Електронна первинка — законний комфорт

Електронний документообіг через комп’ютерну програму «M.E.Doc» є цілком законним. Для організації такого документообігу суб’єкти господарювання мають укласти відповідний договір або унести зміни до наявного. Електронні документи, створені в цій програмі, для відображення в бухгалтерському обліку повинні мати всі обов’язкові реквізити, а також відповідати вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг і законодавства у сфері використання електронного цифрового підпису (ЕЦП).

Оригінали електронних документів можуть бути пред’явлені під час перевірки у вигляді електронних примірників. Однак податківці вправі вимагати паперові копії таких документів.

Електроннний документообмін з ДПС: з 1 вересня ще простіше =>

Організація електронного документообігу

Первинні бухгалтерські документи можна створювати як у письмовій, так і в електронній формі. Таке право надано суб’єктові господарювання Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88). Та й податківці однозначно погоджуються з існуванням підтвердних первинних документів в електронній формі. Про це свідчить лист ГУ ДФС у м. Києві від 04.07.2016 № 4352/Г/26-15-13-02-15.

Однак документи, створені в електронній формі, можуть застосовуватися в бухгалтерському обліку лише за умови дотримання вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851).

Для організації електронного документообігу між собою суб’єкти господарювання мають укласти відповідний договір або унести зміни до наявного. Таку вимогу висуває стаття 14 Закону № 851.

Однак наявність договору все одно не означає, що електронні документи, якими обмінюються суб’єкти господарювання, можна вважати первинними документами. Оскільки до них Закон № 851 також установлює певні вимоги.

Вимоги до електронних документів

Електронним вважається документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закон № 851). При цьому обов’язковим реквізитом електронного документа є обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Тобто первинні та зведені облікові документи в електронній формі мають містити всі обов’язкові реквізити, визначені частиною другою статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.2016 № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік).

Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису (ст. 6 Закону № 851). Це може бути як ЕЦП, так і електронний підпис. Однак рекомендуємо для первинних та зведених облікових документів в електронній формі використовувати саме ЕЦП, оскільки його застосування дасть змогу не лише підтвердити особу підписувача (автора), а й забезпечити доведення цілісності електронного документа. Адже перевірку цілісності електронного документа проводять шляхом перевірки ЕЦП (ст. 12 Закону № 851).

До речі, у листі ДФС від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15 також зазначено, що електронний підпис на відміну від ЕЦП призначений лише для ідентифікації автора.

Тож можна стверджувати, що суб’єкт господарювання вправі відображати в бухгалтерському обліку господарські операції на основі електронних документів, які мають всі обов’язкові реквізити, визначені частиною другою статті 9 Закону про бухоблік, а також відповідають вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг і законодавства у сфері застосування ЕЦП. При цьому юридична та доказова сила таких документів не може бути заперечена тільки через те, що вони мають електронну форму (ст. 8 Закону № 851).

Водночас застерігаємо, що невиконання зазначених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, які ведуть в електронному вигляді, є підставою для невизнання їх підтвердними документами під час перевірки контролюючим органом. Подібний висновок викладено у листі ГУ ДФС у м. Києві від 07.04.2016 № 2849/К/26-15-13-02-15.

Надання електронних документів для перевірки

Як відомо, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування, на підставі первинних документів (п. 44.1 Податкового кодексу України; ПК).

Крім того, платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки (п. 85.2 ПК).

Тому платник має надати перевіряючим електронні примірники документів з обов’язковими реквізитами. Адже саме такий вигляд електронного документа вважають оригіналом (ст. 7 Закону № 851).

Первинні електронні документи
застосовують у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг

Оригінали електронних документів у визначених законодавством випадках можна пред’являти у візуальній формі відображення, у т. ч. у паперовій копії. При цьому копією електронного документа на папері вважається візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, передбаченому постановою КМУ від 26.05.2004 № 680.

Витребувати у суб’єкта господарювання копії електронних документів можуть учасники господарських операцій, а також правоохоронні органи та відповідні органи у межах їх повноважень. Виготовляє копії суб’єкт господарювання за свій рахунок (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік).

Податківці під час проведення перевірки мають право також отримувати копії електронних документів, що належать до предмета такої перевірки. Такі копії мають бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ПК). Саме таку підставу для отримання копій електронних документів наведено в листі ДФС від 05.05.2016 № 10089/6/99-99-14-03-03-15.

Враховуючи зазначене, платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів в електронному вигляді, зобов’язані під час перевірок надавати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмета перевірки. При цьому копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.