Коли GPS не допоможе: списуємо паливо

За усталеною практикою на підприємствах списують паливо на підставі подорожніх листів та норм витрат палива, визначених з урахуванням базових лінійних норм і системи коригувальних коефіцієнтів, встановлених у Нормах витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.1998 № 43 (далі — Норми № 43). Але чи можна замінити такий спосіб списання палива показниками GPS-навігатора? Чи GPS-навігатор придатний лише для управлінського контролю? Аби відповісти на ці запитання, проаналізуємо значення подорожніх листів і прийнятих підприємством норм списання палива.

Як документують списання палива

Свого часу, аби привести законодавство у відповідність до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень» від 05.11.2011 № 3565-VI, з текстів Законів України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2011 № 2344-III та «Про дорожній рух» від 30.06.1993 № 3353-XII було вилучено посилання на подорожні листи для автотранспортних засобів, а форми подорожніх листів скасовано. Зокрема, йдеться про скасовані подорожні листи легкового автомобіля (типова форма № 3), форму якого визначав наказ Держкомстату від 17.02.1998 № 74, та вантажного автомобіля (типова форма № 2-ТН), форму якого визначав наказ Мінтрансу та Мінстату від 29.12.1995 № 488/346.

Типові форми подорожніх листів скасували, але ж залишилась потреба у первинних документах. Адже саме первинний документ з обов’язковими реквізитами, визначеними у статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, фіксує факт здійснення господарської операції. Як вихід із цієї ситуації Мінінфраструктури запропонувало суб’єктам господарювання використовувати скасовані типові форми подорожніх листів або розробити власні форми з усіма обов’язковими реквізитами первинних документів (лист Мінінфраструктури від 23.04.2013 № 4492/25/10-13).

Зауважимо, що з таким документуванням списання палива погоджуються й податківці (лист ДФС від 02.11.2015 № 23178/6/99-99-19-02-02-15).

Використовуючи скасовані типові форми подорожніх листів або ж власноруч розроблені форми, підприємства, як і раніше, проставляють у них дані про рух палива, пробіг транспортного засобу та витрати палива (фактичні та за нормою).

Дані про пробіг відповідно до скасованих типових форм подорожніх листів визначають за показниками спідометра до виїзду з гаража та після повернення. Хоча правильно говорити, що пробіг транспортного засобу визначають за показниками одометра. Інша справа, що шкала одометра практично на всіх транспортних засобах інтегрована в шкалу спідометра. Тому свого часу під час розробки форми подорожніх листів визначили, що кілометраж визначають за даними спідометра.

Дані про фактичні витрати палива визначають за показниками датчиків рівня палива у баку або за допомогою спеціальних вимірювальних приладів визначення обсягу палива.

Тож обладнано транспортний засіб GPS-навігатором чи ні, а для списання палива доведеться складати подорожні листи чи інші первинні документи з усіма обов’язковими реквізитами і дані про пробіг та фактичні витрати палива для їх заповнення брати за показниками відповідних пристроїв.

Як визначають норми списання палива

Як правило, підприємства визначають норми списання палива на підставі зазначених у Нормах № 43 базових лінійних норм витрачання палива та коефіцієнтів коригування нормативних витрат палива залежно від умов експлуатації транспортного засобу. Такий підхід дає змогу підприємству визначити норми витрат палива для кожного окремого транспортного засобу.

Зауважимо, що податківці вже багато років поспіль кивають до Норм № 43, тільки-но справа стосується списання палива. До прикладу можна навести досить свіжі листи ДФС від 22.11.2016 № 12487/З/99-99-13-01-02-14, від 12.08.2016 № 17575/5/99-99-13-02-03-15.

А в листі ДФС від 09.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15 податківці взагалі наводять своє бачення списання палива. Зокрема, «...списання палива і мастильних матеріалів здійснюється, виходячи з даних про пробіг автомобіля та норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 10.02.1998 № 43». При цьому йдеться лише про базові лінійні норми витрачання палива. А от «...перевищення витрат палива над лінійною нормою», на їх думку, «здійснюється згідно з правилами бухгалтерського обліку на підставі відповідного документа, затвердженого наказом підприємства». Певно, тут йдеться про наказ зі встановленими нормами витрат палива.

З тим, що списання палива на підприємстві повинно бути врегульоване внутрішніми наказами та підтверджене відповідними розрахунками, погоджуються і судові органи. Бо саме такого висновку дійшов ВАСУ в ухвалі від 16.02.2016 № К/800/49593/15, зокрема «...для списання палива підприємство повинно розробити внутрішні документи, які встановлюватимуть норми його витрат з урахуванням усіх технічних характеристик автомобілів, експлуатаційних норм та інших факторів».

Також деякі судові органи вважають, що Норми № 43 для суб’єктів господарювання мають рекомендаційний характер, хоч і не пройшли державної реєстрації. І така позиція судів цілком відповідає поясненням Мінінфраструктури, наданим у листі від 17.02.2014 № 1545/25/10-14, в якому Норми № 43 визнано «актом нормативно-технічного характеру», який, за висновками Мін’юсту, не потребує державної реєстрації.

Тож аби не мати зайвого клопоту під час перевірок, слід визначити та затвердити наказом керівництва норми списання палива на підставі зазначених у Нормах № 43 базових лінійних норм витрачання палива та коефіцієнтів коригування нормативних витрат.

Для чого згодяться показники GPS-навігатора

Як бачимо, показники GPS-навігатора не замінять бухгалтерові такі потрібні для списання палива подорожні листи та норми списання палива. Бо як не крути, а призначений цей пристрій для визначення місцезнаходження об’єкта. Тобто його показники щодо пробігу та витрат палива є лише інформативними.

Але ніхто не заважає використовувати дані GPS-навігатора для управлінського контролю. Оскільки відповідно до підпункту 3.5.4 Норм № 43 фактичні потреби та нормативні витрати палива визначають за звітними документами (встановленими підприємствами, у т. ч. — з використанням сучасних інформаційних технологій та супутникових систем навігації тощо) із наведенням умов експлуатації, до яких можуть бути застосовані відповідні коефіцієнти коригування базової норми, що враховують вплив на споживання палива тих чи тих умов.

Так, за наказом керівництва показники GPS-навігатора можна використовувати для контролю роботи водіїв транспортних засобів. А це допоможе оптимізувати певні витрати, адже фактично можна перевірити як маршрут транспортного засобу, так і час його простою.