додатку 4ДФ відображаються з ознакою доходу «118» (надміру витрачені та своєчасно неповернуті кошти) (роз’яснення ГУ ДПС у Черкаській області). Якщо ж добові не перевищують 800,00 грн у 2025 році, то їх у Додатку 4ДФ не відображаються.

Як рахувати кількість діб відрядження 2025

Відрядження узагалі без добових — практично неможливо. Відрядження менше доби — це повна сума добових.

Якщо працівник від’їжджає у відрядження ввечері, то день відрядження рахується за правилом «24:00». Тобто, якщо за білетом поїзд рушив о 23:55 12 червня, то саме 12 червня вважається днем початку відрядження з нарахуванням добових, хоча фактично працівник був у ньому лише 5 хвилин. Аналогічно й при поверненні.

Увага: 24:00 — це час розділення днів (діб) відрядження і нарахування добових.

Суму добових підприємство може встановити у внутрішньому Положенні про відрядження або щоразу визначати в наказі про відрядження. Однак краще дотримуватися певної усталеної суми незалежно від посад. Хоча може бути певна відмінність у добових за географічним критерієм (зрозуміло, що витрати на харчування та особисті потреби в столиці можуть бути вищими, ніж відрядження в межах області). Проте витрати на відрядження керівника підприємства мають не відрізнятися від витрат на відрядження звичайного менеджера.

Увага: відрядження без виплати добових неможливе. Для комерційних підприємств сума добових не обмежена розміром.

Коли працівник відбуває у відрядження оплата добових залежить саме від кількості діб за наказом та дат транспортних квитків — нараховувати треба за кожну добу, навіть якщо працівник виїжджає, наприклад, о 23:55, а прибуває з відрядження о 04:00 — кожний з цих днів має бути порахований (у цьому випадку як два окремих дні).

Оплата праці фрилансерів

• як оплачувати роботу за різними договорами
• коли фрилансери мають право на лікарняний
• куди сплачувати податки з доходів надомників

Розрахунок відрядження 2025

Працівнику, що їздив у відрядження, мають бути нараховані після повернення:

• добові 2025;
• компенсація понесених і документально підтверджених витрат;
• зарплата за дні перебування у відрядженні (нараховується за найбільшим показником: середнім заробітком за 2 попередніх місяці або за середньоденним заробітком працівника за місяць відрядження).

Для розрахунку середньої зарплати слід скористатися Порядком обчислення середньої заробітної плати, що затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.

Відрядження: відшкодування витрат

За вимогами КЗпП відрядженому працівникові роботодавець має компенсувати вартість проїзду та найму житлового приміщення. Також працівники мають право на компенсацію інших витрат. Обережно треба бути бухгалтерам бюджетних установ, адже щодо відрядження у бюджетній установі діють обмеження за Постановою № 98 (зокрема щодо складових готельного рахунку, зменшення суми добових при харчуванні в готелі тощо). Комерційних підприємств ця постанова на стосується.

Витрати, які відшкодовуються працівнику не оподатковуються ПДФО, якщо вони не підпадають під поняття «додаткове благо». Так, додатковим благом не вважаються витрати на (пп. «а» пп. 170.9.1 ПК):

• проїзд, включаючи перевезення багажу, бронювання квитків (як до місця відрядження, так і назад, також за місцем відрядження). Це стосується й орендованого транспорту;
• оплату вартості проживання у готелях, а також витрати на харчування та побутові послуги, які були включені до готельних рахунків;
• найм житлових приміщень;
• оплату телефонних розмов.

У разі, якщо працівнику відшкодовуються витрати, які не зазначені у підпункті «а» пп. 170.9.1 ПК (або без підтвердних документів), то тоді необхідно з них сплатити ПДФО та ВЗ. Також на відміну від понаднормових добових слід нарахувати та сплатити ЄСВ, оскільки такі витрати слід розглядати як такі, що належать до зарплати як «інші виплати, що мають індивідуальний характер» (пп. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, що затверджена наказом Держкомстату від 13.02.2004 № 5).

Якщо коштів, які видавалися на відрядження, не вистачило, то працівник може використати власні кошти. У подальшому при компенсації таких виплат оподаткування суми такої компенсації немає (узагальнююча податкова консультація, наказ Мінфіну від 26.04.2019 № 181).

ОНЛАЙН-ПОМІЧНИК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇

ОТРИМАТИ ПІДКАЗКИ

Облік витрат на відрядження Україною

Стандартні бухгалтерські проведення при відрядженні мають такий вигляд:

Нижче також наводимо приклад обліку придбання залізничного квитка для працівника.

СКАЧАТИ ПРИКЛАД

Проблемні ситуації щодо відрядження

Підтвердними документами є (пп. 170.9.1 ПК):

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т.ч. електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Особливі ситуації, які можуть викликати труднощі розглянемо у таблиці нижче.