Виплачувати заробітну плату працівникові законодавство зобов’язує регулярно у робочі дні не рідше ніж двічі на місяць (ч. 1 ст. 115 Кодексу законів про працю України; КЗпП). Та ще й з дотриманням двох умов:
- проміжок часу між виплатами не перевищує 16 календарних днів;
- зарплату виплачують не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який її виплачують.
Зважаючи на це виплатити працівникові аванс (зарплату за першу половину місяця) потрібно у період з 16-го по 22-ге число, а власне зарплату — з першого по сьоме наступного місяця. Конкретні дати необхідно встановити у колективному договорі або нормативному акті роботодавця, погодженому з профкомом (за його відсутності — з представником трудового колективу).
Якщо день виплати зарплати (у т. ч. авансу) припадає на вихідний, святковий або неробочий день, виплату проводять напередодні.
Доволі часто бюджетні установи виплачують аванс 15-го (16) числа, а зарплату — в останній робочий день місяця (31, 30, 29 або 28-го). Тобто оплачують виконані роботи «місяць у місяць». Виплата зарплати не пізніше останнього числа місяця зумовлена необхідністю уникнути в місячній звітності бюджетників кредиторської заборгованості з оплати праці. Зауважимо, що такі строки виплати зарплати не порушують трудового законодавства. Адже визначено граничні строки виплати заробітку працівникові і не заборонено робити це раніше. Головне — дотримуватись інших законодавчих вимог.
Що, як аванс не виплачувати, а платити зарплату раз на місяць? Такі дії фахівці Мінпраці розцінюють як порушення законодавства про оплату праці (лист Мінпраці від 09.12.2010 № 912/13/155-10). За це передбачено фінансові санкції згідно з частиною другою статті 265 КЗпП (у 2017 році — 9600 грн) та адмінштраф на посадових осіб підприємства за статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КпАП) (від 510 до 1700 грн).
Визначаємо розмір авансу
Розмір зарплатного авансу визначають колективним договором чи іншим нормативним актом роботодавця (погодженим із виборним органом первинної профспілки чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом). Аванс не може бути меншим ніж сума оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника (ч. 3 ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР).
Дні відпустки, перебування на лікарняному і час, не відпрацьований з інших причин, не вважають відпрацьованим часом. Тому такий час не включайте в розрахунок авансу.
Працівникам-відрядникам розмір авансу визначаємо на підставі виконаного відрядного наряду. Тобто фактичний обсяг виробленої ними продукції (робіт, послуг) за першу половину місяця множимо на відрядну розцінку (лист Мінпраці від 22.11.2010 № 964/13/84-10).
Як правило, сума авансу не включає премії, доплати, надбавки, компенсаційні та заохочувальні виплати. Їх нараховуємо наприкінці місяця, а виплачуємо, відповідно, у строки, встановлені для виплати зарплати за другу половину місяця.
Для розрахунку розміру авансу в загальному випадку слід брати «голий» посадовий оклад (ставку)
Однак роботодавець може передбачити виплату разом із авансом певного відсотка постійних надбавок і доплат. Це вже будуть гарантії працівникам понад мінімальні державні гарантії.
Оподатковуємо аванс
Під час кожної виплати заробітної плати (у т. ч. авансу) роботодавець зобов’язаний сплатити ПДФО, військовий збір та ЄСВ (лист ДФС від 28.09.2015 № 20527/6/99-99-17-02-01-15).
Виплачуємо аванс і сплачуємо нарахований ЄСВ, утриманий військовий збір і ПДФО на підставі розрахунків, але без нарахування відповідних сум на момент такої виплати. Зарплату, ЄСВ, ПДФО та військовий збір нараховуємо наприкінці місяця після подання до бухгалтерії табеля обліку робочого часу.
До суми авансу податкову соціальну пільгу (ПСП) не застосовують. Позаяк ПСП згідно з підпунктом 169.2.1 Податкового кодексу України (ПК) застосовують до нарахованого платникові податку місячного доходу у вигляді зарплати. Адже під час нарахування зарплати за першу половину місяця неможливо порівняти суму доходу з граничною сумою, яка дає право застосувати ПСП. Саме тому податкову пільгу застосовуємо до остаточної суми зарплати, а не до авансу.
Під час виплати авансу ПДФО слід перерахувати, навіть коли роботодавець заздалегідь знає, що в окремих працівників загальний місячний оподатковуваний дохід у вигляді заробітної плати буде менший за суму ПСП або дорівнюватиме їй. Тобто сума ПДФО буде нульовою. Виплачуючи зарплату за другу половину місяця, для кожного працівника обчислюють суму ПДФО уже з урахуванням ПСП. Звісно ж, якщо працівник має таке право. Різниця між загальною сумою податку, утриманого з місячної заробітної плати працівників, і сумою податку, перерахованого в аванс, підлягає сплаті до бюджету.
Під час виплати авансу не потрібно дотримувати вимогу про сплату ЄСВ з розміру мінзарплати. Для її виконання потрібно знати розмір бази нарахування за місяць. Тому стежити за цим доведеться під час нарахування зарплати за місяць.
Вимогу про сплату ЄСВ із розміру мінзарплати не застосовують під час виплати авансу
Перераховуємо ПДФО та військовий збір під час виплати оподатковуваного доходу двома платіжними документами (адже коди надходжень різні, а відповідно, й рахунки, на які їх зараховують). Банки приймають платіжні документи на виплату доходу, лише якщо одночасно подано розрахунковий документ на перерахування цього податку до бюджету (пп. 168.1.2 ПК). Якщо зарплату виплачують у натуральній формі або з каси підприємства, податки сплачують протягом трьох банківських днів із дня, що настає за днем такої виплати (пп. 168.1.4 ПК).
Нарахований ЄСВ сплачуємо під час кожної виплати заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) одночасно з видачею зазначених сум (абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI; далі — Закон № 2464).
Якщо аванс встановлено в розмірі, що підлягає видачі на руки, необхідно визначити умовну суму авансу, із якої буде утримано ПДФО та військовий збір. Для цього розмір авансу «на руки» потрібно помножити на коефіцієнт 1,242236.
Тобто якщо маємо виплатити працівникові аванс у розмірі 4000 грн, то нарахувати потрібно 4968,94 грн (4000 грн × 1,242236). Це умовна сума, яку не відображаємо ані в бухгалтерському, ані в податковому обліку. Вона потрібна лише для виплати авансу банком.
Відповідаємо за несвоєчасну сплату ПДФО
Якщо роботодавець не нарахував, не утримав або не сплатив до бюджету ПДФО і військовий збір під час виплати доходу працівникові й це виявили органи контролю, йому загрожує штраф у розмірі 25%, 50% або 75% суми залежно від повторності порушення протягом 1095 днів (п. 127.1 ПК).
Однак зазначених штрафів не застосовують, коли ненарахування, неутримання та/або несплату (неперерахування) ПДФО та військового збору податковий агент виявить власноруч під час перерахунку. Виправляють цю помилку в наступних податкових періодах протягом податкового року.
Відповідальність за пунктом 127.1 ПК застосовують у разі, якщо податківці виявлять нарахований, але не сплачений узагалі податок.
В описаній ситуації маємо інший випадок — ПДФО та військовий збір сплачено, але не дотримано строків. За несвоєчасну сплату ПДФО та військового збору застосовують штраф відповідно до пункту 126.1 ПК — у разі затримки до 30 календарних днів включно, наступних за останнім днем строку сплати суми грошового зобов’язання, — 10% непогашеної суми боргу з податку. У разі затримки більш ніж на 30 календарних днів розмір штрафу збільшиться до 20%.
За недотримання порядку утримання та перерахування ПДФО і військового збору також передбачено адміністративні санкції. Застосовують їх до посадових осіб юрособи чи фізособи-підприємця. За вперше вчинене протягом року правопорушення — попередження або адмінштраф від 34 до 51 грн; за ті самі дії, вчинені повторно протягом року, — адмінштраф від 51 до 85 грн (ст. 163-4 КпАП).
Адміністративний штраф
застосовують до посадових осіб підприємства, а не до самого суб’єкта господарювання (як у випадку з фінансовою відповідальністю)
Зауважимо, що заходи адміністративного впливу застосовують винятково за результатами перевірки органами контролю з огляду на строки давності, передбачені статтею 38 КпАП. Тобто не пізніше двох місяців із дня вчинення правопорушення, а за правопорушення, що триває, — не пізніше двох місяців із дня його виявлення.
Виправляємо помилки у сплаті ЄСВ
Якщо своєчасно не сплачені суми ЄСВ власноруч виявляє платник внесків, він зобов’язаний самостійно виправити помилку, тобто обчислити суми ЄСВ і сплатити їх з нарахуванням пені (ч. 2 ст. 25 Закону № 2464).
Якщо недоїмку виявить орган контролю, до платника застосують штрафні санкції у розмірах, встановлених частиною 11 статті 25 Закону № 2464 та підпунктами 2 та 5 пункту 2 розділу VIІ Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449. В описаній ситуації — це штраф у розмірі 20% несплачених або несвоєчасно сплачених сум ЄСВ (пп. 6 ч. 11 ст. 25 Закону № 2464).
Крім штрафів, нараховують пеню на суму недоїмки з розрахунку 0,1% суми недоплати за кожен день прострочення платежу.
Строк давності
щодо нарахування, застосування та стягнення сум недоїмки з ЄСВ, штрафів і нарахованої пені не застосовують
За порушення законодавства про ЄСВ передбачено також адміністративну відповідальність у вигляді штрафу на посадових осіб підприємства у розмірі від 30 до 40 нмдг (від 510 до 680 грн), а за ті самі порушення, вчинені протягом року повторно, — від 40 до 50 нмдг (від 680 до 850 грн) (ст. 165-1 КпАП).
Строк давності щодо нарахування, застосування і стягнення сум недоїмки, штрафів і нарахованої пені не застосовують (ч. 16 ст. 25 Закону № 2464).
Це означає, що орган ДФС може донарахувати суми ЄСВ, застосовувати штрафні санкції за порушення порядку нарахування та сплати ЄСВ, стягувати недоїмки та штрафні санкції за весь період існування суб’єкта господарювання, починаючи з дати його взяття на облік як платника ЄСВ.
Платник ЄСВ зобов’язаний і має можливість виправити помилки щодо ЄСВ за звітний період будь-якої давності. За такі допущені і навіть самостійно виправлені помилки він буде нести фінансову відповідальність, передбачену статтею 25 Закону № 2464.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
